Wanneer u gegevens in Access importeert, worden de brongegevens soms niet goed opgesplitst in gerelateerde tabellen. Om optimaal profijt te halen uit Access moeten gegevens worden genormaliseerd, gescheiden in verschillende tabellen die elk over één ding bestaan, en die zijn gerelateerd door belangrijke stukjes informatie. De functie Tabelanalyse kan u helpen bij deze kritieke taak: klik op het lint op Hulpmiddelen voor databases en klik vervolgens in de groep Analyseren op Tabel analyseren. Er wordt een wizard gestart die u door het proces leidt.
Opmerking
De informatie in dit onderwerp is alleen van toepassing op een Microsoft Access-bureaubladdatabase (.mdb of .accdb).
1. okt. Oorspronkelijke tabel
2. okt. Tabellen die zijn gemaakt met de Tabelanalyse
3. okt. Door de wizard Tabelanalyse gemaakte query
4. okt. Opzoeklijst
Als de Microsoft Access-database een tabel bevat met herhalende gegevens in een of meer velden, gebruikt u Tabelanalyse om de gegevens te splitsen in gerelateerde tabellen zodat u gegevens veiliger en efficiënter kunt opslaan. Dit proces wordt normalisatie genoemd.
Met Tabelanalyse verdeelt u een tabel met herhalende gegevens in aparte tabellen waarin elk type informatie slechts eenmaal wordt opgeslagen. Hierdoor wordt de database efficiënter, eenvoudiger bij te werken en wordt de database kleiner. Nadat de wizard de gegevens heeft verdeeld, kunt u de gegevens nog steeds op één plaats weergeven en bewerken door de wizard een query te laten maken.
U kunt de query gebruiken om gegevens uit meerdere tabellen tegelijk bij te werken. De query biedt ook andere tijdbesparende functies om de nauwkeurigheid van uw gegevens te vergroten.
- Als u een veld wijzigt dat in de query wordt herhaald, worden alle records met die waarde automatisch bijgewerkt omdat u in feite slechts één veld in de onderliggende tabel van de query bijwerkt.
- De query neemt van de nieuwe tabellen opzoekvelden over, waarmee u veldwaarden kunt wijzigen door waarden uit een lijst te kiezen in plaats van dat u waarden juist moet typen. Met de opzoeklijst worden waarden uit de onderliggende tabel opgezocht. Wanneer dezelfde waarde van toepassing is op meer dan één record, kunt u de nauwkeurigheid en consistentie waarborgen door deze waarde elke keer uit de lijst te kiezen.
- Formulieren en rapporten die eerder op de oorspronkelijke tabel waren gebaseerd, worden nu automatisch op de query gebaseerd omdat de wizard de naam van de oorspronkelijke tabel toewijst aan de query en de naam van de tabel wijzigt.
- Bestaande formulieren en rapporten die op de query zijn gebaseerd, nemen automatische veldupdates over. Nieuwe formulieren en rapporten nemen ook opzoeklijsten over.