Documenteigenschappen, ook wel metagegevens genoemd, zijn gegevens waarmee een bestand wordt beschreven of geïdentificeerd. Voorbeelden van documenteigenschappen zijn titel, de naam van de auteur, het onderwerp en trefwoorden waarmee het onderwerp of andere informatie in het bestand wordt geïdentificeerd.
Als u de documenteigenschappen voor uw bestanden toevoegt, kunt u ze gemakkelijk ordenen en later snel terugvinden. U kunt ook documenten zoeken op basis van de documenteigenschappen of ze in uw documenten invoegen.
Meer informatie over documenteigenschappen
Er zijn vier soorten documenteigenschappen:
- Standaardeigenschappen : Microsoft 365-documenten worden standaard aan een reeks standaardeigenschappen gekoppeld, zoals auteur, titel en onderwerp. U kunt uw eigen tekstwaarden voor deze eigenschappen opgeven, zodat u de documenten gemakkelijker kunt ordenen en identificeren. In Word kunt u bijvoorbeeld met de eigenschap Trefwoorden (ook wel tags genoemd) het trefwoord 'klanten' toevoegen aan uw verkoopdocumenten. Vervolgens kunt u zoeken naar alle verkoopdocumenten met dat trefwoord.
-
Eigenschappen die automatisch worden bijgewerkt : deze eigenschappen omvatten zowel eigenschappen van het bestandssysteem (bijvoorbeeld bestandsgrootte en de datums waarop bestanden zijn gemaakt en de laatste keer zijn gewijzigd) als statistieken die door Microsoft 365-programma's voor u worden bijgehouden (bijvoorbeeld het aantal woorden of tekens in een document). U kunt eigenschappen die automatisch worden bijgewerkt, niet opgeven of wijzigen.
U kunt eigenschappen die automatisch worden bijgewerkt, niet gebruiken voor het zoeken of identificeren van bestanden. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar alle bestanden die na 3 augustus 2015 zijn gemaakt, of die gisteren voor het laatst zijn gewijzigd. -
Aangepaste eigenschappen : u kunt aanvullende aangepaste eigenschappen definiëren voor uw Microsoft 365-documenten. U kunt een tekst, een tijd of een numerieke waarde toewijzen aan aangepaste eigenschappen. Verder kunt u de waarden ja of nee toewijzen aan deze eigenschappen. U kunt kiezen uit een lijst met voorgestelde namen of zelf namen definiëren.
Zie Aangepaste eigenschappen voor een bestand weergeven of maken voor meer informatie. - Eigenschappen van documentbibliotheek : dit zijn eigenschappen die zijn gekoppeld aan documenten in een documentbibliotheek op een website of in een openbare map. Wanneer u een nieuwe documentbibliotheek maakt, kunt u een of meer documentbibliotheekeigenschappen definiëren en regels instellen voor de bijbehorende waarden. Wanneer u documenten toevoegt aan de documentbibliotheek, wordt u gevraagd voor vereiste eigenschappen waarden op te nemen of onjuiste eigenschappen bij te werken. Bij een documentbibliotheek waarin ideeën voor producten worden verzameld, kan de gebruiker bijvoorbeeld worden gevraagd waarden op te geven voor eigenschappen zoals Ingediend door, Datum, Categorie en Beschrijving. Wanneer u een document vanuit een documentbibliotheek opent in Word, Excel of PowerPoint, kunt u de eigenschappen van deze documentbibliotheek bewerken en bijwerken door Bestandsinformatie> te selecteren. Alle vereiste eigenschappen uit de documentbibliotheek worden op het tabblad Info in Word, Excel en PowerPoint met een rode rand weergegeven.
Zie De bestandsnaam, datum, auteur of overige documenteigenschappen toevoegen aan een kop- of voettekst als u een van deze eigenschappen in uw Word-document wilt invoegen.
De standaardeigenschappen voor het huidige bestand bekijken en wijzigen
Welk Office-programma gebruikt u?
Access
- Selecteer het tabblad Bestand .
- Selecteer Info.
- Selecteer de koppeling Database-eigenschappen weergeven en bewerken boven aan de pagina.
- Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen de tabbladen om de eigenschappen te selecteren die u wilt bekijken of bijwerken.
- Selecteer OK. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
- Selecteer nogmaals het tabblad Bestand om terug te keren naar de database.
Excel
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Info om de werkmapeigenschappen weer te geven.
Als u eigenschappen wilt toevoegen of wijzigen, houdt u de aanwijzer boven de eigenschap die u wilt bijwerken en voert u de gegevens in.
Selecteer nogmaals het tabblad Bestand om terug te keren naar de werkmap. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:- Als u meer eigenschappen wilt zien, selecteert u de koppeling Alle eigenschappen weergeven onderaan de pagina.
- Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens en -statistieken kunt bekijken, selecteert u Eigenschappen boven aan de pagina en selecteert u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Op het tabblad Overzicht kunt u titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken.
PowerPoint
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Info om de presentatie-eigenschappen weer te geven.
Als u eigenschappen wilt toevoegen of wijzigen, houdt u de aanwijzer boven de eigenschap die u wilt bijwerken en voert u de gegevens in.
Selecteer nogmaals het tabblad Bestand om terug te keren naar de presentatie. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:- Als u meer eigenschappen wilt zien, selecteert u de koppeling Alle eigenschappen weergeven onderaan de pagina.
- Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens en -statistieken kunt bekijken, selecteert u Eigenschappen boven aan de pagina en selecteert u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Op het tabblad Overzicht kunt u titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken.
Project
- Selecteer het tabblad Bestand .
- Selecteer Info om de projecteigenschappen weer te geven.
- Als u eigenschappen wilt toevoegen of wijzigen, houdt u de aanwijzer boven de eigenschap die u wilt bijwerken en voert u de gegevens in.
- Klik nogmaals op het tabblad Bestand om terug te keren naar het project. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:
Als u meer eigenschappen of statistieken wilt zien, selecteert u Projectgegevens boven aan de pagina en selecteert u vervolgens Geavanceerde eigenschappen of Projectstatistieken.
Op het tabblad Overzicht, in het dialoogvenster Eigenschappen, kunt u titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken.
Publisher
- Selecteer het tabblad Bestand .
- Selecteer Info om de eigenschappen weer te geven.
- Klik nogmaals op het tabblad Bestand om terug te keren naar de publicatie. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:
Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens en -statistieken kunt bekijken, selecteert u Publicatie-eigenschappen boven aan de pagina en selecteert u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Op het tabblad Overzicht kunt u titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken.
Visio
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Info om de eigenschappen weer te geven.
Als u eigenschappen wilt toevoegen of wijzigen, houdt u de aanwijzer boven de eigenschap die u wilt bijwerken en voert u de gegevens in.
Klik nogmaals op het tabblad Bestand om terug te keren naar de publicatie. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:- Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens kunt bekijken, selecteert u Eigenschappen bovenaan de pagina en kiest u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Op het tabblad Overzicht kunt u eigenschappen als titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken. - Als u een koppeling naar gerelateerde documenten wilt toevoegen, selecteert u Verwante documenten onder aan de pagina Info en selecteert u Een koppeling naar een gerelateerd document toevoegen.
- Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens kunt bekijken, selecteert u Eigenschappen bovenaan de pagina en kiest u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Word
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Info om de documenteigenschappen weer te geven.
Als u eigenschappen wilt toevoegen of wijzigen, houdt u de aanwijzer boven de eigenschap die u wilt bijwerken en voert u de gegevens in. Voor sommige metagegevens, zoals Auteur, dient u met de rechtermuisknop op de eigenschap te klikken en Verwijderen of Bewerken te kiezen.
Klik nogmaals op het tabblad Bestand om terug te keren naar het document. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Optionele stappen:- Als u meer eigenschappen wilt zien, selecteert u de koppeling Alle eigenschappen weergeven onderaan de pagina.
- Als u een dialoogvenster wilt openen met eigenschappen waarmee u alle eigenschappen in één keer kunt toevoegen of bewerken en documentgegevens en -statistieken kunt bekijken, selecteert u Eigenschappen boven aan de pagina en kiest u vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Op het tabblad Overzicht kunt u titel, onderwerp, auteur, manager, bedrijf, categorie, trefwoorden (ook wel tags genoemd) en opmerkingen toevoegen en bewerken.
Aangepaste eigenschappen voor het huidige bestand weergeven of maken
Aangepaste eigenschappen zijn eigenschappen die u definieert voor een Microsoft 365-document. U kunt een tekst, een tijd of een numerieke waarde toewijzen aan aangepaste eigenschappen. Verder kunt u de waarden ja of nee toewijzen aan deze eigenschappen. U kunt kiezen uit een lijst met voorgestelde namen of zelf namen definiëren.
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Info.
Selecteer Eigenschappen boven aan de pagina en selecteer vervolgens Geavanceerde eigenschappen.
Opmerking
- In Access kunt u Database-eigenschappen weergeven en bewerken selecteren
- In Project selecteert u Projectgegevens
- In Publisher selecteert u Publicatie-eigenschappen
- U kunt momenteel geen aangepaste eigenschappen voor Visio-bestanden weergeven of maken
Selecteer het tabblad Aangepast .
- Typ in het vak Naam een naam voor de aangepaste eigenschap of selecteer een naam in de lijst.
- Selecteer het gegevenstype voor de toe te voegen eigenschap in de lijst Type.
- Typ in het vak Waarde een waarde voor de eigenschap. De waarde die u invoert, moet overeenkomen met de selectie in de lijst Type. Als u bijvoorbeeld in de lijst TypeGetal selecteert, moet u in de lijst Waarde een getal typen. Waarden die niet overeenkomen met het gekozen eigenschapstype, worden als tekst opgeslagen.
Selecteer OK.