Een onlinearchief, ook wel een archiefpostvak genoemd, is een plek waar u oude e-mailberichten kunt opslaan, zodat ze geen ruimte in uw primaire postvak innemen. Uw IT- of Microsoft 365-beheerder maakt het archiefpostvak voor u.
Opmerking
Om uw archiefpostvak te laten werken met Outlook voor Mac moeten zowel uw archief- als primaire postvakken zich op een Exchange Server (on-premises) of op Exchange Online in Microsoft 365 (cloud). Als uw primaire postvak zich bijvoorbeeld in Exchange Server bevindt en uw archiefaccount zich in Exchange Online in Microsoft 365 bevindt, kunt u uw onlinearchief niet gebruiken. Neem contact op met uw IT- of Microsoft 365-beheerder over co-locatie.
Aanbevolen procedures voor het verplaatsen van uw e-mailberichten naar het archief
Hoewel u afzonderlijke berichten één voor één van Outlook voor Mac naar uw archiefpostvak kunt verplaatsen (u kunt niet meerdere items tegelijk verplaatsen of kopiëren), is het efficiënter om ervoor te zorgen dat uw berichten worden gearchiveerd door gebruik te maken van Outlook Web App archief- en bewaarbeleid.
Archief en bewaarbeleid worden ingesteld door uw IT- of Microsoft 365-beheerder. Archiefbeleid bepaalt hoelang berichten in een e-mailmap blijven staan voordat ze worden verplaatst naar een archief. Bewaarbeleid bepaalt hoelang uw berichten worden opgeslagen. Beheerders stellen een beleid in voor de hele organisatie, maar u kunt het beleid naar wens aanpassen. Zie Bewaar- en archiefbeleid in Outlook Web App voor meer informatie.
Als u meerdere berichten tegelijk wilt archiveren en er geen archief- of bewaarbeleid is ingesteld, gebruikt u Outlook Web App om de berichten van uw primaire postvak naar het archief te verplaatsen. U kunt geen mappen verplaatsen, maar wel alle berichten in een map in één keer verplaatsen.
Schakel het selectievakje in naast de berichten die u wilt archiveren.
Sleep ze naar de map in het navigatiedeelvenster met het label Persoonlijke Archief - <uw naam>.
Opmerking
Als mappen, agenda-items, contactpersonen, taken en notities zijn verplaatst naar uw archief in een andere versie van Outlook, zoals Outlook voor Windows, kunt u ze niet verplaatsen of bekijken in het archiefpostvak met behulp van Outlook voor Mac.
Aanvullende tips
- Als u in het archief wilt zoeken, selecteert u een archiefmap in het mappenvenster. U kunt niet tegelijk in uw postvak en archieven zoeken.
- U kunt regels voor Postvak IN maken om berichten automatisch op te slaan in mappen, berichten toe te wijzen aan categorieën of berichten om te leiden naar een ander account. Deze regels werken echter niet in uw archiefpostvak, en u kunt geen berichten omleiden naar het archief met een regel voor Postvak IN.