Hoewel het belangrijk is om de uren in te schakelen die u aan uw taken in Project Web App werkt, is het net zo belangrijk om met uw projectmanager te communiceren over hoe het gaat op een meer algemene manier.
In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Tijd en taakvoortgang: wat is het verschil?
- Waar kan ik de voortgang van taken invoeren?
- Opmerkingen over uw werk toevoegen
Tijd en taakvoortgang: wat is het verschil?
Voordat we het hebben over het rapporteren van taakvoortgang in Project Web App, is het belangrijk dat we duidelijk zijn over de verschillen tussen tijd en taakvoortgang.
|
Tijd is het werkelijke aantal uren dat u aan een bepaalde taak besteedt. Dit is wat u invult in uw rooster om het aantal uren te registreren dat u tijdens uw werkweek aan verschillende taken hebt besteed. |
|---|---|
|
Taakvoortgang is een overkoepelende term voor zaken zoals het percentage werk dat is voltooid voor een taak (percentage voltooid) en hoeveel werk er nog moet gebeuren voordat de taak is voltooid (resterende hoeveelheid werk). |
Het vastleggen van de voortgang van een taak is een manier die meer mogelijkheden biedt als het gaat om het beschrijven van de taken die aan u zijn toegewezen.
Laten we even naar een voorbeeld kijken...
In dit voorbeeld is er een taak aan u toegewezen waarvan de uitvoering naar verwachting 40 uur zal duren.
U besteedt 8 uur aan de taak op maandag, 4 uur op dinsdag en 8 uur op woensdag, dus in totaal 20 uur.
| Ma | Di | Wo | Do | Vr | TOTAAL | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Werkelijk | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Gepland | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Dit is de tijd die u in een rooster zou invoeren.
Laten we nu eens kijken naar het werk dat u hebt gedaan vanuit het perspectief van taakvoortgang .
Hoewel u 20 van de 40 uur aan de taak hebt besteed, hoeft het niet zo te zijn dat u ook de indruk hebt dat 50% is voltooid.
U bent misschien wel verder, zeg 75%, of u loopt iets achter en hebt slechts 25% voltooid.
20 van de 40 uur ziet er zo uit:
Maar eigenlijk ligt u misschien voor op schema, zoals hier:
Of achter:
Wanneer u het geschatte percentage voltooid doorgeeft, is dit de voortgang van uw taak. Het doorgeven van het geschatte aantal uren dat nog aan de taak moet worden besteed (resterende hoeveelheid werk), wordt ook beschouwd als de voortgang van de taak.
Stel dat u voor de taak uit ons voorbeeld 20 van de 40 geplande uren hebt gewerkt, maar u het gevoel hebt dat u nog meer dan 20 uur nodig hebt om de taak te voltooien. Door de geschatte resterende hoeveelheid werk aan uw projectmanager te rapporteren, geeft u de taakvoortgang door.
Prima, maar waarom doen we dit ook weer?
Vergeet niet dat, net als bij roosters, het rapporteren over taakvoortgang niet over u gaat. Het draait natuurlijk allemaal om het project en dat taken op tijd en binnen het budget worden afgerond.
Als de taak waaraan u werkt, om welke reden dan ook langer duurt dan verwacht, kan uw projectmanager mogelijk dingen op de weg opnieuw rangschikken , zodat het algehele project niet wordt ontspoord.
Zelfs als je je werk zo goed mogelijk doet, werken dingen niet altijd zoals gepland. Elke goede projectmanager weet dit, dus wees er niet op gestresst als de voortgang van uw taak niet overeenkomt met de planning. Wees gewoon eerlijk, deel hoe het gaat, en u doet uw deel om het project op schema te houden.
Waar kan ik de voortgang van taken invoeren?
Dit is een nogal lastige vraag. Er zijn twee manieren om Project Web App in te stellen voor het invoeren van taakvoortgang.
Afzonderlijke weergaven voor het invoeren van tijd en taakvoortgang. Als uw organisatie Project Web App op deze manier heeft ingesteld, voeren teamleden de tijd in en verzenden deze in de weergave Rooster en de taakvoortgang in de weergave Taken .
- Tijd wordt ingevoerd als: uren in de weergave Rooster
- Voortgang van taken wordt ingevoerd als: percentage voltooid in de weergave Taken + resterende hoeveelheid werk in de weergave Taken
Eén gecombineerde weergave voor het invoeren van tijd en taakvoortgang. Als uw organisatie Project Web App op deze manier heeft ingesteld, kunnen teamleden de voortgang van zowel tijd als taak vastleggen in de weergave Rooster . De voortgang van een taak wordt in dit geval aangegeven met uw uren in plaats van het percentage voltooid, naast de resterende hoeveelheid werk.
- Tijd wordt ingevoerd als: uren in de weergave Rooster
- Voortgang van taken wordt ingevoerd als: resterende hoeveelheid werk in de weergave Rooster
Met de methode 'gecombineerde weergave' (die de beheerder misschien kent als 'modus voor eenmalige invoer') hoeft u geen dingen op twee plaatsen op te nemen, maar u verliest de mogelijkheid om het percentage voltooid in een meer algemene zin te rapporteren ('Ik ben ongeveer 25% klaar met deze taak.'). Er zijn dus voor- en nadelen. Uiteindelijk gaat u als teamlid gewoon mee met wat uw organisatie heeft gekozen, maar soms is het handig om de details achter de schermen te kennen.
Klaar om de status van uw taken te rapporteren?
Opmerkingen over uw werk toevoegen
Een andere manier om de voortgang van de taak te communiceren, is door enkele opmerkingen toe te voegen wanneer u updates naar uw projectmanager verzendt. Soms moet u misschien uitleggen waarom dingen langer duren dan gepland ('Ik heb 20 uur resterend werk toegevoegd omdat...') of u wilt misschien wat meer informatie geven over het werk dat u die week hebt gedaan ('Ik heb 6 uur aan die taak besteed op dinsdag...')
Om opmerkingen toe te voegen schakelt u het selectievakje Opmerking bij verzenden op het lint in vóór het indienen van het rooster of de taakvoortgang. U kunt dan een opmerking invoeren in een opmerkingenvak voordat de wijzigingen worden verzonden naar uw projectmanager.