Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database

Van toepassing op
Access voor Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

U kunt gegevens uit de ene Access-database op verschillende manieren naar een andere database overbrengen. Kopiëren en plakken is de eenvoudigste methode, maar importeren en koppelen geeft u meer controle over de gegevens die u naar de doeldatabase brengt en hoe u deze binnenbrengt.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens importeert in een andere Access-database of een koppeling naar de gegevens maakt.

Wat wilt u doen?

Meer informatie over het importeren van gegevens uit een andere Access-database of het maken van een koppeling naar de gegevens

Wanneer u vanuit een andere database importeert, maakt Access een kopie van de gegevens in de doeldatabase zonder de bron te wijzigen. Tijdens de importbewerking kunt u de objecten kiezen die u wilt kopiëren, bepalen hoe tabellen en query's worden geïmporteerd en opgeven of relaties tussen tabellen moeten worden geïmporteerd.

U kunt gegevens importeren om tabellen te maken die vergelijkbaar zijn met tabellen in een andere database. U kunt de hele tabel of alleen de tabeldefinities kopiëren om te voorkomen dat elke tabel handmatig wordt ontworpen. Wanneer u alleen de tabeldefinitie importeert, krijgt u een lege tabel. Met andere woorden, de velden en veldeigenschappen worden naar de doeldatabase gekopieerd, maar niet de gegevens in de tabel. Een ander voordeel van importeren, vergeleken met een kopieer-en-plakbewerking, is dat u ervoor kunt kiezen om de relaties tussen de tabellen samen met de tabellen zelf te importeren.

Als u records uit de ene database wilt toevoegen aan een bestaande tabel in een andere database, is het misschien handiger om de records in een nieuwe tabel te importeren en vervolgens een toevoegquery te maken. Het is namelijk niet mogelijk om tijdens een importbewerking records aan een bestaande tabel toe te voegen. Zie het artikel Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

Mogelijk wilt u een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database als uw organisatie meerdere Access-databases gebruikt, maar gegevens in sommige tabellen, zoals Werknemers, moet delen. In plaats van de tabel in elke database te dupliceren, kunt u de tabel in één database houden en er vanuit andere databases een koppeling naar maken. Dit is ook handig wanneer een andere werkgroep of afdeling de gegevens in uw database moet toevoegen en gebruiken, maar u de controle over de tabelstructuur wilt behouden.

Gegevens importeren uit een andere Access-database

Het importeren van gegevens bestaat uit deze algemene stappen:

  • Voorbereiden op de exportbewerking
  • De wizard Importeren uitvoeren
  • Eventueel de importinstellingen opslaan als een importspecificatie voor later gebruik

In de volgende reeksen met stappen wordt uitgelegd hoe u elke actie uitvoert.

Voorbereiden op de exportbewerking

  1. Ga naar de brondatabase en geef aan welke objecten u wilt importeren. Als de brondatabase een .mdb bestand of .accdb is, kunt u tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren. Als het bronbestand een .mde of .accde is, kunt u alleen tabellen importeren.

  2. Als dit de eerste keer is dat u gegevens uit een Access-database importeert, bevat de volgende tabel een aantal nuttige tips.

    Element Beschrijving
    Meerdere objecten U kunt in één importbewerking meerdere objecten importeren.
    Nieuw object Met elke exportbewerking wordt een nieuw object gemaakt in de doeldatabase. Het is niet mogelijk om via een importbewerking een bestaand object te overschrijven of records toe te voegen aan een bestaande tabel.
    Een gekoppelde tabel importeren Als de brontabel (bijvoorbeeld Werknemers1 in de database Verkoop) eigenlijk een gekoppelde tabel is (een tabel die is gekoppeld aan de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie), wordt de huidige importbewerking vervangen door een koppelingsbewerking. Aan het einde van de bewerking ziet u een gekoppelde tabel (met bijvoorbeeld de naam Werknemers1) die is gekoppeld aan de oorspronkelijke brontabel (Werknemers in de database Salarisadministratie).
    Velden en records overslaan Het is niet mogelijk om bepaalde velden of records over te slaan tijdens het importeren van gegevens uit een tabel of query. Als u geen enkele record in een tabel wilt importeren, kunt u alleen de definitie van de tabel importeren.
    Relaties U kunt ook de relaties tussen brontabellen importeren.
    Tabeldefinitie U kunt een hele tabel of alleen de tabeldefinitie importeren. Als u alleen de definitie importeert, maakt Access een tabel met dezelfde velden als de brontabel, maar zonder gegevens.
    Opzoekvelden Als met een veld in de brontabel waarden in een andere tabel of query worden opgezocht, moet u de gerelateerde tabel of query importeren als u wilt dat in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u de gerelateerde tabel of query niet importeert, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven.
    Query's U kunt een query importeren als een query of als een tabel. Als u een query importeert als een query, moet u de onderliggende tabellen importeren.

  3. Sluit de brondatabase. Zorg ervoor dat geen enkele gebruiker deze heeft geopend in de exclusieve modus.

  4. Open de doeldatabase. Zorg ervoor dat de database niet alleen-lezen is en dat u de machtigingen hebt die u nodig hebt om objecten en gegevens toe te voegen. Als de brondatabase met een wachtwoord is beveiligd, wordt u gevraagd het wachtwoord in te voeren wanneer u de database als bron voor een importbewerking gebruikt.

    Opmerking

    Als u de gegevens in een nieuwe database wilt importeren, moet u een lege database maken (die geen tabellen, formulieren of rapporten bevat) voordat u de importbewerking start.

    Met de importbewerking worden bestaande tabellen of objecten niet overschreven of gewijzigd. Als er al een object met dezelfde naam als het bronobject bestaat in de doeldatabase, voegt Access een getal (1, 2, 3, enzovoort) toe aan de naam van het geïmporteerde object. Als u bijvoorbeeld de tabel Problemen importeert in een database met de naam Problemen, heeft de geïmporteerde tabel de naam Issues1. Als de naam Issues1 al in gebruik is, heeft de nieuwe tabel de naam Issues2, enzovoort. Als u de records in de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, moet u een toevoegquery gebruiken in plaats van een importbewerking uit te voeren. Zie Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

De gegevens importeren

  1. De locatie van de wizard Importeren verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt op het tabblad Externe gegevens, klikt u in de groep Importeren & koppeling op Nieuwe gegevensbron>uit databasetoegang>.
    • Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Access.

  2. De wizard Externe gegevens ophalen - Access-database voor importeren en koppelen wordt geopend.

    Schermopname van de wizard Externe gegevens ophalen - Access-database importeren.

  3. Typ in het vak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen te openen.

  4. Selecteer Tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules importeren in de huidige database en klik op OK.

    Het dialoogvenster Objecten importeren wordt geopend.

    De te importeren objecten selecteren in het dialoogvenster Objecten importeren

  5. Selecteer de tabellen die u wilt importeren in het dialoogvenster Objecten importeren op het tabblad Tabellen. Als u query's wilt importeren, klikt u op het tabblad Query's en selecteert u de query's die u wilt importeren.

    Als u een geselecteerd object wilt wissen, klikt u er nogmaals op.

  6. Klik op Opties om aanvullende instellingen op te geven. In de volgende tabel wordt beschreven hoe elke optie de resultaten van de bewerking beïnvloedt.

    Element Beschrijving
    Relaties (selectievakje) Schakel deze optie in om de relaties tussen de geselecteerde tabellen te importeren.
    Menu's en werkbalken (selectievakje) Schakel deze optie in om eventuele aangepaste menu's en werkbalken te importeren die aanwezig zijn in de brongegevens. De menu's en werkbalken worden weergegeven op een tabblad met de naam Invoegtoepassingen.
    Import-/exportspecificaties (selectievakje) Schakel deze optie in om eventuele opgeslagen import- of exportspecificaties te importeren die aanwezig zijn in de brondatabase.
    Navigatiedeelvenstergroepen (selectievakje) Schakel deze optie in om eventuele aangepaste navigatiedeelvenstergroepen te importeren die aanwezig zijn in de brongegevens.
    Definitie en gegevens (keuzerondje) Schakel deze optie in om de structuur en gegevens van alle geselecteerde tabellen te importeren.
    Alleen definitie (keuzerondje) Schakel deze optie in om alleen de velden in de geselecteerde tabellen te importeren. De bronrecords worden niet geïmporteerd.
    Als query's (keuzerondje) Schakel deze optie in om de geselecteerde query's te importeren als query's. In dit geval moet u ook alle onderliggende tabellen voor de query's importeren.
    Als tabellen (keuzerondje) Schakel deze optie in om query's te importeren als tabellen. In dit geval hoeft u de onderliggende tabellen niet te importeren.

  7. Klik op OK om de bewerking te voltooien. De gegevens worden gekopieerd en er worden foutberichten weergegeven als er problemen optreden. Als het importeren is geslaagd, kunt u op de laatste pagina van de wizard de bewerkingsgegevens opslaan als een importspecificatie voor later gebruik.

Door te koppelen kunt u verbinding maken met gegevens in een andere database zonder deze te importeren. Op deze manier kunt u de meest recente gegevens in zowel de bron- als doeldatabase bekijken en wijzigen zonder dat u twee kopieën van dezelfde gegevens hoeft te maken en te onderhouden. U kunt alleen een koppeling maken met tabellen in een andere Access-database. U kunt geen koppeling maken naar query's, formulieren, rapporten, macro's of modules.

Wanneer u een koppeling maakt naar een tabel in een Access-database, maakt Access een nieuwe tabel met de naam gekoppelde tabel. De gekoppelde tabel onderhoudt een koppeling naar de bronrecords en velden. Wijzigingen die u aanbrengt in de gegevens in de brondatabase, worden weergegeven in de gekoppelde tabel in de doeldatabase en omgekeerd. U kunt de structuur van een gekoppelde tabel in de doeldatabase echter niet wijzigen. Met andere woorden, u kunt geen veld toevoegen of verwijderen of het gegevenstype van een veld wijzigen.

De procedure voor het maken van een koppeling naar gegevens in een andere Access-database bestaat uit de volgende algemene stappen:

  • Voorbereiden op de koppelingsbewerking
  • De koppelingswizard uitvoeren

In de volgende reeksen met stappen wordt uitgelegd hoe u elke actie uitvoert.

  1. Zoek de brondatabase. De bestandsindeling kan MDB, MDE, ACCDBof ACCDEzijn. Als de brondatabase is beveiligd met een wachtwoord, wordt u gevraagd het wachtwoord in te voeren tijdens de koppelingsbewerking.

  2. Identificeer de tabellen waarnaar u een koppeling wilt maken. U kunt een koppeling maken naar tabellen, maar u kunt geen koppeling maken naar query's, formulieren, rapporten, macro's of modules. Als dit de eerste keer is dat u een koppeling maakt naar tabellen in een andere Access-database, raadpleegt u de volgende tabel voor enkele nuttige tips.

    Element Beschrijving
    Meerdere objecten U kunt in één bewerking koppelingen met meerdere tabellen maken. Er wordt voor elke brontabel een gekoppelde tabel gemaakt.
    Gekoppelde tabellen als bron U kunt geen koppeling maken met een tabel die al een gekoppelde tabel is in de brondatabase.
    Als u bijvoorbeeld een koppeling wilt maken met de tabel Werknemers1 in de database Verkoop maar deze tabel al is gekoppeld aan de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie, kunt u de tabel Werknemers1 in de database Verkoop niet gebruiken als de brontabel. U moet dan een rechtstreekse koppeling maken met de tabel Werknemers in de database Salarisadministratie.
    Nieuwe of bestaande tabel Elke koppelingsbewerking resulteert in een nieuwe gekoppelde tabel voor elke brontabel. Het is niet mogelijk om via een koppelingsbewerking een bestaande tabel te overschrijven of er gegevens aan toe te voegen.
    Relaties Als u meerdere brontabellen selecteert, worden de relaties tussen de tabellen automatisch meegenomen naar de doeldatabase. Het is echter niet mogelijk om de relatie te wijzigen of te verwijderen in de doeldatabase.
    Opzoekvelden Als met een veld in de brontabel waarden in een andere tabel worden opgezocht, moet u de gerelateerde tabel koppelen als u wilt dat in het doelveld opzoekwaarden worden weergegeven. Als u de gerelateerde tabel of query niet koppelt, worden in het doelveld alleen de opzoek-id's weergegeven.

  3. Sluit de brondatabase. Zorg ervoor dat geen andere gebruiker de database in de exclusieve modus heeft geopend.

  4. Open de doeldatabase. Zorg ervoor dat de doeldatabase niet alleen-lezen is en dat u over de machtigingen beschikt die u nodig hebt om objecten en gegevens toe te voegen.

    Opmerking

    Als u de koppelingen in een nieuwe database wilt maken, moet u een lege database maken (zonder tabellen, formulieren of rapporten) voordat u de koppelingsbewerking start.

    Met de bewerking worden bestaande tabellen of objecten niet overschreven of gewijzigd. Als er al een object met dezelfde naam als het bronobject bestaat in de doeldatabase, voegt Access een getal (1, 2, 3, enzovoort) toe aan de naam van de gekoppelde tabel. Als u bijvoorbeeld een koppeling maakt naar de tabel Problemen vanuit een database met de naam Problemen, heeft de gekoppelde tabel de naam Problemen1. Als de naam Issues1 al in gebruik is, heeft de nieuwe tabel de naam Issues2, enzovoort. Als u de records in de brontabel wilt toevoegen aan een tabel in de doeldatabase, moet u een toevoegquery gebruiken in plaats van een koppelingsbewerking uitvoeren. Zie Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

  1. De locatie van de wizard Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt op het tabblad Externe gegevens, klikt u in de groep Importeren & koppeling op Nieuwe gegevensbron>uit databasetoegang>.
    • Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Access.

  2. De wizard Externe gegevens ophalen - Access-database voor importeren en koppelen wordt geopend.

    Schermopname van de wizard Externe gegevens ophalen - Access-database importeren.

  3. Typ in het vak Bestandsnaam de naam van de brondatabase of klik op Bladeren om het dialoogvenster Bestand openen te openen.

  4. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik op OK. Het dialoogvenster Tabellen koppelen wordt geopend.

    Een tabel selecteren waarmee een koppeling moet worden gemaakt in het dialoogvenster Tabellen koppelen

  5. Selecteer in het dialoogvenster Koppelingstabellen de tabellen waarmee u een koppeling wilt maken. Als u een selectie wilt wissen, klikt u nogmaals op de tabel.

  6. Klik op OK om de bewerking te voltooien. De gekoppelde tabellen worden gemaakt.

  7. Open de gekoppelde tabellen in de gegevensbladweergave om te controleren of de gegevens juist zijn.

Wat moet ik nog meer weten?

Naar boven