Manieren om een Access-bureaubladdatabase te delen

U kunt een Access-database op verschillende manieren delen, afhankelijk van uw behoeften en beschikbare resources. In dit artikel worden de beschikbare opties, de voordelen van elke optie en de locaties besproken voor meer informatie.

In dit artikel

• Een overzicht van manieren om Access-gegevens te delen
• Eén database delen
• Een gesplitste database delen
• Gegevens delen op een SharePoint-site
• Gegevens delen met behulp van een databaseserver

Een overzicht van manieren om Access-gegevens te delen

Databasetoepassingen veranderen en groeien in de loop van de tijd. Veel factoren zijn van invloed op behoeften en prestaties, waaronder het aantal gelijktijdige gebruikers, de netwerkomgeving, doorvoer, latentie, databasegrootte, piekgebruikstijden en verwachte groei. Als uw databaseoplossing succesvol is, moet deze waarschijnlijk verder worden ontwikkeld. Gelukkig biedt Access een evolutionair pad van eenvoudig naar geavanceerd, zodat u uw oplossing in de loop van de tijd kunt schalen. De volgende tabel bevat een overzicht van Access-scenario's en -workloads om u te helpen dat pad te kiezen.

Naar boven

Eén database delen

Deze optie is de eenvoudigste en heeft de minste vereisten. Het biedt ook de minste functionaliteit. Bij deze methode wordt het databasebestand opgeslagen op een gedeeld netwerkstation en delen alle gebruikers het databasebestand op hetzelfde moment. Enkele beperkingen zijn betrouwbaarheid en beschikbaarheid wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd gegevens wijzigen, omdat alle databaseobjecten worden gedeeld. Deze methode kan ook de prestaties verminderen omdat alle databaseobjecten via het netwerk worden verzonden.

Deze optie werkt mogelijk als slechts een paar personen de database tegelijkertijd gebruiken en gebruikers het databaseontwerp niet hoeven aan te passen. Deze methode is echter minder veilig dan andere methoden voor delen, omdat elke gebruiker een volledige kopie van het databasebestand heeft. Dit verhoogt het risico op onbevoegde toegang.

Een database delen met behulp van een gedeelde map:

1. Deel in een thuis- of kleine bedrijfsomgeving een map met specifieke personen. Zie Bestandsdeling via een netwerk in Windows voor meer informatie.

2. Zorg ervoor dat Access is ingesteld op openen in de gedeelde modus op alle computers van gebruikers. Dit is de standaardinstelling, maar controleer dit om zeker te zijn. Als een gebruiker de database in de exclusieve modus opent, wordt de beschikbaarheid van gegevens verstoord.

   1. Start Access en selecteer vervolgens Bestandsopties>.
   2. Selecteer clientinstellingen in het dialoogvenster Opties voor Access.
   3. Selecteer in de sectie Geavanceerd onder Standaard geopende modusde optie Gedeeld, selecteer OK en sluit vervolgens Toegang af.

3. Kopieer het databasebestand naar de gedeelde map. Nadat u het bestand hebt gekopieerd, moet u ervoor zorgen dat de bestandskenmerken lees- en schrijftoegang tot het databasebestand toestaan. Gebruikers moeten lees- en schrijftoegang hebben om de database te kunnen gebruiken.

4. Maak op de computer van elke gebruiker een snelkoppeling naar het databasebestand. Zie Een bureaubladsnelkoppeling maken voor een Office-programma of -bestand voor meer informatie.

Naar boven

Een gesplitste database delen

Dit is een goede keuze als u geen SharePoint-site of databaseserver hebt. U kunt een gesplitste database delen via een LAN (Local Area Network). Wanneer u een database splitst, kunt u deze opnieuw ordenen in twee bestanden: een back-enddatabase met de gegevenstabellen en een front-enddatabase die alle andere databaseobjecten bevat, zoals query's, formulieren en rapporten. Elke gebruiker werkt met de gegevens via een lokale kopie van de front-enddatabase.

De voordelen van het splitsen van een database zijn onder andere:

• Verbeterde prestaties: Alleen de gegevens worden gedeeld via het netwerk, niet de tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules.
• Grotere beschikbaarheid: Databasetransacties, zoals recordbewerkingen, worden sneller voltooid.
• Verbeterde beveiliging: Gebruikers hebben toegang tot de back-enddatabase via gekoppelde tabellen. Het is minder waarschijnlijk dat indringers onbevoegde toegang tot de gegevens krijgen via de front-enddatabase.
• Verbeterde betrouwbaarheid: Als een gebruiker een probleem ondervindt en de database onverwacht wordt gesloten, is elke beschadiging van het databasebestand meestal beperkt tot de kopie van de front-enddatabase die de gebruiker had geopend.
• Flexibele ontwikkelomgeving: Elke gebruiker kan onafhankelijk query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten ontwikkelen zonder dat dit van invloed is op andere gebruikers. U kunt ook een nieuwe versie van de front-enddatabase ontwikkelen en distribueren zonder de toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in de back-enddatabase te verstoren.

Zie Een Access-database splitsen voor meer informatie.

Naar boven

Gegevens delen op een SharePoint-site

Er zijn verschillende manieren om Access-gegevens te delen op een SharePoint-site:

• Koppelen: Het koppelingsproces maakt verbinding met gegevens in een ander programma, zodat u de meest recente gegevens in Zowel SharePoint als Access kunt bekijken en bewerken zonder dat u een kopie van de gegevens in Access hoeft te maken en te onderhouden. Als u geen SharePoint-lijst wilt kopiëren naar uw Access-database, maar in plaats daarvan query's wilt uitvoeren en rapporten wilt maken op basis van die lijst, kunt u een koppeling naar de gegevens maken.
• Verplaatsen: Wanneer u gegevens verplaatst van Access naar een SharePoint-site, maakt u lijsten op de SharePoint-site die gekoppeld blijven aan tabellen in uw database. Met de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint kunt u de gegevens uit al uw tabellen tegelijk verplaatsen en hun relaties onderhouden.

Zie Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint voor meer informatie.

Naar boven

Gegevens delen met behulp van een databaseserver

U kunt Access gebruiken met een databaseserverproduct zoals SQL Server om uw database te delen. Deze methode biedt veel voordelen, maar vereist wel extra software: een databaseserverproduct.

Deze manier van delen is vergelijkbaar met het splitsen van een database omdat ook hierbij de tabellen op het netwerk worden opgeslagen en iedere gebruiker beschikt over een lokale kopie van een Access-databasebestand met koppelingen naar de tabellen, en met query's, formulieren, rapporten en andere databaseobjecten. De voordelen van deze methode voor delen zijn afhankelijk van de databaseserversoftware die u gebruikt, maar deze omvatten over het algemeen gebruikersaccounts en selectieve toegang tot gegevens, een sterke beschikbaarheid van gegevens en geïntegreerde hulpprogramma's voor gegevensbeheer. Bovendien werkt de meeste databaseserversoftware goed met eerdere versies van Access, zodat niet alle gebruikers dezelfde versie moeten gebruiken. Alleen tabellen worden gedeeld. Zie Een Access-database migreren naar SQL Server, Gegevens importeren of koppelen in een SQL Server-database en Gegevens koppelen aan of importeren uit een Azure SQL Server-database voor meer informatie.

Voordelen van het delen van een database via een databaseserver

• Hoge prestaties en schaalbaarheid: In veel situaties biedt een databaseserver betere prestaties dan alleen een Access-databasebestand. Veel databaseserverproducten ondersteunen ook zeer grote databases van terabyte-grootte, die ongeveer 500 keer de huidige limiet voor een Access-databasebestand (twee gigabytes) zijn. Databaseserverproducten werken meestal efficiënt door query's parallel te verwerken en extra geheugenvereisten te minimaliseren wanneer er meer gebruikers worden toegevoegd.
• Verhoogde beschikbaarheid: Met de meeste databaseserverproducten kunt u een back-up maken van uw database terwijl deze in gebruik is. Als gevolg hiervan hoeft u gebruikers niet te dwingen de database te verlaten om een back-up van gegevens te maken. Databaseserverproducten verwerken meestal ook gelijktijdige bewerkingen en recordvergrendeling efficiënt.
• Verbeterde beveiliging: Geen enkele database kan volledig veilig worden gemaakt. Databaseserverproducten bieden echter een sterke beveiliging waarmee u uw gegevens kunt beschermen tegen onbevoegd gebruik. De meeste databaseserverproducten bieden beveiliging op basis van accounts, waarmee u kunt opgeven wie welke tabellen kan zien. Zelfs als iemand de front-end van Access onjuist krijgt, helpt beveiliging op basis van een account om onbevoegd gebruik van gegevens te voorkomen.
• Automatische herstelmogelijkheden: In het geval van een systeemfout, zoals een crash van het besturingssysteem of een stroomstoring, hebben sommige databaseserverproducten automatische herstelmechanismen waarmee een database binnen enkele minuten wordt hersteld naar de laatste consistente status, zonder tussenkomst van de databasebeheerder.
• Serververwerking: Het gebruik van Access in een client/serverconfiguratie helpt het netwerkverkeer te verminderen door databasequery's op de server te verwerken voordat resultaten naar de client worden verzonden. De server de verwerking laten uitvoeren is meestal efficiënter, met name wanneer u met grote gegevenssets werkt.
• Azure SQL Server: naast de voordelen van SQL Server biedt het dynamische schaalbaarheid zonder downtime, intelligente optimalisatie, wereldwijde schaalbaarheid en beschikbaarheid, geen hardwarekosten en minder beheer.

Naar boven