Met Duet Enterprise voor Microsoft SharePoint en SAP Server 2.0 kunt u uw SAP-bedrijfsprocessen weergeven als werkstromen in Microsoft SharePoint 2013. Een werkstroom is een reeks vereiste taken in een proces. Een werkstroom kan bijvoorbeeld bestaan uit de reeks taken die is vereist voor het goedkeuren van zakelijke onkosten of de taken die een werknemer moet uitvoeren om een goedkeuring voor een vakantie te ontvangen. Met werkstromen kunnen organisaties consistente bedrijfsprocessen gebruiken en beheren. Werkstromen verbeteren de efficiëntie van uw organisatie en verhogen de productiviteit omdat de personen die deze taken uitvoeren, zich kunnen concentreren op het uitvoeren van het werk in plaats van het beheren van de werkstroom.
In dit artikel
Informatie over werkstromen
Werkstromen worden onder andere gebruikt om bedrijfsaanvragen goed te keuren. Wanneer er bijvoorbeeld zakelijke onkosten moeten worden goedgekeurd, kan met een werkstroom een onkostengoedkeuringstaak worden verzonden naar meerdere personen voor revisie en goedkeuring.
Wanneer de auteur de werkstroom start, worden in Duet Enterprise Online 2.0 SAP-bedrijfsprocessen en -goedkeuringsregels gebruikt om taken te maken en toe te wijzen aan de deelnemers aan de werkstroom. Deelnemers aan de werkstroom ontvangen een e-mailbericht met een melding dat er een taak aan hen is toegewezen. Het bericht bevat een koppeling naar het document dat moet worden goedgekeurd.
De werkstroom wordt beëindigd wanneer de deelnemers hun taken hebben voltooid. Nadat de werkstroom is beëindigd, wordt automatisch aan het SAP-systeem doorgegeven dat de werkstroom is voltooid.
Werkstromen gebruiken
Nadat een werkstroom is gestart, kunt u aan de slag met uw taken. U kunt uw taken rechtstreeks beheren vanuit Microsoft Outlook 2013 of vanuit de SharePoint-werkruimte voor werkstroomtaken. Omdat er elke werkstroom een afzonderlijke werkruimte voor werkstroomtaken heeft in SharePoint, zijn taken mogelijk beschikbaar op verschillende locaties. Raadpleeg uw werkstroombeheerder of sitebeheerder voor hulp bij het vinden van taken in uw omgeving.
De manier waarop de werkstroombeheerder werkstroomtaken instelt, bepaalt de acties die u moet uitvoeren om de taak te voltooien. De meest voorkomende acties zijn Goedkeuren en Weigeren, maar uw taak bevat mogelijk nog extra opties. U kunt bijvoorbeeld mogelijk uw taak bijwerken of opnieuw toewijzen. Mogelijk kunt u ook wijzigingen in de taak aanvragen of documenten bekijken die aan de taak zijn gerelateerd. In sommige gevallen kan bij het voltooien van een werkstroomtaak een andere taak in de werkstroom worden gegenereerd.
Een werkstroomtaak bekijken of erop reageren vanuit een e-mailmelding
Wanneer een taak aan u is toegewezen, ontvangt u automatisch een melding voor de taak in uw Postvak IN van Outlook. U kunt de taak vanuit de e-mailmelding openen.
Een werkstroomtaak bekijken of erop reageren vanuit een e-mailmelding:
-
Open het e-mailbericht met een taak in uw Postvak IN van Outlook.
-
Klik op Deze taak openen
-
Kies in het taakvenster het gewenste resultaat voor de taak, zoals Goedkeuren, Weigeren of een ander resultaat dat door de taak wordt ondersteund.
Reageren op een werkstroomtaak vanuit een werkruimte voor werkstroomtaken
Een werkruimte voor werkstroomtaken is een SharePoint-site waarop alle taken voor een type werkstroomtaak worden gehost. De site wordt gemaakt wanneer een SharePoint-beheerder een type SAP-werkstroomtaak instelt.
Opmerking: Site-ontwerpers kunnen de werkruimte voor werkstroomtaken aanpassen voor afzonderlijke bedrijfsbehoeften. Deze procedure bevat de stappen voor het voltooien van een taak in de standaardwerkruimte voor werkstroomtaken.
Een werkstroomtaak bekijken vanuit de werkruimte voor werkstroomtaken:
-
Ga vanuit de browser naar de werkruimte voor werkstroomtaken.
-
Klik op de werkruimtesite op de taak die u wilt uitvoeren. Hiermee wordt de pagina Taakgegevens geopend.
Op de pagina Taakgegevens ziet u de bedrijfsprocesopties die beschikbaar zijn voor uw SAP-autorisaties en SharePoint-machtigingsniveaus. -
Controleer op de pagina Taakgegevens alle beschikbare informatie, zoals koppelingen of bijgesloten documenten, die u kunt gebruiken om de taak te voltooien.
-
Klik op het gewenste resultaat voor de taak, zoals Goedkeuren, Weigeren of een ander resultaat dat door de taak wordt ondersteund.
