Koble og spore e-postmeldinger i Business Contact Manager

Det kan være en avskrekkende oppgave å holde oversikt over e-postmeldinger til og fra personer som er tilknyttet virksomheten, og når du mister oversikt over meldinger, kan du også miste salgs muligheter. Hvis du vil løse dette, gjør Business Contact Manager for Outlook et firma post i en virtuell e-postinnboksen ved at du kan koble e-postmeldinger til den.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kobler individuelle e-postmeldinger til Business Contact Manager for Outlook-poster og hvordan du konfigurerer e-postkobling og-sporing til automatisk å koble meldinger til oppføringer, inkludert forretnings prosjekter.

Viktig!:  Hvis det finnes flere brukere av databasen, kan brukere som har tilgang til databasen, se koblede e-postmeldinger.

Hva vil du gjøre?

Koble individuelle e-postmeldinger til poster

Koble e-postmeldinger til poster automatisk

Deaktivere kobling og sporing av e-post

Forstå person vern-og sikkerhets problemer med e-postkobling og-sporing i en delt database

Slette e-postmeldinger fra en oppføring

Koble e-postmeldinger til poster

Du kan koble e-postmeldinger til Konto og Forretningskontakt oppførings typer og forretnings prosjekter. Og deretter kan du vise meldingene som er koblet til posten, ved hjelp av noen få klikk.

Når du kobler forretnings kontakter og forretnings prosjekter til en konto, kan du også vise e-postmeldingene som er koblet til hver forretnings kontakt og forretnings prosjekt i kommunikasjons loggen for forretnings forbindelses oppføringen.

Koble e-postmeldinger til poster automatisk

Med funksjonen for kobling og sporing av e-post kan du automatisk koble og spore e-postmeldinger fra kontoene og forretnings kontaktene dine, lese gamle, og til og med se gjennom meldingene du har sendt til dem. Du kan også automatisk koble e-postmeldinger etter emne til forretnings prosjekter.

Øverst på siden

Koble individuelle e-postmeldinger til poster

E-postmeldingene du kobler til en forretnings forbindelses-, forretnings kontakt-eller forretnings prosjekt oppføring, forblir i Outlook. E-postmeldingene er også oppført i kommunikasjons loggen for posten og Kommunikasjonslogg-mappe av Business Contact Manager for Outlook.

Fire KB i meldingen er lagret i Business Contact Manager-databasen, slik at du fremdeles har tilgang til hele eller deler av meldingen, selv om den slettes fra Outlook. Hvis den opprinnelige meldingen var større enn 4 KB, får du bare tilgang til en del av meldingen hvis den slettes fra Outlook.

  1. Klikk eller åpne e-postmeldingen du vil koble til en oppføring, i Outlook.

  2. Klikk Koble til oppføringi firma -gruppen på båndet.

  3. Klikk typen oppføring du vil finne, i listen element type i dialog boksen Koble til Business Contact Manager-oppføring .

    Obs!:  Hvis du velger en salgs mulighets oppføring, er e-postmeldingen faktisk koblet til forretnings forbindelsen eller forretnings kontakten for salgs mulighets oppføringen.

  4. Klikk en oppføring i listen over oppføringer.

    Hvis du vil koble elementet til mer enn én oppføring, velger du disse postene.

Hvordan velger jeg flere oppføringer?

Hvis du vil merke oppføringer som står ved siden av hverandre, holder du nede SKIFT mens du klikker den første og siste oppføringer i gruppen du vil legge til. Hvis du vil merke oppføringer som ikke står ved siden av hverandre, holder du nede CTRL mens du klikker de individuelle oppføringene. Hvis du vil merke alle oppføringer, klikker du en av dem, og deretter trykker du CTRL+A.

  1. Klikk Koble tilunder koblede oppføringer.

    Postene du valgte, vises i boksen kobling til .

  2. Klikk OK.

Vise e-postmeldinger som er koblet til en oppføring

Hvis du vil se e-postmeldingene som er koblet til en oppføring, åpner du posten, og deretter klikker du historikk -fanen.

E-postmeldingene, i tillegg til eventuelle andre kommunikasjons Logg elementer som er koblet til posten, vises.

Hvis du vil ha informasjon om andre kommunikasjons Logg elementer, kan du se spore kommunikasjon med kunder i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Koble e-postmeldinger til poster automatisk

Når du aktiverer E-post-kobling og -sporing, kobles eventuelle nye e-postmeldinger til eller fra valgte e-postadresser automatisk til poster.

Du kan også søke etter tidligere e-postmeldinger og koble dem til poster.

Meldingene vises i kommunikasjons loggen for posten som inneholder den valgte e-postadressen.

Hvis du kobler til fra en e-postmelding, og det ikke finnes noen eksisterende Business Contact Manager for Outlook post som Sams varer med e-postadressen, oppretter funksjonen kobling og sporing en ny forretnings kontakt oppføring og kobler e-postmeldingen til den.

Øverst på siden

Før kobling og sporing

Gjør følgende før du aktiverer kobling og sporing av e-post:

Bekreft at du har skrevet inn e-postadresser i Business Contact Manager for Outlook postene.

  1. Klikk én av følgende mapper under Business Contact Manager i navigasjonsruten for å vise arbeidsområdet:

    • Kontaktbehandling.

    • Salg.

    • Prosjektstyring.

  2. Klikk fanen som inneholder oppføringen du vil bruke, og dobbelt klikk deretter oppføringen for å åpne den.

  3. Kontroller at en e-postadresse er oppført i feltet e-postadresse .

Kontroller at Outlook er konfigurert til å lagre sendte meldinger til Sendte elementer -mappen.

Hvis du vil enkelt koble og spore utgående meldinger, lagrer du sendte meldinger i Sendte elementer -mappen.

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk Alternativer.

  3. Klikk e-post, og rull deretter til lagre meldinger -delen.

  4. Kontroller at det er merket av i avmerkings boksen ved siden av Lagre kopier av meldinger i sendte elementer-mappen . Hvis du også vil koble og spore videresendte meldinger, kontrollerer du at det er merket av for Lagre videresendte meldinger .

  5. Klikk OK.

For å beskytte person vernet ditt hvis du deler Business Contact Manager for Outlook-databasen med andre brukere, er ikke e-postmeldinger som er merket personlig, privat eller konfidensiell, ikke koblet og sporet.

Øverst på siden

Konfigurere kobling og sporing av e-post

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager , og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing .

  3. Merk av i avmerkings boksene ved siden av e-postadressene du vil koble og spore, i dialog boksen Behandle kobling og sporinge-post- fanen.

    Hvis en post inneholder mer enn én e-postadresse, vil oppføringen for forretnings forbindelsen eller forretnings kontakten være oppført mer enn én gang.

    Dialogboksen Behandle kobling og sporing.

  4. Fjern merket i avmerkings boksene ved siden av alle e-postadresser du ikke vil koble og spore.

  5. Klikk mapper -fanen.

    Alle mappene er valgt som standard.

    Obs!:  Hvis du har konfigurert Outlook-regler til å rute e-postmeldinger til forskjellige mapper, må du passe på at du velger disse mappene i kategorien mapper for å koble og spore disse meldingene.

  6. Klikk OK.

    Alle fremtidige e-postmeldinger til og fra de valgte adressene i de valgte mappene spores automatisk.

    Du kan også sette opp kobling og sporing fra en e-postmelding. Klikk eller åpne e-postmeldingen i innboksen. Klikk kobling & spori firma -gruppen på båndet. Velg e-postadressene i dialog boksen koblings & spor , og klikk deretter OK. Hvis det ikke er noen eksisterende Business Contact Manager for Outlook post som Sams varer med e-postadressen, oppretter kobling av en forretnings kontakt oppføring i e-postadressen.

Øverst på siden

Koble tidligere meldinger til forretnings forbindelser og forretnings kontakter

Hvis du vil koble meldinger du har mottatt, før du aktiverer e-postkobling og-sporing, kan Business Contact Manager for Outlook finne meldingene for deg og koble dem til forretnings forbindelsene og forretnings kontaktene dine.

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager , og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing .

  3. I dialog boksen Behandle kobling og sporing gjør du følgende, om nødvendig:

    • Merk av i avmerkings boksene for eventuelle forretnings forbindelser eller forretnings kontakter som har meldinger du vil finne og koble.

    • Fjern merket i avmerkings boksene ved siden av alle forretnings forbindelser eller forretnings kontakter som du ikke vil koble tidligere meldinger fra.

      Hvis en post inneholder mer enn én e-postadresse, vil oppføringen for forretnings forbindelsen eller forretnings kontakten være oppført mer enn én gang.

  4. Hvis du vil angi hvor Business Contact Manager for Outlook søker etter tidligere meldinger, merker du av for eller fjerner merket i avmerkings boksene ved siden av mappe navnene i mapper -fanen.

  5. Klikk Søk og koble.

    dialogboksen Behandle kobling og sporing med knappen Søk og koble uthevet.

  6. Hvis du vil utelate e-postmeldinger som er eldre enn en bestemt dato i dialog boksen Koble til eksisterende e-post , merker du av for Ignorer e-post eldre enn , og deretter klikker du en dato fra kalenderen.

  7. Klikk Start.

  8. Når søk og kobling er fullført, klikker du Lukk.

  9. Hvis det er nødvendig, endrer du valgene for fremtidige e-postmeldinger i dialog boksen Behandle kobling og sporing .

    Viktig!:  Hvis du klikker OK i dialog boksen Behandle kobling og sporing uten å endre de valgte e-postadressene og mappene, blir de fremtidige e-postmeldingene koblet og sporet basert på valgene du brukte for søk og kobling.

  10. Klikk OKi dialog boksen Behandle kobling og sporing .

Øverst på siden

Koble e-postmeldinger etter emne til forretnings prosjekter

Du kan koble e-postmeldinger til en forretnings prosjekt oppføring basert på emnet til e-postmeldingene. Hvis du vil ha mer informasjon om forretnings prosjekt poster, kan du se organisere forretnings prosjekter i Business Contact Manager.

Advarsel!:  Hvis du kobler meldinger til et forretnings prosjekt og deretter vil deaktivere kobling og sporing, må du deaktivere det for hvert unike e-postemne.

Hvis du vil ha informasjon, kan du se deaktivere e-postkobling og sporing etter emne senere i denne artikkelen.

  1. Klikk eller åpne e-postmeldingen du vil koble til forretnings prosjekt posten.

  2. Klikk kobling & spori firma -gruppen på båndet.

  3. Klikk fanen e-postemne i dialog boksen koblings & spor .

    Dialogboksen Koble og spore på fanen e-postemne med Forretningsprosjekt merket av.

  4. Merk av i boksen ved siden av prosjekt navnet du vil koble e-postmeldingen til.

  5. Klikk OK.

Til toppen av siden

Deaktivere kobling og sporing av e-post

Hvis du ikke lenger vil koble e-postmeldinger til poster automatisk, kan du deaktivere e-postkobling og-sporing.

Du vil kanskje deaktivere kobling og sporing av e-post hvis du deler databasen med kollegene dine, fordi de kan se alle koblede e-postmeldinger. Hvis du vil hindre at de bare ser de meldingene som allerede er koblet, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Øverst på siden

Deaktivere e-postkobling og-sporing for forretnings forbindelser og forretnings kontakter

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager , og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing .

  3. Klikk Fjern alt -knappen i både fanen e-post og mapper i dialog boksen Behandle kobling og sporing for å fjerne alle avmerkinger.

    Hvis du vil deaktivere kobling og sporing bare for bestemte poster, fjerner du merkene i boksene.

  4. Klikk OK.

    Obs!:  Hvis du deaktiverer e-postkobling og sporing, slutter det å koble fremtidige e-postmeldinger til postene dine. Hvis du vil fjerne e-postmeldinger som for øyeblikket er koblet til postene, må du slette dem etter at du har deaktivert e-postkobling og-sporing. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Øverst på siden

Deaktivere e-postkobling og-sporing etter emne

  1. In the Navigation Pane, under Business Contact Manager, click Project Management.

  2. Dobbelt klikk prosjektet du vil bruke, i kategorien forretnings prosjekter .

  3. Klikk Logg i Vis-gruppen på båndet.

  4. Høyre klikk e-postmeldingen med emnet du vil slutte å koble og spore, og klikk deretter koble & spor.

  5. Gjør følgende:

    • Deaktivere e-postkobling og-sporing for forretnings forbindelser og forretnings kontakter     Hvis det er nødvendig, klikker du Fjern alt for å slutte å koble og spore meldinger for forretnings forbindelser og forretnings kontakter på fanen e-postadresse .

    • Deaktivere kobling og sporing av e-post for forretnings prosjekter     Klikk kategorien e-postemne , og klikk deretter Fjern alle.

      Du kan deaktivere e-postkobling og-sporing for bare forretnings prosjekter, forretnings forbindelser og forretnings kontakter som er koblet til den valgte meldingen. Hvis du vil deaktivere kobling og sporing for forretnings prosjekter, må du deaktivere det for hvert unike e-postemne.

  6. Klikk OK.

    Obs!:  Hvis du deaktiverer e-postkobling og sporing, slutter det å koble fremtidige e-postmeldinger til postene dine. Hvis du vil fjerne e-postmeldinger som for øyeblikket er koblet til postene, må du slette dem etter at du har deaktivert e-postkobling og-sporing. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Øverst på siden

Forstå person vern-og sikkerhets problemer med e-postkobling og-sporing i en delt database

Når du deler en database, deler du all informasjonen i databasen med alle som har tilgang til den. Hvis du har konfigurert automatisk kobling og sporing av e-postmeldingene, blir alle eksisterende og fremtidige e-postmeldinger og andre kommunikasjons Logg elementer som er koblet til postene, tilgjengelige for alle brukere som har tilgang til databasen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du deler en database, kan du se dele Business Contact Manager-dataene med andre brukere.

Hvis det er flere brukere av databasen     Alle brukere som har tilgang til databasen, kan se koblede meldinger og andre kommunikasjons Logg elementer.

  • Hvis du vil hindre at kollegaene dine får tilgang til koblede e-postmeldinger, men likevel vil bruke e-postkobling og-sporing for fremtidige meldinger, sletter du eksisterende meldinger fra postene før du deler databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

  • Hvis du ikke vil at kollegene dine skal ha tilgang til fremtidige e-postmeldinger, men vil at de skal ha tilgang til tidligere meldinger, kan du deaktivere kobling og sporing før du deler databasen. Se delen deaktivere kobling og sporing av e-post tidligere i denne artikkelen.

  • Hvis du vil hindre at kollegaene dine får tilgang til alle eksisterende og fremtidige e-postmeldinger som er koblet til poster, kan du deaktivere e-postkobling og sporing og slette e-postmeldinger fra alle poster før du deler databasen.

Hvis du er den eneste personen som bruker databasen, eller hvis du deler databasen for å lage en kopi av den på en bærbar data maskin     Sikkerhets hensyn er minimale – for eksempel å holde passordet sikker. Du kan trygt aktivere en hvilken som helst e-postadresse for kobling og sporing, fordi ingen andre kan se meldingene.

Obs!:  Hvis du vil lage en kopi av databasen som skal brukes når du er borte fra kontoret, må du først dele Business Contact Manager-databasen, men det er fremdeles bare én bruker av databasen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en kopi av databasen, kan du se dele Business Contact Manager-dataene med andre brukere.

Øverst på siden

Slette e-postmeldinger fra en oppføring

En e-postmelding kan være koblet til mer enn én oppføring. Når du fjerner en koblet melding fra én post, slettes den fra kommunikasjons loggen for bare denne posten. Hvis e-postmeldingen er knyttet til andre oppføringer, påvirkes de ikke. Hvis for eksempel en e-postmelding er koblet til både et kunde emne og en ikke-relatert konto, slettes ikke meldingen fra forretnings forbindelses oppføringen når du sletter e-postmeldingen fra kundeemnet.

Når du sletter en e-postmelding fra en post, slettes ikke e-postmeldingen i Outlook.

  1. Klikk én av følgende mapper under Business Contact Manager i navigasjonsruten for å vise arbeidsområdet:

    • Kontaktbehandling.

    • Salg.

    • Prosjektstyring.

  2. Klikk fanen som inneholder oppføringen du vil bruke, og dobbelt klikk deretter oppføringen for å åpne den.

  3. Klikk Logg -knappen i Vis -gruppen på båndet.

    E-postmeldinger, i tillegg til eventuelle andre kommunikasjons Logg elementer som er koblet til posten, vises.

    Hvis du bare vil vise e-postmeldingene på Logg -siden, klikker du visning -fanen på båndet. Klikk element type -knappen, og klikk deretter e-postmeldinger.

  4. Velg e-postmeldingene du vil slette.

    Hvis du vil merke poster som er tilstøtende til hverandre, trykker du SKIFT-tasten, og deretter klikker du den første og siste posten i gruppen du vil slette. Hvis du vil merke oppføringer som ikke står ved siden av hverandre, holder du nede CTRL mens du klikker de individuelle oppføringene.

  5. Klikk Fjern -knappen.

Hvis du vil ha mer informasjon om slettede poster, kan du se slette oppføringer i Business Contact Manager.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du gjenoppretter slettede elementer, kan du se gjenopprette en oppføring i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Slette alle e-postmeldinger fra poster

  1. Klikk knappen Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Klikk kommunikasjons Loggunder forretnings oppføringer.

  3. Klikk Kol onne overskriften element type for å sortere listen etter element type.

  4. Merk alle e-postmeldingene, eller Velg alle e-postmeldingene du vil slette.

    Hvis du vil merke poster som er tilstøtende til hverandre, trykker du SKIFT-tasten, og deretter klikker du den første og siste posten i gruppen du vil slette. Hvis du vil merke oppføringer som ikke står ved siden av hverandre, holder du nede CTRL mens du klikker de individuelle oppføringene.

  5. Høyre klikk de valgte e-postmeldingene, og klikk deretter Slett.

Hvis du vil ha informasjon om andre kommunikasjons Logg elementer, kan du se spore kommunikasjon med kunder i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×