Importere en tidsplan fra Excel til Skift

Denne artikkelen gjelder for frontlinjeledere.

Du kan bruke en Excel-arbeidsbok til å legge tidsplanene inn i SKIFT. Import av tidsplanen fra Excel til Skift kan hjelpe deg med å få teamet konfigurert raskere, spesielt hvis du administrerer et stort team.  

I denne artikkelen

Oversikt

Trinn 1: Last ned Excel-malen

Trinn 2: Fylle ut planen i Excel

Trinn 3: Last opp Excel-filen

Vis og rett importfeil

Excel-malen

Oversikt

En Excel-import kan utføre følgende handlinger, som du ellers ville gjort manuelt i SKIFT:

• Tilordne skift og fritid for hvert medlem av teamet.
• Legg til åpne skift. 
• Organiser skift etter gruppe.
• Legg til gruppemedlemmer i grupper. 
• Legg til notater for dagen.

Hvis du foretrekker å fylle ut en tidsplan manuelt, kan du se Opprett en gruppetidsplan i SKIFT og Legg til Skift i tidsplanen i Skift.

Først må du skrive inn planleggingsinformasjonen i en Excel-arbeidsbok, og deretter importerer du arbeidsboken til SKIFT ved å laste den opp. SKIFT inneholder en Excel-mal som du kan laste ned og bruke til å angi tidsplaninformasjon.

Du kan enten opprette en ny fil basert på malen, eller du kan legge til tidsplaninformasjonen direkte i den. Hvis du bruker malen, må du sørge for å slette eksempeldataene i den før du laster opp filen.  
 

Trinn 1: Last ned Excel-malen

1. I Skift for skrivebordet eller nettet, øverst til høyre i tidsplanen, går du til Flere alternativer>Flere alternativer Importer tidsplan.

2. Velg koblingen Last ned malen på Importplan-siden for å laste ned Excel-malen.

   Filen lagres som standard i Nedlastinger-mappen på datamaskinen med følgende navn: ImportScheduleTemplate_<team-ID>.xlsx.

Trinn 2: Fylle ut planen i Excel

1. Les instruksjonene i malen, og se avsnittet om Excel-maler i denne artikkelen for mer informasjon om hvordan du legger til informasjon om tidsplanen. 
2. Fyll ut tidsplanen i Excel.

Trinn 3: Last opp Excel-filen

1. Når du har lagt til tidsplaninformasjonen er du klar til å importere den til SKIFT. Velg Last opp på siden for importplan.

2. Velg Last opp fil i dialogboksen Last opp Excel-fil. Gå til der du lagret Excel-arbeidsboken, og velg deretter Åpne.

3. Når du har lastet opp filen, kan du kontrollere opplastingsstatusen og -detaljene i tabellen Importlogg . Du ser én av følgende statuser i Status-kolonnen :

   • Importert angir at tidsplanen ble importert og nå vises i Skift-kalenderen.
   • Feil angir at tidsplanen har feil og ikke ble importert eller ble delvis importert. Du ser en Last ned rapport-kobling i Status-kolonnen hvis tidsplanen ble delvis importert. Lær hvordan du viser og løser importfeil.  

   Viktig

   Tabellen viser statusen for de ti siste opplastingene fra gruppen din de siste 30 dagene. Du kan se opplastingene fra deg og andre ledere i frontlinjen. Hvis flere frontlinjeledere i teamet importerer tidsplaner til SKIFT, må du kontrollere statusen for opplastingen før den fjernes fra tabellen.

Vis og rett importfeil

Hvis importloggtabellen viser en feilstatus når du importerer Excel-filen, følger du disse trinnene for å vise og rette importfeilene.    

1. Velg Last ned rapport i Status-kolonnen for å laste ned Excel-feilfilen.

   Filen lagres som standard i Nedlastinger-mappen på datamaskinen med følgende navn: ImportScheduleErrors_<team-ID>.xls.

2. Åpne filen, og gå til Feil-regnearket . Hver rad viser plasseringen av en feil, og hva som må rettes opp.

   

3. Gå til regnearket SKIFT,Åpne SKIFT eller Fritid og rett feilene. Feilplasseringene er uthevet i rødt.

   

   I dette eksemplet er skiftet lengre enn 24 timer. Du kan rette opp feilen ved å endre start- eller sluttdatoen for skiftet.

4. Når du er ferdig med å rette feilene, lagrer du filen, og deretter importerer du den til SKIFT på nytt.

Excel-mal

Bruk Excel-malen til å få hjelp til å legge til en tidsplan i Excel. Malen inneholder følgende regneark:

• Instruksjoner: Veiledning for hvordan du angir tidsplaninformasjon.
• Skift, fritid og åpne skift: For å legge til skift, fritid og åpne skift.
• Dagnotater: For å legge inn notater som tilsvarer en bestemt dag. 
• Medlemmer: En skrivebeskyttet liste over personene i teamet som du kan tilordne skift til. 

Du kan også opprette din egen Excel-arbeidsbok ved hjelp av strukturen som er beskrevet i regnearkene Skift, Fritid, Åpne skift og Dagnotater .

Skift-regneark

I skift-regnearket vises hvert skift som en rad med 12 kolonner. Her er detaljer om kolonnene og hvordan du bruker dem. 

Kolonne	Egenskap	Type	Beskrivelse	Inndata	Eksempel
A	Medlem	Valgfritt	Navnet på gruppemedlemmet som er tilordnet skiftet.	Skriv inn navnet på teammedlemmet.	Martin Fitzgerald
B	E-post for arbeid	Obligatorisk	E-postadressen til gruppemedlemmet.	Skriv inn e-postadressen til teammedlemmet.	mfitzgerald@contoso.com
C	Gruppe	Obligatorisk	Planleggingsgruppen som teammedlemmet tilhører.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Du kan legge til en ny eller eksisterende gruppe.	Lærvarer
D	Startdato	Obligatorisk	Datoen skiftet starter på.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
E	Starttidspunkt	Obligatorisk	Klokkeslettet da skiftet starter.	Format: 12 timer 24 timer	08:30 08:30 8:30
fr	Sluttdato	Obligatorisk	Datoen skiftet slutter på.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
G	Sluttidspunkt	Obligatorisk	Tidspunktet da skiftet slutter.	Format: 12 timer 24 timer	15:45 15:45 15:45
H	Temafarge	Valgfritt	Farge for å kategorisere skiftet.	Angi ett av følgende alternativer: 1. Hvit 2. Blå 3. Grønn 4. Lilla 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mørkegrønn 10. Mørk lilla 11. Mørk rosa 12. Mørk gul	2. Blå
I	Egendefinert etikett	Valgfritt	Etikett for å tilpasse skiftet.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 23 tegn.	Små lærvarer
J	Ubetalt pause (minutter)	Valgfritt	Varigheten av skiftpausen i minutter.	Skriv inn et tall (i minutter) som er mindre enn varigheten av skiftet.	45
K	Notater	Valgfritt	Merknader til gruppemedlemmer om dette bestemte skiftet.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 500 tegn.	Bruk vårt nye system til å be om varer som skal leveres til butikken vår.
L	Delt	Obligatorisk	Alternativ for å dele skiftet med gruppen så snart informasjonen er importert.	Velg Delt eller Ikke delt. Hvis du velger ikke å dele, kan du dele skiftet etter at det er importert, ved hjelp av Del med team-alternativet i Skift.	Ikke delt

Regneark for fritid

I fridagsregnearket vises hvert frielement som en rad med 11 kolonner. Her er detaljer om kolonnene og hvordan du bruker dem.  

Kolonne	Egenskap	Type	Beskrivelse	Inndata	Eksempel
A	Medlem	Valgfritt	Navnet på gruppemedlemmet som har fri.	Skriv inn navnet på teammedlemmet.	Martin Fitzgerald
B	E-post for arbeid	Obligatorisk	E-postadressen til gruppemedlemmet.	Skriv inn e-postadressen til teammedlemmet.	mfitzgerald@contoso.com
C	Startdato	Obligatorisk	Datoen når fridagen starter.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
D	Starttidspunkt	Obligatorisk	Tidspunktet da fridagen starter.	Format: 12 timer 24 timer	12:00 12:00 00:00
E	Sluttdato	Obligatorisk	Datoen når fridagen slutter.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/20/2024 20/08/2024
fr	Sluttidspunkt	Obligatorisk	Tidspunktet da pausen slutter.	Format: 12 timer 24 timer	12:00 12:00 00:00
G	Årsak til fri	Obligatorisk	Årsak som rettferdiggjør fri.	Angi en årsak til fri fra listen over årsaker til fri som er tilgjengelige i Skift-innstillingene for teamet ditt.	Ferie
H	Temafarge	Valgfritt	Farge for å kategorisere fridagen.	Angi ett av følgende alternativer: 1. Hvit 2. Blå 3. Grønn 4. Lilla 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mørkegrønn 10. Mørk lilla 11. Mørk rosa 12. Mørk gul	7. Grå
I	Notater	Valgfritt	Merknader til teammedlemmet om fri.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 500 tegn.	Kos deg med ferien.
J	Delt	Obligatorisk	Alternativ for å dele fridagen med gruppemedlemmet så snart informasjonen er importert.	Velg Delt eller Ikke delt. Hvis du velger ikke å dele, kan du dele skiftet etter at det er importert, ved hjelp av Del med team-alternativet i Skift.	Delt

Åpne Skift-regnearket

På det åpne skift-regnearket vises hvert åpne skift som en rad med 11 kolonner. Her er detaljer om kolonnene og hvordan du bruker dem.  

Kolonne	Egenskap	Type	Beskrivelse	Inndata	Eksempel
A	Gruppe	Obligatorisk	Planleggingsgruppe som det åpne skiftet kan forespørres fra.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Du kan legge til en ny eller eksisterende gruppe.	Lærvarer
B	Startdato	Obligatorisk	Datoen da det åpne skiftet starter.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
C	Starttidspunkt	Obligatorisk	Klokkeslettet når det åpne skiftet starter.	Format: 12 timer 24 timer	08:30 08:30 8:30
D	Sluttdato	Obligatorisk	Datoen når det åpne skiftet avsluttes.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
E	Sluttidspunkt	Obligatorisk	Klokkeslett når det åpne skiftet avsluttes.	Format: 12 timer 24 timer	15:45 15:45 15:45
fr	Åpne spilleautomater	Obligatorisk	Antall åpne skift som gruppemedlemmer kan be om.	Skriv inn et tall fra 1 til 255.	2
G	Temafarge	Valgfritt	Farge for å kategorisere det åpne skiftet.	Angi ett av følgende alternativer: 1. Hvit 2. Blå 3. Grønn 4. Lilla 5. Rosa 6. Gul 7. Grå 8. Blå 9. Mørkegrønn 10. Mørk lilla 11. Mørk rosa 12. Mørk gul	6. Gul
H	Egendefinert etikett	Valgfritt	Etikett for å tilpasse det åpne skiftet.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 23 tegn.	Små lærvarer
I	Ubetalt pause (minutter)	Valgfritt	Varigheten av skiftpausen i minutter.	Skriv inn et tall (i minutter) som er mindre enn varigheten av skiftet.	45
J	Notater	Valgfritt	Merknader til gruppemedlemmer om dette bestemte åpne skiftet.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 500 tegn.	Bruk vårt nye system til å be om varer som skal leveres til butikken vår.
K	Delt	Obligatorisk	Alternativ for å dele skiftet med gruppemedlemmet så snart informasjonen er importert.	Velg Delt eller Ikke delt. Hvis du velger ikke å dele, kan du dele skiftet etter at det er importert, ved hjelp av Del med team-alternativet i Skift.	Ikke delt

Arbeidsboken Dagnotater

Du kan legge til et notat for hver dag. 

Kolonne	Egenskap	Type	Beskrivelse	Inndata	Eksempel
A	Dato	Obligatorisk	Datoen du vil at notatet skal vises på tidsplanen.	Format: mm/dd/åååå dd/mm/åååå	08/13/2024 13/08/2024
B	Obs!	Obligatorisk	Send en melding til teamet.	Skriv inn tekst, tall og/eller spesialtegn. Maksimum 500 tegn.	Opplæring på stedet

I SKIFT vises notatene nesten øverst i tidsplanen, under datoen.

For IT-administratorer

Skift for organisasjonen i frontlinjen