Bruk av en spørring gjør det enklere å vise, legge til, slette eller endre data i Access-databasen. Noen andre grunner til å bruke spørringer:
Finn spesifikke data raskt ved å filtrere etter bestemte vilkår (betingelser)
Beregne eller summere data
Automatiser oppgaver for databehandling, for eksempel å se gjennom de nyeste dataene på regelmessig basis.
Spørringer hjelper deg med å finne og arbeide med dataene dine
Spørringer hjelper deg med å finne og arbeide med dataene dine
I en godt utformet database er data som du vil presentere gjennom et skjema eller en rapport, vanligvis plassert i flere tabeller. En spørring kan hente informasjon fra ulike tabeller og sette den sammen slik at den vises i skjemaet eller rapporten. En spørring kan enten være en forespørsel om dataresultatet fra databasen eller en handling på dataene, eller for begge deler. En spørring kan gi deg svar på et enkelt spørsmål, utføre beregninger, kombinere data fra forskjellige tabeller, legge til, endre eller slette data fra en database. Siden spørringer er så allsidige, finnes det mange typer spørringer, og du kan opprette en spørringstype basert på oppgaven.
| Vanlige spørringstyper | Bruk |
|---|---|
| Velg | Hente data fra en tabell og utføre beregninger. |
| Handling | Legg til, endre eller slett data. Hver aktivitet har en bestemt type redigeringsspørring. |
Opprette en utvalgsspørring
Hvis du bare vil se gjennom data fra bestemte felt i en tabell, eller se data fra flere tabeller samtidig eller kanskje bare se data basert på bestemte kriterier, velges en utvalgsspørringstype. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en enkel utvalgsspørring.
Se gjennom data fra utvalgte felt
Hvis databasen for eksempel har en tabell med mye informasjon om produkter, og du ønsker å se gjennom en liste over produkter og priser, kan du opprette en utvalgsspørring for å returnere bare produktnavnene og den respektive prisen:
- Åpne databasen, og klikk Spørringsutforming på Opprett-fanen.
- Dobbeltklikk Produkter-tabellen på Tabeller-fanen.
- La oss si at du har feltene Produktnavn og Listepris i Produkt-tabellen. Dobbeltklikk Produktnavn og Listepris for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet for spørringen.
- Klikk Kjør på fanen Spørringsutforming. Spørringen kjører og viser en liste over produkter og tilhørende priser.
Se gjennom data fra flere relaterte tabeller samtidig
Hvis du for eksempel har en database for en butikk som selger matvarer, og du vil se gjennom ordrer for kunder som bor i en bestemt by. La oss si at dataene om ordrer og data om kunder er lagret i to tabeller kalt henholdsvis Kunder og Ordrer. Hvis hver tabell har et Kunde-ID-felt, som danner grunnlaget for en én-til-mange-relasjon mellom de to tabellene. Du kan opprette en spørring som returnerer ordrer for kunder i en bestemt by, for eksempel Las Vegas, ved å bruke følgende fremgangsmåte:
- Åpne databasen. Klikk Spørringsutforming i Spørring-gruppen på fanen Opprett.
- Dobbeltklikk Kunder og ordrer på Tabeller-fanen.
Legg merke til linjen (kalt en sammenføyning) som kobler ID-feltet i tabellen Kunder og feltet Kunde-ID i tabellen Ordrer. Denne linjen viser relasjonen mellom de to tabellene. - Dobbeltklikk Firma og poststed i Kunder-tabellen for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet for spørringen.
- Fjern merket i avmerkingsboksen i Vis-raden i By-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.
- I Vilkår-raden i By-kolonnen skriver du inn Las Vegas.
Hvis du fjerner merket for Vis , blir ikke spørringen vist i resultatene for byen, og innskriving av Oslo i Vilkår-raden angir at du bare vil se poster der verdien i By-feltet er Oslo. I dette tilfellet returnerer spørringen bare kundene som befinner seg i Las Vegas. Du trenger ikke å vise et felt for å bruke det med et vilkår. - Dobbeltklikk Ordre-ID og Ordredato i Ordrer-tabellen for å legge til disse feltene i de to neste kolonnene i utformingsrutenettet for spørringen.
- Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Spørringen kjører, og viser deretter en liste over ordrer for kunder i Las Vegas.
- Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.
Opprett en parameterspørring
Hvis du ofte vil kjøre varianter av en bestemt spørring, kan du vurdere å bruke en parameterspørring. Når du kjører en parameterspørring, ber spørringen deg om feltverdier, og bruker deretter verdiene som du angir, for å opprette vilkår for spørringen.
I fortsettelse fra det forrige eksemplet der du lærte å opprette en utvalgsspørring som returnerer ordrer for kunder i Las Vegas, kan du endre utvalgsspørringen slik at du blir bedt om å angi byen hver gang du kjører spørringen. Hvis du vil følge med, åpner du databasen som du opprettet i forrige eksempel:
Høyreklikk spørringen Ordre etter by i navigasjonsruten (som du opprettet i forrige del), og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.
Slett Las Vegas i utformingsrutenettet for spørringen i Vilkår-raden i By-kolonnen, og skriv deretter inn For hvilken by.
Strengen [For hvilken by?] er parameterledeteksten. Hakeparentesene angir at du vil at spørringen skal be om inndata, og teksten (i dette tilfellet For hvilken by?) er spørsmålet som parameterledeteksten vil vise.Obs!
Verken et punktum (.) eller et utropstegn (!) kan brukes som tekst i en parameterledetekst.
Merk av i avmerkingsboksen i Vis-raden i By-kolonnen, slik at spørringsresultatene viser poststedet.
Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Spørringen ber deg om å angi en verdi for By.
Skriv inn New York, og trykk deretter på ENTER for å se ordrer for kunder i New York.
Hva om du ikke vet hvilke verdier du kan angi? Du kan bruke jokertegn som en del av ledeteksten:Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.
Skriv inn Lik [For hvilken by?] i Vilkår-raden i By-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.&«*».
I denne parameterledeteksten gjør nøkkelordet Liker , -tegnet (&) og stjernen (*) omsluttet av anførselstegn det mulig for brukeren å skrive inn en kombinasjon av tegn, inkludert jokertegn, for å returnere en rekke ulike resultater. Hvis brukeren for eksempel skriver *, returnerer spørringen alle poststeder, hvis brukeren skriver L, returnerer spørringen alle poststed som begynner med bokstaven «L;», og hvis brukeren skriver *s*, returnerer spørringen alle poststed som inneholder bokstaven «s».Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming, skriv inn Ny i ledeteksten for spørringen, og trykk ENTER.
Spørringen kjører og viser deretter ordrer for kunder i New York.
Angi datatyper for parametere
Du kan også angi hvilken type data en parameter skal godta. Du kan angi datatypen for en parameter, men det er spesielt viktig å angi datatypen for numeriske verdier, valuta eller dato/klokkeslett. Når du angir datatypen parameteren skal godta, får brukerne en mer nyttig feilmelding hvis de skriver inn feil type data, som for eksempel hvis de skriver inn tekst når det skal være valuta.
Hvis det er angitt at en parameter skal godta tekstdata, tolkes alt som skrives inn, som tekst, og det vises ingen feilmelding.
Bruk følgende fremgangsmåte for å angi datatypen for parametere i en spørring:
- Åpne spørringen i utformingsvisning, og klikk Parametere i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.
- Skriv inn spørsmålet for hver enkelt parameter du vil angi en datatype for, i Parameter-kolonnen i dialogboksen Spørringsparametere. Pass på at hver parameter samsvarer med spørsmålet du bruker i Vilkår-raden i utformingsrutenettet for spørringen.
- Velg en datatype for hver parameter i Datatype-kolonnen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke parametere til å be om inndata når du kjører en spørring.
Opprette en totalverdispørring
Totaler-raden i et dataark er svært nyttig, men for mer komplekse spørsmål bruker du en totalverdispørring. En totalverdispørring er en utvalgsspørring som lar deg gruppere og oppsummere data, for eksempel når du vil se totalt salg per produkt. I en totalverdispørring kan du bruke Summer-funksjonen (en mengdefunksjon) til å vise totalt salg per produkt.
Bruk fremgangsmåten nedenfor til å endre spørringen Produktdelsummer som du opprettet i forrige eksempel, slik at den summerer produktdelsummer etter produkt.
- Klikk Vis>utformingsvisning på Hjem-fanen.
Spørsmål om produktdelsummer åpnes i utformingsvisning. - Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Totalraden vises i utformingsrutenettet for spørringen.
Obs!
Selv om de har lignende navn, er ikke Totaler-raden i utformingsrutenettet og Total-raden i et dataark like:
- Du kan gruppere etter feltverdier ved hjelp av Totaler-raden i utformingsrutenettet.
- Du kan legge til en totalrad for dataark i resultatene av en totalverdispørring.
- Når du bruker Totaler-raden i utformingsrutenettet, må du velge en mengdefunksjon for hvert felt. Hvis du ikke vil utføre en beregning på et felt, kan du gruppere etter feltet.
- Velg Sum fra rullegardinlisten i totalraden i den andre kolonnen i utformingsrutenettet.
- Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Spørringen kjører, og viser deretter en liste over produkter med delsummer.
- Trykk CTRL+S for å lagre spørringen. La spørringen være åpen.
Hvis du vil ha mer informasjon, se Vise totalsummer for kolonner i et dataark ved hjelp av en Totaler-rad.
Utføre beregninger basert på dataene
Du bruker vanligvis ikke tabeller til å lagre beregnede verdier, for eksempel delsummer, selv om de er basert på data i samme database, fordi beregnede verdier kan bli utdatert hvis verdiene de er basert på, endres. Du ville for eksempel ikke lagret noens alder i en tabell, fordi du måtte oppdatere verdien hvert år. I stedet lagrer du personens fødselsdato og bruker en spørring til å beregne personens alder.
Hvis du for eksempel har en database for noen produkter du vil selge. Denne databasen har en tabell kalt Ordredetaljer, som inneholder informasjon om produktene i felt, for eksempel pris på hvert produkt og antall. Du kan beregne delsummen ved hjelp av en spørring som multipliserer antallet for hvert produkt med enhetsprisen for det produktet, multipliserer antallet for hvert produkt med enhetsprisen og rabatten for det produktet, og deretter trekker totalrabatten fra den totale enhetsprisen. Hvis du opprettet eksempeldatabasen i forrige eksempel, åpner du den og følger med:
- Klikk Spørringsutforming i kategorien Opprett.
- Dobbeltklikk Ordredetaljer på Tabeller-fanen.
- Dobbeltklikk Produkt-ID i Ordredetaljer-tabellen for å legge til dette feltet i den første kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.
- Høyreklikk Felt-raden i den andre kolonnen i rutenettet, og klikk deretter Zoom på hurtigmenyen.
- Skriv eller lim inn følgende i Zoom-boksen : Delsum: ([Antall]*[Enhetspris])-([Antall]*[Enhetspris]*[Rabatt])
- Klikk på OK.
- Klikk Kjør på fanen Spørringsutforming. Spørringen kjører, og viser deretter en liste over produkter og delsummer per ordre.
- Trykk CTRL+S for å lagre spørringen, og gi deretter spørringen navnet Produkt delsummer.
Hvis du vil ha mer informasjon, se Vise totalsummer for kolonner i et dataark ved hjelp av en Totaler-rad.
Vise summerte eller aggregerte data
Når du bruker tabeller til å registrere transaksjoner eller lagrer numeriske data som forekommer regelmessig, er det nyttig å kunne vise disse dataene aggregert, for eksempel summer eller gjennomsnitt. I Access kan du legge til en totalrad i et dataark. Totalrad er en rad nederst i dataarket som kan vise en løpende sum eller en annen samlet verdi.
- Kjør produktdelsummer-spørringen du opprettet tidligere, og la resultatene være åpne i dataarkvisning.
- Klikk Totaler på fanen Hjem. En ny rad vises nederst i dataarket, med ordet Total i den første kolonnen.
- Klikk cellen i den siste raden i dataarket kalt Total.
- Klikk pilen for å vise de tilgjengelige mengdefunksjonene. Siden kolonnen inneholder tekstdata, er det bare to valg: Ingen og Antall.
- Velg Antall. Innholdet i cellen endres fra total til antall kolonneverdier.
- Klikk tilstøtende celle (andre kolonne). Vær oppmerksom på at det vises en pil i cellen.
- Klikk pilen, og klikk deretter Summer. Feltet viser en sum av kolonneverdiene.
- La spørringen være åpen i dataarkvisning.
Opprette en krysstabellspørring
La oss nå si at du ønsker å gå gjennom delsummer for produkter, men du vil også aggregere etter måned, slik at hver rad viser delsummer for et produkt og hver kolonne viser delsummer for produkter for en måned. Hvis du vil vise delsummer for et produkt og vise produktdelsummer for en måned, bruker du en krysstabellspørring.
Du kan endre produktdelsummer-spørringen på nytt, slik at spørringen returnerer rader med produktdelsummer og kolonner med månedlige delsummer.
- Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.
- Klikk Legg til tabeller i Spørringsoppsett-gruppen.
- Dobbeltklikk Ordrer, og klikk deretter Lukk.
- Klikk Krysstabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. I utformingsrutenettet er Vis-raden skjult, og Krysstabell-raden vises.
- Høyreklikk Felt-raden i den tredje kolonnen i utformingsrutenettet, og klikk deretter Zoom på hurtigmenyen. Zoom-boksen åpnes.
- Skriv eller lim inn følgende i Zoom-boksen : Måned: "Måned" & DatePart("m"; [Ordredato])
- Klikk på OK.
- Velg følgende verdier fra rullegardinlisten i krysstabellraden : Radoverskrift for den første kolonnen, verdi for den andre kolonnen og Kolonneoverskrift for den tredje kolonnen.
- Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming. Spørringen kjører og viser deretter produktdelsummer, aggregert etter måned.
- Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.
Hvis du vil ha mer informasjon om krysstabellspørringer, kan du se Gjøre det enklere å lese sammendragsdata ved bruk av en krysstabellspørring.
Opprette en lag tabell-spørring
Du kan bruke en lag-tabell-spørring til å opprette en ny tabell fra data som er lagret i andre tabeller.
Anta for eksempel at du vil sende data for Chicago-ordrer til en forretningspartner i Chicago som bruker Access til å klargjøre rapporter. I stedet for å sende alle ordredataene, vil du begrense dataene du sender, til data som er spesifikke for Chicago-ordrer.
Du kan bygge en utvalgsspørring som inneholder Chicago-ordredata, og deretter bruke utvalgsspørringen til å opprette den nye tabellen ved å bruke følgende fremgangsmåte:
Åpne eksempeldatabasen fra forrige eksempel.
Hvis du vil kjøre en lag-tabell-spørring, må du kanskje aktivere innholdet i databasen.Obs!
Hvis det vises en melding nedenfor båndet om å aktivere databasen, klikker du **Aktiver innhold.**Hvis databasen allerede er på en klarert plassering, vil du ikke se meldingsfeltet.
Klikk Spørringsutforming i Spørring-gruppen på fanen Opprett.
Dobbeltklikk på Ordredetaljer og ordrer.
Dobbeltklikk Kunde-ID og Forsendelsessted i Ordrer-tabellen for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet.
Dobbeltklikk Ordre-ID, Produkt-ID, Antall, Enhetspris og Rabatt i tabellen Ordredetaljer for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet.
Fjern merket for Vis i kolonnen Send by i utformingsrutenettet. I Vilkår-raden skriver du inn «Chicago » (inkluder de enkle anførselstegnene). Bekreft spørringsresultatene før du bruker dem til å opprette tabellen.
Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Trykk Ctrl + S for å lagre spørringen.
Skriv inn Chicago Orders-spørring i Spørringsnavn-boksen, og klikk deretter OK.
Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.
Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Skriv inn Chicago-ordrer i Tabellnavn-boksen i dialogboksen Lag tabell, og klikk deretter OK.
Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Klikk Ja i bekreftelsesdialogboksen, og se den nye tabellen vises i navigasjonsruten.
Obs!
Hvis det allerede finnes en tabell med samme navn som du har angitt, sletter Access denne tabellen før spørringen kjøres.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker lag tabell-spørringer, kan du se Opprette en lag tabell-spørring.
Opprette en tilføyingsspørring
Du kan bruke en tilføyingsspørring til å hente data fra én eller flere tabeller, og legge disse dataene til en annen tabell.
Anta for eksempel at du har opprettet en tabell for å dele den med en forretningsforbindelse fra Chicago, men du oppdager at medarbeideren også arbeider med kunder i Milwaukee-området. Du vil legge til rader som inneholder Milwaukee-områdedata i tabellen før du deler tabellen med en annen medarbeider. Du kan legge til Milwaukee-områdedata i Chicago-ordretabellen ved å bruke følgende fremgangsmåte:
- Åpne spørringen «Chicago Orders Query» som du opprettet tidligere i utformingsvisning.
- Klikk Tilføy i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. Dialogboksen Tilføy åpnes.
- Klikk pilen i Tabellnavn-boksen i dialogboksen Tilføyd, velg Chicago-ordrer fra rullegardinlisten, og klikk deretter OK.
- I utformingsrutenettet, i Vilkår-raden i kolonnen Send by, sletter du «Chicago», og deretter skriver du inn «Milwaukee».
- Velg det aktuelle feltet for hver kolonne i Tilføy til-raden .
I dette eksemplet må verdiene i Tilføy til-raden samsvare med radverdiene i feltet , men det er ikke nødvendig for at tilføyingsspørringer skal fungere. - Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Obs!
Når du kjører en spørring som returnerer en stor mengde data, kan det hende du får en feilmelding om at du ikke kan angre spørringen. Prøv å øke grensen for minnesegmentet til 3 MB slik at spørringen kan utføres.
Hvis du vil ha mer informasjon om tilføyingsspørringer, kan du se Legge til poster i en tabell ved å bruke en tilføyingsspørring.
Opprette en oppdateringsspørring
Du kan bruke en oppdateringsspørring til å endre dataene i tabellene, og du kan bruke en oppdateringsspørring til å angi vilkår for å angi hvilke rader som skal oppdateres. En oppdateringsspørring gir deg mulighet til å gjennomgå de oppdaterte dataene før du utfører oppdateringen.
Viktig
En handlingsspørring kan ikke angres. Du bør vurdere å lage en sikkerhetskopi av tabeller som du oppdaterer, ved hjelp av en oppdateringsspørring.
I det forrige eksemplet la du til rader i Chicago-ordretabellen. Produkt-ID-feltet viser den numeriske produkt-ID-en i Chicago-ordretabellen. Hvis du vil gjøre dataene mer nyttige i rapporter, kan du erstatte produkt-ID-ene med produktnavn. Bruk følgende fremgangsmåte:
Åpne Chicago-ordretabellen i utformingsvisning.
Endre datatypen fra Tall til Tekst i Produkt-ID-raden.
Lagre og lukk Chicago-ordretabellen.
Klikk Spørringsutforming i Spørring-gruppen på fanen Opprett.
Dobbeltklikk Chicago-ordrer og -produkter.
Klikk Oppdater i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.
I utformingsrutenettet forsvinner Sorter og Vis-radene , og Oppdater til-raden vises.
Dobbeltklikk Produkt-ID i Chicago-ordretabellen for å legge til dette feltet i utformingsrutenettet.
I utformingsrutenettet, i Oppdater til-raden i Produkt-ID-kolonnen , skriver eller limer du inn følgende: [Products].[ Produktnavn]
Tips
Du kan bruke en oppdateringsspørring til å slette feltverdier ved å bruke en tom streng (""") eller NULL i Oppdater til-raden .
I Vilkår-raden skriver eller limer du inn følgende: [Produkt-ID] Lik ([Produkter].[ ID])
Du kan se hvilke verdier som blir endret av en oppdateringsspørring ved å vise spørringen i dataarkvisning.
Klikk Vis>dataarkvisning på Utforming-fanen. Spørringen returnerer en liste over produkt-ID-er som vil bli oppdatert.
Klikk Kjør på fanen Spørringsutforming.
Når du åpner Chicago-ordretabellen, ser du at de numeriske verdiene i feltet Produkt-ID er erstattet med produktnavnene fra Produkter-tabellen.
Hvis du vil ha mer informasjon om oppdateringsspørringer, kan du se Opprette og kjøre en oppdateringsspørring.
Opprette en slettespørring
Du kan bruke en slettespørring til å slette data fra tabellene, og du kan bruke en slettespørring til å angi vilkår for å angi hvilke rader som skal slettes. En slettespørring gir deg muligheten til å gå gjennom radene som skal slettes, før du utfører slettingen.
La oss for eksempel si at mens du forberedte å sende Chicago-ordretabellen fra forrige eksempel til en forretningsforbindelse i Chicago, la du merke til at noen av radene inneholder en rekke tomme felt. Du bestemte deg for å fjerne disse radene før du sender tabellen. Du kunne bare åpne tabellen og slette radene manuelt, men hvis du har mange rader som skal slettes, og du har klare vilkår for hvilke rader som skal slettes, kan det være nyttig å bruke en slettespørring.
Du kan bruke en spørring til å slette rader i Chicago-ordretabellen som ikke har en verdi for ordre-ID, ved å bruke følgende fremgangsmåte:
- Klikk Spørringsutforming i kategorien Opprett.
- Dobbeltklikk Chicago-ordrer.
- Klikk Slett i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. I utformingsrutenettet forsvinner Sorter og Vis-radene , og Slett-raden vises.
- I Chicago-ordretabellen dobbeltklikker du Ordre-ID for å legge den til rutenettet.
- Skriv inn Is Null i Vilkår-raden i kolonnen Ordre-ID i utformingsrutenettet.
- Klikk Kjør i Resultater-gruppen på fanen Spørringsutforming.
Hvis du vil ha mer informasjon om slettespørringer, kan du se Opprette og kjøre en slettespørring.