Darbo su duomenų bazėmis pradžia

Norėdami, kad dizainas būtų susitelkęs, susumuokite duomenų bazės paskirtį ir dažnai peržiūrėkite suvestinę. Jei norite mažos duomenų bazės namams, pvz., galite parašyti kažką paprasto, pvz., "Klientų duomenų bazė saugo klientų informacijos sąrašą, kad būtų galima kurti laiškus ir ataskaitas". Įmonės duomenų bazėje gali reikėti kelių pastraipų, kad galėtumėte apibūdinti, kada ir kaip skirtingų vaidmenų žmonės naudos duomenų bazę ir jos duomenis. Sukurkite konkretų ir išsamų misijos sakinį, kuris būtų nuoroda į visą kūrimo procesą.

Pradėkite nuo esamos informacijos ir sekimo metodų. Pavyzdžiui, galbūt šiuo metu įrašote pirkimo užsakymus į knygą arba kliento informaciją laikote popierinėse formose. Naudokite šiuos šaltinius norėdami pateikti informaciją, kurią šiuo metu užfiksuojate (pvz., visus formose esančius laukus). Jei šiuo metu nefiksuosite svarbios informacijos, pagalvokite, kokios informacijos jums reikia. Kiekvienas atskiras duomenų tipas tampa duomenų bazės lauku.

Nesirūpinkite, kad pirmasis sąrašas būtų tobulas – laikui bėgant galite jį pakoreguoti. Tačiau apsvarstykite visus žmones, kurie naudoja šią informaciją, ir paprašykite jų idėjų.

Tada pagalvokite apie tai, ko norite iš duomenų bazės, ir ataskaitų ar laiškų, kuriuos norite sukurti, tipus. Tada įsitikinkite, kad užfiksuoti informacija, kurios reikia norint pasiekti šiuos tikslus. Pvz., jei norite, kad ataskaita, kurioje būtų rodomi pardavimai pagal regioną, turite užfiksuoti pardavimo duomenis regiono lygiu. Pabandykite sukurti ataskaitos eskizą su faktine informacija, kai norite ją matyti. Tada išvardikite duomenis, kurių reikia ataskaitai sukurti. Atlikite tą patį el. laiškams ar kitoms išvestims, kurias norite gauti iš duomenų bazės.

Pavyzdys

Tarkime, kad suteikiate klientams galimybę pasirinkti (arba atsisakyti) periodinių el. laiškų naujinimų ir norite išspausdinti sąrašą tų, kurie pasirinko. Lentelėje Klientas jums reikia stulpelio Siųsti el. paštą su leidžiamomis reikšmėmis Taip ir Ne.

Norintiems gauti el. laiškus, reikia el. pašto adreso, kuris taip pat reikalauja lauko. Jei norite įtraukti tinkamą pasveikinimą (pvz., Mr., Mrs., arba Ms.), įtraukite lauką Pasveikinimas. Jei norite kreiptis į klientus pagal jų vardą el. laiškuose, įtraukite lauką Vardas.

Kai turėsite reikiamą informaciją, nustatykite pagrindinius objektus (arba temas), kurių reikia duomenims tvarkyti. Venkite duplicating data across entities. Pvz., preliminarus produktų pardavimo duomenų bazės sąrašas gali atrodyti taip:

Pagrindiniai subjektai yra: klientai, tiekėjai, produktai ir užsakymai. Taigi pradėkite nuo šių keturių lentelių: viena – faktams apie klientus, viena – apie tiekėjus ir t. t. Tai gali būti ne galutinis jūsų dizainas, bet tai geras pradžios taškas.

Norėdami suprasti, kodėl daugiau lentelių yra geriau nei mažiau, apsvarstykite čia pateiktą lentelę:

Kiekvienoje eilutėje yra informacija apie produktą ir jo tiekėją. Kadangi galite turėti daug produktų iš to paties tiekėjo, tiekėjo pavadinimo ir adreso informacija turi būti kartojama daug kartų. Taip eikvojama disko vieta. Vietoj to, tiekėjo informaciją įrašykite tik vieną kartą atskiroje lentelėje Tiekėjai, tada susiekite tą lentelę su lentele Produktai.

Antroji šio dizaino problema yra akivaizdi, kai reikia modifikuoti informaciją apie tiekėją. Tarkime, kad turite pakeisti tiekėjo adresą. Kadangi jis rodomas daugelyje vietų, galite pakeisti adresą vienoje, bet pamiršti jį pakeisti kitur. Tiekėjo adreso įrašymas tik vienoje vietoje išsprendžia šią problemą.

Galiausiai tarkime, kad "Coho Winery" tiekia tik vieną produktą ir norite panaikinti produktą, bet išsaugoti tiekėjo pavadinimą ir adreso informaciją. Kaip naudodami šį dizainą panaikintumėte produkto įrašą neprarasdami tiekėjo informacijos? Jūs negalite. Kadangi kiekviename įraše yra faktų apie produktą, be faktų apie tiekėją, jo panaikinti negalima nepanaikindami kito. Norėdami atskirti šiuos faktus, suskirstykite šią lentelę į dvi dalis: pirmą informaciją apie produktą, o kitą – tiekėjo informacijai. Tada, kai panaikinate produkto įrašą, panaikinate tik faktus apie produktą, o ne faktus apie tiekėją.

Pasirinkę duomenų bazės lentelės temą, tos lentelės stulpeliuose turėtų būti saugoma tik informacija apie tą vieną temą. Pvz., produktų lentelėje turėtų būti saugoma tik informacija apie produktus, o ne apie jų tiekėjus.

Norėdami nuspręsti, kokią informaciją sekti lentelėje, naudokite anksčiau sukurtą sąrašą. Pvz., lentelėje Klientai gali būti: Vardas, Pavardė, Adresas, Siųsti el. paštą, Pasveikinimas ir El. pašto adresas. Kiekvienas lentelės įrašas (klientas) apima tą patį stulpelių rinkinį, todėl kiekvienam klientui turite lygiai tą pačią informaciją.

Sukurkite pirmąjį sąrašą, tada peržiūrėkite ir patikslinkite. Nepamirškite suskaidyti informacijos į mažiausius galimus laukus. Pvz., jei pradiniame sąraše yra laukas Adresas, suskaidyti jį į gatvės adresą, miestą, valstija ir pašto kodą arba, jei klientai yra visuotiniai, į dar daugiau laukų. Tokiu būdu, pvz., galite siųsti laiškus tinkamu formatu arba pranešti apie užsakymus pagal valstijas.

Patikslinę duomenų stulpelius kiekvienoje lentelėje, būsite pasirengę pasirinkti kiekvienos lentelės pirminį raktą.

Jums reikia būdo unikaliai identifikuoti kiekvieną eilutę kiekvienoje lentelėje. Prisiminkite ankstesnį pavyzdį, kuriame du klientai turi tą patį pavadinimą? Kadangi jie bendrina vardą, jums reikia būdo atskirai identifikuoti kiekvieną.

Todėl kiekvienoje lentelėje turi būti stulpelis (arba stulpelių rinkinys), kuris unikaliai identifikuoja kiekvieną eilutę. Tai vadinama pirminiu raktu ir dažnai yra unikalus numeris, pvz., darbuotojo ID numeris arba serijos numeris. "Access" naudoja pirminius raktus, kad greitai susietų duomenis iš kelių lentelių ir suburtų duomenis už jus.

Kartais pirminį raktą sudaro du ar daugiau laukų. Pvz., lentelėje Užsakymo informacija, kurioje saugomi užsakymų eilučių elementai, pirminiame rakte gali būti naudojami du stulpeliai: Užsakymo ID ir Produkto ID. Kai pirminiame rakte naudojamas daugiau nei vienas stulpelis, jis taip pat vadinamas sudėtinis raktas.

Jei jau turite unikalų lentelės informacijos identifikatorių, pvz., produktų numerius, kurie unikaliai identifikuoja kiekvieną kataloge pateikiamą produktą, naudokite jį, bet tik jei reikšmės atitinka šias pirminių raktų taisykles:

• Kiekvieno įrašo identifikatorius visada bus skirtingas. Pasikartojančios reikšmės neleidžiamas pirminiame rakte.

• Visada yra elemento reikšmė. Kiekvienas lentelės įrašas turi turėti pirminį raktą. Jei naudojate kelis stulpelius raktui kurti (pvz., Dalies šeima ir Dalies numeris), abi reikšmės visada turi būti.

• Pirminis raktas yra reikšmė, kuri nesikeičia. Kadangi raktus nurodo kitos lentelės, bet koks pirminio rakto pakeitimas vienoje lentelėje reiškia jo keitimą visur, kur jis nurodo. Dažnai pasitaikantys pakeitimai padidina klaidų riziką.

Jei neturite akivaizdaus identifikatoriaus, kaip pirminį raktą naudokite savavališką unikalų numerį. Pavyzdžiui, kiekvienam užsakymui galite priskirti unikalų užsakymo numerį, kad būtų galima identifikuoti užsakymą.