Arhivēšana: saraksta skata filtrēšana programmā SharePoint

Filtri samazina atgriezto datu apjomu, atlasot vienumus, pamatojoties uz darbībām (piemēram, lielāks par vai mazāks par) un atbilstošajiem datiem. Izveidojot filtrētu skatu, pirmajai indeksētajai kolonnai filtra izteiksmē ir jāsamazina datu kopas lielākais apjoms. Piemēram, filtrējot pēc valsts vai datuma lauka, bieži var ievērojami samazināt datu kopu. Ja jums ir 15 000 vienumu, jūs vēlaties, lai pirmais indekss atgrieztu mazāk par 5000 vienumu. Ja jūsu datu kopā nav vairāk par 5000 vienumu, tā joprojām ir laba prakse.

SharePoint atlasa pirmo indeksēto kolonnu vaicājumā un pēc tam izmanto pārējās kolonnas, lai atlasītu jūsu datus. Citas kolonnas, ko norādāt skata filtrā, iespējams, ir indeksētas. Skats neizmanto šos indeksus, pat ja filtrētā skata rezultāts atgriež mazāk par saraksta skata slieksni.

Piemēram, jums ir vaicājums: lielums = liels AND krāsa = sarkana. Sarakstā lielums nav indeksēts, bet krāsa ir. Kamēr sarakstā ir mazāk nekā 5000 "sarkanu" vienumu, vaicājums ir sekmīgs lielā sarakstā. Tomēr, ja jums ir vaicājuma lielums = liels VAI krāsa = sarkana, lai gan datu bāze var atrast visus sarkanos vienumus, tai ir jāskenē viss saraksts, lai atrastu visus lielos vienumus. Ja tiek atgriezti vairāk nekā 5000 vienumu, vaicājums tiek ierobežošanas vaicājums.

Ja izmantojat vismaz divas kolonnas filtra izteiksmē, noteikšanas indeksam vai indeksiem ir jāizmanto operators AND. Piemēram, ja vēlaties atgriezt Suņi no liela dzīvnieku saraksta. Jums ir neindeksēta kolonna Sugas, kurā ir vērtība Suns. Ja vienkārši iesāciet vaicājumu Sugas = Suns, jūsu vaicājums tiks ierobežošanas vaicājums. Tomēr, ja jums ir indeksēta kolonna Klase, jūsu vaicājums ir Klase = Zīdītāji AND Sugas = Suns. Varat arī meklēt kaķus un suņus, izmantojot vaicājumu Klase = Zīdītāji AND (Sugas = Suns OR Sugas = Kaķi). Otrajā vaicājumā tiek atlasīti visi Zīdītāji, pēc tam atfiltrēti Suņi un Kaķi.

Ja kolonnām, kuras izmantosit filtrēšanai, nav indeksu, sākumā varat izveidot indeksus. Papildinformāciju skatiet rakstā Indeksa pievienošana tabulas SharePoint .

Skata izveides vai modificēšanas laikā indeksētu kolonnu var pievienot skatam un pēc tam izmantot skata filtrēšanai. Pirms skata izveides sarakstam varat pievienot papildu kolonnas, lai nodrošinātu lielāku kārtošanas, grupēšanas un filtrēšanas pielāgojamību. Lai kārtotu un filtrētu, varat izvēlēties kolonnas, kas atrodas datu kopā, bet nav parādītas.

Skata izveide

Atveriet sarakstu vai bibliotēku, kurā vēlaties izveidot skatu.

Atkarībā no versijas veiciet kādu no šīm darbībām:

• ProgrammāSharePoint rīkojieties šādi:

1. Noklikšķiniet uz tās kolonnas virsraksta, pēc kuras vēlaties filtrēt, un izvēlnes opcijās izvēlieties Filtrs.
   
   

2. Filtra rūtī, kas tiek atvērta lapas labajā pusē, izvēlieties kolonnas vērtību(as), pēc kuras vēlaties filtrēt sarakstu. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz pogas Lietot.
   
   
   
   Tagad ievērojiet, ka kolonnas galvenē blakus ir filtra ikona, kas norāda, ka jūsu saraksts tiek filtrēts pēc vērtībām šajā kolonnā.
   
   
   
   Ja vēlaties iegūt papildinformāciju par filtru rūti un to, kā filtrēt pēc vērtībām, kas saglabātas vairākās dažādās kolonnās, izlasiet rakstu Kas ir sarakstu un bibliotēku filtru rūts?

3. Aplūkojiet skatu izvēlni saraksta vai bibliotēkas augšējā labajā stūrī. Tagad vajadzētu būt pamanītam pašreizējā skata nosaukumam ar zvaigznīti (*) tam blakus. Tas norāda, ka skats ir nesaglabāts. Lai izveidotu jaunu skatu, atlasiet pašreizējā skata nosaukumu un pēc tam izvēlnes opcijās izvēlieties Saglabāt skatu kā.
   
   

4. Tiek atvērts lodziņš Saglabāt kā un pēc tam ierakstiet jauno skata nosaukumu. (Ja vēlaties, lai visi varētu skatīt jūsu skatu, atstājiet izvēles rūtiņu "Padarīt šo par publisku skatu". Ja vēlaties padarīt šo skatu privātu, lai jūs būtu vienīgais, kas to var redzēt, noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas.) Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt, lai izveidotu jauno skatu.
   
   
   
   Tagad vajadzētu būt redzamam jūsu saraksta vai bibliotēkas filtrētam skatam.

   Piezīme.: Sarakstu vai bibliotēku var filtrēt, nesaglabājot to kā skatu. 

• Programmā SharePoint 2016, 2013, 2010 vai SharePoint klasiskajā pieredzē veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Sarakstsvai Bibliotēka un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot skatu.
   
   

2. Lapā Skata tips noklikšķiniet uz skata, kuru vēlaties izmantot. Ja nav pārliecināts, izvēlieties Standarta skats.

   

3. Ierakstiet skata nosaukumu.

   

4. Rediģējiet skata tīmekļa adresi vai pieņemiet noklusējumu. Varat atgriezties un mainīt šo iestatījumu vēlāk.

5. Sadaļā Filtrs noklikšķiniet uz Rādīt vienumus tikai tad, ja tālāk sniegtā informācija ir patiesa,un pēc tam izvēlieties, kā filtrēt vienumus, pamatojoties uz vienu no indeksētām kolonnām.

   Piemēram, lai izveidotu skatu tikai ar šodien mainītajiem vienumiem, izvēlieties kolonnu Modificēts (indeksēts) un nosacījumu ir vienāds ar, pēc tam ierakstiet [Šodien].

   

   Piezīme.: Ja nevienai kolonnai pēc nosaukuma nav norādīts (Indeksēts), šim sarakstam vai bibliotēkai nav pieejama neviena indeksēta kolonna. Vispirms ir jāizveido vienkāršs vai salikts indekss.

6. Lai ierobežotu katrā lapā parādāmo vienumu skaitu, ritiniet uz leju līdz Vienumu ierobežojums un iestatiet vērtību Parādāmo vienumu skaits. Veidojot skatu, parādīto vienumu noklusējuma skaits ir 30.

   

7. Iestatot vienumu ierobežojumu lapā, varat izvēlēties divas opcijas:

   • Rādīt vienumus noteikta lieluma paketēs, izveidojot datu attēlojumu pa lapai un kas ir noderīgi, ja pārlūkojat vienumus neinteraktīvā veidā.

     Ja vienumu ir vairāk par jūsu ierobežojuma iestatījumu, attēlojums tiks rādīts lapās.

     

   • Ierobežot kopējo vienumu skaitu, kas pēc filtrēšanas tiek atgriezti noteiktā apmērā, tiek izveidots stingrs ierobežojums, kas var vai arī nevar parādīt visus filtrēšanas darbības rezultātus. Tas var būt noderīgi skata testēšanai, izveidojot prototipu, vai arī izgūt skatā tikai augstākās vērtības.

8. Sadaļā Stilsvarat izvēlēties Priekšskatījuma rūts, lai redzētu visu informāciju no sarakstā ajiem vienumiem vertikālas rūts formātā. Priekšskatījuma rūts ir viens no skata stiliem, ko varat izvēlēties sadaļā Stils, kad rediģējat vai izveidojat skatu.

   

   Ja norādīsit uz vienuma nosaukumu, kas atrodas lapas kreisās puses ritināšanas apgabalā, varat ātrāk pārvietoties pa datiem, lapas labajā pusē vertikāla izkārtojuma sarakstā redzēsit pašreizējā vienuma kolonnas vērtības. Tā kā tiek rādīts mazāks sākotnējo datu skaits, skats tiek attēlots ātrāk. Šis stils ir arī ļoti noderīgs, ja saraksts ir plašs vai tam ir daudz kolonnu, un tam būtu nepieciešama horizontālā ritināšana, lai redzētu datus.

   

9. Noklikšķiniet uz Labi.

Skatā varat veikt arī citas darbības, taču ar šo ir pietiekami, lai skatītu datus, kas pārsnieguši saraksta skata slieksni, ja esat bloķēts. Varat arī kārtot vai grupēt, iestatīt kopsummas, izvērst mapes un optimizēt skatu mobilajā ierīcē.

Skata modificēšana

Atveriet sarakstu vai bibliotēku, kurā vēlaties izveidot skatu.

ProgrammāSharePoint rīkojieties šādi:

1. Veiciet skata papildu izmaiņas, piemēram, kārtojiet, grupējot vai pievienojot papildu filtrus.

2. Izpildot 3. un 4. darbībā sniegtos norādījumus, nemainiet skata nosaukumu. Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt. Tādējādi tiks pārrakstīts esošais skats.
   
   Ja vēlaties iegūtu detalizētu skata kontroli, varat to izdarīt, modificējot skatu, izmantojot klasisko skata redaktoru. Lai to izdarītu, skata izvēlnē atlasiet pašreizējā skata nosaukumu un izvēlnes opcijās izvēlieties Rediģēt pašreizējo skatu, pēc tam izpildiet iepriekš minētos norādījumus, lai SharePoint klasisko pieredzi.
   
   

Programmā SharePoint 2016, 2013, 2010 vai SharePoint Klasiskajā pieredzē veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Saraksts vai Bibliotēka, atlasiet skatu sadaļā Pašreizējais skats unpēc tam noklikšķiniet uz Modificēt skatu.
   
   

2. Ritiniet līdz sadaļai Skati un pēc tam noklikšķiniet uz skata.

3. Pēc tam varat mainīt iestatījumus, kā norādīts 5.–9. darbībā iepriekš minētajā procedūrā Skata izveide.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Lai skatā ātri filtrētu daudzus vienumus, filtra pirmajai kolonnai jābūt indeksētai. Citas kolonnas, ko norādāt skata filtrā, iespējams, ir indeksētas, bet skats neizmanto šos indeksus. Pirmajai filtra kolonnai jāatgriež mazāk vienumu nekā saraksta skata slieksnim.

Ja filtra pirmā kolonna atgriež vairāk vienumu nekā saraksta skata slieksnis, varat izmantot filtru, kurā ir divas vai vairākas kolonnas. Definējot filtrētu skatu, kurā tiek izmantotas divas vai vairākas kolonnas, izmantojiet operatoru AND, lai ierobežotu atgriezto vienumu kopskaitu. Taču pat šajā gadījumā kā pirmā filtra kolonna ir jānorāda tā kolonna, kura, visticamāk, atgriež mazāko datu daudzumu. Izmantojot filtru OR, gandrīz vienmēr tiek palielināts atgriezto vienumu skaits, un šajā gadījumā tas nebūs efektīvi.

Papildinformāciju par skatiem skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas skata izveide, mainīšana vai dzēšana.

Pastāv divi atslēgas vārdi, ko varat izmantot, lai filtrētu pēc pašreizējās dienas [Šodien] vai pašreizējā lietotāja [Es]. Tie ir dinamiski, jo mainās kopā ar lietotāju vai datumu.

Izmantot [Es] var būt noderīgi, ja vēlaties redzēt savus dokumentus lielā bibliotēkā. [Es] darbojas kolonnās, kuru pamatā ir personas, piemēram, Izveidoja vai Modificēja. Piemēram, lai redzētus visus dokumentus, ko esat izveidojis, iestatiet filtru kolonnā Izveidoja līdzvērtīgu vērtībai [Es]. Ja esat redaktors un vēlaties skatīt pēdējos failus, ar ko strādājāt, iestatiet filtru kolonnā Modificēja kā līdzvērtīgu vērtībai [Es]. Lai redzētu abus, izveidojiet divus filtrus, ko savieno Vai.

Atslēgvārds [Šodien] darbojas uz datumu balstītās kolonnās. Varat izmantot matemātisku izteiksmi, lai iegūtu diapazonus, kas mainās kopā ar šodienas datumu. Piemēram, lai redzētu visus dokumentus, kas tika modificēti pēdējo 30 dienu laikā, varat izveidot filtru kolonnā Datums, kas ir lielāks par vai vienāds ar [Šodien] - 30. Lai izietu no pašreizējās dienas, iestatiet otru filtru kolonnā Datums, kas ir mazāks par [Šodien], un savienojiet tos, izmantojot And.

Varat filtrēt sarakstu SharePoint kurā ir metadatu kolonna. 

Metadatu kolonnas pievienošana sarakstam

Dodieties uz sarakstu un atlasiet +Pievienot kolonnu.

Atlasiet Vēl... izvēlieties radiopogu Pārvaldītie metadati un pēc tam atlasiet Labi.

Vai arī, ja esat izveidojis pārvaldīto metadatu kolonnu un pievienojis vienumus sarakstam, metadatu atzīmes varat lietot, rediģēšanas saraksta vienumu rūtī noklikšķinot uz atzīmes ikonas .

Metadatu atzīmju izmantošana koka skata rūtī.

Filtrēt pārvaldīto metadatu tagus

1. Atlasiet filtra ikonu un lai piekļūtu filtru rūtij.

   

   Piezīme.: Varat atlasīt opciju Koka skats nolaižamajā sarakstā rūts augšdaļā, kas nodrošina hierarhisku skatu ar atlasīto kolonnu saistītajiem nosacījumiem.

2. Atlasiet metadatu tagus, pēc kuriem vēlaties filtrēt.

   

3. Vai arī— ja kolonnā Pārvaldītie metadati ir definētas vismaz 5 vērtības, atlasiet saiti Skatīt visu, lai skatītu filtru rūti.

   

4. Pārbaudiet metadatu tagus, kurus vēlaties filtrēt, un atlasiet Lietot.

Tālāk ir sniegti daži ieteikumi tipiskiem skatiem, kas labi darbojas kopā ar indeksētām kolonnām.

Lai filtrētu pēc:	Indeksiet:	Piemēram:
Nesen mainītie vienumi	Kolonna Modificēts	Lai skatītu tikai tos vienumus, kas mainīti pēdējās nedēļas laikā, lietojiet filtru Modificēts lielāks nekā[Šodien]-7.
Jauni vienumi	Kolonna Izveidots	Lai izveidotu skatu tikai ar tiem vienumiem, kas pievienoti pēdējās nedēļas laikā, lietojiet filtru Izveidots lielāksnekā[Šodien]-7.
Mani vienumi	Kolonna Izveidoja	Lai izveidotu skatu tikai ar tiem vienumiem, kurus pievienojāt, lietojietfiltru Izveidoja vienādsar[Es].
Vienumi, kuru izpildes termiņš ir šodiena	Kolonna Izpildes datums (ko esat izveidojis sarakstā vai bibliotēkā)	Lai izveidotu skatu tikai ar tiem vienumiem, kuru izpildes datums ir šodiena, lietojietfiltru Izpildes datumsvienāds ar[Šodien].
Diskusiju dēļa atjauninājumi	Kolonna Pēdējoreiz atjaunināts	Lai izveidotu skatu tikai ar pēdējā mēneša diskusijām, lietojiet filtru Pēdējoreiz atjaunināts lielāks nekā[Šodien]-30.
Dokumentu bibliotēkas failu arhivēšana	Modificēšanas datums	Lai izveidotu skatu ar dokumentiem, kas nav mainīti kopš 2016. gada (kurus pēc tam vēlaties arhivēt), lietojiet filtru Modificēšanas datums mazāks nekā 2016. gada 31. decembris.
Finanšu datu apakškopas atrašana	Reģions, Gads (kā divi vienkārši indeksi)	Lai izveidotu skatu ar 2015. gada ziemeļrietumu reģiona finanšu datiem, lietojiet filtru Reģions vienāds ar "NE" AND Gads vienāds ar 2015, jo iespējams, ka kolonnai Reģions būs mazāk vērtību nekā kolonnai Gads.
Metadati	Pārvaldīto metadatu kolonna	Lai izveidotu pārvaldīto metadatu skatu, lietojiet filtru, kura pamatā ir metadatu tagi, ko definējat sarakstu un bibliotēku filtrurūtī. Papildinformāciju skatiet rakstā Kas ir sarakstu un bibliotēku filtru rūts?

Atbalstītie kolonnu tipi Teksts vienā rindiņā Izvēle (viena vērtība) Numurs Valūta Datums un laiks Persona vai grupa (viena vērtība) Pārvaldītie metadati Jā/nē Uzmeklēšana

Neatbalstītie kolonnu tipi Teksts vairākās rindiņās Izvēle (vairākvērtību) Aprēķināts Hipersaite vai attēls Pielāgotas kolonnas Persona vai grupa (vairākvērtību) Ārēji dati