Uw gegevens beheren met Access of Excel

Access en Microsoft Excel hebben veel overeenkomsten, waardoor het lastig kan zijn om te beslissen welk programma u moet gebruiken. Beide programma's kunnen bijvoorbeeld grote hoeveelheden gegevens opslaan, krachtige query's en analysehulpprogramma's uitvoeren om die gegevens te analyseren en geavanceerde berekeningen uitvoeren die de gegevens retourneren die u nodig hebt.

Elk programma heeft echter duidelijke voordelen, afhankelijk van het type gegevens dat u beheert en wat u met die gegevens wilt doen. Als u bijvoorbeeld gegevensintegriteit wilt handhaven in een indeling waartoe meerdere gebruikers toegang hebben, is Access de beste keuze. Excel is beter geschikt voor complexe numerieke gegevens die u grondig wilt analyseren.

In veel gevallen kunt u beide programma's gebruiken en elk programma gebruiken voor het doel waarvoor het het meest geschikt is. Over het algemeen is Access beter voor het beheren van gegevens: het helpt u gegevens geordend, gemakkelijk te doorzoeken en beschikbaar te houden voor meerdere gelijktijdige gebruikers. Excel is over het algemeen beter voor het analyseren van gegevens: het voert complexe berekeningen uit, onderzoekt mogelijke resultaten en produceert grafieken van hoge kwaliteit. Als u Access gebruikt om uw gegevens op te slaan en Excel om deze te analyseren, kunt u profiteren van de voordelen van beide programma's.

Excel ondersteunt ook cocreatie in realtime, zodat meerdere personen dezelfde werkmap op hetzelfde moment kunnen bewerken op verschillende apparaten. Access wordt meestal gebruikt voor gestructureerde databasescenario's met meerdere gebruikers in Windows.

Voordat u beslist welk programma u wilt gebruiken, moet u de voordelen van elk programma vergelijken, leren wanneer u het beste het ene of het andere programma kunt gebruiken en ontdekken hoe u met beide programma's kunt werken om exact het gewenste resultaat te bereiken.

Vergelijk de voordelen van elk programma

Het kiezen van het juiste programma is essentieel als u toegang wilt tot uw gegevens en deze wilt bijwerken met maximale prestaties en nauwkeurigheid. Als u wilt weten welk programma het meest geschikt is voor de taken die u wilt uitvoeren, vergelijkt u de voordelen die elk programma biedt op het gebied van gegevensopslag, gegevensanalyse, samenwerking met meerdere gebruikers en beveiliging.

Gegevensopslag

Platte versus relationele gegevens Stel uzelf de volgende vraag om te beslissen welk programma het meest geschikt is voor het opslaan van uw gegevens: Zijn de gegevens relationeel of niet? Gegevens die u efficiënt in één tabel of werkblad kunt plaatsen, worden platte of niet-relationele gegevens genoemd. Als u bijvoorbeeld een eenvoudige lijst met klanten wilt maken, met slechts één adres en één contactpersoon voor elke klant, is Excel mogelijk de slimmere keuze. Als u echter een complexere klantenlijst wilt opslaan met factuur- en verzendadressen voor elke klant, of meerdere contactpersonen voor elke klant, is Access de betere oplossing.

In een relationele database ordent u gegevens in meerdere tabellen. In een goed ontworpen relationele database is elke tabel plat en bevat deze slechts informatie over één type gegevens. Als u bijvoorbeeld een klantendatabase maakt, worden de namen van de klanten in één tabel geplaatst, terwijl de factuur- en verzendadressen van deze klanten in een afzonderlijke tabel worden geplaatst. Het is een goed idee om adressen gescheiden van namen op te slaan, omdat elke klant meerdere adressen kan hebben en u meerdere adressen voor elke klant wilt kunnen invoeren zonder dat u de klantnaam voor elk adres opnieuw hoeft in te voeren.

Lokale versus externe gegevens U kunt Access gebruiken om verbinding te maken met gegevens uit diverse externe gegevensbronnen, zodat u deze gegevens kunt bekijken, opvragen en bewerken zonder deze te hoeven importeren. Access bevat bijvoorbeeld opdrachten om verbinding te maken met bestaande gegevens in een Microsoft SQL Server-database, een dBASE-bestand of een Outlook-map, samen met vele andere gegevensbronnen. U kunt Excel gebruiken om verbinding te maken met een breed scala aan gegevensbronnen, waaronder databases van Access, SQL Server en Analysis Services, tekst- en XML-bestanden, en ODBC- en OLE DB-gegevensbronnen. U kunt de gegevens echter niet bewerken om de brongegevens te wijzigen via de Excel-gebruikersinterface.

Zowel Access als Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in Windows SharePoint Services-lijsten. Excel biedt echter alleen een alleen-lezenverbinding met SharePoint-lijsten; terwijl u in Access gegevens kunt lezen van en wegschrijven naar SharePoint-lijsten.

Gegevensintegriteit versus flexibiliteit Unieke id's helpen de integriteit van uw gegevens te waarborgen en zorgen ervoor dat geen twee rijen (of records) exact dezelfde gegevens bevatten. Unieke id's bieden ook de snelste manier om gegevens op te halen wanneer u uw gegevens doorzoekt of sorteert. In Access kunt u het gegevenstype AutoNummering gebruiken om automatisch een unieke id te genereren voor elke record. Vervolgens kunt u deze id's gebruiken om records in een tabel te relateren aan een of meer records in een andere tabel.

De structuur die in Access op uw gegevens wordt toegepast, draagt bij aan het waarborgen van de gegevensintegriteit. In Access kan worden vereist dat nieuwe records in een tabel een bestaande overeenkomstige waarde in een andere tabel hebben, zodat u geen niet-gekoppelde records kunt maken. U wilt bijvoorbeeld geen bestelling plaatsen waarin geen klantgegevens zijn opgenomen. In Access kan worden vereist dat elke nieuwe record in de tabel Bestellingen een corresponderende klantwaarde krijgt in de tabel Klanten. Deze vereiste correspondentie van waarden wordt referentiële integriteit genoemd.

U kunt ook uw eigen beperkingen en regels opleggen om er verder voor te zorgen dat gegevens correct worden ingevoerd. In Excel kunt u gegevens vrijer invoeren, maar omdat Excel geen ondersteuning biedt voor relationele gegevens, kan referentiële integriteit niet worden ondersteund. U kunt echter de opdracht Gegevensvalidatie gebruiken om de invoer van gegevens in Excel te beheren.

Gegevensanalyse

Query's uitvoeren Als u uw gegevens vaak op verschillende manieren moet weergeven, afhankelijk van veranderende omstandigheden of gebeurtenissen, is Access mogelijk de betere keuze om uw gegevens op te slaan en ermee te werken. In Access kunt u SQL-query's (Structured Query Language) gebruiken om snel alleen de rijen en kolommen met gegevens op te halen die u nodig hebt, ongeacht of de gegevens zich in één tabel of in veel tabellen bevinden. U kunt expressies in query's ook gebruiken om berekende velden te maken. Het gebruik van een expressie in Access is vergelijkbaar met het gebruik van formules in Excel om waarden te berekenen. U kunt ook Access-query's gebruiken om gegevens samen te vatten en statistische waarden weer te geven, zoals totalen, gemiddelden en aantallen.

Modellering In Excel kunt u hulpmiddelen voor wat-als-analyses gebruiken om het resultaat van een werkbladmodel te voorspellen. Met een wat-als-analyse kunt u verschillende scenario's op uw gegevens uitvoeren, zoals de beste en de slechtste scenario's, en de resulterende gegevens van verschillende scenario's vergelijken in een overzichtsrapport. Er is geen vergelijkbare functie beschikbaar in Access.

Draaien en grafieken maken In beide programma's kunt u draaitabelrapporten en draaitabelgrafieken maken. Excel bevat echter meer geavanceerde functies voor draaitabelrapportage en grafieken dan in Access. Als u van plan bent regelmatig omvangrijke draaitabelrapporten te maken of professioneel ogende grafieken te maken, moet u draaitabelrapportage of draaitabelgrafieken in Excel gebruiken in plaats van dezelfde functies in Access.

Samenwerking met meerdere gebruikers

Zowel Access als Excel ondersteunen samenwerkingsomgevingen, zoals Windows SharePoint Services en netwerkbestandsshares. Het verschilt echter in de manier waarop meerdere gebruikers toegang krijgen tot gegevens.

Toegang van meerdere gebruikers tot gegevens Bij normaal gebruik kunnen meerdere gebruikers in Access dezelfde database tegelijk openen. Deze benadering werkt goed omdat in Access alleen de gegevens worden vergrendeld die een gebruiker bewerkt. Hierdoor kunnen andere gebruikers verschillende records zonder conflicten bewerken. In Excel kunt u een werkmap delen met andere gebruikers, maar samenwerking met meerdere gebruikers werkt het beste wanneer gebruikers op verschillende tijdstippen aan de gegevens in die werkmap werken in plaats van tegelijkertijd. In feite werken gebruikers van een Access-database samen aan een set gegevens en gebruikers van een Excel-werkmap aan een document.

Windows SharePoint Services gebruiken voor samenwerking Beide programma's kunnen worden geïntegreerd met Microsoft Windows SharePoint Services-technologieën, zoals SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken.

In Access kunt u op veel manieren samenwerken met meerdere gebruikers aan een SharePoint-site. U kunt bijvoorbeeld een volledige database uploaden naar een Windows SharePoint Services-documentbibliotheek, formulieren en rapporten beschikbaar maken als Windows SharePoint Services-weergaven en een database koppelen aan gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint-lijsten.

In Excel kunt u maar één manier gebruiken om met meerdere gebruikers samen te werken aan een SharePoint Services-site. U kunt een werkmap uploaden naar documentbibliotheken van Windows SharePoint Services, waar individuele gebruikers de werkmap kunnen uitchecken om wijzigingen aan te brengen en te voorkomen dat andere gebruikers de werkmap tegelijkertijd wijzigen. Gebruikers kunnen een werkmap bewerken zonder deze uit de documentbibliotheek uit te checken. In dat geval moeten ze overleggen met andere gebruikers om gegevensconflicten te voorkomen.

Netwerkmappen gebruiken voor samenwerking Als u een Access-database opslaat in een gedeelde netwerkmap, kunnen meerdere gebruikers de database openen en tegelijkertijd met de gegevens werken. De database vergrendelt afzonderlijke records wanneer een gebruiker deze bewerkt. Als u een Excel-werkmap opslaat in een gedeelde netwerkmap, kan slechts één gebruiker tegelijk een werkmap bewerken. Voor weergavedoeleinden kunnen meerdere gebruikers de werkmap openen terwijl een andere gebruiker deze bewerkt, maar deze gebruikers kunnen geen wijzigingen aanbrengen in de gegevens totdat de gebruiker die de werkmap bewerkt, deze sluit.

Beveiliging

Beide programma's bieden vergelijkbare functies (wachtwoorden en versleuteling) die gegevensverlies helpen voorkomen en gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang. Er zijn echter enkele verschillen tussen Access en Excel wat betreft de manier waarop gegevensbescherming op gebruikersniveau werkt.

Preventie van gegevensverlies In Access wordt uw werk continu opgeslagen, zodat u bij een onverwachte fout waarschijnlijk niet veel werk kwijtraakt. Omdat uw werk in Access continu wordt opgeslagen, kunt u echter ook wijzigingen aanbrengen die u achteraf niet wilt doorvoeren. Om ervoor te zorgen dat u uw database kunt herstellen naar de gewenste manier, maakt u een back-up van het databasebestand volgens een schema dat aan uw behoeften voldoet. U kunt een hele database herstellen op basis van een back-up of alleen de tabel of een ander databaseobject herstellen dat u nodig hebt. Als u een back-upprogramma voor het bestandssysteem gebruikt, kunt u ook een kopie van een database uit een back-up van het bestandssysteem gebruiken om uw gegevens terug te zetten. In Excel kunt u AutoHerstel-gegevens met vaste intervallen opslaan terwijl u uw gegevens bijwerkt.

Gegevensbescherming op gebruikersniveau In Excel kunt u essentiële of persoonlijke gegevens verwijderen door kolommen en rijen met gegevens te verbergen en vervolgens het hele werkblad te beveiligen om de gebruikerstoegang tot de verborgen gegevens te beheren. U kunt niet alleen een werkblad en de onderdelen ervan beveiligen, maar ook cellen in een werkblad vergrendelen en ontgrendelen om te voorkomen dat andere gebruikers per ongeluk belangrijke gegevens wijzigen.

Beveiliging op bestandsniveau Op bestandsniveau kunt u in beide programma's versleuteling gebruiken om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de gegevens kunnen zien. U kunt ook vereisen dat er een wachtwoord wordt ingevoerd om een databasebestand of werkmap te openen. Bovendien kunt u een databasebestand of werkmap beter beveiligen met behulp van een digitale handtekening.

Beperkte toegang tot gegevens In Excel kunt u op gebruikers gebaseerde machtigingen opgeven voor toegang tot de gegevens of alleen-lezenrechten instellen om te voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen in de gegevens waartoe ze toegang hebben. Access biedt geen beveiligingsfuncties op gebruikersniveau, maar ondersteunt het gebruikersbeveiligingsmodel van elke databaseserver waarmee verbinding wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een koppeling naar een SharePoint-lijst maakt, worden de gebruikersmachtigingen voor de SharePoint-lijst gerespecteerd. Als u niet-geautoriseerde gebruikers wilt weren van uw Access-gegevens, versleutelt u de database door een wachtwoord in te stellen. Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren om gegevens uit de database te kunnen lezen, zelfs als ze de database openen via een ander programma, zoals Excel.

Zie Beveiliging op gebruikersniveau van Access 2003 instellen of wijzigen in Access 2007 of hoger en Beveiliging en beveiliging in Excel voor meer informatie over het beveiligen van uw gegevens.

Wanneer Access gebruiken

Over het algemeen is Access de beste keuze wanneer u regelmatig gegevens wilt bijhouden en vastleggen en vervolgens subsets ervan wilt weergeven, exporteren of afdrukken. Access-formulieren bieden een handigere interface voor het werken met uw gegevens dan een Excel-werkblad. Met Access kunt u vaak uitgevoerde acties automatiseren en met Access-rapporten kunt u gegevens in gedrukte of elektronische vorm samenvatten. Access biedt meer structuur voor uw gegevens. U kunt bijvoorbeeld bepalen welke typen gegevens kunnen worden ingevoerd, welke waarden acceptabel zijn en u kunt opgeven hoe de gegevens in de ene tabel moeten worden gerelateerd aan gegevens in andere tabellen. Dankzij deze structuur kunt u ervoor zorgen dat alleen de juiste typen gegevens worden ingevoerd.

In Access worden gegevens opgeslagen in tabellen die er ongeveer hetzelfde uitzien als werkbladen. Access-tabellen zijn echter bedoeld voor complexe query's ten opzichte van gegevens in andere tabellen.

Gebruik Access in de volgende gevallen:

• Houd er rekening mee dat er veel personen aan de database werken en u krachtige opties wilt voor het veilig afhandelen van gegevensupdates, zoals recordvergrendeling en conflictoplossing.
• Voorzie de noodzaak om meer tabellen toe te voegen aan een gegevensset die is ontstaan als een platte of niet-relationele tabel.
• U complexe query's wilt uitvoeren.
• Wilt u diverse rapporten of adresetiketten produceren?

Veelvoorkomende scenario's voor het gebruik van Access

• Contactpersonen beheren U kunt uw contactpersonen en postadressen beheren en vervolgens rapporten maken in Access of de gegevens samenvoegen met Microsoft Office Word om brieven, enveloppen of adresetiketten af te drukken.
• Voorraden en activa bijhouden U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten opslaan bij deze gegevens.
• Orders volgen U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die de omzet per medewerker, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven.
• Taken bijhouden U kunt taken bijhouden voor een groep personen en nieuwe taken invoeren terwijl anderen hun bestaande taken bijwerken in dezelfde database.
• Uitleenbibliotheken organiseren In Access kunt u gegevens over uw boeken en cd's opslaan en bijhouden aan wie u ze hebt uitgeleend.
• Organiseren van evenementen U kunt informatie invoeren over datums, locaties en deelnemers van evenementen en vervolgens schema's of overzichten van de evenementen afdrukken.
• Voeding bijhouden Houd recepten bij en leg dieet- en bewegingsactiviteiten vast.

Wanneer gebruikt u Excel?

Als spreadsheetprogramma kan Excel grote hoeveelheden gegevens opslaan in werkmappen die een of meer werkbladen bevatten. In plaats van een databasemanagementsysteem te gebruiken, zoals Access, is Excel geoptimaliseerd voor gegevensanalyse en berekeningen. U kunt dit flexibele programma gebruiken om modellen te bouwen voor het analyseren van gegevens, eenvoudige complexe formules te schrijven om berekeningen uit te voeren op die gegevens, de gegevens op elke gewenste manier te draaien en gegevens te presenteren in een groot aantal professioneel ogende grafieken. Microsoft Create heeft verschillende Excel-ontwerpsjablonen waaruit u kunt kiezen.

Gebruik Excel in de volgende gevallen:

• Een platte of niet-relationele weergave van uw gegevens vereisen in plaats van een relationele database waarin meerdere tabellen worden gebruikt, en wanneer de gegevens grotendeels numeriek zijn.
• Voer regelmatig berekeningen en statistische vergelijkingen uit op uw gegevens.
• Wilt u draaitabelrapporten gebruiken om hiërarchische gegevens weer te geven in een compacte en flexibele indeling?
• Maak regelmatig grafieken en gebruik de nieuwe grafiekindelingen in Excel.
• U wilt uw gegevens benadrukken door pictogrammen voor voorwaardelijke opmaak, gegevensbalken en kleurenschalen te gebruiken.
• Wilt u geavanceerde wat-als-analysebewerkingen uitvoeren op uw gegevens, zoals statistische analyses, technische analyses en regressieanalyses.
• Wilt u items bijhouden in een eenvoudige lijst, voor persoonlijk gebruik of voor beperkte samenwerkingsdoeleinden.

Gebruikelijke scenario's voor het gebruik van Excel

• Boekhouding U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel gebruiken in vele boekhoudoverzichten, bijvoorbeeld een geldstroomoverzicht, inkomensoverzicht, of winst- en verliesrekening.
• Budgettering Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk van aard zijn, u kunt elk gewenst type budget maken in Excel, bijvoorbeeld een marketingbudgetplan, een evenementenbudget of een pensioenbudget.
• Facturering en verkopen Excel is ook handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens, en u kunt eenvoudig de formulieren maken die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.
• Rapportage U kunt in Excel verschillende typen rapporten maken die uw gegevensanalyse weerspiegelen of uw gegevens samenvatten, bijvoorbeeld rapporten waarin projectprestaties, prognosegegevens, samenvattingsgegevens of actuele variantiegegevens worden gemeten.
• Planning Excel is een prima hulpmiddel voor het maken van professionele planningen of nuttige planners, zoals een wekelijks klassenschema, een plan voor marketingonderzoek of een jaaraangifte voor de belasting, of planners die u helpen bij het plannen van wekelijkse maaltijden, partijen of vakanties.
• Bijhouden U kunt Excel gebruiken om gegevens bij te houden in een urenstaat of lijst, bijvoorbeeld een urenstaat voor het bijhouden van werk of een inventarislijst voor het bijhouden van apparatuur.
• Agenda's gebruiken Omdat Excel een rasterachtig karakter heeft, leent het zich uitstekend voor het maken van elk type kalender, bijvoorbeeld een academische kalender om de activiteiten tijdens het schooljaar bij te houden, of een kalender met een fiscaal jaar om zakelijke gebeurtenissen en mijlpalen bij te houden.

Zie Sjablonen voor Excel op Microsoft Office Online voor nuttige Excel-sjablonen in een van deze categorieën.

Access en Excel samen gebruiken

Mogelijk wilt u profiteren van de voordelen die beide programma's bieden. U kunt bijvoorbeeld een werkblad maken in Excel waarin u de gegevens kunt berekenen en analyseren. Het werkblad wordt echter te groot en complex, en veel andere gebruikers hebben toegang tot de gegevens nodig. U wilt nu mogelijk uw werkblad importeren of koppelen in Access en het gebruiken als een database in plaats van ermee te werken in Excel. Of misschien wilt u gegevens in een Access-database maken waarvoor u gedetailleerde Excel-draaitabelrapporten en professioneel uitziende Excel-grafieken wilt maken.

Welk programma u ook als eerste gebruikt, u kunt altijd de gegevens overbrengen van het ene programma naar het andere, waar u verder kunt blijven werken. Met of zonder een gegevensverbinding kunt u gegevens overbrengen naar Access vanuit Excel (en vice versa) door de gegevens te kopiëren, te importeren of te exporteren.

Zie Gegevens verplaatsen van Excel naar Access voor meer informatie over de uitwisseling van gegevens tussen beide programma's.