SharePoint darbplūsmas ir iepriekš ieprogrammētas minilietojumprogrammas, kas racionalizē un automatizē visdažādākos biznesa procesus. Darbplūsmas var būt dažādas, sākot no parakstu, atsauksmju vai apstiprinājumu apkopošanas plānam vai dokumentam līdz rutīnas procedūras pašreizējā statusa izsekošanai. SharePoint darbplūsmas ir izveidotas tā, lai taupītu jūsu laiku un pūles, kā arī nodrošinātu regulāri veicamo uzdevumu konsekvenci un efektivitāti.
Piezīme
- SharePoint 2010 darbplūsmas tiek pārtrauktas kopš 2020. gada 1. augusta jaunajiem nomniekiem un noņemtas no esošajiem nomniekiem 2020. gada 1. novembrī. Ja izmantojat SharePoint 2010 darbplūsmas, ieteicams migrēt uz Power Automate vai citiem atbalstītiem risinājumiem. Papildinformāciju skatiet rakstā SharePoint 2010 darbplūsmas norakstīšana.
- SharePoint 2013 darbplūsma ir novecojusi kopš 2023. gada aprīļa un no 2024. gada 2. aprīļa ir izslēgta jauniem nomniekiem. Tas tiks noņemts no esošajiem nomniekiem un tiks pilnībā pensionēts no 2. gada 2026. aprīļa. Ja izmantojat SharePoint 2013 darbplūsmu, ieteicams migrēt uz Power Automate vai citiem atbalstītiem risinājumiem. Papildinformāciju skatiet rakstā SharePoint 2013 darbplūsmas norakstīšana.
Kas ir SharePoint darbplūsma?
Iespējams, jūs jau zināt, kas ir blokshēma. Tā ir grafiska procesa karte ar norādījumiem par to, kas notiek katrā solī.
SharePoint darbplūsma ir kā automatizēta blokshēma, kas aizņem daudz darba, minējumu un nejaušības no standarta darba procesiem.
Piemēram, aplūkojiet attēlā redzamo dokumenta apstiprināšanas procesu. Manuāla procesa izpilde var nozīmēt daudz pārbaudes un sekošanu, dokumentu pārsūtīšanu un atgādinājumu sūtīšanu — un katrs no šiem uzdevumiem ir jāveic jums vai vienam vai vairākiem jūsu kolēģiem. Tas nozīmē daudz papildu darba un pastāvīgu pārtraukumu plūsmu.
Taču, ja procesa izpildei izmantojat SharePoint dokumentu apstiprināšanas darbplūsmu, visas šīs pārbaudes, sekošanu, atgādinājumus un pārsūtīšanu darbplūsma veic automātiski. Ja kāds kavē uzdevuma izpildi vai ja rodas kāda cita problēma, vairākums iekļauto darbplūsmu ģenerē paziņojumu, lai jūs par to informētu. Procesa uzraudzība ir samazināta.
SharePoint darbplūsmas palaišana ir vienkārša. Izvēlieties darbplūsmas tipu, atlasiet opcijas un ļaujiet darbplūsmai darboties. Ja nepieciešams, atceliet vai pārtrauciet darbplūsmu.
Kādus procesus var automatizēt, izmantojot SharePoint darbplūsmu?
Katrs no iekļautajiem darbplūsmu tipiem darbojas kā veidne. Pievienojiet darbplūsmas instanci atsevišķam sarakstam vai bibliotēkai vai visai vietņu kolekcijai, izmantojot inicializēšanas veidlapu , lai norādītu instancei nepieciešamās opcijas un atlases. Šīs opcijas un atlases ietver to, kam darbplūsma piešķir uzdevumus, uzdevumu izpildes termiņus, kā darbplūsmu var sākt un kas to var veikt, kā arī norādījumus, kas jāiekļauj uzdevumu paziņojumos. Izveidojiet jaunu darbplūsmu, dodoties uz Saraksta iestatījumi>Darbplūsmas iestatījumi>Pievienojiet darbplūsmu. Ja vēlaties, lasiet vairāk par 2010. un 2013. gada darbplūsmām.
Svarīgi!
Pēc noklusējuma apstiprināšanas, atsauksmju apkopošanas un paraksta apkopošanas darbplūsmas nav aktivizētas un nav norādītas saistīšanas veidlapas sarakstlodziņā Atlasīt darbplūsmas veidni . Lai tos padarītu pieejamus lietošanai, vietnes administratoram tie ir jāaktivizē vietņu kolekcijas līmenī. Atveriet sadaļu Vietnes iestatījumi>,Vietņu kolekcijas līdzekļi>,Aktivizēt darbplūsmas. Turklāt SharePoint 2013 nodrošina darbplūsmas veidnes, kuru pamatā ir SharePoint 2010. Ja vēlaties izveidot SharePoint 2013 darbplūsmu ar līdzīgu loģiku, izmantojiet tādu rīku kā SharePoint Designer 2013.
Ir pieci iepriekš ieprogrammēti darbplūsmu tipi.
Apstiprinājums (dokumenta vai vienuma maršrutēšana apstiprināšanai vai noraidīšanai)
Apstiprinājuma darbplūsma maršrutē dokumentu vai citu vienumu norādītām personām apstiprināšanai vai noraidīšanai. Apstiprinājuma darbplūsmu var izmantot arī, lai kontrolētu satura apstiprināšanu sarakstā vai bibliotēkā. Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet sadaļā Viss par apstiprinājuma darbplūsmām.
Atsauksmju apkopošana (dokumenta vai vienuma maršrutēšana atsauksmju iegūšanai)
Atsauksmju apkopošanas darbplūsma maršrutē dokumentu vai citu vienumu norādītām personām atsauksmju sniegšanai. Atsauksmju apkopošanas darbplūsma apvieno visas dalībnieku atsauksmes darbplūsmas īpašniekam un nodrošina pārskatīšanas procesa ierakstu. Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet rakstā Viss par atsauksmju apkopošanas darbplūsmām.
Parakstu apkopošana (dokumenta, darbgrāmatas vai veidlapas maršrutēšana, lai iegūtu ciparparakstus)
Parakstu apkopošanas darbplūsma maršrutē Microsoft Office dokumentu personām, kuras norādītas ciparparakstiem. Ņemiet vērā, ka parakstu apkopošanas darbplūsma darbojas tikai ar Word dokumentiem, Excel darbgrāmatām un InfoPath veidlapām. Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet rakstā Viss par parakstu apkopošanas darbplūsmām.
Three-State (sekojiet problēmai, projektam vai uzdevumam trīs posmos vai fāzēs)
Trīs posmu darbplūsma ir izveidota, lai sekotu saraksta elementam trīs posmos (fāzēs). To var izmantot, lai pārvaldītu uzņēmuma darbības procesus, kuru vajadzībām uzņēmumam jānodrošina sekojums svarīgiem jautājumiem vai vienumiem. Piemēri: klientu atbalsta problēmas, potenciālie klienti vai projektu uzdevumi.
Ar katru pāreju starp stāvokļiem darbplūsma piešķir uzdevumu personai un nosūta šai personai e-pasta brīdinājumu par uzdevumu. Kad šis uzdevums ir pabeigts, darbplūsma atjaunina vienuma statusu un pāriet nākamajā stāvoklī. Trīs posmu darbplūsma ir paredzēta darbam ar problēmu izsekošanas saraksta veidni, bet to var izmantot ar jebkuru sarakstu, kurā ir izvēles kolonna , kurā ir trīs vai vairāk vērtības.
Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet sadaļā Trīs posmu darbplūsmas izmantošana.
Publicēšanas apstiprināšana (satura maršrutēšanas automatizēšana pārskatīšanai un apstiprināšanai)
Publicēšanas apstiprināšanas darbplūsma ir līdzīga citām SharePoint darbplūsmām ar to, ka tā automatizē satura maršrutēšanu attiecīgās tēmas speciālistiem un ieinteresētajām pusēm pārskatīšanai un apstiprināšanai. Publicēšanas apstiprināšanas darbplūsma ir unikāla, jo tā ir paredzēta speciāli publicēšanas vietnēm, kur jaunu un atjauninātu tīmekļa lapu publicēšana tiek cieši kontrolēta. Šādās vietnēs jaunu saturu nevar publicēt, kamēr to nav apstiprinājuši visi apstiprinātāji darbplūsmā. Papildinformāciju un detalizētus norādījumus skatiet sadaļā Darbs ar publicēšanas apstiprināšanas darbplūsmu.
Kas var pievienot un sākt SharePoint darbplūsmu?
Lai pievienotu vai sāktu darbplūsmu, ir nepieciešamas atbilstošas atļaujas sarakstam, bibliotēkai vai vietņu kolekcijai, kurā darbplūsma darbojas:
- Darbplūsmas pievienošana Pēc noklusējuma, lai pievienotu darbplūsmu, jums ir nepieciešama sarakstu pārvaldības atļauja. (Grupai Īpašnieki un Dalībnieki pēc noklusējuma ir atļauja Pārvaldīt sarakstus, bet grupai Apmeklētāji tāda nav.)
-
Darbplūsmas sākšana Turklāt pēc noklusējuma jums ir nepieciešama atļauja Rediģēt elementus, lai sāktu darbplūsmu, kas jau ir pievienota. (Gan grupai Īpašnieki, gan grupai Dalībnieki pēc noklusējuma ir atļauja Rediģēt vienumu, bet grupai Apmeklētāji tāda nav.)
Vai arī īpašnieki var konfigurēt noteiktas darbplūsmas, lai tās varētu sākt tikai īpašnieku grupas dalībnieki. Ja apakšvietnei ir unikālas atļaujas, īpašniekiem jānodrošina, lai nepieciešamās atļaujas darbplūsmas lietotājiem tiktu piešķirtas tieši. Skatiet sadaļu SharePoint saraksta vai bibliotēkas atļauju pielāgošana.
Kā pievienot un palaist SharePoint darbplūsmu?
Tālāk redzamā shēma nodrošina augsta līmeņa pārskatu par SharePoint darbplūsmas plānošanas, pievienošanas, izpildes un modificēšanas pamatposmiem. Tālāk ir norādītas atsevišķas sadaļas par katru darbību.
- Plāns Pārliecinieties, vai zināt, kuras opcijas vēlaties un kāda informācija būs pieejama, kad izmantojat inicializēšanas veidlapu, lai pievienotu savu darbplūsmas versiju.
- Pievienot Aizpildiet inicializēšanas veidlapu, lai darbplūsmas versiju pievienotu sarakstam, bibliotēkai vai vietņu kolekcijai.
- Sākt Sāciet jauno darbplūsmu manuāli vai automātiski dokumentā vai citā saraksta vai bibliotēkas vienumā. (Ja to startēsit manuāli, jums būs iespēja mainīt dažus darbplūsmas saistīšanas veidlapas iestatījumus īsākā iniciēšanas veidlapā.) Kad darbplūsma tiek sākta, tā izveido uzdevumus, sūta paziņojumus un sāk sekot darbībām un notikumiem.
- Pārraugs Kamēr darbplūsma darbojas, varat skatīt lapu Darbplūsmas statuss , lai skatītu, kuri uzdevumi ir pabeigti un kādas citas darbības ir veiktas. Ja nepieciešams, šeit varat pielāgot pašreizējos un turpmākos uzdevumus, kā arī atcelt vai pārtraukt šo darbplūsmas izpildi.
- Pārskats Kad izpilde ir pabeigta, visu tās vēsturi var pārskatīt lapā Darbplūsmas statuss . Turklāt statusa lapā var izveidot statistikas pārskatus par šīs darbplūsmas vispārējo veiktspēju.
- Mainīt Ja darbplūsma nedarbojas gluži tā, kā vēlaties, varat atvērt sākotnējo saistīšanas veidlapu, ko izmantojāt, lai to pievienotu, un veikt izmaiņas tajā.