Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Filtre reduserer mengden data som returneres ved å velge elementer basert på operasjoner (for eksempel større enn eller mindre enn) og samsvarende data. Når du oppretter en filtrert visning, bør den første indekserte kolonnen i filteruttrykket redusere datasettet mest. For eksempel kan filtrering på et tilstands- eller datofelt redusere et datasett betydelig. Hvis du har 15 000 elementer, vil du at den første indeksen skal returnere mindre enn 5000 elementer. Selv om datasettet ikke har over 5000 elementer, er det fortsatt god praksis.

SharePoint velger den første indekserte kolonnen i en spørring, og bruker deretter resten av kolonnene for å velge dataene. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan eller kan ikke bli indeksert. Visningen bruker ikke disse indeksene, selv om resultatet av den filtrerte visningen returnerer mindre enn terskelen for listevisning.

Du har for eksempel en spørring: størrelse = stor OG farge = rød. Størrelsen er ikke indeksert i listen, men det er fargen. Så lenge det er færre enn 5000 "røde" elementer i listen, lykkes spørringen i en stor liste. Hvis du imidlertid har en spørringsstørrelse = stor ELLER farge = rød og selv om databasen kan finne alle de røde elementene, må den skanne hele listen for å finne alle de store elementene. Spørringen er begrenset hvis fler enn 5000 elementer returneres.

Hvis du bruker to eller flere kolonner i filteruttrykket, bør den fastsettende indeksen eller indeksene bruke en AND-operator. Hvis du for eksempel vil returnere hunder fra en stor liste over dyr. Du har en ikke-indeksert kolonne kalt Arter der du har Hund som en verdi. Hvis du bare spør etter arter = hund, blir spørringen begrenset. Hvis du imidlertid har en indeksert kolonne kalt Klasse, blir spørringen klasse = pattedyr og arter = hund. Du kan også søke etter katter og hunder med spørringen Class = Mammals AND (Species = DOG OR Species = Cats). Den andre spørringen velger alle pattedyr, og filtrerer deretter til Hunder og Katter.

Hvis kolonnene du skal bruke til å filtrere, ikke har indekser, kan du begynne med å opprette indekser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en indeks i en SharePoint-kolonne.

Du kan bruke kolonner til å filtrere dataene i listen, noe som oppretter en visning. Deretter kan du redigere visningen og slette filtre. Skjulte kolonner kan også brukes til å sortere listen, selv om de ikke vises.

Opprette en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Klikk på overskriften til kolonnen du vil filtrere etter, og velg Filtrer fra menyalternativene.

   

2. Velg kolonneverdien(e) du vil filtrere listen etter, i filterruten som åpnes på høyre side av siden. Når du er ferdig, velger du Bruk-knappen .
   
   
   
   Nå skal du legge merke til at kolonneoverskriften har et filterikon ved siden av seg, for å angi at listen filtreres etter verdier i denne kolonnen.
   
   
   
   Hvis du vil lære mer om filtreringsruten og hvordan du filtrerer etter verdier som er lagret i flere forskjellige kolonner, kan du lese Hva er ruten for liste- og bibliotekfiltre?

3. Gjenta trinn 1 og 2 for eventuelle andre kolonner du vil filtrere etter.

4. Se på Visninger-menyen øverst til høyre i listen eller biblioteket. Du bør legge merke til navnet på gjeldende visning, med en stjerne (*) ved siden av den, som angir at visningen ikke er lagret. Hvis du vil opprette en ny visning, velger du navnet på gjeldende visning, og deretter velger du Lagre visning som fra menyalternativene.
   
   

5. Skriv inn et nytt navn for visningen i Lagre som-boksen som vises. (Hvis du vil at alle skal kunne se visningen, lar du gjøre dette til en offentlig visning valgt. Ellers fjerner du merket for dette valget for å gjøre visningen synlig bare for deg.) Klikk Lagre-knappen for å opprette den nye visningen.
   
   
   
   Nå skal du kunne se en filtrert visning av listen eller biblioteket med det tilordnede navnet.

   Obs!: Det er mulig å filtrere listen eller biblioteket uten å lagre det som en visning. 

Fjerne et filter

Gjeldende filtre vises under tittelen på listen. Hvis du vil fjerne et filter, velger du filteret under tittelen på listen. Hvis du vil fjerne alle filtre samtidig, velger du Fjern filtre til høyre.  

Endre en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Gjør en ytterligere endring i visningen, for eksempel sortering, gruppering eller tillegg av filtre.

2. Følg instruksjonene i trinn 3 og 4 ovenfor, men denne gangen endrer du ikke navnet på visningen. Klikk på Lagre-knappen. Dette oppdaterer den eksisterende visningen.

Endre en visning i redigeringsprogrammet for klassisk visning

1. Rull ned til Filtre-delen , og velg Vis elementer bare når følgende er sant.

2. Legg til setninger for å definere hvilken kolonne eller kolonner du vil filtrere etter.

   

   Hvis du har Eller-setninger , angir du dem først. Legg deretter til eventuelle nødvendige Og-setninger .

3. Hvis du trenger å legge til en annen oppføring i filterdefinisjonen, velger du Vis flere kolonner nederst til høyre. Du kan ha opptil 10 setninger i en filterdefinisjon.

   

4. Når du er ferdig, velger du OK øverst eller nederst på siden for å lagre visningen.

   Rediger visning-siden lukkes og erstattes av visningen du har definert.

For at en visning skal filtrere raskt gjennom mange elementer, må den første kolonnen i filteret indekseres. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan og kan ikke være indeksert, men visningen bruker ikke disse indeksene. Den første kolonnen i filteret skal returnere færre elementer enn terskelen for listevisning.

Hvis den første kolonnen i filteret returnerer flere elementer enn terskelen for listevisning, kan du bruke et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtrert visning som bruker to eller flere kolonner, kan du bruke AND-operatoren til å begrense det totale antallet elementer som returneres. Men selv i dette tilfellet må du angi den første kolonnen i filteret som kolonnen som mest sannsynlig returnerer mindre data. Bruk av filter OR vil nesten alltid øke antall elementer som returneres, og vil ikke være effektivt i disse tilfellene.

Hvis du vil finne ut mer om visninger, kan du se Opprett, endre eller slette en visning av en liste eller bibliotek.

Det finnes to nøkkelord du kan bruke til å filtrere basert på den gjeldende dagen [Today], eller den gjeldende brukeren [Me]. Disse er dynamiske siden de endres med brukeren eller datoen.

Bruk av [Me] kan være nyttig når du bare vil se dokumentene i et stort bibliotek. [Me] opererer med personbaserte kolonner, for eksempel Opprettet av eller Endret av. For å se alle dokumenter du har opprettet, kan du for eksempel angi et filter med kolonnen Opprettet av lik [Me]. Hvis du er en redaktør og ønsker å se de siste filene du jobbet med, kan du angi et filter på kolonnen Endret av til er lik [Me]. Hvis du vil se begge, kan du opprette to filtre tilknyttet med Eller.

Nøkkelordet [Today] fungerer på datobaserte kolonner. Du kan bruke matematikk for å få et utvalg som endres med dagens dato. Hvis du for eksempel vil se alle dokumenter som ble endret over de siste 30 dagene, kan du opprette et filter på datokolonnen som er større enn eller lik [Today] – 30. Hvis du vil utelukke den gjeldende dagen, kan du angi enda et filter på datokolonnen til mindre enn [Today] og koble dem sammen med And.

Du kan filtrere en SharePoint-liste som har en metadatakolonne. 

Legge til en metadatakolonne i listen

Gå til listen, og velg +Legg til kolonne.

Velg Mer... velg alternativknappen forvaltede metadata , og velg deretter OK.

Når du har opprettet en kolonne for forvaltede metadata og lagt til elementer i listen, kan du også bruke metadatakoder ved å klikke merkeikonet i ruten rediger listeelement.

Bruk metadatakoder i trevisningsruten .

Filtrer etter koder for forvaltede metadata

1. Velg filterikonet for å få tilgang til filterruten.

   

   Obs!: Du kan velge trevisningsalternativet fra rullegardinlisten øverst i ruten, som gir en hierarkisk visning av vilkårene som er knyttet til den valgte kolonnen.

2. Velg metadatakodene du vil filtrere etter.

   

3. Hvis du har minst fem verdier definert i kolonnen Forvaltede metadata, velger du koblingen Se alle for å vise filterruten.

   

4. Kontroller metadatakodene du vil filtrere etter, og velg Bruk.

Nedenfor finner du noen forslag til vanlig visninger som fungerer godt sammen med indekserte kolonner:

Filtrer etter:	Indekser følgende:	Eksempel:
Elementer som nylig er endret	Endret-kolonne	Bruk filteret for bare å vise elementer som er endret den siste uken, Endret er større enn[I dag] -7.
Nye elementer	Opprettet-kolonne	Hvis du vil opprette en visning bare av elementer som ble lagt til den siste uken, kan du bruke filteret Opprettet er større enn[I dag] -7.
Mine elementer	Opprettet av-kolonne	Hvis du vil opprette en visning av bare elementer som du har lagt til, kan du bruke filteret Opprettet av er lik [Meg].
Elementer som forfaller i dag	Forfallsdato-kolonne (opprettet av deg i en liste eller bibliotek)	Hvis du vil opprette en visning av bare elementer med en forfallsdato i dag, kan du bruke filteret Forfallsdato er lik [I dag].
Oppdateringer av diskusjonstavle	Sist oppdatert-kolonne	Hvis du vil opprette en visning bare av de diskusjonene som ble oppdatert i den siste måneden, bruker du filteret Sist oppdatert er større enn [I dag]-30.
Arkiver filer i et dokumentbibliotek	Endringsdato	Hvis du vil opprette en visning av dokumenter som ikke er endret siden 2016 (som du deretter vil arkivere), kan du bruke filteret Endringsdato er mindre enn 31. desember 2016.
Finn et delsett av økonomiske data	Område, År (som to enkle indekser)	Hvis du vil opprette en visning av økonomiske data for det nordøstlige området i 2015, kan du bruke filteret Området er lik «NØ» OG år er lik 2015 fordi kolonnen for Området sannsynligvis har færre verdier enn År-kolonnen.
Metadata	Kolonne for forvaltede metadata	Hvis du vil opprette en visning av forvaltede metadata, bruker du et filter basert på metadatakoder som du definerer i ruten for liste- og bibliotekfiltre. Hvis du vil ha informasjon, kan du se Ruten For liste- og bibliotekfiltre?

Kolonnetyper som støttes En enkelt linje med tekst Valg (enkeltverdi) Tall Valuta Dato og klokkeslett Person eller gruppe (enkeltverdi) Forvaltede metadata Ja/Nei Oppslag

Kolonnetyper som ikke støttes Flere linjer med tekst Valg (flere verdier) Beregnet Hyperkobling eller bilde Egendefinerte kolonner Person eller gruppe (flere verdier) Eksterne data

Filtre reduserer mengden data som returneres ved å velge elementer basert på operasjoner (for eksempel større enn eller mindre enn) og samsvarende data. Når du oppretter en filtrert visning, bør den første indekserte kolonnen i filteruttrykket redusere datasettet mest. For eksempel kan filtrering på et tilstands- eller datofelt redusere et datasett betydelig. Hvis du har 15 000 elementer, vil du at den første indeksen skal returnere mindre enn 5000 elementer. Det er fremdeles god praksis, selv om datasettet ikke har over 5000 elementer.

SharePoint velger den første indekserte kolonnen i en spørring, og bruker deretter resten av kolonnene for å velge dataene. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan eller kan ikke bli indeksert. Visningen bruker ikke disse indeksene, selv om resultatet av den filtrerte visningen returnerer mindre enn terskelen for listevisning.

Du har for eksempel en spørring: størrelse = stor OG farge = rød. Størrelsen er ikke indeksert i listen, men det er fargen. Så lenge det er færre enn 5000 "røde" elementer i listen, lykkes spørringen i en stor liste. Hvis du imidlertid har en spørringsstørrelse = stor ELLER farge = rød og selv om databasen kan finne alle de røde elementene, må den skanne hele listen for å finne alle de store elementene. Spørringen er begrenset hvis fler enn 5000 elementer returneres.

Hvis du bruker to eller flere kolonner i filteruttrykket, bør den fastsettende indeksen eller indeksene bruke en AND-operator. Hvis du for eksempel vil returnere hunder fra en stor liste over dyr. Du har en ikke-indeksert kolonne kalt Arter der du har Hund som en verdi. Hvis du bare spør etter arter = hund, blir spørringen begrenset. Hvis du imidlertid har en indeksert kolonne kalt Klasse, blir spørringen klasse = pattedyr og arter = hund. Du kan også søke etter katter og hunder med spørringen Class = Mammals AND (Species = DOG OR Species = Cats). Den andre spørringen velger alle pattedyr, og filtrerer deretter til Hunder og Katter.

Hvis kolonnene du skal bruke til å filtrere, ikke har indekser, må du begynne med å opprette indekser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en indeks i en SharePoint-kolonne.

Når du har indeksert en kolonne, kan du legge den til i en visning når du oppretter eller endrer en visning, og deretter bruke den til å filtrere visningen. Før du oppretter en visning, kan det hende du ønsker å legge til flere kolonner i listen for å gi mer fleksibilitet for sortering, gruppering og filtrering. Du kan velge kolonner som er i datasettet, men som ikke vises, for filtrering og sortering.

Opprette en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Klikk fanen Liste eller Bibliotek , og klikk deretter Opprett visning.
   
   

2. På Visningstype-siden klikker du visningen du vil bruke. Hvis du er usikker, velger du Standardvisning.

   

3. Skriv inn et Visningsnavn.

   

4. Rediger nettadressen for visningen, eller godta standardvalget. Du kan komme tilbake og endre dette senere.

5. I delen Filter klikker du Vis elementer bare når følgende er sant, og deretter velger du hvordan du vil filtrere elementene basert på én av kolonnene som er indeksert.

   Hvis du vil opprette en visning av elementer som er endret i dag, kan du for eksempel velge Endret (indeksert)-kolonnen og Er lik-betingelsen og deretter skrive inn [I dag].

   

   Obs!: Hvis du ikke ser noen kolonner som viser (Indeksert) etter navnet, har du ingen indekserte kolonner tilgjengelige for listen eller biblioteket. Du må først opprette en enkel eller sammensatt indeks.

6. Hvis du vil begrense antall elementer som vises på hver side, ruller du ned til Elementgrense og angir Antall elementer som skal vises-verdien. Når du oppretter en visning, er standard antall elementer som skal vises 30.

   

7. Du kan velge mellom to alternativer når du definerer en elementgrense på en side:

   • Vise elementer i bunker med den angitte størrelsen, som oppretter en side-ved-side-visning av dataene som er nyttig når du blar i elementer på en ikke-interaktiv måte.

     Når det finnes flere elementer enn grenseinnstillingen, vil visningen sideveksles.

     

   • Begrense totalt antall elementer som returneres til angitt mengde, oppretter en streng grense som kan eller ikke kan returnere hele resultatet av filtreringen din. Dette kan være nyttig når du tester visningen, oppretter en prototype, eller når du bare vil hente de høyeste verdiene i en visning.

8. Du kan velge Forhåndsvisningsrute under Stil for å se all informasjonen fra elementene i listen i et loddrett ruteformat. Forhåndsvisningsruten er en av visningsstilene du kan velge under Stil, når du redigerer eller oppretter en visning.

   

   Du kan navigere dataene raskere når du holder musepekeren over elementtittelen i et rulleområde på venstre side av siden for å se alle kolonneverdiene av gjeldende element loddrett oppført på høyre side av siden. Færre opprinnelige data vises, og dette bidrar til å se visningen raskere. Denne stilen er også svært nyttig når listen er bred eller har mange kolonner og krever vannrett rulling for å se dataene.

   

9. Klikk på OK.

Det finnes flere trinn du kan gjøre med en visning, men dette er nok til å vise data som har overskredet terskelen for listevisning hvis du blokkeres. Du kan også sortere, eller gruppere etter, angi totaler, utvide mapper, og optimalisere visningen med en mobil enhet.

Endre en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Klikk fanen Liste eller Bibliotek , velg visningen under Gjeldende visning, og klikk deretter Endre visning.
   
   

2. Rull ned til Visninger-avsnittet, og klikk deretter vis.

3. Du kan endre innstillingene som beskrevet i trinn fem til og med ni, i prosedyren Opprett visning ovenfor.

4. Klikk på OK.

For at en visning skal filtrere raskt gjennom mange elementer, må den første kolonnen i filteret indekseres. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan og kan ikke være indeksert, men visningen bruker ikke disse indeksene. Den første kolonnen i filteret skal returnere færre elementer enn terskelen for listevisning.

Hvis den første kolonnen i filteret returnerer flere elementer enn terskelen for listevisning, kan du bruke et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtrert visning som bruker to eller flere kolonner, kan du bruke AND-operatoren til å begrense det totale antallet elementer som returneres. Men selv i dette tilfellet må du angi den første kolonnen i filteret som kolonnen som mest sannsynlig returnerer mindre data. Bruk av filter OR vil nesten alltid øke antall elementer som returneres, og vil ikke være effektivt i disse tilfellene.

Hvis du vil finne ut mer om visninger, kan du se Opprett, endre eller slette en visning av en liste eller bibliotek.

Det finnes to nøkkelord du kan bruke til å filtrere basert på den gjeldende dagen [Today], eller den gjeldende brukeren [Me]. Disse er dynamiske siden de endres med brukeren eller datoen.

Bruk av [Me] kan være nyttig når du bare vil se dokumentene i et stort bibliotek. [Me] opererer med personbaserte kolonner, for eksempel Opprettet av eller Endret av. For å se alle dokumenter du har opprettet, kan du for eksempel angi et filter med kolonnen Opprettet av lik [Me]. Hvis du er en redaktør og ønsker å se de siste filene du jobbet med, kan du angi et filter på kolonnen Endret av til er lik [Me]. Hvis du vil se begge, kan du opprette to filtre tilknyttet med Eller.

Nøkkelordet [Today] fungerer på datobaserte kolonner. Du kan bruke matematikk for å få et utvalg som endres med dagens dato. Hvis du for eksempel vil se alle dokumenter som ble endret over de siste 30 dagene, kan du opprette et filter på datokolonnen som er større enn eller lik [Today] – 30. Hvis du vil utelukke den gjeldende dagen, kan du angi enda et filter på datokolonnen til mindre enn [Today] og koble dem sammen med And.

Du kan filtrere en SharePoint-liste som har en metadatakolonne. 

Legge til en metadatakolonne i listen

Gå til listen, og velg +Legg til kolonne.

Velg Mer... velg alternativknappen forvaltede metadata , og velg deretter OK.

Når du har opprettet en kolonne for forvaltede metadata og lagt til elementer i listen, kan du også bruke metadatakoder ved å klikke merkeikonet i ruten rediger listeelement.

Bruk metadatakoder i trevisningsruten .

Filtrer etter koder for forvaltede metadata

1. Velg filterikonet for å få tilgang til filterruten.

   

   Obs!: Du kan velge trevisningsalternativet fra rullegardinlisten øverst i ruten, som gir en hierarkisk visning av vilkårene som er knyttet til den valgte kolonnen.

2. Velg metadatakodene du vil filtrere etter.

   

3. Hvis du har minst fem verdier definert i kolonnen Forvaltede metadata, velger du koblingen Se alle for å vise filterruten.

   

4. Kontroller metadatakodene du vil filtrere etter, og velg Bruk.

Nedenfor finner du noen forslag til vanlig visninger som fungerer godt sammen med indekserte kolonner:

Filtrer etter:	Indekser følgende:	Eksempel:
Elementer som nylig er endret	Endret-kolonne	Bruk filteret for bare å vise elementer som er endret den siste uken, Endret er større enn[I dag] -7.
Nye elementer	Opprettet-kolonne	Hvis du vil opprette en visning bare av elementer som ble lagt til den siste uken, kan du bruke filteret Opprettet er større enn[I dag] -7.
Mine elementer	Opprettet av-kolonne	Hvis du vil opprette en visning av bare elementer som du har lagt til, kan du bruke filteret Opprettet av er lik [Meg].
Elementer som forfaller i dag	Forfallsdato-kolonne (opprettet av deg i en liste eller bibliotek)	Hvis du vil opprette en visning av bare elementer med en forfallsdato i dag, kan du bruke filteret Forfallsdato er lik [I dag].
Oppdateringer av diskusjonstavle	Sist oppdatert-kolonne	Hvis du vil opprette en visning bare av de diskusjonene som ble oppdatert i den siste måneden, bruker du filteret Sist oppdatert er større enn [I dag]-30.
Arkiver filer i et dokumentbibliotek	Endringsdato	Hvis du vil opprette en visning av dokumenter som ikke er endret siden 2016 (som du deretter vil arkivere), kan du bruke filteret Endringsdato er mindre enn 31. desember 2016.
Finn et delsett av økonomiske data	Område, År (som to enkle indekser)	Hvis du vil opprette en visning av økonomiske data for det nordøstlige området i 2015, kan du bruke filteret Området er lik «NØ» OG år er lik 2015 fordi kolonnen for Området sannsynligvis har færre verdier enn År-kolonnen.
Metadata	Kolonne for forvaltede metadata	Hvis du vil opprette en visning av forvaltede metadata, bruker du et filter basert på metadatakoder som du definerer i ruten for liste- og bibliotekfiltre. Hvis du vil ha informasjon, kan du se Ruten For liste- og bibliotekfiltre?

Kolonnetyper som støttes En enkelt linje med tekst Valg (enkeltverdi) Tall Valuta Dato og klokkeslett Person eller gruppe (enkeltverdi) Forvaltede metadata Ja/Nei Oppslag

Kolonnetyper som ikke støttes Flere linjer med tekst Valg (flere verdier) Beregnet Hyperkobling eller bilde Egendefinerte kolonner Person eller gruppe (flere verdier) Eksterne data