Hoewel u gegevens uit een tabel, query, formulier of rapport in uw Microsoft Access-database kunt afdrukken, kunt u afdrukopties instellen voor rapporten zodat uw gegevens een beter leesbare afgedrukte kopie krijgen.
Gegevens rechtstreeks afdrukken vanuit tabellen of query's werkt wanneer u alleen een eenvoudige lijst wilt afdrukken. Formulieren zijn geschikter voor het weergeven of afdrukken van gegevens voor één record of een gerelateerde set records en niet voor het afdrukken van grotere sets gegevens of gegevensoverzichten. Door gegevens uit een rapport af te drukken, kunt u grote gegevenssets vergelijken, samenvatten en in totaal weergeven, en die informatie vervolgens in een aantrekkelijke indeling presenteren.
Zie Inleiding tot rapporten in Access voor meer informatie over het maken van een rapport.
In dit artikel
- Opties voor pagina-instelling selecteren
- Printerinstellingen selecteren
- Een voorbeeld weergeven voor het afdrukken
Opties voor pagina-instelling selecteren
Nadat u het rapport hebt gemaakt, kunt u opties voor de afdrukweergave instellen in het dialoogvenster Pagina-instelling . Met deze opties kunt u de opmaak verfijnen met opties voor marge-instellingen, het gebruik van rasterlijnen en kolommen, of alleen de gegevens van het rapport afdrukken zonder opmaak. Voer de volgende stappen uit om de opties voor de afdrukpagina in te stellen:
- Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport en selecteer vervolgens Afdrukvoorbeeld.
- Selecteer op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Pagina-indelingde optie Pagina-instelling en stel de gewenste marges, afdrukstand en kolominstellingen in.
Instellingen van het tabblad Afdrukopties
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Marges (inch) | Verhoog of verlaag de standaardmarges indien nodig en bekijk de wijzigingen die worden weergegeven op de voorbeeldpagina. |
| Alleen gegevens afdrukken | Selecteer deze optie als u de indelingsfuncties in het rapport, zoals rasters, niet wilt afdrukken. |
| Gesplitst formulier | Deze optie is niet beschikbaar voor een rapport. |
Als u de marges van uw rapport wilt aanpassen, selecteert u op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Paginaformaat de optie Marges. Kies een geschikte optie om een voorbeeld van het rapport met de gewijzigde marge-instellingen weer te geven.
Instellingen van paginatabs
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Richting | Selecteer de afdrukstand Staand of Liggend. Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet, stelt u de afdrukstand in op het tabblad Paginavoorbeeld, in plaats van de afdrukstand hier in te stellen. Kies op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Pagina-indeling de optie Staand of Liggend. |
| Papier | Selecteer het papierformaat en de bron. |
| Printer voor klant Addr... | Als u Specifieke printer gebruiken selecteert, kunt u verschillende andere opties voor printer- en documentindelingen instellen. |
Instellingen van het tabblad Kolommen
Opmerking
Deze opties zijn ook beschikbaar op het tabblad Afdrukvoorbeeld , in de groep Pagina-indeling , onder Kolommen.
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Rasterinstellingen | Selecteer het aantal kolommen en de rij-afstand. Als de instelling is ingesteld op één kolom, zijn de opties Kolomafstand en Kolomindeling niet beschikbaar. |
| Zelfde als Detail | Selecteer deze optie om de kolom af te drukken met dezelfde grootte als u in het rapport hebt ingesteld. Als u de kolombreedte en -hoogte wilt aanpassen, schakelt u de selectie uit en typt u nieuwe waarden. |
| Kolomgrootte | Selecteer de breedte en hoogte van de kolommen. |
| Kolomindeling | Selecteer de richting waarin u de kolommen wilt afdrukken. Deze optie is alleen beschikbaar als u meer dan één kolom hebt. |
Naar boven
Printerinstellingen selecteren
Nadat u de pagina-instellingsinstellingen voor uw rapport hebt voltooid, kunt u specifieke printeropties selecteren om de afdrukindeling of de af te drukken pagina's en het aantal exemplaren te bepalen.
- Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt afdrukken en selecteer vervolgens Afdrukvoorbeeld.
- Klik op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Afdrukken op Afdrukken.
Sneltoets: Druk op Ctrl+P. - Selecteer de afdrukopties en klik vervolgens op OK om het rapport af te drukken.
In de volgende tabel worden de resultaten beschreven die u kunt verwachten van specifieke printerinstellingen:
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Printer | Selecteer de printer waarop u het rapport wilt laten afdrukken. Als u de afdrukstand en het papierformaat nog niet hebt ingesteld, selecteert u de knop Eigenschappen . |
| Afdrukbereik |
|
| Copies | Selecteer het aantal exemplaren en selecteer Sorteren als u de exemplaren in sets wilt afdrukken voor een rapport met meerdere pagina's. |
Als u papier wilt besparen, een afdruktaak naar een commerciële afdrukservice wilt verzenden of het rapport per e-mail wilt verzenden, kunt u van uw rapport een .pdf of XPS-indeling maken. Kies op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Gegevens de optie PDF of XPS.
Naar boven
Een voorbeeld weergeven voor het afdrukken
Gebruik de optie Afdrukvoorbeeld om te controleren hoe de afgedrukte versie van het rapport eruit komt te zien.
U kunt op een van de volgende manieren een rapport openen in het afdrukvoorbeeld:
- Als u een voorbeeld wilt bekijken van een rapport dat nog niet is geopend, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt bekijken en selecteert u vervolgens Afdrukvoorbeeld.
of - Selecteer Bestand>afdrukken en selecteer vervolgens Afdrukvoorbeeld.
of - Als het rapport is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor het rapport en selecteert u Afdrukvoorbeeld.
U kunt verdere opmaakwijzigingen aanbrengen vanuit het afdrukvoorbeeld met behulp van de opties op het tabblad Afdrukvoorbeeld .
Als u verschillende pagina's van het rapport wilt bekijken, naar andere pagina's wilt gaan of meerdere pagina's tegelijk wilt bekijken wanneer u een voorbeeld van uw rapport bekijkt, kunt u een van de volgende opties proberen:
- Selecteer de knop Sluitbalk openen/sluiten (<<) in de rechterbovenhoek van het navigatiedeelvenster en vouw vervolgens het rapportweergavegebied uit.
- Plaats het rapport met behulp van de horizontale of verticale schuifbalken.
- Als u een gebied in het rapport wilt vergroten, selecteert u op het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep In- en uitzoomen de pijl onder In-/uitzoomen en selecteert u een vergrotingspercentage. U kunt ook het zoombesturingselement in de rechterbenedenhoek van het venster gebruiken.
- Als u een voorbeeld van meerdere pagina's tegelijk wilt bekijken, selecteert u in de groep In - en uitzoomen Twee pagina's of Meer pagina's en kiest u een optie.
Selecteer de gewenste afdrukopties: Selecteer in de groep Afdrukken de optie Afdrukken en kies vervolgens de gewenste afdrukopties.
Afdrukvoorbeeld sluiten: Selecteer in de groep Afdrukvoorbeeld sluiten de optie Afdrukvoorbeeld sluiten.
Naar boven