Bruk regler til å tilpasse utskriftsflettingen basert på informasjonen i datakilden. Du kan for eksempel bruke en regel til å legge til Forfalt når en mottakers forfallsdato er i fortiden.
Konfigurer regler når du har valgt mottakerne for utskriftsflettingen og satt inn flettefeltene i dokumentet.
Gå til Masseutsendelsesregler> og velg en regel basert på beskrivelsene nedenfor.
Spør
Bruk Spør-regelen når du vil skrive inn informasjon én gang og vise den på flere steder i det flettede dokumentet. Hvis for eksempel en møtedato ikke finnes i datakilden, kan du angi datoen én gang og vise den der du har lagt til det tilhørende bokmerket.
- Trykk CTRL+F9 i flettedokumentet, og skriv deretter inn et navn for å opprette et bokmerke. Gjenta dette med samme navn alle steder der du vil at svaret på Spør-feltet skal vises i dokumentet.
- Plasser markøren i dokumentet, før det første bokmerket du nettopp opprettet.
- Gå til Masseutsendelser>regler>spørre.
- Velg bokmerket du nettopp opprettet (eller skriv inn navnet), og skriv inn en ledetekst, for eksempel «Hendelsesdato?» i ledetekstboksen .
- Velg OK, og deretter OK på nytt.
- På slutten av prosessen, når du velger Fullfør & Slå sammen, velger du Rediger enkeltdokumenter. Du blir bedt om et svar for hver mottaker. Dette svaret blir satt inn i bokmerkene du har angitt, i dokumentene som er resultatet av flettingen.
Mer informasjon: Feltkoder: Ask-feltet
Fyll ut
Hvis du for eksempel sender den samme invitasjonen til et kvartalsmøte. Datakilden lagrer ikke møtedatoene, og møtedatoen vises bare én gang i invitasjonen.
Ved å plassere et Fyll-ut-felt i dokumentet, kan du kjøre den samme flettingen for hvert møte. Det eneste du trenger å skrive inn, er møtedatoen.
Plasser markøren der du vil at den utfyllende teksten skal plasseres.
Gå tilRegelutfylling på Masseutsendelser-fanen>.
Skriv inn en ledetekst, som Hendelsesdato? i ledetekstboksen .
Velg OK, og deretter OK på nytt.
Velg Fullfør & flett >redigere enkeltdokumenter.
Når du blir bedt om det, skriver du inn et svar for hver mottaker. Svaret blir satt inn i Fyll ut-feltet og vises ved bokmerkene i det flettede dokumentet.
Hvis ... Deretter ... Ellers
Bruk et Hvis... Deretter ... Else-regelen for å vise forskjellig tekst basert på informasjonen i datakilden. Du kan for eksempel vise én ankomstmelding når feltet Land/område er tomt og en annen når det ikke er det.
Plasser markøren der du vil ha den betingede teksten.
Gå til Masseutsendelsesregler>>hvis... Deretter ... Ellers.
Velg feltnavn og sammenligning.
Skriv inn verdien du vil sammenligne, i Sammenlign med-boksen . Hopp over dette trinnet hvis du valgte er tom eller ikke er tom.
Sett inndenne teksten for å vise når betingelsen er oppfylt.
Sett ellers inn denne teksten for å vise når betingelsen ikke er oppfylt.
Velg OK.
Mer informasjon: Feltkoder: IF-feltet
Flettepost nr.
Bruk Slå sammen post # for å vise hver mottaker deres plassering på en venteliste. Du kan for eksempel sortere mottakerlisten i kronologisk rekkefølge etter registreringer, og deretter bruke en regel for fletting av post # til å vise mottakerens nummererte plassering i listen.
Postnummeret gjenspeiler all sortering eller filtrering som du bruker før flettingen.
Tips
Bruk en Flettebekreftelse #-regel ved siden av Utskriftsdato-feltet for å opprette unike fakturanumre.
- Plasser markøren der du vil at postnummeret skal vises.
- Gå til Masseutsendelsesregler>>Slå sammen post #.
Mer informasjon: Feltkoder: MergeRec-feltet
Flettesekvens nr.
Bruk flettesekvens # for å vise nummeret på hver post i det flettede dokumentet. Du kan for eksempel nummerere hver mottaker i rekkefølgen de slås sammen.
- Plasser markøren der du vil at postnummeret skal vises.
- Gå tilFlettesekvens for Masseutsendelsesregler>> #.
Mer informasjon: Feltkoder: MergeSeq-feltet
Neste post
Bruk Neste post-regelen til å fortelle Word å fortsette til neste post uten å starte en ny side. Du bruker for eksempel utskriftsfletting til å skrive ut kontaktlisten på ett enkelt papirark.
Obs!
Et ark med adresseetiketter er satt opp som en tabell i Word. Word bruker Neste post-regelen i hver tabellcelle til å plassere den neste adressen i etiketten.
- Plasser markøren der du vil at data fra neste post skal vises.
- Gå til Masseutsendelsesregler>>neste post.
- Sett inn et flettefelt for dataene du vil ha neste gang
En liste over firmanavn kan se slik ut:
«Company_Name»
«Neste plate»«Company_Name»
«Neste plate»«Company_Name»
Mer informasjon: Feltkoder: Next-feltet
Neste post hvis
Bruk neste post hvis til å kontrollere når Word flytter til neste post basert på en betingelse. Du kan for eksempel bruke Land/område-feltet til å skille nasjonale og internasjonale deltakere.
- Plasser markøren der du vil at data fra neste post skal vises.
- Gå til Masseutsendelsesregler>>neste post hvis.
- Velg feltnavnet for flettingen, for eksempel By, i feltnavnlisten.
- Velg en måte å sammenligne dataverdien på, i sammenligningslisten . Hvis du for eksempel vil sortere ut mottakere på et bestemt poststed, velger du Er lik.
- Skriv inn verdien du vil bruke, i Sammenlign med-boksen . Hvis du for eksempel vil sortere ut mottakere i Farsund, skriver du inn Tokyo (hopp over dette hvis du velger er tomt eller ikke tomt som sammenligning).
Mer informasjon: Feltkoder: NextIf-feltet
Angi bokmerke
Bruk Angi bokmerke til å skrive inn informasjon én gang, og bruk den på flere steder i dokumentet. Du kan for eksempel skrive inn navnet på en taler én gang og bruke det der du har lagt til et tilsvarende Ref-felt.
- Plasser markøren hvor som helst i dokumentet.
- Gå til Masseutsendelsesregler>>Angi bokmerke, skriv inn et navn, og velg deretter OK.
- Plasser markøren der du vil at bokmerketeksten skal vises.
- Gå til Sett inn>felt for hurtigdeler>, og velg Ref.
- Velg bokmerkenavnet du nettopp opprettet, og velg OK.
- Sett inn Ref-feltet alle steder der du vil at bokmerketeksten skal vises.
- Før du kjører flettingen, høyreklikker du Sett-feltet, velger Rediger felt og skriver inn teksten du vil bruke, i tekstboksen .
- Velg OK.
Mer informasjon: Feltkoder: Set-feltet
Hopp over post hvis
Bruk Hopp over post hvis til å utelukke mottakere fra utskriftsflettingen basert på informasjon i datakilden. Du kan for eksempel utelate kunder med et Størrelse-felt som samsvarer med en bestemt størrelse.
- Gå til Masseutsendelsesregler>>Hopp over post hvis.
- Velg feltnavnet for flettingen, for eksempel Størrelse, i feltnavnlisten.
- Velg en måte å sammenligne dataverdien på, i sammenligningslisten . Hvis du for eksempel vil skille ut kunder som bruker en bestemt størrelse, velger du Lik.
- Skriv inn verdien du vil bruke, i Sammenlign med-boksen . Hvis du for eksempel vil skille ut kunder som bruker størrelsen ekstra liten, velger du XS (hopp over dette hvis du velger er tom eller ikke er tom som sammenligning).
Mer informasjon: Feltkoder: SkipIf-feltet