Draaitabelcellen converteren naar werkbladformules

Een draaitabel heeft verschillende indelingen die een vooraf gedefinieerde structuur bieden voor het rapport, maar u kunt deze indelingen niet aanpassen. Als u meer flexibiliteit nodig hebt bij het ontwerpen van de indeling van een draaitabelrapport, kunt u de cellen converteren naar werkbladformules en vervolgens de indeling van deze cellen wijzigen door optimaal gebruik te maken van alle functies die beschikbaar zijn in een werkblad. U kunt de cellen converteren naar formules met kubusfuncties of de functie DRAAITABEL.OPHALEN gebruiken. Het converteren van cellen naar formules vereenvoudigt het proces van het maken, bijwerken en onderhouden van deze aangepaste draaitabellen aanzienlijk.

Wanneer u cellen converteert naar formules, gebruiken deze formules dezelfde gegevens als de draaitabel en kunnen ze worden vernieuwd om de meest recente resultaten te zien. U hebt echter geen toegang meer tot de interactieve functies van een draaitabel, zoals filteren, sorteren of het uitvouwen en samenvouwen van niveaus, met uitzondering van rapportfilters.

Veelvoorkomende scenario's voor het converteren van draaitabellen naar werkbladformules

Hieronder volgen enkele typische voorbeelden van wat u kunt doen nadat u draaitabelcellen hebt geconverteerd naar werkbladformules om de indeling van de geconverteerde cellen aan te passen.

Cellen opnieuw rangschikken en verwijderen 

Stel dat u elke maand een periodiek rapport moet maken voor uw personeel. U hebt slechts een subset van de rapportgegevens nodig en u wilt de gegevens bij voorkeur aangepast indelen. U kunt cellen verplaatsen en rangschikken in de gewenste ontwerpindeling, de cellen verwijderen die niet nodig zijn voor het maandelijkse personeelsrapport en vervolgens de cellen en het werkblad naar wens opmaken.

Rijen en kolommen invoegen 

Stel dat u de verkoopgegevens voor de afgelopen twee jaar wilt uitgesplitst per regio en productgroep, en dat u uitgebreid commentaar wilt invoegen in extra rijen. Voeg een rij in en voer de tekst in. Daarnaast wilt u een kolom toevoegen met verkopen per regio en productgroep die niet in de oorspronkelijke draaitabel staat. Voeg een kolom in, voeg een formule toe om de gewenste resultaten te verkrijgen en vul vervolgens de kolom omlaag om de resultaten voor elke rij te verkrijgen.

Meerdere gegevensbronnen gebruiken 

Stel dat u de resultaten van een productie- en testdatabase wilt vergelijken om er zeker van te zijn dat de testdatabase de verwachte resultaten oplevert. U kunt eenvoudig celformules kopiëren en vervolgens het verbindingsargument zo wijzigen dat het verwijst naar de testdatabase om deze twee resultaten te vergelijken.

Celverwijzingen gebruiken om gebruikersinvoer te variëren 

Stel dat u het hele rapport wilt wijzigen op basis van gebruikersinvoer. U kunt argumenten voor de kubusformules wijzigen in celverwijzingen op het werkblad en vervolgens verschillende waarden in deze cellen invoeren om verschillende resultaten te verkrijgen.

Een niet-uniforme rij- of kolomindeling maken (ook wel asymmetrische rapportage genoemd) 

Stel dat u een rapport wilt maken met de kolom Werkelijke verkoop voor 2008 en de kolom Geschatte verkoop voor 2009, maar u wilt geen andere kolommen. U kunt een rapport maken dat alleen die kolommen bevat, in tegenstelling tot een draaitabel, waarin symmetrische rapportage is vereist.

Uw eigen kubusformules en MDX-expressies maken 

Stel dat u een rapport wilt maken met de verkopen van een bepaald product door drie specifieke verkopers voor de maand juli. Als u kennis hebt van MDX-expressies en OLAP-query's, kunt u de kubusformules zelf invoeren. Hoewel deze formules behoorlijk uitgebreid kunnen worden, kunt u het maken van deze formules vereenvoudigen en de nauwkeurigheid ervan verbeteren met behulp van Formule automatisch aanvullen. Zie De functie Formule automatisch aanvullen gebruiken voor meer informatie.

Cellen converteren naar formules die kubusfuncties gebruiken

1. Als u de draaitabel wilt opslaan voor toekomstig gebruik, wordt u aangeraden een kopie van de werkmap te maken voordat u de draaitabel converteert door te klikken op Bestand>Opslaan als. Zie Een bestand opslaan voor meer informatie.

2. Bereid de draaitabel zo voor dat u als volgt de volgorde van de cellen na de conversie tot een minimum kunt beperken:

   • Wijzig een indeling die het meest lijkt op de gewenste indeling.
   • U kunt het rapport bewerken, bijvoorbeeld filteren, sorteren en opnieuw ontwerpen, om de gewenste resultaten te verkrijgen.

3. Klik op de draaitabel.

4. Klik op het tabblad Opties in de groep Extra op OLAP-hulpmiddelen en klik vervolgens op Converteren naar formules.
   Als er geen rapportfilters zijn, wordt de conversie voltooid. Als er een of meer rapportfilters zijn, wordt het dialoogvenster Converteren naar formules weergegeven.

5. Bepaal hoe u de draaitabel wilt converteren:
   De hele draaitabel converteren 

   • Schakel het selectievakje Rapportfilters converteren in.
     Hiermee worden alle cellen geconverteerd naar werkbladformules en wordt de hele draaitabel verwijderd.
     Alleen de rijlabels, kolomlabels en waarden van de draaitabel converteren, maar de rapportfilters behouden 

   • Zorg ervoor dat het selectievakje Rapportfilters converteren is uitgeschakeld. (Dit is de standaardinstelling.)
     Hiermee worden alle rijlabelcellen, kolomlabels en waardegebiedcellen geconverteerd naar werkbladformules en blijft de oorspronkelijke draaitabel behouden, maar met alleen de rapportfilters, zodat u kunt blijven filteren met behulp van de rapportfilters.

     Opmerking

     Als de draaitabelindeling versie 2000-2003 of eerder is, kunt u alleen de hele draaitabel converteren.

6. Klik op Converteren.
   Tijdens de conversie wordt eerst de draaitabel vernieuwd om er zeker van te zijn dat de meest recente gegevens worden gebruikt.
   Tijdens de conversie wordt een bericht op de statusbalk weergegeven. Als de bewerking lang duurt en u de conversie liever op een ander tijdstip uitvoert, drukt u op ESC om de bewerking te annuleren.

   Opmerking

   • U kunt geen cellen converteren met filters die zijn toegepast op niveaus die verborgen zijn.
   • Cellen met velden die een aangepaste berekening bevatten en die zijn gemaakt via het tabblad Waarden weergeven als van het dialoogvenster Instellingen voor waardevelden , kunt u niet converteren. (Klik op het tabblad Opties in de groep Actief veld op Actief veld en klik vervolgens op Waardeveldinstellingen.)
   • Voor cellen die worden geconverteerd, blijft de celopmaak behouden, maar worden draaitabelstijlen verwijderd omdat deze stijlen alleen van toepassing kunnen zijn op draaitabellen.

Cellen converteren met de functie DRAAITABEL.OPHALEN

U kunt de functie DRAAITABEL.OPHALEN in een formule gebruiken om draaitabelcellen te converteren naar werkbladformules wanneer u wilt werken met niet-OLAP-gegevensbronnen, wanneer u liever niet meteen een upgrade naar de nieuwe draaitabelindeling van versie 2007 uitvoert of wanneer u de complexiteit van de kubusfuncties wilt vermijden.

1. Controleer of de opdracht DRAAITABEL.OPHALEN in de groep Draaitabel op het tabblad Opties is ingeschakeld.

   Opmerking

   Met de opdracht DRAAITABEL.OPHALEN wordt de optie DRAAITABEL.OPHALEN gebruikt voor verwijzingen naar draaitabellen in de categorie Formules van de sectie Werken met formules in het dialoogvenster Opties voor Excel ingesteld of uitgeschakeld.

2. Zorg ervoor dat de cel die u in elke formule wilt gebruiken, zichtbaar is in de draaitabel.

3. Typ in een werkbladcel buiten de draaitabel de formule die u wilt gebruiken tot het punt waar u gegevens uit het rapport wilt opnemen.

4. Klik in de draaitabel op de cel die u wilt gebruiken in uw formule. Er wordt een werkbladfunctie DRAAITABEL.OPHALEN aan de formule toegevoegd waarmee de gegevens uit de draaitabel worden opgehaald. Deze functie blijft de juiste gegevens ophalen als de rapportindeling wijzigt of wanneer u de gegevens vernieuwt.

5. Voltooi het typen van de formule en druk op Enter.

Probleem: kan cellen van een draaitabel niet converteren naar werkbladformules