Een nieuwe database maken

Dit artikel beschrijft de basisprocedure voor het starten van Access en het maken van een database die wordt gebruikt op desktopcomputers, niet via internet. Er wordt uitgelegd hoe u een bureaubladdatabase maakt met behulp van een sjabloon en hoe u een volledig nieuwe database bouwt door uw eigen tabellen, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten te maken. Ook worden enkele technieken beschreven waarmee u bestaande gegevens in uw nieuwe database kunt overbrengen.

In dit artikel

• Overzicht
• Een database maken met behulp van een sjabloon
• Een database maken zonder gebruik te maken van een sjabloon
• Gegevens uit een andere bron naar een Access-tabel kopiëren
• Gegevens importeren, toevoegen of koppelen aan een andere bron
• Een toepassingsonderdeel toevoegen
• Een bestaande Access-database openen

Overzicht

Wanneer u Access voor het eerst start of als u een database sluit zonder Access te sluiten, wordt de weergave Microsoft Office Backstage weergegeven.

De Backstage-weergave is een beginpunt van waaruit u een nieuwe database kunt maken, een bestaande database kunt openen, aanbevolen inhoud vanuit Office.com kunt bekijken, dus alles wat u met Access kunt doen met een databasebestand of buiten een database, in plaats van binnen een database.

Een database maken

Wanneer u Access opent, wordt in de weergave Backstage het tabblad Nieuw weergegeven. Op het tabblad Nieuw kunt u op verschillende manieren een nieuwe database maken:

• Een lege database Als u wilt, kunt u een geheel nieuwe database maken. Dit is een goede optie als u zeer specifieke ontwerpvereisten hebt of bestaande gegevens hebt die u wilt opnemen of onderbrengen.
• Een sjabloon die is geïnstalleerd met Access Overweeg het gebruik van een sjabloon als u een nieuw project start en een voorsprong wilt. Access bevat standaard verschillende sjablonen.
• Een sjabloon uit Office.com Naast de sjablonen die worden geleverd bij Access, zijn er nog veel meer sjablonen te vinden op Office.com. U hoeft niet eens een browser te openen. De sjablonen zijn beschikbaar op het tabblad Nieuw .

Toevoegen aan een database

Als u in een database werkt, kunt u velden, tabellen of toepassingsonderdelen toevoegen.

Toepassingsonderdelen zijn een functie waarmee u verschillende gerelateerde databaseobjecten samen kunt gebruiken alsof ze één object waren. Een toepassingsonderdeel kan bijvoorbeeld bestaan uit een tabel en een formulier dat is gebaseerd op de tabel. U kunt de tabel en het formulier tegelijkertijd toevoegen met behulp van het toepassingsonderdeel.

U kunt ook query's, formulieren, rapporten en macro's maken, allemaal databaseobjecten waarmee u gewend bent te werken.

Een database maken met behulp van een sjabloon

Access wordt geleverd met diverse sjablonen die u direct kunt gebruiken of als uitgangspunt kunt gebruiken. Een sjabloon is een kant-en-klare database met alle tabellen, query's, formulieren, macro's en rapporten die nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen die u kunt gebruiken om problemen bij te houden, contactpersonen te beheren of onkosten bij te houden. Sommige sjablonen bevatten een paar voorbeeldrecords om het gebruik ervan te illustreren.

Als een van deze sjablonen aan uw wensen voldoet, is het meestal de snelste manier om met een database aan de slag te gaan. Als u echter gegevens uit een ander programma hebt die u in Access wilt importeren, kunt u het beste besluiten om een database te maken zonder een sjabloon te gebruiken. Voor sjablonen is al een gegevensstructuur gedefinieerd en het kan veel werk vergen om uw bestaande gegevens aan te passen aan de structuur van de sjabloon.

1. Als er een database is geopend, klikt u op het tabblad Bestand op Sluiten. In de Backstage-weergave wordt het tabblad Nieuw weergegeven.
2. Het tabblad Nieuw bevat verschillende sets sjablonen, waarvan sommige zijn ingebouwd in Access. U kunt extra sjablonen downloaden van Office.com. Zie de volgende sectie in dit artikel voor meer informatie.
3. Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken.
4. In Access wordt een bestandsnaam voor de database voorgesteld in het vak Bestandsnaam . U kunt de bestandsnaam desgewenst wijzigen. Als u de database wilt opslaan in een andere map dan de map die onder het vak voor de bestandsnaam wordt weergegeven, klikt u op , bladert u naar de map waarin u de database wilt opslaan en klikt u op OK. U kunt de database ook maken en koppelen aan een SharePoint-site.
5. Klik op Maken.
   Er wordt een database gemaakt op basis van de sjabloon die u hebt gekozen en de database wordt vervolgens geopend. Bij veel sjablonen wordt een formulier weergegeven waarin u kunt beginnen met het invoeren van gegevens. Als uw sjabloon voorbeeldgegevens bevat, kunt u elke record verwijderen door te klikken op de recordkiezer (het gearceerde vak of de balk links van de record) en vervolgens het volgende te doen:
   Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Verwijderen.
6. U begint met het invoeren van gegevens door in de eerste lege cel van het formulier te klikken en te beginnen met typen. Gebruik het navigatiedeelvenster om te zoeken naar andere formulieren of rapporten die u mogelijk wilt gebruiken. Sommige sjablonen bevatten een navigatieformulier waarmee u tussen de verschillende databaseobjecten kunt navigeren.

Zie het artikel Een sjabloon gebruiken om een Access-bureaubladdatabase te maken voor meer informatie over het werken met sjablonen.

Naar boven

Een database maken zonder gebruik te maken van een sjabloon

Als u geen sjabloon wilt gebruiken, kunt u een database maken door uw eigen tabellen, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten te maken. In de meeste gevallen gaat het om een of beide van de volgende zaken:

• Gegevens invoeren, plakken of importeren in de tabel die wordt gemaakt wanneer u een nieuwe database maakt, en het proces vervolgens herhalen voor nieuwe tabellen die u maakt met de opdracht Tabel op het tabblad Maken .
• Gegevens importeren uit andere bronnen en hierbij nieuwe tabellen maken.

Een lege database maken

1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw en klik vervolgens op Lege database.
2. Typ een bestandsnaam in het vak Bestandsnaam . Als u de standaardlocatie van het bestand wilt wijzigen, klikt u op Bladeren naar een locatie voor de database (naast het vak Bestandsnaam), bladert u naar de nieuwe locatie en klikt u op OK.
3. Klik op Maken.
   De database wordt gemaakt met een lege tabel met de naam Tabel1 en Tabel1 wordt geopend in de gegevensbladweergave. De cursor wordt in de eerste lege cel in de kolom Klikken om toe te voegen geplaatst.
4. Begin te typen als u gegevens wilt toevoegen, of plak gegevens uit een andere bron, zoals beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron kopiëren naar een Access-tabel.

Het invoeren van gegevens in de gegevensbladweergave is zo ontworpen dat deze sterk lijkt op het werken in een Excel-werkblad. De tabelstructuur wordt gemaakt terwijl u gegevens invoert. Wanneer u een nieuwe kolom toevoegt aan het gegevensblad, wordt een nieuw veld gedefinieerd in de tabel. In Access wordt voor elk veld automatisch het gegevenstype ingesteld op basis van de gegevens die u invoert.

Als u op dit moment geen gegevens in Tabel1 wilt invoeren, klikt u op Knopafbeelding sluiten. Als u wijzigingen in de tabel hebt aangebracht, wordt u gevraagd of u deze wijzigingen wilt opslaan. Klik op Ja om de wijzigingen op te slaan, klik op Nee om ze te negeren of klik op Annuleren om de tabel open te laten.

Een tabel toevoegen

U kunt nieuwe tabellen aan een bestaande database toevoegen met de opdrachten in de groep Tabellen op het tabblad Maken .

Een tabel maken, beginnend in de gegevensbladweergave In de gegevensbladweergave kunt u gegevens direct invoeren en Access achter de schermen de tabelstructuur laten bouwen. Veldnamen worden numeriek toegewezen (Veld1, Veld2 enzovoort) en Access stelt automatisch het gegevenstype van elk veld in op basis van de gegevens die u invoert.

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabel.
   De tabel wordt gemaakt en de eerste lege cel in de kolom Klik om toe te voegen wordt geselecteerd.
2. Klik op het tabblad Tabelvelden in de groep Toevoegen & verwijderen op het type veld dat u wilt toevoegen. Als het gewenste type niet wordt weergegeven, klikt u op Knopafbeelding Meer velden.
3. Access geeft een lijst met veelgebruikte veldtypen weer. Klik op het gewenste veldtype en het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het gegevensblad op de invoegpositie.
   U kunt het veld verplaatsen door het te slepen. Wanneer u een veld in een gegevensblad sleept, verschijnt er een verticale invoegbalk op de positie waar het veld komt te staan.
4. Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen in de eerste lege cel of plakt u gegevens uit een andere bron, zoals beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron kopiëren naar een Access-tabel.
5. Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkop en typt u de nieuwe naam.
   Geef elk veld een duidelijke naam, zodat u kunt zien wat het veld bevat wanneer het in het deelvenster Lijst met velden wordt weergegeven.
6. Als u een kolom wilt verplaatsen, klikt u op de kop om de kolom te selecteren en sleept u de kolom naar de gewenste locatie. U kunt ook meerdere aaneengesloten kolommen selecteren en deze vervolgens in één keer naar een nieuwe locatie slepen. Als u meerdere aaneengesloten kolommen wilt selecteren, klikt u op de kolomkop van de eerste kolom en klikt u vervolgens terwijl u Shift ingedrukt houdt, op de kolomkop van de laatste kolom.

Een tabel maken vanuit de ontwerpweergave In de ontwerpweergave maakt u eerst de tabelstructuur. Vervolgens schakelt u over naar de gegevensbladweergave om gegevens in te voeren, of voert u gegevens op een andere manier in, zoals plakken of importeren.

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabelontwerp.

2. Typ voor elk veld in uw tabel een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype in de lijst Gegevenstype .

3. Desgewenst kunt u een beschrijving typen voor elk veld in de kolom Beschrijving . De beschrijving wordt vervolgens weergegeven op de statusbalk wanneer de cursor in de gegevensbladweergave in het veld staat. De beschrijving wordt ook gebruikt als statusbalktekst voor besturingselementen in een formulier of rapport dat u maakt door het veld uit het deelvenster Lijst met velden te slepen, en voor besturingselementen die voor dat veld worden gemaakt wanneer u de wizard Formulier of Rapport gebruikt.

4. Nadat u alle velden hebt toegevoegd, slaat u de tabel als volgt op:

   • Ga naar het tabblad Bestand en klik op Opslaan.

5. U kunt op elk gewenst moment beginnen met het typen van gegevens in de tabel door over te schakelen naar de gegevensbladweergave en in de eerste lege cel te klikken. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron kopiëren naar een Access-tabel.

Veldeigenschappen instellen in de ontwerpweergave Ongeacht de manier waarop u de tabel hebt gemaakt, is het een goed idee om veldeigenschappen te controleren en in te stellen. Hoewel sommige eigenschappen beschikbaar zijn in de gegevensbladweergave, kunnen sommige eigenschappen alleen worden ingesteld in de ontwerpweergave. Als u wilt overschakelen naar de ontwerpweergave, klikt u met de rechtermuisknop op de tabel in het navigatiedeelvenster en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave. Als u de eigenschappen van een veld wilt bekijken, klikt u op het veld in het ontwerpraster. De eigenschappen worden onder het ontwerpraster weergegeven onder Veldeigenschappen.

Als u een beschrijving van een veldeigenschap wilt zien, klikt u op de eigenschap en leest u de beschrijving in het vak naast de lijst met eigenschappen onder Veldeigenschappen. Klik op de knop Help voor meer gedetailleerde informatie.

In de volgende tabel worden enkele veldeigenschappen beschreven die vaak worden aangepast.

eigenschap	Beschrijving
Veldlengte	Met deze eigenschap wordt voor tekstvelden het maximum aantal tekens ingesteld dat in het veld kan worden opgeslagen. Het maximum is 255. Voor numerieke velden bepaalt deze eigenschap het type getal dat wordt opgeslagen (Lange integer, Dubbel, enzovoort). Voor de meest efficiënte gegevensopslag is het raadzaam zo weinig mogelijk ruimte toe te wijzen die u nodig denkt te hebben voor de gegevens. U kunt de waarde later naar boven bijstellen als uw behoeften veranderen.
Opmaak	Met deze eigenschap stelt u in hoe de gegevens worden weergegeven. Dit heeft geen invloed op de werkelijke gegevens zoals die in het veld zijn opgeslagen. U kunt een vooraf gedefinieerde notatie selecteren of een aangepaste notatie invoeren.
Invoermasker	Gebruik deze eigenschap om een patroon op te geven voor alle gegevens die in dit veld worden ingevoerd. Op die manier weet u zeker dat alle gegevens correct worden ingevoerd en dat deze het vereiste aantal tekens bevatten. Voor hulp bij het maken van een invoermasker klikt u op de aan de rechterkant van het eigenschappenvak.
Standaardwaarde	Gebruik deze eigenschap om de standaardwaarde op te geven die in dit veld wordt weergegeven wanneer een nieuwe record wordt toegevoegd. Als u bijvoorbeeld een datum/tijd-veld hebt waarin u altijd de datum wilt vastleggen waarop de record is toegevoegd, kunt u "Date()" (zonder de aanhalingstekens) invoeren als de standaardwaarde.
Vereist	Met deze eigenschap wordt ingesteld of een waarde in dit veld vereist is. Als u deze eigenschap instelt op Ja, kunt u geen nieuwe record toevoegen, tenzij er een waarde voor dit veld wordt ingevoerd.

Naar boven

Gegevens uit een andere bron naar een Access-tabel kopiëren

Als uw gegevens momenteel zijn opgeslagen in een ander programma, zoals Excel, kunt u de gegevens kopiëren en in een Access-tabel plakken. Over het algemeen werkt dit het beste als de gegevens al zijn onderverdeeld in kolommen, zoals in een Excel-werkblad. Als uw gegevens zich in een tekstverwerkingsprogramma bevinden, kunt u de kolommen met gegevens het beste scheiden met behulp van tabs of de gegevens converteren naar een tabel in het tekstverwerkingsprogramma voordat u de gegevens kopieert. Als uw gegevens moeten worden bewerkt of gemanipuleerd (bijvoorbeeld het scheiden van voornamen en achternamen), is het raadzaam dit te doen voordat u de gegevens kopieert, vooral als u niet bekend bent met Access.

Wanneer u gegevens in een lege tabel plakt, wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld op basis van het soort gegevens dat daar wordt gevonden. Als een geplakt veld bijvoorbeeld alleen datumwaarden bevat, wordt het gegevenstype Datum/tijd aan dat veld toegewezen. Als het geplakte veld alleen de woorden 'ja' en 'nee' bevat, wordt het gegevenstype Yes/No toegepast op het veld.

Access geeft de velden een naam op basis van de waarden in de eerste rij met geplakte gegevens. Als de eerste rij met geplakte gegevens overeenkomt met de volgende rijen, wordt bepaald dat de eerste rij deel uitmaakt van de gegevens en worden de algemene namen van de velden (F1, F2, enzovoort) toegewezen. Als de eerste rij met geplakte gegevens niet overeenkomt met de volgende rijen, wordt in Access vastgesteld dat de eerste rij uit veldnamen bestaat. In Access worden de velden een overeenkomstige naam gegeven en wordt de eerste rij niet in de gegevens opgenomen.

Als er algemene veldnamen worden toegewezen, moet u de namen van de velden zo snel mogelijk wijzigen om verwarring te voorkomen. Gebruik de volgende procedure:

1. Druk op Ctrl+S om de tabel op te slaan.
2. Dubbelklik in de gegevensbladweergave op elke kolomkop en typ een beschrijvende veldnaam voor elke kolom.
3. Sla de tabel nogmaals op.

Naar boven

Gegevens importeren, toevoegen of koppelen aan een andere bron

Mogelijk hebt u gegevens die zijn opgeslagen in een ander programma en wilt u deze gegevens importeren in een nieuwe tabel of toevoegen aan een bestaande tabel in Access. Of u werkt samen met personen die hun gegevens in andere programma's bewaren en u wilt met deze gegevens werken in Access door koppelingen naar deze gegevens te maken. In Access kunt u in beide gevallen eenvoudig werken met gegevens uit andere bronnen. U kunt gegevens importeren uit een Excel-werkblad, uit een tabel in een andere Access-database, uit een SharePoint-lijst of uit een groot aantal andere bronnen. Het proces dat u gebruikt, verschilt enigszins, afhankelijk van uw bron, maar met de volgende procedure kunt u aan de slag.

1. Selecteer in Access op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppelingde optie Nieuwe gegevensbron en selecteer vervolgens de opdracht voor het type bestand dat u importeert.
   Als u bijvoorbeeld gegevens uit een Excel-werkblad importeert, klikt u op Nieuwe gegevensbron>uit Excel-bestand>.

   Opmerking

   Als u het juiste type indeling niet kunt vinden in de groep Importeren & koppelingen , moet u mogelijk het programma starten waarin u de gegevens oorspronkelijk hebt gemaakt en dat programma vervolgens gebruiken om de gegevens op te slaan in een veelgebruikte bestandsindeling (zoals een tekstbestand met scheidingstekens) voordat u die gegevens in Access kunt importeren.

2. Klik in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen op Bladeren om het brongegevensbestand te zoeken of typ het volledige pad naar het brongegevensbestand in het vak Bestandsnaam .

3. Klik op de gewenste optie (voor alle programma's kunt u gegevens importeren en voor sommige kunt u een koppeling toevoegen) onder Opgeven hoe en waar u de gegevens wilt opslaan in de huidige database. U kunt een nieuwe tabel maken waarin de geïmporteerde gegevens worden gebruikt, of u kunt (bij sommige programma's) de gegevens toevoegen aan een bestaande tabel of een gekoppelde tabel maken die een koppeling naar de gegevens in het bronprogramma onderhoudt.

4. Als een wizard wordt gestart, volgt u de instructies op de volgende pagina's van de wizard. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.
   Als u objecten importeert of tabellen koppelt uit een Access-database, wordt het dialoogvenster Objecten importeren of Tabellen koppelen weergegeven. Kies de gewenste items en klik op OK.
   Het exacte proces is afhankelijk van of u ervoor kiest gegevens te importeren, toe te voegen of te koppelen.

5. U wordt gevraagd of u de details van de zojuist voltooide importbewerking wilt opslaan. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking in de toekomst opnieuw zult uitvoeren, klikt u op Importstappen opslaan en voert u de details in. U kunt deze bewerking vervolgens eenvoudig in de toekomst herhalen door op de importbewerkingen te klikken in de groep Importeren & koppeling op het tabblad Externe gegevens. Als u de details van de bewerking niet wilt opslaan, klikt u op Sluiten.

Als u ervoor kiest om een tabel te importeren, worden de gegevens geïmporteerd in een nieuwe tabel en wordt de tabel vervolgens weergegeven onder de groep Tabellen in het navigatiedeelvenster. Als u ervoor kiest om gegevens toe te voegen aan een bestaande tabel, worden de gegevens toegevoegd aan deze tabel. Als u ervoor kiest om gegevens te koppelen, wordt er in Access een gekoppelde tabel gemaakt onder de groep Tabellen in het navigatiedeelvenster.

Naar boven

Een toepassingsonderdeel toevoegen

U kunt een toepassingsonderdeel gebruiken om functionaliteit toe te voegen aan een bestaande database. Een toepassingsonderdeel kan bestaan uit één tabel of uit verschillende gerelateerde objecten, zoals een tabel en een afhankelijk formulier.

Het toepassingsonderdeel Opmerkingen bestaat bijvoorbeeld uit een tabel met een id-veld AutoNummering, een datumveld en een memoveld. U kunt het toevoegen aan een database en het ongewijzigd gebruiken, of met minimale aanpassingen.

1. Open de database waaraan u een toepassingsonderdeel wilt toevoegen.
2. Klik op het tabblad Maken .
3. Klik in de groep Sjablonen op Toepassingsonderdelen. Er wordt een lijst met beschikbare onderdelen geopend.
4. Klik op het toepassingsonderdeel dat u wilt toevoegen.

Naar boven

Een bestaande Access-database openen

1. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

2. Blader in het dialoogvenster Openen naar de database die u wilt openen.

3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Dubbelklik op de database om deze te openen in de standaardmodus die is opgegeven in het dialoogvenster Opties voor Access of in de modus die is ingesteld door een beheerdersbeleid.
   • Klik op Openen om de database te openen voor gedeelde toegang in een omgeving met meerdere gebruikers, zodat u en andere gebruikers de database kunnen lezen en ernaar kunnen schrijven.
   • Klik op de pijl naast de knop Openen en klik vervolgens op Openen als alleen-lezen om de database te openen voor alleen-lezentoegang, zodat u deze kunt bekijken, maar niet bewerken. Andere gebruikers kunnen nog steeds lezen en schrijven naar de database.
   • Klik op de pijl naast de knop Openen en klik vervolgens op Exclusief openen om de database te openen met behulp van exclusieve toegang. Als u een database hebt geopend met exclusieve toegang, ontvangt iedereen die de database probeert te openen een bericht 'bestand is al in gebruik'.
   • Klik op de pijl naast de knop Openen en klik vervolgens op Exclusief openen als alleen-lezen om de database te openen voor alleen-lezen toegang. Andere gebruikers kunnen de database nog steeds openen, maar deze zijn beperkt tot de alleen-lezenmodus.

Tips

• Als u een van de laatst geopende databases wilt openen, klikt u op het tabblad Bestand op Recent en klikt u vervolgens op de bestandsnaam van die database. In Access wordt de database geopend met dezelfde optie-instellingen als de laatste keer dat u de database opende. Als de lijst met recent gebruikte bestanden niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Bestand op Opties. Klik in het dialoogvenster Opties voor Access op Clientinstellingen. Geef onder Weergeven het aantal documenten op dat in de lijst met recente documenten moet worden weergegeven, tot een maximum van 50.
  U kunt ook recente databases weergeven op de navigatiebalk van de Backstage-weergave om met twee klikken toegang te krijgen: 1) het tabblad Bestand (2) de recente database die u wilt openen. Schakel onder aan het tabblad Recent het selectievakje Snelle toegang tot dit aantal recente databases in en pas het aantal weer te geven databases aan.
• Als u een database opent door op het tabblad Bestand op de opdracht Openen te klikken, kunt u een lijst met snelkoppelingen weergeven naar databases die u eerder hebt geopend door in het dialoogvenster Openen op Mijn recente documenten te klikken.

Naar boven