Angi reglene for en utskriftsfletting

Når du sender brev til adresselisten, kan du tilpasse meldingen. Ta for eksempel med ordene «Forfalt» for enkelte mottakere basert på verdier i bestemte felt i datakilden. Tilpassingen er basert på regler som kjøres når du utfører flettingen.

Eksempelet «Forfalt» bruker en Hvis... Deretter... Ellers kan du angi å inkludere teksten «Forfalt» for mottakere der verdien for et forfallsdatofelt er i fortiden.

Konfigurasjon av regler utføres etter at du har valgt mottakere for utskriftsflettingen, og etter at flettefeltene er satt inn i dokumentet..

Gå tiladresseregelen>, og velg en regel basert på beskrivelsene nedenfor.

Spør

Du sender for eksempel ut den samme invitasjonen til et kvartalsvis møte. Datakilden lagrer ikke møtedatoene, og møtedatoen vises mer enn én gang i invitasjonen.

Ved å plassere bokmerker i dokumentet og inkludere et Spør-felt, kan du kjøre den samme flettingen for hvert møte. Det eneste du trenger å skrive inn, er møtedatoen, og du skriver den bare én gang.

1. Trykk på CTRL+F9 i flettedokumentet, og skriv deretter inn et navn for å opprette et bokmerke. Gjenta dette ved å bruke samme navn, på alle steder der du vil at svaret på Spør-feltet skal vises i dokumentet.
2. Plasser markøren et sted i dokumentet, før det første bokmerket du nettopp opprettet.
3. Gå til spørsmålommasseutsendelsesregler>>.
4. Velg bokmerket du nettopp opprettet (eller skriv inn navnet), og skriv inn en ledetekst, for eksempel «Hendelsesdato?» i ledetekstboksen .
5. Velg OK, og deretter OK på nytt.
6. Når du velger Fullfør & fletting på slutten av prosessen, velger du Rediger enkeltdokumenter. Du blir bedt om et svar for hver mottaker. Dette svaret settes inn i bokmerkene du angav, i dokumentene som er resultatet av flettingen.

Mer informasjon: Feltkoder: Spør-feltet

Fyll ut

Du sender for eksempel den samme invitasjonen til et kvartalsvis møte. Datakilden lagrer ikke møtedatoene, og møtedatoen vises bare én gang i invitasjonen.

Ved å plassere et utfyllingsfelt i dokumentet, kan du kjøre den samme flettingen for hvert møte. Det eneste du trenger å skrive inn, er møtedatoen.

1. Plasser markøren der du vil at fyllteksten skal plasseres.
2. Gå til Regelutfylling> på Masseutsendelse-fanen.
3. Skriv inn en ledetekst, for eksempel «Hendelsesdato?» i ledetekstboksen .
4. Velg OK, og deretter OK på nytt.
5. Når du trykker Fullfør & fletting på slutten av prosessen, velger du Rediger enkeltdokumenter. Du blir bedt om et svar for hver mottaker. Dette svaret settes inn i Fyll ut-feltet i dokumentene som er resultatet av flettingen.

Mer informasjon: Feltkoder: Fill-In felt

Hvis... Deretter... Annet

Du sender for eksempel ut korrespondanse til en liste over konferansedeltakere som reiser både innenlands og internasjonalt. Land/område-feltet i datakilden kan være tomt for innenlandske deltakere. Du kan bruke en Hvis... Deretter... Annet... for å tilpasse meldingen for alle mottakerne. Mottakere der feltet Land/område er tomt, kan se :«Du vil bli ønsket velkommen ved porten ved ankomst», mens alle andre mottakere kan se: «Du vil bli ønsket velkommen ved skrivebordet i nærheten av tollen.»

1. Plasser markøren der du vil at den betingede teksten skal plasseres.
2. Gå til masseutsendelsesregler>>hvis... Deretter... Ellers.
3. Velg feltet fra datakilden i feltnavnlisten som bestemmer den betingede teksten.
4. Velg en måte å sammenligne dataverdien på, i sammenligningslisten .
5. Skriv inn sammenligningsverdien (hopp over dette hvis du valgte er tom eller ikke er tom som sammenligning).
6. Skriv inn teksten i dokumentet når sammenligningsvilkårene er oppfylt, i boksen Sett inn denne tekstboksen .
7. Skriv inn teksten i dokumentet når sammenligningsvilkårene ikke er oppfylt, i boksen Sett inn denne tekstboksen .
8. Velg OK.

Mer informasjon: Feltkoder: HVIS-feltet

Flettepost nr.

Du vil for eksempel at korrespondanse skal vise hver mottakers posisjon i en venteliste. Du kan sortere mottakerlisten i kronologisk rekkefølge etter registreringer, og deretter bruke regelen Slå sammen post #for å vise mottakerens nummererte posisjon i listen.

Postnummeret gjenspeiler eventuell sortering eller filtrering som du brukte på datakilden før flettingen.

1. Plasser markøren der du vil at postnummeret skal vises.
2. Gå til flettepost for masseutsendelser>>#.

Mer informasjon: Feltkoder: MergeRec-feltet

Flettesekvens nr.

Du vil for eksempel at korrespondanse skal vise det totale antallet personer som registrerte seg for en hendelse. Regelen Slå sammen sekvens # gir deg et antall poster i det flettede dokumentet.

1. Plasser markøren der du vil at postnummeret skal vises.
2. Gå tilflettesekvensen forutskriftsregler>> #.

Mer informasjon: Feltkoder: MergeSeq-feltet

Neste post

Du bruker for eksempel utskriftsfletting til å skrive ut kontaktlisten på ett enkelt ark. Bruk neste post-regelen til å be Word om å fortsette til neste post uten å starte en ny side.

1. Plasser markøren der du vil at data fra neste post skal vises.
2. Gå tilNeste postmed adresseregler>>.
3. Sett inn et flettefelt for dataene du vil ha, neste
   En liste over firmanavn kan se slik ut:
   «Company_Name»
   «Neste post»«Company_Name»
   «Neste post»«Company_Name»

Mer informasjon: Feltkoder: Neste felt

Neste post hvis

Du vil for eksempel ha en liste over innenlands reisekonferansedeltakere på ett ark og internasjonale reisedeltakere oppført på et annet ark. Land/område-feltet i datakilden kan være tomt for de innenlandske reisende. Du kan bruke en neste post hvis-regel for å hindre at Word starter en ny side før den når mottakere som har feltet Land/område som ikke er tomt. Hvis du vil oppnå dette, sorterer du først datakilden etter land/område.

1. Plasser markøren der du vil at data fra neste post skal vises.
2. Gå til Masseutsendelsesregler>>neste post hvis.
3. Velg navnet på flettefeltet i Feltnavn-listen , for eksempel Poststed.
4. Velg en måte å sammenligne dataverdien på, i sammenligningslisten . Hvis du for eksempel vil sortere ut mottakere på et bestemt poststed, velger du Er lik.
5. Skriv inn verdien du vil bruke, i Boksen Sammenlign med . Hvis du for eksempel vil skille ut mottakere i Tokyo, skriver du inn Tokyo (hopp over dette hvis du valgte er tom eller ikke er tom som sammenligning).

Mer informasjon: Feltkoder: NextIf-feltet

Angi bokmerke

Du forbereder for eksempel invitasjoner til en konferanse der hovedtaleren ennå ikke er ferdig. Du kan beholde plassholderne for foredragsholderens navn i hele dokumentet, og inkludere en angi bokmerkeregel, der du angir talerens navn én gang, og den vises i alle plassholderne.

Plassholdere er Ref-felt. Regelen Angi bokmerke setter inn et felt som ikke vises i dokumentet (med mindre du trykker ALT+F9 for å vise feltkoder).

1. Plasser markøren hvor som helst i dokumentet.
2. Gå til Adresseregler>>Angi bokmerke, og skriv inn et navn, og velg deretter OK.
3. Plasser markøren der du vil at bokmerketeksten skal vises.
4. Gå til feltet Sett inn>hurtigdeler>, og velg Ref.
5. Velg bokmerkenavnet du nettopp opprettet, og velg OK.
6. Sett inn Ref-feltet overalt hvor du vil at bokmerketeksten skal vises.
7. Før du kjører flettingen, høyreklikker du på Angi-feltet, velger Rediger felt og skriver inn teksten du vil bruke, i tekstboksen .
8. Velg OK.

Mer informasjon: Feltkoder: Angi felt 

Hopp over post hvis

Du eier for eksempel en klesbutikk og finner ut at du har et overlager av en bestemt T-skjorte, men ikke i den mest populære størrelsen. Når du gjør deg klar til å sende ut en flygeblad for salg, kommer du til å ekskludere kunder som har en viss størrelse. Bruk Regelen Hopp over post hvis til å sammenligne innholdet i kundenes størrelsesdata med størrelsen du vil utelate.

1. Gå til Masseutsendelsesregler>>Hopp over Post hvis.
2. Velg navnet på flettefeltet i feltnavnlisten , for eksempel Størrelse.
3. Velg en måte å sammenligne dataverdien på, i sammenligningslisten . Hvis du for eksempel vil utpekte kunder som har en bestemt størrelse, velger du Lik.
4. Skriv inn verdien du vil bruke, i Boksen Sammenlign med . Hvis du for eksempel vil skille ut kunder som bruker størrelse ekstra liten, velger du XS (hopp over dette hvis du valgte er tom eller ikke er tom som sammenligning).

Mer informasjon: Feltkoder: SkipIf-feltet