Sommige organisaties gebruiken Microsoft Office Excel-werkmappen als formulieren om gegevens te verzamelen. Deze werkmappen bevatten meestal lege cellen voor gebruikers om gegevens in te voeren. U kunt een werkmap converteren naar een Microsoft Office InfoPath-formuliersjabloon met behulp van de wizard Importeren in InfoPath. Door een werkmap te converteren naar een formuliersjabloon, kunnen uw gebruikers profiteren van InfoPath-functies zoals schemavalidatie, dynamische besturingselementen zoals herhalende secties en bedrijfslogica zoals gegevensvalidatie. Daarnaast kunt u uw formuliersjabloon beschikbaar maken voor een breder publiek door een formuliersjabloon met browser te maken. Als u een formuliersjabloon met browser wilt maken, moet u een browsercompatibele formuliersjabloon publiceren op een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd. Formulieren op basis van formuliersjablonen met browserfunctionaliteit kunnen worden ingevuld met behulp van een webbrowser.
Wanneer u een Excel-werkmap converteert naar een InfoPath-formuliersjabloon met behulp van de standaardinstelling in de wizard Importeren, bevat de resulterende formuliersjabloon de indeling van de Excel-werkmap. Bovendien worden cellen in de Excel-werkmap die aan bepaalde voorwaarden voldoen, automatisch geconverteerd naar besturingselementen voor tekstvaken waarin gebruikers gegevens kunnen invoeren. Als een cel bijvoorbeeld is opgemaakt om een rand aan alle zijden weer te geven, wordt die cel geconverteerd naar een tekstvakbesturingselement in de resulterende formuliersjabloon. Als u besluit de standaardinstelling in de wizard Importeren niet te gebruiken, kunt u ervoor kiezen om alleen de indeling op te nemen wanneer u de Excel-werkmap importeert of om alleen bepaalde typen cellen te converteren naar besturingselementen.
In dit artikel wordt het basisconcept en de procedure uitgelegd voor het converteren van een Excel-werkmap naar een InfoPath-formuliersjabloon, met inbegrip van de functies en instellingen die niet worden ondersteund in het conversieproces.
In dit artikel
- Een Excel-werkmap converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon
- Functies en instellingen die niet volledig worden ondersteund tijdens de conversie
- Een Excel-werkmap converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon
Een Excel-werkmap converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon
Wanneer u een Excel-werkmap converteert naar een InfoPath-formuliersjabloon, wordt de werkmap als een blauwdruk gebruikt om een nieuwe formuliersjabloon te maken. De tabelstructuur van de werkmap wordt opnieuw gemaakt als een indelingstabel in de formuliersjabloon. Als u ervoor kiest om cellen op te nemen die worden gebruikt om gegevens te verzamelen wanneer u de werkmap converteert, worden er besturingselementen voor tekstvaken toegevoegd aan de formuliersjabloon in de cellen van de indelingstabel die overeenkomen met de locatie van de velden in de werkmap. De grootte en positie van ondersteunde cellen, celranden en arcering en of cellen worden samengevoegd of gesplitst, blijven behouden in de resulterende formuliersjabloon.
Als uw werkmap meerdere werkbladen bevat, worden de gegevens en opmaak op het eerste werkblad toegevoegd aan de standaardweergave in de nieuwe formuliersjabloon en worden de extra werkbladen geconverteerd naar overeenkomende weergaven in de formuliersjabloon. De titels van elke extra weergave komen overeen met de titels van de werkbladen.
Stel dat u een verzekeringsagent bent met een werkmap met de naam Claims.xls die twee werkbladen bevat om meer inzicht te krijgen in de relatie tussen een werkmap die u converteert met behulp van de wizard InfoPath Importeren en de resulterende formuliersjabloon. Het eerste werkblad heet Home en het tweede heet Automobile. Onder de kolommen op elk werkblad bevinden zich kolommen met de kolomkoppen Type, Beschrijving, Leenbedrag en Aankoopprijs. De kolommen Leenbedrag en Aankoopprijs op elk werkblad zijn opgemaakt voor het gebruik van een valutagegevenstype. Alle kolomkoppen zijn opgemaakt als vette blauwe tekst. Het werkblad Start bevat een formule voor het berekenen van een afschrijvingsschema. Eén cel, met randopmaak aan alle zijden, wordt gebruikt om de naam van een klant in te voeren.
Als u de wizard Importeren gebruikt om Claims.xls te converteren naar een formuliersjabloon, maakt u een formuliersjabloon met de naam Claims.xsn.
Deze nieuwe formuliersjabloon bevat twee weergaven. De standaardweergave, Start (standaard) genoemd, bevat de indeling en opmaak van het werkblad Start. De tweede weergave, genaamd Automobile, bevat de indeling en opmaak van het werkblad Automobile. Elke weergave bevat een tabel met de kolomkoppen Type, Description, Loan Amount en Purchase Price, opgemaakt met vetgedrukte blauwe tekst, net als in de oorspronkelijke werkmap. Afhankelijk van de instellingen die u kiest in de wizard Importeren, kunnen sommige functies echter verschillen in de resulterende formuliersjabloon:
Als u de wizard Importeren gebruikt om Claims.xls te converteren naar een formuliersjabloon door alleen de indeling te behouden De resulterende formuliersjabloon bevat een indelingstabel die overeenkomt met de tabel in de Excel-werkmap. De formuliersjabloon bevat geen besturingselementen voor tekstvaken.
Als u de wizard Importeren gebruikt om Claims.xls zowel door de indeling te behouden als door cellen te converteren naar besturingselementen De resulterende formuliersjabloon bevat een herhalende tabel. Cellen die aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals de cel met randopmaak die aan alle zijden is toegepast en de cellen die een formule bevatten of waarnaar wordt verwezen voor het berekenen van een afschrijvingsschema, worden geconverteerd naar besturingselementen voor tekstvaken.
Opmerking
Hoewel cellen die formules bevatten of waarnaar wordt verwezen, worden geconverteerd naar tekstvakbesturingselementen, blijven de formules niet behouden in de resulterende formuliersjabloon. U moet de functionaliteit van de formule opnieuw maken met behulp van de juiste functies in InfoPath.
Naar boven
Functies en instellingen die niet volledig worden ondersteund tijdens de conversie
Sommige instellingen en opmaak in Excel-werkmappen worden niet ondersteund door InfoPath. Wanneer u een werkmap converteert die dergelijke instellingen bevat, bevat de resulterende InfoPath-formuliersjabloon deze functies of instellingen niet. Als uw werkmap bijvoorbeeld een koptekst bevat die een afbeelding bevat, blijft de afbeelding niet behouden in de resulterende InfoPath-formuliersjabloon omdat InfoPath geen ondersteuning biedt voor afbeeldingen in kop- en voetteksten.
Hier volgt een lijst met functies en instellingen die niet behouden blijven wanneer u een Excel-werkmap converteert naar een InfoPath-formuliersjabloon:
- Cellen met de opmaak 'passend maken'
- Celachtergrondafbeeldingen
- Celachtergrondpatronen
- Celovergangen
- Voorwaardelijke opmaak
- Gegevensvalidatie
- Formules
- Macro's
- Afdrukinstellingen (inclusief A4 papierformaat wijzigen, zwart-wit, centreren op pagina, eerste paginanummer, paginavolgorde, afbeeldingen, rasterlijnen afdrukken, afdrukkwaliteit, rij- en kolomkoppen, rijen en kolommen op elke pagina, schalen en afdrukgebied instellen)
- Verticale tekstuitlijning
- Rijen die smaller zijn dan de standaardlettertypehoogte van 10pt
- WordArt
In de volgende lijst worden de functies en instellingen uitgelegd die gedeeltelijk worden ondersteund wanneer u een Excel-werkmap converteert naar een InfoPath-formuliersjabloon:
Cellen met gegevensopmaak Stijlen of kleuren die zijn toegepast op cellen met gegevensopmaak, worden niet geconverteerd. Als een cel bijvoorbeeld is opgemaakt om negatieve getallen weer te geven als rode tekst, wordt de getalwaarde geconverteerd, maar de rode tekstopmaak niet.
Hyperlinks die verwijzen naar niet-ondersteunde protocollen Alle hyperlinks worden geconverteerd, maar als de hyperlink een ander protocol gebruikt dan http:, https:, ftp:of mailto:, werkt de hyperlink niet wanneer een gebruiker op de koppeling klikt.
Uitlijning en opmaak van kop- en voettekst Een kop- of voettekst in een Excel-werkmap kan een linker-, middelste en rechtersectie bevatten. Deze worden samengevoegd bij het importeren in InfoPath. Een werkmap met een linkerkop met de naam 'Wendy Wheeler', een middelste kop met de titel 'Statusrapport' en een rechterkop met de datum '13 oktober 2007' wordt bijvoorbeeld geconverteerd naar een InfoPath-formuliersjabloon met één koptekst met de volgende tekst: 'Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007'. Als slechts één sectie in de kop- of voettekst van de werkmap tekst bevat, wordt de resulterende tekst in de formuliersjabloon dienovereenkomstig uitgelijnd. Als bijvoorbeeld alleen de rechtersectie van de koptekst tekst in de werkmap bevat, wordt de bijbehorende tekst in de formuliersjabloon rechts uitgelijnd. Anders wordt alle kop- of voettekst links uitgelijnd wanneer deze wordt geïmporteerd. De lettertype-instelling die wordt toegepast op de eerste kop- of voettekstsectie in de werkmap, wordt toegepast op de hele kop- of voettekst in de resulterende InfoPath-formuliersjabloon.
Lettertypeconversie Hoewel In InfoPath de lettertypen uit een werkmap worden geïmporteerd bij het maken van een nieuwe formuliersjabloon, worden er automatisch alternatieve lettertypen geselecteerd voor de formuliersjabloon als de lettertypen in de werkmap niet beschikbaar zijn op de computer waarop u het importeren uitvoert.
Impliciet samengevoegde cellen Als u in Excel meer tekst typt dan in de huidige cel past, wordt de tekst boven op de volgende cellen weergegeven alsof de cellen zijn samengevoegd. InfoPath biedt geen ondersteuning voor deze functie. Als een geconverteerde cel meer tekst bevat dan de celbreedte kan bevatten, loopt de tekst terug naar de volgende regel in InfoPath. Om dit te voorkomen, selecteert u voordat u de werkmap importeert de cel en het aantal volgende cellen dat nodig is om de tekst te bevatten en voegt u de cellen samen zodat de tekst binnen de samengevoegde cel past.
Draaitabelrapporten Draaitabelrapporten worden geconverteerd als indelingstabellen.
Zeer grote tabellen InfoPath ondersteunt tabellen met een breedte van maximaal 63 kolommen en 999 rijen. Als een Excel-werkmap deze limieten overschrijdt, worden alleen de eerste 63 kolommen en 999 rijen geconverteerd.
Opmerking
Sommige Excel-werkmappen kunnen niet worden geopend zonder een wachtwoord. Als dit het geval is met uw werkmap, kunt u deze mogelijk niet importeren in InfoPath. U kunt het probleem oplossen door de wachtwoordvereiste voor de werkmap te verwijderen voordat u deze importeert. Bovendien zijn sommige werkmappen ontworpen om te voorkomen dat gebruikers werkbladen verplaatsen, verwijderen, verbergen of de naam ervan wijzigen en andere structurele elementen in de werkmap wijzigen. Als dit het geval is met uw werkblad, kunt u het mogelijk niet importeren in InfoPath. U kunt dit probleem oplossen door de structurele bewerkingsbeperkingen voor uw werkmap te verwijderen voordat u deze importeert.
Naar boven
Een Excel-werkmap converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon
Klik in het menu Bestand op Formulier importeren.
Klik in het dialoogvenster Wizard Importeren op InfoPath-import voor Excel-werkmappen en klik vervolgens op Volgende.
Klik op Bladeren.
Zoek en klik op de Excel-werkmap die u wilt converteren en klik vervolgens op Openen.
Als u het standaard importgedrag wilt wijzigen, klikt u op Opties en selecteert u de gewenste opties.
Klik op Voltooien.
Opmerking
Afhankelijk van de indeling en complexiteit van uw Excel-werkmap, worden sommige indelingselementen of besturingselementen mogelijk niet weergegeven zoals u had verwacht in de resulterende InfoPath-formuliersjabloon. Als gevolg hiervan moet u mogelijk uw nieuwe formuliersjabloon aanpassen nadat u deze hebt geconverteerd.
Naar boven