Aanbevolen procedures voor organisaties voor het gebruik van de Outlook-agenda

Werken in een manager/gedelegeerde-scenario

Als uw organisatie dit toestaat, configureert u Outlook zo dat hiermee verbinding wordt gemaakt met uw Exchange-postvak via Exchange-modus met cache. Dit levert de beste prestaties op.

Nieuwere versies van Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook voor iOS, Outlook voor Android en Microsoft Outlook voor Mac bevatten veel verbeteringen aan de functie voor gemachtigden. Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie over deze versies:

Outlook-delegeerfunctie in gemengde versies van Microsoft Outlook en Entourage

Voor nieuwe scenario's voor het delen van modellen (REST) wordt het aanbevolen om de vereenvoudigde machtigingsniveaus (kan bewerken, titels en locaties, enzovoort) aan te passen in plaats van machtigingen voor gemachtigden aan te passen. Aangepaste machtigingsniveaus worden niet ondersteund bij het delen van nieuwe modellen en kunnen leiden tot onverwachte resultaten.

Het aantal gedelegeerden beperken

In Outlook is het aantal gedelegeerden dat u kunt toevoegen, niet beperkt. U wordt echter aangeraden Redacteur-machtigingen te verlenen aan slechts één (1) gedelegeerde. Op deze manier kunt u bijhouden wanneer en hoe een vergadering is verwerkt. Aangezien een gedelegeerde via meerdere apparaten toegang kan verkrijgen tot uw gegevens, is het erg moeilijk om na te gaan waarom vergaderingen ontbreken of zijn verouderd als u een groot aantal gedelegeerden met Redacteur-machtigingen hebt.

Zelfs als u alleen Redacteur-machtigingen aan één gedelegeerde verleent, moet u voorkomen dat u een groot aantal gedelegeerden toevoegt met de machtigingen Lezer of Inzender. Als u een groot aantal gedelegeerden toevoegt, kan dit ten koste gaan van andere resources. De 32K-limiet voor regelgegevens kan bijvoorbeeld worden bereikt. Wanneer u een gedelegeerde toevoegt, vinden er verschillende wijzigingen plaats:

Er worden machtigingen toegepast op de relevante mappen.
Het Active Directory-kenmerk PublicDelegates wordt bijgewerkt, zodat de machtigingen Verzenden namens worden toegevoegd aan de gedelegeerde.
De gedelegeerde wordt toegevoegd aan een doorstuurregel in het postvak van de manager. Op deze manier worden er vergaderverzoeken doorgestuurd naar de gedelegeerde.
De aanvullende informatie van de gedelegeerde wordt opgeslagen in het postvak van de manager.

Voor elk van deze gebieden zijn er mogelijk verschillende limieten. Als deze limieten worden bereikt, kan dit van invloed zijn op de prestaties en stabiliteit.

Opmerkingen:

Tijdens het ontwikkelen en testen van het product heeft Microsoft maximaal vier (4) gedelegeerden gebruikt. Daarnaast hebben de gedelegeerden alleen Outlook gebruikt. Er zijn geen apparaten opgenomen bij het testen.
Als de gedelegeerde met Redacteur-machtigingen tijdelijk of definitief moet worden vervangen, wijzigt u de machtigingen van Redacteur in Lezer of geen. Verleen vervolgens Redacteur-machtigingen aan de nieuwe gedelegeerde of de reservegedelegeerde.

Werken met terugkerende vergaderingen

Einddatums instellen en het aantal terugkerende vergaderingen beperken

In Outlook kunt u eenvoudig een vergadering plannen die regelmatig plaatsvindt. U wordt aangeraden altijd een einddatum in te stellen en de reeks terugkerende vergadering te beperken tot een specifiek aantal. Voor terugkerende vergaderingen moeten echter op een gegeven moment zeer waarschijnlijk wijzigingen worden aangebracht. Zo kan het zijn dat er na verloop van tijd er deelnemers worden toegevoegd of verwijderd of dat de vergaderlocatie of -tijd verandert vanwege vakantiedatums of onvoorziene omstandigheden. In Outlook worden al deze unieke wijzigingen opgeslagen als vergaderingsuitzonderingen. Vergaderingen met een zeer groot aantal uitzonderingen resulteren in een reeks vergaderingen die moeilijk kunnen worden beheerd. Bovendien kan dit leiden tot onverwacht gedrag. U kunt altijd een nieuwe reeks vergadering maken wanneer de huidige reeks eindigt. Houd bij het aantal terugkerende vergaderingen rekening met de frequentie. Gedurende een periode van een jaar, vindt een vergadering die twee keer per week wordt gehouden, ongeveer 90 keer vaker plaats dan een maandelijkse vergadering gedurende dezelfde periode.

Een terugkerende vergadering beëindigen vóór de oorspronkelijke einddatum

Hoewel u een terugkerende vergadering kunt annuleren, kunt u beter de einddatum voor de reeks wijzigen. Op deze manier kunnen u en de deelnemers een record bewaren van de vergaderingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Als u de terugkerende vergadering helemaal annuleert, gaat deze geschiedenis verloren. U kunt het beste een nieuwe einddatum instellen en de update vervolgens naar alle deelnemers verzenden. Hierdoor eindigt de reeks vergaderingen vroeg, waarbij u een record van de vorige vergaderingen behoudt.

Notities:

Als u de reeks vergaderingen vroeg beëindigt, gaan uitzonderingen die aan de terugkerende vergadering zijn gekoppeld, verloren. Zie de sectie 'Einddatums instellen en het aantal terugkerende vergaderingen beperken' voor meer informatie over uitzonderingen
Deze best practice is ook van toepassing wanneer u het onderwerp van een bestaande reeks vergaderingen moet wijzigen. Beëindig de reeks vergaderingen vroegtijdig en maak een nieuwe terugkerende vergadering met een ander onderwerp.

Zie Alle toekomstige vergaderingen in een reeks annuleren voor meer informatie over het annuleren van alle toekomstige vergaderingen in een reeks.

De organisator wijzigen

In Outlook kunt u de organisator van de vergadering niet wijzigen. Als u de organisator van een terugkerende vergadering wilt wijzigen, beëindigt u de terugkerende vergadering. Stel hiervoor een eerdere einddatum in en verzend de update naar alle deelnemers. Wanneer u deze stap hebt voltooid, moet de nieuwe organisator een nieuwe terugkerende vergadering maken.

Zie Een vergadering annuleren voor meer informatie over het instellen van een eerdere einddatum.

Vermijden dat een terugkerende vergadering wordt gebruikt om bijlagen te delen

Door bijlagen worden uitzonderingen van terugkerende vergaderingen extra ingewikkeld. Elke uitzondering bevat een eigen kopie van de bijlagen. Wanneer uitzonderingen worden toegevoegd aan terugkerende vergaderingen, worden nieuwe kopieën van de bijlagen gemaakt. Als u wijzigingen aanbrengt in één set bijlagen, worden deze wijzigingen niet doorgevoerd naar de andere uitzonderingen. Als u wilt dat alle deelnemers de meest recente kopie van de wijzigingen voor een bepaalde vergadering hebben, wordt u aangeraden, indien mogelijk, bijlagen op te slaan in SharePoint of in OneDrive en te delen met een koppeling.

Opmerking: De acties voor het toevoegen en verwijderen van bijlagen aan zelfstandige, niet-terugkerende vergaderingen worden volledig ondersteund.

Alle vergaderverzoeken en annuleringen verwerken

Hoewel u een vergaderverzoek rechtstreeks vanuit uw Postvak IN kunt verwijderen, moet u het vergaderverzoek op de juiste manier verwerken door het verzoek te accepteren of te weigeren. Gebruik altijd de opdracht Verwijderen uit agenda om annuleringen van vergaderingen te verwerken. Verwerk vergaderingen niet rechtstreeks via de module Agenda.

Het kopiëren van vergaderingen vermijden

In Outlook worden koppelingen tussen een gekopieerde vergadering en de oorspronkelijke vergadering standaard verwijderd. Hierdoor worden inconsistenties voorkomen. In nieuwere versies van Outlook wordt de tekst 'Kopiëren:' toegevoegd aan het onderwerp. Hierdoor kunt u kopieën van vergaderingen eenvoudig herkennen.

Vanaf Outlook versie 2311 wordt het kopiëren van vergaderingen niet meer ondersteund. Dit is een opzettelijke wijziging om te voorkomen dat vergaderingen worden gekopieerd. Acties die zijn gerelateerd aan gekopieerde vergaderingen leveren onverwachte resultaten op. Daarom kunt u het kopiëren van vergaderingen het beste vermijden. Dit is al lang een gedocumenteerde best practice. Om de onverwachte resultaten te beperken, heeft het Outlook-team het kopiëren van vergaderingen geblokkeerd.

Zie voor meer informatie over de recente update om het kopiëren van vergaderingen te blokkeren:

Outlook blokkeert het kopiëren van vergaderingen met 'Vergaderingen kopiëren wordt niet ondersteund'.

Vergaderverzoeken doorsturen

Als u Outlook 2010 of hoger gebruikt en u een deelnemer aan de vergadering bent, kunt u een vergadering doorsturen naar een andere persoon die Outlook 2010 of hoger gebruikt met de functie Melding van vergadering doorsturen. Wanneer u Outlook 2010 of hoger gebruikt om een vergadering door te sturen naar iemand die oorspronkelijk niet was uitgenodigd voor de vergadering, stuurt Outlook een melding voor het doorsturen van de vergadering naar de organisator van de vergadering. Wanneer de organisator de melding van de vergadering ontvangt, wordt de nieuwe deelnemer toegevoegd aan de vergadering van de organisator. Als bestaande deelnemers moeten weten dat er een extra deelnemer aan de vergadering is toegevoegd, moet de organisator de vergadering openen en een update van de vergadering verzenden naar alle deelnemers.

Opmerking: Als u wilt dat iemand op de hoogte is van een vergadering, maar u deze persoon niet wilt uitnodigen, sleept u het vergaderverzoek van uw agenda naar het Mail-pictogram in de linkerbenedenhoek van Outlook. Hiermee wordt een e-mailbericht met informatie over de vergadering geopend dat u kunt verzenden. Houd er rekening mee dat dit e-mailbericht de ontvanger(s) niet aan de vergadering toevoegt en alleen informatie over de vergadering bevat, zoals datum, tijd, onderwerp en agenda.

Voor Microsoft Exchange-gebruikers

In Microsoft Exchange Server 2007 is ook als onderdeel van de functie Automatische agendafunctie de functie Bericht over vergadering doorsturen geïntroduceerd. Als u Outlook gebruikt om verbinding te maken met een postvak in een Exchange Server-organisatie, kan de werking van de functie Bericht over vergadering doorsturen worden beïnvloed door instellingen van Exchange, als deze zijn geconfigureerd door de Exchange-beheerder. Zo kan de Exchange-beheerder bijvoorbeeld hebben ingesteld dat het niet is toegestaan om meldingen van het doorsturen van een vergadering te versturen naar externe domeinen.

In het algemeen is het niet aanbevolen dat een deelnemer een vergadering mag doorsturen als deze geen deel uitmaakt van dezelfde Exchange-organisatie als de organisator, tenzij aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

De deelnemer gebruikt Microsoft Outlook 2010 of later.
Berichten over het doorsturen van de vergadering mogen van de Exchange-beheerder van de deelnemer naar externe domeinen wordt verzonden.
De organisator gebruikt een Microsoft Outlook-client.

Als een deelnemer een niet-Exchange-e-mailsysteem gebruikt, is het in het algemeen niet aanbevolen dat een deelnemer een vergadering mag doorsturen, tenzij aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

De deelnemer gebruikt Microsoft Outlook 2010 of later.
De organisator gebruikt een Microsoft Outlook-client.

Als de organisator om wat voor reden dan ook de melding niet ontvangt, wordt de nieuwe deelnemer niet toegevoegd aan de vergadering. Als de organisator de vergadering vervolgens wijzigt en een update verstuurt, wordt de update alleen naar de oorspronkelijke genodigden verzonden. De deelnemers die eerder de doorgestuurde kopie van de vergadering hebben ontvangen, krijgen de update niet.

Als de bovenstaande beperkingen betekenen dat u uitnodigingen voor vergaderingen niet op een uniforme manier kunt doorsturen, kunt u het beste aan de organisator van de vergadering vragen of deze de gewenste deelnemers wil toevoegen. Het is belangrijk om aan de organisator van de vergadering te vragen om de gewenste deelnemers toe te voegen als u niet zeker weet of zowel uw omgeving als die van de gewenste deelnemers voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.

Opmerking: Outlook-gedelegeerden ontvangen geen berichten over het doorsturen van vergaderingen.

Aanvullende aanbevelingen voor Microsoft Exchange-gebruikers

Apparaten onderhouden waarmee verbinding met uw agenda wordt gemaakt

Zorg ervoor dat voor alle apparaten waarmee verbinding met uw agenda wordt gemaakt, alle nieuwste updates zijn geïnstalleerd. Op sommige apparaten wordt Exchange ActiveSync gebruikt om de agenda en andere mappen te synchroniseren. Deze apparaten omvatten Outlook voor iOS-, Outlook voor Android-, Apple iOS- en Android-apparaten. Met Research In Motion (RIM) BlackBerry-apparaten en andere apparaten kunt u ook synchroniseren met de agenda.

Zie: Huidige problemen met Microsoft Exchange ActiveSync en apparaten van derden voor meer informatie over een aantal bekende problemen.

Opmerking: In sommige gevallen kunnen items tegelijk worden gewijzigd via meerdere Outlook-clients en -apparaten, waardoor er mogelijk conflicten ontstaan. Verwerk hetzelfde item niet op twee of meer clients of apparaten binnen een betrekkelijk korte periode als u de kans dat dit gebeurt, wilt minimaliseren.

Invoegtoepassingen onderhouden die kunnen worden geïntegreerd met Outlook

Met de meeste, zo niet alle Outlook-invoegtoepassingen, worden Outlook-gegevens geopend. Met een invoegtoepassing kan een Outlook-item worden gewijzigd dat u tegelijkertijd bewerkt, in Outlook of op een ander apparaat. Dit leidt mogelijk tot conflicten. Zorg ervoor dat u de nieuwste updates installeert voor de invoegtoepassingen of programma's die worden geïntegreerd met Outlook als u de kans dat dit gebeurt, wilt minimaliseren. Verwijder deze programma's en de invoegtoepassingen die u niet gebruikt of die niet met Outlook hoeven te worden geïntegreerd of schakel deze uit.