Dokumentu bibliotēku plānošana pakalpojumā SharePoint Server

Bibliotēkas tipa noteikšana

Identificējot, kuras dokumentu bibliotēkas vislabāk sader atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām, varat arī noteikt, vai vēlaties vairākas vietnes vai vietņu kolekcijas. Piemēram, ja autorēšanas saturu publicējat ārējiem klientiem, iespējams, ka jums ir jāizmanto viena vietne, kurā varat izveidot un pārskatīt saturu un atsevišķu vietni, iespējams, atsevišķā SharePoint Server 2016 instalācijā, kur publicēt saturu.

Ja plānojat dokumentu bibliotēkas vairākās vietnēs, iespējams, būs jāplāno arī satura plūsma no vienas vietnes uz citu, izmantojot manuālus procesus, darbplūsmas vai pielāgotus risinājumus. Papildinformāciju skatiet rakstā satura plūsmas plānošanatālāk šajā rakstā.

Tālāk esošajā tabulā ir norādīti tipiskie dokumentu bibliotēku izmantošanas veidi.

Tālāk sniegtajā piemērā ir parādīts, kā izmantot analīzi, ko esat pabeidzis sadaļā dokumenta izmantošanas analīze, identificējot lietotājus un analizējot dokumentu lietojumu (SharePoint Server 2010) , lai palīdzētu plānot dokumentu bibliotēkas organizāciju savā uzņēmumā. Šajā piemērā Contoso Ltd. nodrošina klientiem saturu, pamatojoties uz tirgus izpēti. Saturu galvenokārt izveido konsultanti, kas darbojas attālināti. Tas tiek veikts ciklā, kurā notiek tālāk norādītās darbības.

1. Partneris izvērtē iesaistīšanās idejas un priekšlikumu pieprasījumus.

2. Pēc tam, kad līgums ir izveidots, projektu vadītājs apkopo konsultantu komandu un izveido iesaistīšanos konkrētu darba vietni, kurā tiek ierakstīti izpētes rezultāti un projekts ir pabeigts.

3. Kad projekts ir paveikts, nododamie dokumenti tiek publicēti drošā interneta vietnē, kur klienti var tiem piekļūt.

4. Komanda raksta paraugprakses dokumentus un gadījumu izpēti, pamatojoties uz projektu.

5. Zināšanu pārvaldnieki apkopo un arhivē labākās prakses un citus dokumentus.

6. Rezultāti, līgumi un citi dokumenti tiek saglabāti kā uzņēmuma ieraksti.

7. Izmantojot saturu, ko uztur zināšanu pārvaldnieki, partneri izvērtē iespējas un izveido jaunus priekšlikumus.

Šajā tabulā ir parādīta dokumenta lietojuma analīze šajā scenārijā.

Šī dokumentu lietojuma analīze piedāvā šādas prasības:

• Projektu vadītājiem ir nepieciešamas bibliotēkas grupu vietnēs, lai glabātu piesaistes idejas, iesaistīšanās pieprasījumus un priekšlikumu melnrakstus.

• Juristiem ir vajadzīgas bibliotēkas portālā vai centralizētā dokumentu pārvaldības vietnē, lai glabātu līgumu veidnes un aktīvus līgumus.

• Projektu vadītājiem un līdzstrādniekiem ir vajadzīgas bibliotēkas grupu vietnēs, lai iegūtu izstrādes izpētes rezultātus, Nodevumus un gadījumu izpēti.

• Klientiem ir nepieciešamas bibliotēkas interneta vietnē, lai skatītu gala rezultātus. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Lai skatītu labākās prakses un gadījumu izpētes dokumentus, visiem uzņēmuma dalībniekiem ir nepieciešama piekļuve dokumentu centra vietnei. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Uzņēmuma ierakstu vadītājiem un juristiem ir jābūt piekļuvei uzņēmuma ierakstu centram, lai uzturētu korporatīvos ierakstus. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Šajā attēlā ir parādīts, kā šīs bibliotēkas var tikt izplatītas. Vietnes tiek viesotas trīs vietņu kolekcijās: interneta vietņu kolekcija klienta piekļuvei, ārtīkla vietņu kolekcija attālajai autorēšanai, ko nodrošina grupas dalībnieki, un iekštīkla vietņu kolekcija, lai nodrošinātu ierakstu pārvaldības vietnes drošu uzturēšanu. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Satura plūsmas plānošana

Dokumentu pārvaldības risinājuma saturs bieži ir dinamisks, pāriešana no vienas vietnes uz citu, kā nepieciešams, lai apmierinātu lietotāju vajadzības. Ja plānojat dokumentu bibliotēkas, jūs bieži plānojat satura plūsmu no vienas bibliotēkas vai vietnes uz citu. SharePoint Server 2016 ietver tālāk norādītos veidus, kā pārvietot saturu manuāli vai dinamiski:

• Varat izveidot pielāgotas darbplūsmas, kas kopē vai pārvieto saturu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Darbplūsma palīdz dokumentēt dokumentu, izmantojot biznesa procesu, un piešķir dalībniekiem uzdevumus, ja viņu loma dokumenta dzīves ciklā kļūst aktīva. Darbplūsmu var izveidot, lai dokumentu pārvietotu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Informāciju par to, kā plānot darbplūsmas, skatiet sadaļā satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).

• Autori var kopēt dokumentu bibliotēkā jebkurā vietnē, kurā tiem ir autorizēšanas atļaujas. Relācija starp avotu un mērķa dokumentu tiek uzturēta tā, lai kopiju pēc nepieciešamības varētu atsvaidzināt.

• Tīmekļa lapas un veselas tīmekļa vietnes var izveidot un publicēt no vienas vietnes uz citu vai nu manuāli, vai automātiski, pamatojoties uz plānu. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Saturu var nosūtīt uz ierakstu pārvaldības vietni, izmantojot lietotāja interfeisu SharePoint Server 2016, izmantojot darbplūsmu, vai izmantojot pielāgotu risinājumu, kura pamatā ir SharePoint Server 2016 objekta modelis. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Izmantojot tīmekļa mapes vai tīkla vietas, autors var manuāli kopēt vai pārvietot dokumentu bibliotēkas saturu no vienas bibliotēkas vai vietnes uz citu.

Atgriešanās piemērā šajā attēlā ir parādīts, kā lietot kādu no tālāk norādītajām satura plūsmas metodēm. Ņemiet vērā, ka pakāpeniskās interneta vietne ir pievienota autorēšanas portāla vietnei. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Izmantojot publicēšanas līdzekļus, autors tīmekļa lapas var publicēt interneta vietnē. (tikaiSharePoint Server 2016.)

• Izmantojot kopēšanas komandu, autors var kopēt dokumentus uz dokumentu centra vietni.

• Izmantojot pielāgotu darbplūsmu, autors var kopēt dokumentus uz dokumentu bibliotēkām interneta vietnē.

• Izmantojot komandu kam nosūtīt , autors var nosūtīt līgumus uz uzņēmuma ierakstu krātuvi. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Dokumentu bibliotēku veicināšana no Office klienta lietojumprogrammām

Varat pielāgot dialoglodziņu Office Professional 2013Atvērt un dialoglodziņu saglabāšana , lai rosinātu organizācijas dalībniekus izmantot dokumentu bibliotēkas kā krātuves vietas. Pievienojot vietnes joslai Manas vietas blakus dialoglodziņam Atvērt un dialoglodziņu saglabāšana , varat nodrošināt vienu klikšķi piekļūt vietām, kur lietotājiem ir jāsaglabā dokumenti. Tādējādi grupas dalībniekiem ir iespējams mijiedarboties ar dokumentu bibliotēkām, ja tie izmanto saglabāšanu no Office Professional 2013 klienta lietojumprogrammām, tā vietā, lai uzreiz pārietu uz serveri un augšupielādētu savus dokumentus.

Lai paaugstinātu vietņu izmantošanu dialoglodziņā atvēršana un dialoglodziņš saglabāšana , varat to publicēt, izmantojot tīmekļa pakalpojumu. Šajā pakalpojumā sniegts saraksts ar vietnēm, kuras ir paredzētas konkrētiem lietotājiem, ņemot vērā viņu lomas vai vietnes, kurās tās ir dalībnieces. Office Professional 2013 klienta lietojumprogramma var automātiski atklāt šo tīmekļa pakalpojumu, izmantojot lietotāja manas vietnes. Arī citi serveru produkti var ieviest šo tīmekļa pakalpojumu un nodrošināt pakalpojuma atrašanās vietu Office klienta lietojumprogrammai. Pēc tīmekļa pakalpojuma konfigurēšanas Office Professional 2013 pievieno ievadni joslai Manas vietas un aizpilda to ar tīmekļa pakalpojuma definētajām atrašanās vietām. Papildinformāciju par publicēto saišu tīmekļa pakalpojumu skatiet rakstā publicēto saišu tīmekļa pakalpojums MSDN bibliotēkā.

Administratori var iestatīt reģistra atslēgas, lai pievienotu noteiktas vietnes joslai Office Open un dialoglodziņā Saglabāt . Reģistra atslēgas tiek izvietotas, izmantojot grupas politiku, kā arī Active Directory direktorija pakalpojumu veidni, kas tiek nodrošināta Office 2013 Resource Kit.

Varat ierobežot atrašanās vietas, kurās organizācijas dalībnieki var saglabāt saturu, izmantojot Office saglabāšanas dialoglodziņu. Piemēram, varat ierobežot iespēju saglabāt failus galddatoros un likt lietotājiem saglabāt saturu dokumentu bibliotēkā. Programmā Office Professional 2013 varat noteikt, kur lietotāji var pārlūkot, lai saglabātu savus dokumentus. Tas palīdz lietotājiem saglabāt apstiprinātās atrašanās vietās. Ņemiet vērā, ka tas negarantē, ka lietotāji nesaglabās failus lokālos datoros vai citās neapstiprinātās vietās. Pastāv vairāki veidi, kā pārvietot failus uz datoru, un motivēti lietotāji var darboties gandrīz ar lielāko daļu ierobežojumu. Taču, ierobežojot piekļuvi šīm atrašanās vietām, izmantojot dialoglodziņu Office saglabāšana , varat ievērojami samazināt to darba grupu dalībnieku skaitu, kuri izmanto šīs neapstiprinātās atrašanās vietas.

Lai ierobežotu Office saglabāšanas dialoglodziņā pieejamās atrašanās vietas, izmantojiet grupas politiku, lai iestatītu atbilstošas reģistra atslēgas, kas iespējo šo iestatījumu, un definējiet apstiprinātās lokālās, tīkla vai servera atrašanās vietas. Ja šis iestatījums ir iespējots, atrašanās vieta, kas nav definēta šādā veidā, ieskaitot standarta saites uz darbvirsmu un manas tīkla vietas mapes, tiks noņemta no joslas Manas vietas.

Apstiprināto atrašanās vietu sarakstu var ierobežot ar vienu vai vairākām Office lietojumprogrammām. Piemēram, administrators var ierobežot saglabāšanas atrašanās vietas Access, vienlaikus ļaujot citām Office lietojumprogrammām saglabāt jebkur.