De regels voor Afdruk samenvoegen instellen

Wanneer u brieven naar uw adressenlijst verzendt, kunt u het bericht aanpassen. Neem bijvoorbeeld de woorden 'Verstreken einddatum' op voor sommige geadresseerden op basis van waarden in bepaalde velden van de gegevensbron. De aanpassing is gebaseerd op regels die worden uitgevoerd wanneer u de samenvoeging uitvoert.

In het voorbeeld 'Achterstalle betaling' wordt een If... Dan... Else-regel , die opgeeft dat de tekst 'Achterstalleren' moet worden opgenomen voor geadresseerden waarvan de waarde van een einddatumveld zich in het verleden bevindt.

Het instellen van regels wordt uitgevoerd nadat u geadresseerden hebt geselecteerd voor de samenvoegbewerking en nadat u samenvoegvelden in het document hebt ingevoegd.

Ga naarVerzendlijstregel> en kies een regel op basis van de onderstaande beschrijvingen.

Vragen

U verzendt bijvoorbeeld dezelfde uitnodiging voor een driemaandelijkse vergadering. De datums van de vergadering worden niet opgeslagen in uw gegevensbron en de datum van de vergadering wordt meer dan één keer weergegeven in de uitnodiging.

Door bladwijzers in uw document te plaatsen en een veld Vragen op te slaan, kunt u voor elke vergadering dezelfde samenvoeging uitvoeren. Het enige wat u hoeft te typen, is de datum van de vergadering en u typt deze maar één keer.

1. Druk in het samenvoegdocument op Ctrl+F9 en typ een naam om een bladwijzer te maken. Herhaal dit met dezelfde naam, op elke plaats waar u het antwoord op het veld Vraag wilt weergeven in het document.
2. Plaats de cursor ergens in het document, vóór de eerste bladwijzer die u zojuist hebt gemaakt.
3. Ga naar Verzendregels>>vragen.
4. Selecteer de bladwijzer die u zojuist hebt gemaakt (of typ de naam ervan) en voer een prompt in, zoals 'Gebeurtenisdatum?' in het vak Prompt .
5. Selecteer OK en vervolgens nogmaals OK .
6. Wanneer u aan het einde van het proces Voltooien & Samenvoegen selecteert, kiest u Afzonderlijke documenten bewerken. U wordt gevraagd om een antwoord voor elke ontvanger. Dit antwoord wordt ingevoegd in de bladwijzers die u hebt opgegeven, in de documenten die het resultaat zijn van de samenvoeging.

Meer informatie: Veldcodes: Veld Vragen

Invullen

U verzendt bijvoorbeeld dezelfde uitnodiging voor een driemaandelijkse vergadering. De datums van de vergadering worden niet opgeslagen in uw gegevensbron en de datum van de vergadering wordt slechts eenmaal in de uitnodiging weergegeven.

Door een invulveld in het document te plaatsen, kunt u voor elke vergadering dezelfde samenvoeging uitvoeren. Het enige wat u hoeft te typen, is de datum van de vergadering.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u de invultekst wilt plaatsen.
2. Ga op het tabblad Verzendlijsten naar Regels>invullen.
3. Voer een prompt in, zoals 'Gebeurtenisdatum?' in het vak Prompt .
4. Selecteer OK en vervolgens nogmaals OK .
5. Wanneer u aan het einde van het proces op Voltooien & Samenvoegen klikt, selecteert u Afzonderlijke documenten bewerken. U wordt gevraagd om een antwoord voor elke ontvanger. Dit antwoord wordt ingevoegd in het veld Invullen in de documenten die het resultaat zijn van de samenvoeging.

Meer informatie: Veldcodes: Fill-In veld

Als... Dan... Anders

U verzendt bijvoorbeeld correspondentie naar een lijst met deelnemers aan de conferentie die zowel nationaal als internationaal reizen. Het veld Land/regio in uw gegevensbron is mogelijk leeg voor binnenlandse deelnemers. U kunt een If... Dan... Anders... regel om het bericht voor alle geadresseerden aan uw persoonlijke voorkeur aan te passen. Ontvangers van wie het veld Land/regio leeg is, zien mogelijk 'U wordt welkom bij de gate bij aankomst', terwijl alle andere geadresseerden kunnen zien: 'U wordt welkom bij de balie bij de douane'.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u de voorwaardelijke tekst wilt plaatsen.
2. Ga naar Verzendregels>>als... Dan... Anders.
3. Kies in de lijst Veldnaam het veld uit uw gegevensbron waarmee de voorwaardelijke tekst wordt bepaald.
4. Kies in de lijst Vergelijking een manier om de gegevenswaarde te vergelijken.
5. Voer in het vak Vergelijken met de vergelijkingswaarde in (sla deze over als u hebt gekozen om leeg of niet leeg te zijn als vergelijking).
6. Voer in het vak Deze tekst invoegen de tekst in die in het document wordt weergegeven wanneer aan de vergelijkingscriteria wordt voldaan.
7. Voer in het vak Deze tekst anders invoegen de tekst in die in het document wordt weergegeven wanneer niet aan de vergelijkingscriteria wordt voldaan.
8. Selecteer OK.

Meer informatie: Veldcodes: ALS-veld

Recordnummer

U wilt bijvoorbeeld dat in correspondentie elke geadresseerde zijn of haar positie in een wachtlijst wordt weergegeven. U kunt de lijst met geadresseerden sorteren in chronologische volgorde van registraties en vervolgens een regel Record samenvoegen gebruiken om de genummerde positie van de geadresseerde in de lijst weer te geven.

Het recordnummer weerspiegelt alle sorteringen of filters die u vóór de samenvoeging hebt toegepast op de gegevensbron.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u het recordnummer wilt weergeven.
2. Ga naar Verzendregels>>Record samenvoegen #.

Meer informatie: Veldcodes: MergeRec-veld

Samenvoegreeks

U wilt bijvoorbeeld dat in correspondentie aan elke geadresseerde het totale aantal personen wordt weergegeven dat zich heeft aangemeld voor een gebeurtenis. Met de regel Volgorde #samenvoegen krijgt u een telling van de records in het samengevoegde document.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u het recordnummer wilt weergeven.
2. Ga naarSamenvoegvolgordevan verzendregels>>#.

Meer informatie: Veldcodes: MergeSeq-veld

Volgende record

U gebruikt bijvoorbeeld Afdruk samenvoegen om uw lijst met contactpersonen af te drukken op één vel papier. Gebruik de regel Volgende record om Word door te laten gaan naar de volgende record zonder een nieuwe pagina te starten.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u gegevens uit de volgende record wilt weergeven.
2. Ga naar Verzendregels>>Volgende record.
3. Een samenvoegveld invoegen voor de gewenste gegevens
   Een lijst met bedrijfsnamen kan er als volgt uitzien:
   «Company_Name»
   «Volgende record»«Company_Name»
   «Volgende record»«Company_Name»

Meer informatie: Veldcodes: Volgende veld

Volgende record als

U wilt bijvoorbeeld een lijst met deelnemers aan de binnenlandse reisconferentie op het ene vel papier en deelnemers aan internationale reizen op een ander vel papier. Het veld Land/regio in uw gegevensbron is mogelijk leeg voor binnenlandse reizigers. U kunt de regel Next Record If gebruiken om te voorkomen dat Word een nieuwe pagina start totdat deze de geadresseerden bereikt waarvan het veld Land/regio niet leeg is. Hiervoor sorteert u eerst uw gegevensbron op land/regio.

1. Plaats de cursor op de plaats waar u gegevens uit de volgende record wilt weergeven.
2. Ga naar Verzendregels>>Volgende record if.
3. Kies in de lijst Veldnaam de naam van het samenvoegveld, zoals Plaats.
4. Kies in de lijst Vergelijking een manier om de gegevenswaarde te vergelijken. Als u bijvoorbeeld alleen ontvangers in een bepaalde plaats wilt weergeven, kiest u Gelijk aan.
5. Voer in het vak Vergelijken met de waarde in die u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld geadresseerden in Tokio wilt selecteren, typt u Tokio (sla dit over als u hebt gekozen voor een lege of niet-lege waarde als vergelijking).

Meer informatie: Veldcodes: Veld NextIf

Bladwijzer instellen

U bereidt bijvoorbeeld uitnodigingen voor een conferentie voor waar de keynote spreker nog niet is voltooid. U kunt tijdelijke aanduidingen voor de naam van de spreker in het hele document laten en een regel Bladwijzer instellen opnemen, waarbij u de naam van de spreker eenmaal invoert en deze in alle tijdelijke aanduidingen wordt weergegeven.

Tijdelijke aanduidingen zijn verw-velden; Met de regel Bladwijzer instellen wordt een veld ingevoegd dat niet wordt weergegeven in het document (tenzij u op Alt+F9 drukt om veldcodes weer te geven).

1. Plaats de cursor ergens in het document.
2. Ga naar Bladwijzer>verzendregels>instellen, typ een naam en selecteer OK.
3. Plaats de cursor op de plaats waar u de bladwijzertekst wilt weergeven.
4. Ga naarVeldSnelle onderdelen>invoegen> en kies Verw.
5. Kies de bladwijzernaam die u zojuist hebt gemaakt en selecteer OK.
6. Voeg het veld Ref overal in waar u de bladwijzertekst wilt weergeven.
7. Voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, klikt u met de rechtermuisknop op het veld Instellen, selecteert u Veld bewerken en voert u de gewenste tekst in het tekstvak in .
8. Selecteer OK.

Meer informatie: Veldcodes: Veld instellen 

Record overslaan als

U hebt bijvoorbeeld een kledingwinkel en vindt dat u een overstock van een bepaald T-shirt hebt, maar niet in de meest populaire maat. Wanneer u klaar bent om een verkoopfolder te verzenden, sluit u klanten uit die een bepaalde maat dragen. Gebruik de regel Record overslaan als om de inhoud van de groottegegevens van klanten te vergelijken met de grootte die u wilt uitsluiten.

1. Ga naar Verzendregels>>Record overslaan als.
2. Kies in de lijst Veldnaam de naam van het samenvoegveld, zoals Grootte.
3. Kies in de lijst Vergelijking een manier om de gegevenswaarde te vergelijken. Als u bijvoorbeeld klanten wilt selecteren die een specifieke maat dragen, kiest u Gelijk aan.
4. Voer in het vak Vergelijken met de waarde in die u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld klanten wilt selecteren die een extra kleine maat dragen, kiest u XS (sla deze over als u hebt gekozen voor een lege of niet-lege waarde als vergelijking).

Meer informatie: Veldcodes: veld SkipIf