Sutarčių valdymo komandos svetainės šablono, kurį teikia Microsoft Syntex" naudojimas

Pirmiausia vykdykite nurodymus, kaip įtraukti svetainės šabloną į naują arba esamą "SharePoint" svetainę.

Susipažinkite su iš anksto įvestu svetainės turiniu, puslapio dalimis ir puslapiais ir nuspręskite, kokie svetainės tinkinimai bus būtini, kad atitiktų jūsų organizacijos prekės ženklą, balsą ir bendrą verslo tikslą. 

Iš anksto užpildyti svetainės puslapiai:

• Pagrindinis puslapis – suteikia ir leidžia lankytojams peržiūrėti naujienas apie vykstančias krizes, reagavimo naujinimus, informaciją apie politiką ir procedūras ir naudingus išteklius.

• Klientai – šiame puslapyje pateikiama kliento informacija vienoje patogioje vietoje.

• Patvirtinimo laiškai – stebėkite korespondenciją, kuri formalizuoja sutarčių tarp jūsų klientų ir organizacijos sąlygas. 

• Sutarčių šablonai – pasirinkite tinkamą sutarties šabloną pagal sutarties tipą, pvz., neatskleidimo sutartis, paslaugų sutartis ir darbo ataskaitas. 

• Sutarties užklausos – naudokite iš anksto paruoštą sąrašą, kad galėtumėte sekti pageidaujamas sutartis ir jų būseną arba siųsti užklausą tiesiogiai savo komandai. Tinkinkite šį sąrašo šabloną redaguodami sąrašo teksto laukus.

• Modeliai – saugokite modelių biblioteką, kad gautumėte metaduomenis ir klasifikuotumėte informaciją iš dokumentų naudodami Microsoft Syntex. Turi du iš anksto suformatuotus sutarčių modelius. 

• Regionai – naudokite šią iš anksto paruoštą biblioteką, kad klasifikuotumėte sutarčių dokumentus pagal geografinę vietovę, šalį arba regioną.

• Paslaugų sutartys – pateikia iš anksto paruoštą sąrašą, padedantį stebėti paslaugų sutarčių būseną ir pateikia sutarties informacijos apžvalgą.

• Darbo sakiniai – pateikiamas pasirinktinis iš anksto sukonfigūruotas sąrašas, padedantis tvarkyti darbo sakinius lentos rodinyje.

• Šiukšlinė – suteikia prieigą prie neseniai atmesto komandos turinio.

Įtraukę sutarčių valdymo komandos svetainės šabloną, metas jį tinkinti ir pritaikyti pagal savo poreikius. 

Naudokite pateiktą mokymo priemonę Microsoft Syntex – rodoma, kaip ji suteikia galimybę naudotis sutarčių valdymo svetaine, kad galėtumėte sužinoti, kaip naudoti ir kurti savo dokumentų modelius. Naudoja puslapio dalis Tekstas ir Vaizdas, kad teiktų įdomų turinį, ir gali būti redaguojamas arba pašalinamas.  Rodyti svarbias naujienas ir pranešimus – Naudokite puslapio dalį "Hero", kad paryškintumėte svarbias strategijas, naujinimus ir kitus naudingus išteklius. Suteikite saitams mygtuką, kad jie išsiskirtų – naudokite puslapio dalį Mygtukas, kad svarbūs saitai išsiskirtų jūsų svetainėje.  Suteikite lengvą prieigą prie dokumentų – naudokite dokumentų bibliotekos puslapio dalį, kad greitai pasiektumėte sutarčių šablonus ir dokumentus. Peržiūrėkite naujausią komandos svetainės veiklą – naudokite svetainės veiklos puslapio dalį, kad peržiūrėtumėte kitų komandos narių neseniai pasiektą turinį. Pažymėkite dažnai naudojamų išteklių saitus – naudokite sparčiųjų saitų puslapio dalį, kad galėtumėte lengvai pasiekti išteklius. Prieigos prie pagrindinių kontaktų suteikimas – naudokite puslapio dalį žmonės, kad išvardyti svarbiausius sutarčių valdymo komandos kontaktus.

Tinkinkite savo svetainės išvaizdą, svetainės naršymą, puslapio dalis ir turinį, kad jis atitiktų skaitytojų ir organizacijos poreikius. Atlikdami tinkinimus įsitikinkite, kad svetainė veikia redagavimo režimu, svetainės viršuje dešinėje pasirinkdami Redaguoti . Kai dirbate, įrašyti kaip juodraštį arba iš naujo publikuoti keitimus, kad keitimai būtų matomi žiūrovams.

1. Naudokite teksto ir vaizdo puslapio dalis, kad pateiktumėte patrauklų turinį 

1. Pirmiausia pažymėkite teksto puslapio dalį ir pasirinkite Redaguoti puslapio dalį .

2. Redaguokite tekstą tiesiogiai puslapio dalyje. 

3. Pasirinkite vaizdų puslapio dalį, tada pasirinkite Redaguoti puslapio dalies .

4. Pasirinkite Keisti ir pasirinkite vaizdo šaltinį. 

5. Pasirinkę vaizdą, pasirinkite Įterpti.  

Sužinokite daugiau apie tekstoir vaizdo puslapio dalių redagavimą.

2. Naudokite puslapio dalį "Hero", kad paryškintumėte svarbias strategijas, naujinimus ir kitus naudingus išteklius

1. Pirmiausia pasirinkite puslapio dalį "Hero" ir pasirinkite Redaguoti puslapio dalį .

2. Tada pasirinkite sluoksnio ir plytelės parinktis, kurios geriausiai atitinka organizacijos poreikius.

Peržiūrėkite skirtingus maketus ir sužinokite daugiau apie puslapio dalies "Hero" redagavimą.

3.  Mygtuko puslapio dalies naudojimas norint padėti išskirti svarbius svetainės saitus

1. Pasirinkite puslapio dalį Mygtukas, tada pasirinkite Redaguoti puslapio dalį .

2. Keisti mygtuko žymą, saitą ir lygiuotę.

Sužinokite daugiau apie puslapio dalies Mygtukas naudojimą. 

4. Dokumentų bibliotekos puslapio dalies naudojimas norint greitai pasiekti sutarčių šablonus ir dokumentus

1. Norėdami pakeisti dokumentų bibliotekos puslapio dalies rodinį arba aplanko šaltinį, pasirinkite puslapio dalies redagavimas .

2. Norėdami redaguoti dokumentų bibliotekos aplankus, žymas, turinį, nueiti į biblioteką svetainės turinyje, atlikti redagavimus, tada puslapio dalyje matote turinio naujinimą.

Sužinokite daugiau apie dokumentų bibliotekos puslapio dalies redagavimą.

5. Naudokite svetainės veiklos puslapio dalį, kad visada atnaujintumėte komandos veiklą

1. Pirmiausia pasirinkite puslapio dalį Svetainės veikla ir pasirinkite Redaguoti puslapio dalį .

2. Įveskite skaičių į įrankių komplektą dalyje Rodyti šį daug elementų vienu metu.

Sužinokite daugiau apie svetainės veiklos puslapio dalies naudojimą.

6. Naudokite sparčiųjų saitų puslapio dalį, kad suteiktumėte lengvą prieigą prie išteklių

1. Pereikite į sparčiųjų saitų puslapio dalį, pasirinkite saitą, tada pasirinkite Redaguoti puslapio dalį .

2. Jei reikia, redaguokite saitą, pavadinimą, piktogramą ir aprašą.

3. Norėdami įtraukti saitą, pasirinkite + Įtraukti saitų.

Peržiūrėkite skirtingus maketus ir sužinokite daugiau apie sparčiųjų saitų puslapio dalies redagavimą.

7.  Žmonės puslapio dalies naudojimas norint išvardyti pagrindinius sutarčių valdymo komandos kontaktus

1. Pirmiausia panaikinkite vietos rezervavimo ženklą žmonės puslapio dalį.

2. Tada įtraukite žmonės puslapio dalį pasirinkdami liniją su apskritimu +:

3. Pasirinkite Redaguoti puslapio dalies .

4. Koreguokite maketą ir įveskite asmens vardą arba grupės pavadinimą, tada pasirinkite Įrašyti.

Sužinokite daugiau apie žmonės puslapio dalį.

Tinkinti šiuos svetainės puslapius 

• Klientai – išlaikykite kliento informacijos sąrašą, kad galėtumėte lengvai jį pasiekti. Tinkinkite šį sąrašą redaguodami sąrašo šabloną. 

• Patvirtinimo laiškai – tvarkykite svarbią dokumentaciją tarp klientų ir organizacijos.  Redaguokite dokumentų biblioteką atnaujindami aplankų pavadinimus ir nusiųsdami išteklius.

• Sutarties šablonai - Naudokite kai kuriuos pateiktus sutarčių šablonus arba saugokite pasirinktinius šablonus, kuriuos lengvai gali pasiekti sutarčių valdymo komanda. Redaguokite dokumentų biblioteką atnaujindami aplankų pavadinimus ir nusiųsdami išteklius.

• Sutarties užklausos – naudokite iš anksto paruoštą sąrašą, kad galėtumėte sekti pageidaujamas sutartis ir jų būseną. Tinkinkite šį sąrašą redaguodami sąrašo šabloną. 

• Modeliai – naudokite iš anksto sukonfigūruotus pavyzdinius modelius, kad išgautumėte ir klasifikuotumėte informaciją iš dokumentų. Turi du iš anksto suformatuotus sutarčių modelius. Sužinokite daugiau apie Microsoft Syntex naudojimą čia. 

• Regionai – saugokite sutarties dokumentus pagal geografinę vietovę, šalį arba regioną. Redaguokite dokumentų biblioteką atnaujindami aplankų pavadinimus ir nusiųsdami išteklius.

• Paslaugų sutartys – pateikia iš anksto paruoštą sąrašą, padedantį stebėti paslaugų sutarčių būseną ir pateikia sutarties informacijos apžvalgą. Tinkinkite šį sąrašą redaguodami sąrašo šabloną. 

• Darbo sąrašo sakiniai – pateikiamas pasirinktinis iš anksto sukonfigūruotas sąrašas, padedantis tvarkyti darbo sakinius lentos rodinyje. Tinkinkite šį sąrašą redaguodami sąrašo šabloną. 

Išvaizdos ir svetainės naršymo tinkinimas

Prieš bendrindami svetainę su kitais, užmeskite svetainėje baigiamuosius veiksmus, kad vartotojai galėtų rasti svetainę, lengvai naršyti saitus ir puslapius bei greitai pasiekti svetainės turinį.

• Redaguokite dokumentų bibliotekas atnaujindami aplankų pavadinimus ir nusiųsdami išteklius.

• Redaguoti ir tinkinti svetainės naršymą.

• Pakeiskite svetainės išvaizdą tinkindami temą, logotipą, antraščių maketus ir svetainės išvaizdą.

• Įtraukite arba pašalinkite puslapius į šią svetainę arba svetainės naršymą , kad tilptų esamas turinys.

• Pasirinkite susieti šią svetainę su koncentratoriaus svetaine organizacijoje arba, jei reikia, įtraukti šią svetainę į esamą koncentratoriaus svetainės naršymą .

Bendrinkite svetainę su kitais, kai pritinkinsite svetainę, peržiūrėsite ją ir publikavote galutinį juodraštį. 

1. Pasirinkite Parametrai , tada – Svetainės teisės.

   

2. Pasirinkite Įtraukti narių, tada pasirinkite Įtraukti narių į grupę.

   

3. Pasirinkite Įtraukti narių , tada įveskite visų vartotojų, kuriems norite suteikti visišką prieigą prie komandos svetainės turinio, bendrinamų išteklių, pvz., komandos "Outlook" kalendoriaus ir redagavimo teisių į svetainę, vardus. 

4. Pasirinkite Įrašyti, kai baigsite įtraukti narius ir nustatyti teises.

Sužinokite daugiau apie komandos svetainės parametrų valdymą, svetainės informaciją ir teises.

Sukūrus ir paleidus svetainę, kitas svarbus etapas yra svetainės turinio išlaikymas. Įsitikinkite, kad turite planą, kaip atnaujinti turinį ir puslapio dalis. 

Geriausia svetainės priežiūros praktika:

• Svetainės priežiūros planas – nustatykite svetainės turinio peržiūros tvarkaraštį tiek kartų, kiek reikia, kad užtikrintumėte, kad turinys vis dar tikslus ir aktualus.

• Reguliariai skelbkite naujienas – išplatinkite naujausius pranešimus, informaciją ir būseną visoje organizacijoje.  Sužinokite, kaip įtraukti naujienų įrašą komandos svetainėje arba informacijos svetainėje ir parodyti kitiems, kurie paskelbs pranešimus, kaip jie gali naudoti "SharePoint" naujienas.

• Patikrinkite saitus ir puslapio dalis – atnaujinkite saitus ir puslapio dalis, kad užtikrintumėte, kad išnaudotumėte visą savo svetainės vertę.

• Naudokite analizę norėdami pagerinti įsitraukimą – peržiūrėkite svetainės naudojimą naudodami įtaisytąją naudojimo duomenų ataskaitą, kad gautumėte informacijos apie populiarų turinį, apsilankymus svetainėje ir kt.

• Periodiškai peržiūrėkite savo svetainės parametrus – sukūrę svetainę programoje "SharePoint", galite keisti svetainės parametrus, svetainės informaciją ir teises .