Alles over goedkeuringswerkstromen

De informatie in dit artikel wordt weergegeven in tien uitbreidbare segmenten.

Klik hier voor enkele tips om optimaal gebruik te maken van dit artikel

Als u alleen een goedkeuringswerkstroomtaak hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment Complete en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, bewaken en onderhouden    Als u nog niet bekend bent met deze taken, is het misschien handig om dit artikel te lezen, segmenteren per segment, de eerste keer dat u een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Zodra u bekend bent met de informatie en de indeling van het artikel, kunt u direct naar het segment gaan dat u nodig hebt bij eventuele terugkeerbezoeken.

Goedkeuring van inhoud en publicatiegoedkeuring    Mogelijk hebt u lijsten of bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van hun inhoud, of op de geschiktheid van hun vorm en stijl, voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort beoordelingsproces wordt goedkeuring van inhoud genoemd en u kunt een goedkeuringswerkstroom gebruiken om de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek te beheren. (Er is ook een zeer vergelijkbare werkstroom voor publicatiegoedkeuring, die speciaal is gemaakt voor gebruik op SharePoint-sites die webpagina's op internet publiceren.)

Een woord over het afdrukken van dit artikel    Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten worden uitgevouwen wanneer u afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen wilt opnemen in uw afgedrukte kopie, drukt u af in de afdrukstand liggend en niet staand.)

En een woord over zoeken    Voordat u een tekst of term in dit artikel zoekt, moet u ervoor zorgen dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Een goedkeuringswerkstroom is een SharePoint-functie waarmee een document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek, wordt doorgestuurd naar een of meer personen voor goedkeuring of afwijzing. De werkstroom automatiseert, stroomlijnt en standaardiseert het hele proces.

De basiswerkstroom Goedkeuring die deel uitmaakt van SharePoint-producten, fungeert als een sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere goedkeuringswerkstromen toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom Goedkeuring, elk met een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Secties in dit segment

1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

2. Wat kan een goedkeuringswerkstroom niet doen?

3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

4. Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

• Wanneer u voor het eerst een goedkeuringswerkstroom toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en kunt u aangeven of hun taken achter elkaar (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs beslissen of u de taken van de deelnemers wilt verdelen in twee of meer afzonderlijke fasen, en ook een einddatum en/of de tijd opgeven die is toegestaan voor elke taak die moet worden voltooid. En telkens wanneer u de werkstroom handmatig voor een item start, kunt u deze instellingen wijzigen.

• De werkstroom wijst een taak toe aan elke opgegeven deelnemer. Elke deelnemer kiest uit verschillende mogelijke antwoorden: om het item goed te keuren of af te wijzen, om een wijziging in het item aan te vragen, om de taak opnieuw toe te wijzen of om de taak te annuleren of te verwijderen.

• Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang bewaken en (indien nodig) aanpassingen aanbrengen vanaf één centrale pagina Werkstroomstatus.

• Gedurende 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die zijn opgetreden tijdens deze uitvoering (of instantie) van de werkstroom nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele referentie.

U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken om een goedkeuringsproces voor inhoud voor een lijst of bibliotheek te beheren. Zie het segment Beheer van dit artikel voor meer informatie.

2. Wat kan een goedkeuringswerkstroom niet doen?

Deelnemers aan een goedkeuringswerkstroom mogen meestal geen wijzigingen aanbrengen in het item dat wordt beoordeeld. In plaats daarvan kunnen deelnemers vragen om wijzigingen aan te brengen in het item in de loop van het werkstroomexemplaren. Als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers opmerkingen en bijgehouden wijzigingen in het item zelf invoegen, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback in de sectie Zie ook .

Goedkeuringswerkstromen zijn ook niet ontworpen om handtekeningen te verzamelen. Als u een werkstroom wilt gebruiken voor het verzamelen van handtekeningen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen in de sectie Zie ook.

Bovenkant van segment

3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom toevoegen   Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

Een werkstroom starten   Standaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben standaard de machtiging Items bewerken; de groep Bezoekers niet.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Hiervoor schakelt u het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om deze werkstroom te starten in op de eerste pagina van het koppelingsformulier.)

Bovenkant van segment

4. Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

Dit zijn de basisfasen:

• VOORdat de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
  Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek, of voor de hele siteverzameling) en de details van de werking ervan. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom voor een specifiek item starten. De werkstroom kan ook worden ingesteld om automatisch te worden uitgevoerd. Automatische uitvoeringen kunnen worden geactiveerd op basis van twee of beide triggerende gebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of wanneer een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

• TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, bewaken, aanpassen)   
  Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien afzonderlijke deelnemers hun toegewezen taken. Automatische herinneringen worden verzonden naar deelnemers die de taakdeadlines niet halen. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden bewaakt vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen in de werkstroom tijdens het uitvoeren van de werkstroom kunnen vanaf dezelfde pagina worden aangebracht; en, indien nodig, kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd.

• NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)   
  Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van die uitvoering (of instantie) maximaal 60 dagen worden gecontroleerd op de pagina Werkstroomstatus. Op dezelfde pagina kunnen statistische rapporten over de prestaties van deze werkstroomversie worden gemaakt. Als u ten slotte iets wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom werkt, kunt u het koppelingsformulier openen en bewerken dat u hebt ingevuld toen u de werkstroom voor het eerst toevoegde.

Het volgende stroomdiagram illustreert deze fasen vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

In dit segment identificeren we de beslissingen die u moet nemen en de informatie die u moet verzamelen voordat u een versie van de goedkeuringswerkstroom toevoegt.

Als u al bekend bent met het toevoegen van dit type werkstroom en alleen een herinnering nodig hebt over de specifieke stappen, kunt u rechtstreeks naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.

Secties in dit segment

1. Sjablonen en versies

2. Inleiding tot het koppelingsformulier

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. Sjablonen en versies

De werkstromen in SharePoint-producten fungeren als hoofdsjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen die u toevoegt aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling, zijn gebaseerd.

Telkens wanneer u bijvoorbeeld een goedkeuringswerkstroom toevoegt, voegt u in feite een versie van de algemene goedkeuringswerkstroomsjabloon toe. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het koppelingsformulier wanneer u die specifieke versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies op basis van de hoofdsjabloon Goedkeuringswerkstroom, maar elk van de versies met de naam en afgestemd op de specifieke manier waarop u deze gaat gebruiken. De benoemde versies kunnen ook werkstroomexemplaren worden genoemd.

Bovenkant van segment

2. Inleiding tot het koppelingsformulier

Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de opgenomen werkstroomsjablonen, vult u een koppelingsformulier in om op te geven hoe uw nieuwe exemplaar moet werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen waarmee u het koppelingsformulier kunt invullen. Neem eerst echter even de tijd om het formulier en de bijbehorende velden te bekijken.

Eerste pagina van het koppelingsformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

De velden in het rode vak op deze tweede pagina worden ook weergegeven in het startformulier, dat telkens wordt weergegeven wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart en daar voor die ene uitvoering kan worden bewerkt.

Bovenkant van segment

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u het antwoord op alle vragen in deze sectie hebt, kunt u uw werkstroom toevoegen.

1. Is dit het juiste werkstroomtype?

2. Eén lijst of bibliotheek, of de hele siteverzameling? en Één inhoudstype of alle inhoudstypen?

3. Wat is een goede naam?

4. Takenlijsten en geschiedenislijsten: bestaand of nieuw?

5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

6. Krijgen inhoudstypen die van deze overerving ook deze werkstroom?

7. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

9. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

10. Wanneer eindigt deze werkstroom?

11. Wie moet op de hoogte worden gesteld?

12. Bepaalt deze werkstroom de goedkeuring van inhoud?

01. Is dit het juiste werkstroomtype?

Er zijn verschillende werkstroomsjablonen met het woord 'Goedkeuring' in hun naam. Dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Goedkeuring – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit werkstroomtype de beste keuze voor u is, raadpleegt u het LEARN-segment van dit artikel. Zie het artikel Over de werkstromen die zijn opgenomen in SharePointin de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.

Bovenkant van segment

02. Eén lijst of bibliotheek, of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt uw nieuwe versie van de goedkeuringswerkstroom alleen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.

• Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u instellen dat deze wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen of op één inhoudstype.

• Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze echter zo instellen dat deze alleen op één site-inhoudstype wordt uitgevoerd.

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek behoort tot een of ander inhoudstype. Een inhoudstype kan zo eenvoudig en algemeen zijn als document of Excel-werkblad, of zo gespecialiseerd als juridisch contract of productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze zowel aanpassen als anderen toevoegen die u zelf hebt gemaakt. Zie Een site-inhoudstype maken of aanpassen enEen inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheek voor meer informatie.

Bovenkant van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die:

• Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.

• Onderscheidt het duidelijk van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende goedkeuringswerkstromen gebruiken om documentinzendingen van externe inzenders te beheren:

• U voert de eerste werkstroom uit voor elk verzonden document om te bepalen of u deze wilt accepteren voor het bewerkingsproces.

• Nadat u een verzonden document hebt geaccepteerd en bewerkt, voert u de tweede werkstroom uit op het bewerkte concept om te bepalen of u het als definitief wilt accepteren.

U kunt de eerste werkstroom Goedkeuring van inzending accepteren en de tweede definitieve conceptgoedkeuring noemen.

Bovenkant van segment

04. Takenlijsten en geschiedenislijsten: bestaand of nieuw?

U kunt uw werkstroom de standaardlijst Taken en Geschiedenislijst van de site laten gebruiken, andere bestaande taken- en geschiedenislijsten gebruiken of nieuwe lijsten alleen voor deze werkstroom aanvragen.

• Als uw site meerdere werkstromen heeft of als sommige werkstromen meerdere taken bevatten, kunt u overwegen om voor elke werkstroom nieuwe lijsten aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten kan de prestaties vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om verschillende kortere lijsten bij te houden dan één zeer lange.)

• Als de taken en geschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene takenlijst, moet u zeker aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom wilt. (Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.)

Bovenkant van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan worden ingesteld om alleen handmatig of alleen automatisch te worden gestart, of op een van de volgende manieren:

• Wanneer u handmatig een goedkeuringswerkstroom voor een specifiek document of item start, wordt een ander formulier, het startformulier, weergegeven. Het startformulier bevat de meeste instellingen van de tweede pagina van het koppelingsformulier . Op die manier kan de persoon die de werkstroom start een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), dit doen voordat hij op Start klikt. Ga naar de lijst > contextmenu Item > Werkstromen > Selecteer de werkstroom om deze handmatig te starten.

• Bij een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een startformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die in het koppelingsformulier zijn opgegeven, worden zonder wijzigingen gebruikt.

In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.

Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanentestandaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke koppelingsformulier, zoals uitgelegd in het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Handmatig starten

Als u handmatig starten toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op elk in aanmerking komend item op elk gewenst moment starten.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en als u dat wilt, en dat u elke keer dat u de werkstroom uitvoert, de kans krijgt om bepaalde instellingen te wijzigen met behulp van het startformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op items die zijn geschreven door een schrijver van buiten uw team, kunt u de werkstroom alleen handmatig starten om ervoor te zorgen dat de werkstroom niet automatisch wordt uitgevoerd voor items die door u en uw teamleden zijn gemaakt. (Een alternatieve oplossing: onderhoud een lijst of bibliotheek voor items van auteurs in uw team en een afzonderlijke lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Op die manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar alleen in de lijst met externe auteurs. Een andere oplossing: voeg een IF-voorwaarde toe en stel Gemaakt door in op de specifieke persoon. Zie Naslaginformatie over werkstroomvoorwaarden voor meer informatie.)

Het belangrijkste nadeel van handmatig starten is dat iemand moet onthouden om de werkstroom uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een van de volgende gebeurtenissen:

• Iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.

• Er wordt een nieuw item gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

• Een item dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand hoeft te onthouden om de werkstroom te starten. Deze wordt telkens uitgevoerd wanneer er een triggerende gebeurtenis optreedt.

Een snel voorbeeld    Als u verantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid en geschiktheid van de items in een lijst, kunt u een goedkeuringswerkstroom aan die lijst toevoegen en uzelf opgeven als de enige deelnemer. U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart wanneer een item in de lijst wordt gewijzigd en telkens wanneer een nieuw item wordt toegevoegd. Op die manier blijft u altijd up-to-date.

Twee nadelen van automatische start:

• U kunt de uitvoering van de werkstroom niet stoppen wanneer er een triggerende gebeurtenis optreedt.

• U kunt geen instellingen wijzigen aan het begin van de afzonderlijke instantie.

Zie het segment Beheer van dit artikel voor meer informatie over het automatisch uitvoeren van uw goedkeuringswerkstroom wanneer iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.

Bovenkant van segment

06. Krijgen inhoudstypen die deze overnemen ook deze werkstroom?

Alleen wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, krijgt u de mogelijkheid om de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt.

Notities

• De bewerking waarmee alle extra toevoegingen worden voltooid, kan lang duren.

• Als de overname is verbroken voor sites of subsites waaraan u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

Bovenkant van segment

07. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor elke persoon aan wie beoordelingstaken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere fasen?    U kunt ervoor kiezen om slechts één fase van beoordelingstaken te hebben, of om meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de fasen achter elkaar uitgevoerd.

Parallelle of seriële beoordelingen?    Voor de deelnemers in één fase kunt u ervoor kiezen om hun beoordelingstaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om hun beoordelingstaken achter elkaar toe te wijzen (serieel) in de volgorde die u aangeeft. De seriële optie kan handig zijn als u bijvoorbeeld de werkstroom instelt om te eindigen na de eerste afwijzing, of als u wilt dat deelnemers verderop opmerkingen van eerdere deelnemers kunnen bekijken als onderdeel van de context van hun beoordelingen.

Een voorbeeld

In dit eenvoudige scenario ziet u enkele voordelen van zowel meerdere fasen als seriële beoordelingen:

Stel dat Frank een nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegt. Hij wil dat zijn collega's Anna en Sean elk item eerst beoordelen, voordat hij het zelf beoordeelt. Hij wil ook dat de werkstroom vóór zijn eigen beoordeling wordt beëindigd als Anna of Sean het item afwijst. Frank kan dit op twee manieren instellen:

• Met behulp van een seriële beoordeling   Frank stelt een serieel overzicht in één fase op waarin Anna en Sean de eerste twee deelnemers zijn en hij de derde is; en selecteert hij de optie Beëindigen bij eerste afwijzing .
  In deze indeling moet Anna het item goedkeuren voordat de taak van Sean wordt toegewezen. Vervolgens moet Sean het item goedkeuren voordat de taak van Frank wordt toegewezen. Als Anna het item afwijst, krijgt noch Sean noch Frank een taak toegewezen; En als Anna het goedkeurt, maar Sean weigert, wordt de werkstroom nog steeds beëindigd voordat Frank's beoordelingstaak ooit is toegewezen.
  Zo stelt Frank zijn seriebeoordeling in één fase in.
  
  

• Door gebruik te maken van twee fasen   Als Frank wil dat Aan Anna en Sean tegelijkertijd hun beoordelingen worden toegewezen, zodat Sean niet hoeft te wachten tot Anna klaar is voordat ze kan beginnen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen: de eerste een parallelle fase voor de beoordelingen van Anna en Sean en de tweede een afzonderlijke fase voor alleen zijn eigen beoordeling. Opnieuw selecteert hij de optie Beëindigen bij eerste afwijzing . De tweede fase begint pas wanneer de eerste fase is voltooid; Dus nogmaals, als Anna of Sean het item afwijst, zal Frank's beoordelingstaak nooit worden toegewezen.
  Zo stelt Frank zijn parallelle beoordeling in twee fasen in.
  
  

Hier volgen diagrammen van beide oplossingen.

Externe deelnemers    Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer.

Hier volgt een diagram van dat proces:

Eén taak toewijzen aan elke hele groep of één aan elk groepslid?    Als u een groepsadres of distributielijst opneemt onder uw werkstroomdeelnemers, kunt u de werkstroom één taak laten toewijzen aan elk lid van de groep, of slechts één taak toewijzen aan de hele groep (maar nog steeds een melding van die ene taak naar elk lid verzenden). Wanneer slechts één taak is toegewezen aan de hele groep, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Complete van dit artikel.)

Bovenkant van segment

08. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Het koppelingsformulier bevat een tekstveld waarin u instructies, details over vereisten, resources, enzovoort kunt opgeven.

Twee dingen die u kunt opnemen:

• Contactgegevens, voor het geval deelnemers problemen of vragen hebben.

• Als u met de werkstroom slechts één taak toewijst aan elke groep of distributielijst, vermeldt u hier dat één lid van elke groep de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Op die manier verspillen andere leden van de groep geen tijd door dezelfde taak te starten. U vindt de details over het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel

Bovenkant van segment

09. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

U kunt op twee manieren aangeven wanneer werkstroomtaken moeten worden uitgevoerd:

Op kalenderdatum    U kunt één kalenderdatum opgeven waarop alle taken moeten worden uitgevoerd.

• Als u uw werkstroom zo instelt dat deze automatisch wordt gestart, moet u deze optie meestal niet gebruiken. Dit komt doordat de datumwaarde die u opgeeft, niet automatisch wordt aangepast ten opzichte van de huidige datum wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.

Op taakduur    U kunt een aantal dagen, weken of maanden opgeven dat is toegestaan voor het voltooien van elke taak, te beginnen wanneer die taak wordt toegewezen.

• Een einddatum in de agenda overschrijft een opgegeven taakduur. Dat is: Als vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak krijg toegewezen met een duur van drie dagen, maar die ook een kalenderverloopdatum van 11 juni heeft, moet de taak op 11 juni (de vervaldatum van de kalender) en niet op 13 juni (het einde van de duur van de drie dagen).

Bovenkant van segment

10. Wanneer eindigt deze werkstroom?

Om te voorkomen dat er tijd wordt verspild aan onnodige beoordelingen, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te laten eindigen (vóór de opgegeven of berekende einddatum) wanneer een van de twee gebeurtenissen plaatsvindt:

• Elke deelnemer weigert het item.

• Het item wordt op een of andere manier gewijzigd.

Bovenkant van segment

11. Wie moet op de hoogte worden gesteld?

In het veld CC , op de tweede pagina van het koppelingsformulier, kunt u namen of adressen invoeren voor iedereen die op de hoogte moet worden gesteld wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd.

• Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

• Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start en eindigt de meldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

• Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de begin- en eindmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Bovenkant van segment

12. Heeft deze werkstroom controle over de goedkeuring van inhoud?

Mogelijk hebt u lijsten of bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van hun inhoud, of op de geschiktheid van hun vorm en stijl, voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort beoordelingsproces wordt goedkeuring van inhoud genoemd.

In SharePoint-producten kunt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken om het goedkeuringsproces voor inhoud nog eenvoudiger en efficiënter te maken. Zie het segment Goedkeuring van inhoud van dit artikel voor meer informatie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste segment Toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Mogelijk hebt u lijsten en bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van hun inhoud of de geschiktheid van hun formulier en stijl voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort beoordelingsproces wordt goedkeuring van inhoud genoemd.

In SharePoint-producten kunt u de goedkeuring van inhoud handmatig beheren, zonder werkstroom; maar een SharePoint-goedkeuringswerkstroom kan het proces nog eenvoudiger en efficiënter maken.

Als u nog niet bekend bent met de functies voor versiebeheer en goedkeuring van inhoud in SharePoint-producten, raden we u aan eerst de volgende artikelen te bekijken:

• Goedkeuring van items in een sitelijst of -bibliotheek vereisen

• Items of bestanden in een lijst of bibliotheek op een site goedkeuren of afkeuren

• Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren

Er zijn twee manieren waarop een goedkeuringswerkstroom het goedkeuringsproces voor inhoud kan beheren, elk manier die is gekoppeld aan één besturingselement in de koppelingsformulieren die u invult wanneer u de werkstroom voor het eerst toevoegt. U kunt uw werkstroom voor een of beide gebruiken.

Controle over de publicatie van primaire versies

In het gebied Startopties van de eerste pagina van het koppelingsformulier vindt u de optie Deze werkstroom starten om het publiceren van een primaire versie van een item goed te keuren. Enkele aandachtspunten:

• Deze optie is alleen beschikbaar voor een goedkeuringswerkstroom die wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen in één lijst of bibliotheek, en niet voor een werkstroom die alleen wordt uitgevoerd op items van één inhoudstype.

• Deze optie is alleen beschikbaar als goedkeuring van inhoud is ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek op de pagina Instellingen voor versiebeheer en moet de optie Primaire en secundaire versies (conceptversies) maken op dezelfde pagina zijn geselecteerd.

• Als u deze optie selecteert, zijn de twee volgende opties niet meer beschikbaar: Deze werkstroom starten wanneer een nieuw item wordt gemaakt en Deze werkstroom starten wanneer een item wordt gewijzigd.

• Als u deze optie selecteert, wordt uw werkstroom alleen automatisch uitgevoerd op een item wanneer iemand probeert een primaire versie van dat item te publiceren.

• In een lijst of bibliotheek kan er slechts één goedkeuringswerkstroom zijn die wordt gebruikt voor het goedkeuren van de publicatie van primaire versies. Als u probeert een tweede werkstroom in dezelfde lijst of bibliotheek aan te wijzen voor deze functie, wordt u gevraagd een of een van de andere te kiezen.

Besturingselement niet gebaseerd op versiebeheer

In het gebied Goedkeuring van inhoud inschakelen van de tweede pagina van het koppelingsformulier is er een optie om de goedkeuringsstatus bij te werken nadat de werkstroom is voltooid (gebruik deze werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren).

Deze optie is beschikbaar in het formulier, ongeacht of goedkeuring van inhoud is vereist in de lijst of bibliotheek. In beide gevallen wordt de waarde in het veld Goedkeuring voor het item bijgewerkt op basis van het resultaat van de werkstroom.

Met deze optie kunt u het volgende doen:

• Voer de werkstroom altijd handmatig uit, of

• Selecteer een of meer opties voor automatisch starten op de eerste pagina van het koppelingsformulier, of

• Zowel handmatig als automatisch starten toestaan

Inhoudsbeheer voor webpublicatiesites

Inhoudsbeheer is een gespecialiseerd proces op sites die pagina's publiceren op internet. Dienovereenkomstig is er een gespecialiseerde werkstroom voor publicatiegoedkeuring voor gebruik op publicerende sites, evenals een sitesjabloon (publicerende site met werkstroom) die een versie van die werkstroom bevat die al is aangepast voor gebruik in webpublicaties.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste segment Toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om zowel het LEARN-segment als het plansegment in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

1. Voordat u begint

2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als u wilt dat de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen verzendt, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook SharePoint 2013 Stap voor stap: Instellingen voor uitgaande Email instellen.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen toe te voegen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het LEARN-segment van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

   Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomkoppelingen van dit type weergeven op of u de werkstroom wilt uitvoeren in het document, de lijst of een map en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.

5. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
   (Instructies volgen op de afbeelding.)

   

   	Inhoudstype Houd de standaardselectie op Alle of selecteer een specifiek inhoudstype.
   	Sjabloon Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 . Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet in de lijst wordt weergegeven, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze sjabloon kan worden geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar Site-instellingen > Functies voor siteverzameling > de functie Werkstromen activeren .
   	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
   	Takenlijst Selecteer een takenlijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van een bestaande taaklijst te kiezen).
   	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Werkstroomgeschiedenis (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande geschiedenislijst).
   	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het selecteren van startopties. Zie het segment Beheer van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren, inclusief de publicatie van primaire versies. Houd er rekening mee dat de optie Deze werkstroom starten om het publiceren van een primaire versie van een item goed te keuren , niet wordt weergegeven als u de werkstroom voor slechts één inhoudstype toevoegt. Houd er ook rekening mee dat als u Deze werkstroom starten selecteert om het publiceren van een primaire versie van een item goed te keuren, de twee volgende selectievakjes niet meer beschikbaar zijn.

6. Wanneer alle instellingen in dit formulier naar wens zijn, klikt u op Volgende.

7. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
   (Instructies volgen op de afbeelding.)

   Opmerking: In SharePoint-producten ziet u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier, de nummers één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Fiatteurs tot cc, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor alleen dat ene exemplaar.

   

   	Toewijzen aan Voer namen of geadresseerden in voor de personen aan wie u wilt dat de werkstroom taken toewijst. Als de taken één voor één worden toegewezen (serieel)    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie    Zie het segment Complete van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van externe deelnemers.
   	volgorde Geef op of de taken één voor één moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel). Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.
   	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe die verder gaan dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
   	Groepen uitvouwen Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om te voltooien.) Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan één taak namens de hele groep claimen en voltooien. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Complete van dit artikel.)
   	Verzoek Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig kunnen hebben, waaronder: Contactgegevens. Indien van toepassing, een opmerking over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Complete van dit artikel.)
   	Einddatums en taakduur Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen. Als deze werkstroom ooit automatisch wordt gestart, is het meestal een goed idee om het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum opgeven in het startformulier als en wanneer u de werkstroom handmatig start. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur gebruikt.
   	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die op de hoogte moet worden gesteld wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd. Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.
   	De werkstroom beëindigen Selecteer geen, beide of beide van deze opties. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over deze opties.
   	Goedkeuring van inhoud inschakelen Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren. Zie het segment Control van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren, inclusief de publicatie van primaire versies.

8. Wanneer u alle instellingen op deze pagina op de gewenste manier hebt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om zowel het LEARN-segment als het plansegment in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

1. Voordat u begint

2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als u wilt dat de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen verzendt, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook SharePoint 2013 Stap voor stap: Instelling voor uitgaande Email instellen.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen toe te voegen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het LEARN-segment van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

1. Ga naar de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

   Opmerking: Een werkstroom die is toegevoegd aan de hele siteverzameling, moet alleen worden toegevoegd voor items van één inhoudstype .

   

   1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen op Werkstroominstellingen.
      

   2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom toevoegen .
      

   3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen op de afbeelding.)

   

   	Sjabloon Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 . Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet in de lijst wordt weergegeven, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze sjabloon kan worden geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar Site-instellingen > Functies voor siteverzameling > functie Werkstromen activeren.
   	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze siteverzameling. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
   	Takenlijst Selecteer een takenlijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van een bestaande taaklijst te kiezen).
   	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Werkstroomgeschiedenis (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande geschiedenislijst).
   	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het selecteren van startopties.
   	Deze werkstroom toevoegen aan onderliggende inhoudstypen? Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (gekoppeld aan) alle andere site- en lijstinhoudstypen die van dit inhoudstype worden overgenomen. De bewerking waarmee alle extra toevoegingen worden voltooid, kan lang duren. Als de overname is verbroken voor sites of subsites waaraan u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

5. Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op Volgende.

6. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
   (Instructies volgen op de afbeelding.)

   Opmerking:  SharePoint producten biedt u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier, de nummers één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Fiatteurs tot CC, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen in deze opties kunt aanbrengen voor alleen dat ene exemplaar.

   

   	Toewijzen aan Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen (serieel)    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toewijzen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie    Zie het segment Complete van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van externe deelnemers.
   	volgorde Geef op of de taken één voor één moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel). Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.
   	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle fasen toe die u wilt na de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
   	Groepen uitvouwen Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om te voltooien.) Als u slechts één taak wilt toewijzen aan een helegroep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan één taak namens de hele groep claimen en voltooien. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)
   	Verzoek Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig kunnen hebben, waaronder: Contactgegevens. Indien van toepassing, een opmerking over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Complete van dit artikel.)
   	Einddatums en taakduur Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen. Als deze werkstroom ooit automatisch wordt gestart, is het meestal een goed idee om het veld Einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum opgeven in het startformulier als en wanneer u de werkstroom handmatig start. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur gebruikt.
   	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die op de hoogte moet worden gesteld wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd. Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.
   	De werkstroom beëindigen Selecteer geen, beide of beide van deze opties. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over deze opties.
   	Goedkeuring van inhoud inschakelen Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren. Zie het segment Control van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren, inclusief de publicatie van primaire versies.

7. Wanneer u alle instellingen op deze pagina op de gewenste manier hebt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het segment START van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.

Een werkstroom kan worden ingesteld om alleen handmatig, alleen automatisch of op een van de volgende manieren te worden gestart:

• Handmatig op elk gewenst moment, door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.

• Automatisch wanneer een opgegeven triggerende gebeurtenis optreedt. Dat wil bijvoorbeeld wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek , en/of wanneer een item in de lijst op een of andere manier wordt gewijzigd en/of wanneer iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren).
  (De activerende gebeurtenis of gebeurtenissen worden opgegeven op de eerste pagina van het koppelingsformulier, tijdens de oorspronkelijke koppeling en configuratie van de werkstroom. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.)

Secties in dit segment

1. De werkstroom automatisch starten

2. De werkstroom handmatig starten

3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

4. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

1. De werkstroom automatisch starten

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te worden gestart, wordt de werkstroom uitgevoerd op het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak of taken toegewezen en wordt een taakmelding verzonden naar elke toegewezen gebruiker. Ondertussen worden er ook startmeldingen (anders dan taakmeldingen) verzonden naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het veld CC van de tweede pagina van het koppelingsformulier.

Bovenkant van segment

2. De werkstroom handmatig starten

Een opmerking over machtigingen    Normaal gesproken moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen, kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het learn-segment van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen om van te beginnen

U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de volgende twee locaties:

• Uit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

• Vanuit het item zelf geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het geïnstalleerde programma moet zijn en geen webtoepassingsversie.)

De overige twee secties in dit segment bevatten instructies voor beide methoden.

Bovenkant van segment

3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item waarop u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

2. Klik op het beletselteken naast de naam van het item en klik vervolgens in het dialoogvenster op het beletselteken om het itemmenu te openen en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Nieuwe werkstroom starten op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
   

4. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het startformulier de wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking: Wijzigingen die hier in het startformulier zijn aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

   

   	Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen waaraan u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor    één worden toegewezen Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijkertijd    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie    Zie het segment Complete van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van externe deelnemers
   	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het feit of de taken één voor één moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) naar wens zijn. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.
   	Een nieuwe fase toevoegen Voeg of eventuele fasen toe die verder gaan dan de fase of de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
   	Groepen uitvouwen Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om te voltooien.) Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan één taak namens de hele groep claimen en voltooien. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)
   	Verzoek Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig kunnen hebben, waaronder: Contactgegevens voor vragen en problemen Indien van toepassing, een opmerking over afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooid van dit artikel.)
   	Einddatums en taakduur Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur gebruikt.
   	CC Maak de gewenste toevoegingen of verwijderingen. Houd er rekening mee dat: Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Omdat u de werkstroom handmatig start, ontvangt u de meldingen voor starten en stoppen, ongeacht of u in dit veld wordt vermeld.

5. Wanneer u alle instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en verzendt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het cc-veld van het startformulier.

Bovenkant van segment

1. Open het item in het geïnstalleerde Office-programma op uw computer.

2. Klik in het geopende item op het tabblad Bestand , klik op Opslaan & Verzenden en klik vervolgens op de werkstroom die u voor het item wilt uitvoeren.

3. Als u het volgende bericht ziet waarin wordt aangegeven dat het bestand moet worden ingecheckt voor de werkstroom, klikt u op de knop Check In.

4. Klik op de grote knop Werkstroom starten .

5. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het startformulier de wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking: Wijzigingen die hier in het startformulier zijn aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

   

	Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen waaraan u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen (serieel)    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie    Zie het segment Complete van dit artikel voor meer informatie over het opnemen van externe deelnemers.
	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het feit of de taken één voor één moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) naar wens zijn. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle volgorde.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg of eventuele fasen toe die verder gaan dan de fase of de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
	Groepen uitvouwen Als u één taak wilt toewijzen aanelk lid van elke groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om te voltooien.) Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u invoert in het veld Toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan één taak namens de hele groep claimen en voltooien. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)
	Verzoek Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig kunnen hebben, waaronder: Contactgegevens voor vragen en problemen. Indien van toepassing, een opmerking over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)
	Einddatums en taakduur Geef een einddatum op voor de volledige werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur gebruikt.
	CC Maak de gewenste toevoegingen of verwijderingen. Houd er rekening mee dat: Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Omdat u de werkstroom handmatig start, ontvangt u de meldingen voor starten en stoppen, ongeacht of u in dit veld wordt vermeld.

1. Wanneer u de instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en verzendt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het cc-veld van het startformulier.

Volgende stappen

• Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers mogelijk informatie en hulp nodig om hun toegewezen taken te voltooien. (Mogelijk vinden ze het segment Complete van dit artikel nuttig.)

• Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen en met name of de meldingen niet verkeerd worden afgehandeld door filters voor ongewenste e-mail.

• En natuurlijk kunt u een of meer werkstroomtaken zelf voltooien. Ga naar het segment Volledig van dit artikel voor meer informatie over hoe u deze kunt voltooien.

• Voor informatie over hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het segment MONITOR van dit artikel.

Als dit de eerste keer is dat u een taak in een goedkeuringswerkstroom hebt toegewezen, is het mogelijk handig om dit segment van het artikel volledig te bekijken voordat u de taak voltooit. Op die manier bent u op de hoogte van alle opties die mogelijk voor u beschikbaar zijn.

Controleer eerst of u het juiste artikel hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Zorg er dus voordat u begint voor dat de taak die aan u is toegewezen inderdaad een goedkeuringswerkstroomtaak is en geen taak voor een ander type werkstroom.

Zoek naar de tekst Goedkeuren op een van de volgende locaties:

• In de regel Onderwerp van de taakmelding
  

• Op de berichtenbalk in het item dat moet worden gecontroleerd
  

• In de taaktitel op de pagina
  Werkstroomstatus

Als u de tekst Goedkeuren op deze locaties niet ziet, neemt u contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd of of het een aangepaste werkstroom is. In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere typen werkstromen die deel uitmaken van SharePoint-producten.

Als uw taak echter een goedkeuringstaak is , lees dan verder!

Secties in dit segment

1. Een overzicht van het proces

2. Ga naar het item en het taakformulier vanuit het meldingsbericht van de taak

3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

4. Het item controleren

5. Het taakformulier invullen en verzenden

6. Achterstallige meldingen

7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

8. Een wijziging in het item aanvragen (optioneel)

9. Uw goedkeuringstaak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

10. Een taak voltooien namens een externe deelnemer (optioneel)

1. Een overzicht van het proces

Wanneer u een taak in een werkstroom hebt toegewezen, komt u meestal op drie manieren meer te maken met de taak:

• U ontvangt een e-mailmelding over een taak.

• U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk waarin wordt aangegeven dat aan u een gerelateerde taak is toegewezen.

• U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat u een werkstroomtaak Goedkeuring hebt gekregen, doet u meestal twee dingen:

• Het item controleren    Ontdek of u het item in de huidige status kunt goedkeuren.

• Uw taak voltooien    Gebruik het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling in te dienen.

Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

• Het meldingsbericht (dat u ontvangt als e-mail)

• Het item dat ter goedkeuring is verzonden (dat u opent en beoordeelt)

• Het taakformulier (dat u opent, invult en indient)

Deze drie items zien er als volgt uit.

Bovenkant van segment

2. Ga naar het item en het taakformulier vanuit het taakmeldingsbericht

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in het meldingsbericht van de taak in de instructies voor deze taak op de koppeling naar het item.

2. Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Bovenkant van segment

3. Ga naar het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het te controleren item is opgeslagen op de koppeling In uitvoering die is gekoppeld aan het item en de werkstroom.

2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

3. Klik in het taakformulier in de berichtenbalk Deze werkstroomtaak is van toepassing op de koppeling naar het item.

Bovenkant van segment

4. Het item controleren

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Let op de twee gele berichtbalken boven aan het document:

• Server alleen-lezen   Dit document is geopend in de modus Alleen-lezen: u kunt het document lezen, maar u kunt er geen wijzigingen in aanbrengen.
  (Houd er rekening mee dat u bij het voltooien van een goedkeuringswerkstroomtaak meestal geen wijzigingen rechtstreeks in het item zelf aanbrengt. In plaats daarvan gebruikt u het taakformulier om al uw antwoorden te registreren.)

• Werkstroomtaak   Wanneer u klaar bent om uw antwoord te registreren in het taakformulier, klikt u op de knop Deze taak openen .

Bovenkant van segment

5. Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een werkstroomtaak Goedkeuring ziet er ongeveer als volgt uit.

Houd er rekening mee dat de eerste twee items (Item verwijderen en Deze werkstroomtaak is van toepassing op itemtitel) niet worden weergegeven in het taakformulier wanneer deze wordt geopend vanuit het item dat moet worden gecontroleerd.

	Item verwijderen Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u op deze knop. Als u de taak verwijdert, wordt het item dat moet worden beoordeeld, niet verwijderd. Als u de taak verwijdert, werkt die actie als (en wordt vastgelegd in de geschiedenis als) een afwijzing van het document. Als de werkstroom dus is geconfigureerd om te eindigen bij de eerste afwijzing, wordt de werkstroom beëindigd door de taak te verwijderen. Een taak die is verwijderd, wordt niet meer weergegeven in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering en de daaropvolgende automatische afwijzing worden echter nog steeds vastgelegd in het gebied Geschiedenis van de pagina.) Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt gestart, kunt u contact opnemen met de persoon die de werkstroom wel heeft gestart voordat u de taak verwijdert.
	Deze werkstroomtaak is van toepassing op itemtitel Klik hier op de koppeling om het item te openen voor revisie.
	Status, Aangevraagd door, Geconsolideerde opmerkingen, Vervaldatum U kunt de vermeldingen in deze vier velden niet bewerken of wijzigen, maar mogelijk vindt u de informatie in deze velden nuttig. U ziet dat het vak Geconsolideerde opmerkingen niet alleen aanvullende instructies bevat voor het voltooien van uw taak, maar ook alle opmerkingen die zijn ingediend door deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom. Op dezelfde manier worden eventuele opmerkingen die u in het vak Opmerkingen (4) opneemt, na het indienen van uw eigen formulier ook weergegeven in het vak Geconsolideerde opmerkingen voor volgende deelnemers.
	Opmerkingen Tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Geconsolideerde opmerkingen (3) voor volgende deelnemers.
	Goedkeuren Als u het item wilt goedkeuren, typt u eerst de opmerkingen die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.
	Afwijzen Als u het item wilt weigeren, typt u eerst de opmerkingen die u wilt bijdragen in het veldOpmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.
	Annuleren Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvolledig en aan u toegewezen.
	Wijziging aanvragen Als u een wijziging wilt aanvragen in het item dat u bekijkt, klikt u op deze knop. Voor een afbeelding van het formulier waarin u de details van uw aanvraag invoert en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 8 in dit segment, Een wijziging van het item aanvragen. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.
	Taak opnieuw toewijzen Als u de goedkeuringstaak opnieuw aan iemand anders wilt toewijzen, klikt u op deze knop. Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de hertoewijzing invoert, en voor verdere instructies gaat u naar sectie 7 in dit segment, De taak Goedkeuring opnieuw toewijzen aan iemand anders. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bovenkant van segment

6. Achterstallige meldingen

Als een taak of een volledig werkstroomexemplaren achterstallig is voor voltooiing, worden meldingen automatisch verzonden naar:

• De persoon aan wie de taak is toegewezen

• De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de start automatisch is, aan de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd)

Bovenkant van segment

7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

Als slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan elk lid van de groep die ene taak namens de hele groep claimen en voltooien.

Claim de taak voordat u het item controleert. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl wordt weergegeven

2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Claimtaak .
   

Wanneer de pagina Werkstroomstatus is vernieuwd, ziet u dat de taak niet meer is toegewezen aan de groep, maar specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw wilt vrijgeven voor de groep zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven .

Bovenkant van segment

8. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)

Voordat u met dit proces begint, moet u er rekening mee houden dat de werkstroom kan worden ingesteld om onmiddellijk te worden beëindigd als er een wijziging in het item wordt aangebracht. Het is misschien een goed idee om contact op te nemen met de persoon die de werkstroom heeft gestart of die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, om ervoor te zorgen dat het goed is dat er een wijziging wordt aangebracht en dat de werkstroom op dat moment eindigt.

We laten de optie wijzigingsaanvraag zien door deze in een scenario te plaatsen:

Stel je voor dat je Frank heet.

Stel dat een collega met de naam Anna een goedkeuringswerkstroom heeft gestart voor een document dat ze heeft gemaakt.

Wanneer u anna's nieuwe document bekijkt, vindt u dat de inleiding te lang is.

U klikt op de knop Wijziging aanvragen onder aan het werkstroomtaakformulier en vult vervolgens dit formulier in.

	Wijziging aanvragen van Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon bij wie u de wijziging aanvraagt. (Als u uw aanvraag wilt verzenden naar de persoon die deze uitvoering van de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze goedkeuringswerkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, kunt u dit veld ook leeg laten.)
	Nieuwe aanvraag Beschrijf de wijziging die u wilt doorvoeren en geef alle informatie op die de persoon die de wijziging aanbrengt nodig heeft. (Alle tekst die u hier invoert, wordt toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen .)
	Nieuwe duur Doe een van de volgende drie dingen: De bestaande vervaldatum behouden    Laat dit veld leeg. De einddatum volledig verwijderen    Typ het getal 0. Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. Samen geven de twee vermeldingen de periode aan voordat de wijzigingstaak moet worden uitgevoerd.
	Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden uitgevoerd. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer u alle formuliervermeldingen op de gewenste manier hebt, klikt u op Verzenden en wordt uw huidige taak gemarkeerd alsVoltooid. (Maar je bent nog niet klaar. U krijgt opnieuw een goedkeuringstaak toegewezen nadat Anna de wijzigingstaak heeft voltooid).

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:

Anna kan na een oogopslag op de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding) zien dat dit geen gewone goedkeuringsmelding is, maar in plaats daarvan een verzoek om iets aan het item te wijzigen. Ze vindt de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd in de tekst Wijziging aangevraagd ( nummer 2).

Anna checkt het item uit, brengt de aangevraagde wijzigingen aan, slaat vervolgens haar wijzigingen op en controleert het item weer in.

Vervolgens gaat ze naar de pagina Werkstroomstatus en opent ze de taak wijzigingsaanvraag vanuit het gebied Taken daar.

Anna voegt alle gewenste informatie toe in het veld Opmerkingen en klikt vervolgens op Antwoord verzenden. De werkstroom voert twee acties uit:

• Anna's wijzigingsaanvraag wordt gemarkeerd als Voltooid.

• Er wordt een nieuwe goedkeuringstaak aan u toegewezen (met anna's opmerkingen toegevoegd in het veld Geconsolideerde opmerkingen ) en ontvangt u een melding over die taak.

U kunt nu doorgaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgehouden en zichtbaar in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

Hier volgt een diagram van het hele proces.

Bovenkant van segment

9. Wijs uw goedkeuringstaak opnieuw toe aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak voltooit die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het formulier werkstroomtaak.

Dit formulier wordt weergegeven.

	Taak opnieuw toewijzen aan Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen. Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan de persoon die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.
	Nieuwe aanvraag Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen .)
	Nieuwe duur Doe een van de volgende drie dingen: De bestaande vervaldatum behouden    Laat dit veld leeg. De einddatum volledig verwijderen    Typ het getal 0. Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. Samen geven de twee vermeldingen de periode aan voordat de wijzigingstaak moet worden uitgevoerd.
	Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden uitgevoerd. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak is gemarkeerd als Voltooid, er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een taakmelding verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de gedelegeerde tekst in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar in de secties Taken en geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt weergegeven.

Bovenkant van segment

10. Een taak voltooien namens een externe deelnemer (optioneel)

Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer:

1. Neem het e-mailadres van de externe deelnemer op in de juiste fase Toewijzen aan op de tweede pagina van het koppelingsformulier.

2. De werkstroom wijst de taak van de externe deelnemer daadwerkelijk toe aan het sitelid dat de werkstroom start, of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, fungeert als proxy voor de externe deelnemer.

3. Dit sitelid ontvangt een taakmelding met instructies voor het verzenden van een kopie van het item voor beoordeling naar de externe deelnemer. (Ondertussen ontvangt de externe deelnemer een kopie van de taakmelding, die kan fungeren als een nuttige waarschuwing of een waarschuwing.)

4. Het sitelid aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de externe deelnemer.

5. De externe deelnemer beoordeelt het item en stuurt het antwoord terug naar het sitelid.

6. Wanneer het antwoord van de externe deelnemer binnenkomt, voltooit het sitelid de taak namens de externe deelnemer.

Hier volgt een diagram van het proces.

De centrale locatie van waaruit u een actieve werkstroom kunt bewaken, aanpassen of stoppen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst laten we u zien hoe u naar die pagina gaat en vervolgens laten we u zien hoe u de opties en informatie kunt gebruiken die u daar vindt. Ten slotte laten we u twee andere pagina's zien waar u aanvullende bewakingsinformatie kunt krijgen.

Secties in dit segment

1. Naar de pagina Werkstroomstatus gaan

2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

5. Deze werkstroomuitvoering annuleren of beëindigen

6. Nagaan welke werkstromen voor een item worden uitgevoerd

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling bewaken

1. Ga naar de pagina Werkstroomstatus

Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de koppeling In uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item het document met de naam Keynote Draft en de werkstroom Goedkeuring 3.

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

Bovenkant van segment

2. Gebruik de pagina Werkstroomstatus om de voortgang van de werkstroom te controleren

Hier vindt u, onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus, de bewakingsvragen waarop de sectie antwoord geeft.

Sectie Werkstroomgegevens

Beantwoorde vragen:

• Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?

• Wanneer is dit exemplaar gestart?

• Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?

• Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

• Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Sectie Taken

Beantwoorde vragen:

• Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?

• Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van deze taken?

• Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet weergegeven in deze sectie.

Sectie Werkstroomgeschiedenis

Beantwoorde vragen:

• Welke gebeurtenissen zijn er al opgetreden in dit exemplaar van de werkstroom?

• Houd er rekening mee dat achterstallige taken en achterstallige taakmeldingen niet worden weergegeven in dit gebied.

Bovenkant van segment

3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

• Eén actieve taak wijzigen

• Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Machtigingen   Als u een wijziging wilt aanbrengen in één taak die is toegewezen aan iemand anders dan uzelf, moet u de machtiging Lijsten beheren hebben. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld machtigingen te hebben waarmee u een werkstroom kunt starten, maar geen wijzigingen kunt aanbrengen in de taak van een andere deelnemer.)

Als u over de benodigde machtigingen beschikt:

1. Klik op de titel van de taak in de lijst Taken .
   

2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe tewijsen.

Zie het gedeelte Complete van dit artikel voor meer gedetailleerde instructies over het gebruik van het taakformulier.

Alle actieve taken wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die de machtiging Lijsten beheren heeft. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaren heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigenwordt niet weergegeven, tenzij deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Nogmaals, de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

1. Klik in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Actieve taken van Goedkeuring bijwerken .

2. Breng de wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op OK.

   • Berichten die uw wijzigingen weerspiegelen, worden verzonden naar de personen aan wie momenteel taken zijn toegewezen in deze uitvoering.

   • Taken die al zijn voltooid of verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt.

   • Als u wijzigingen wilt aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen, raadpleegt u de volgende sectie , Toekomstige taken wijzigen.

	Duur per taak, Duureenheden De bestaande vervaldatum behouden    Laat Duur per taak leeg en wijzig geen wijzigingen in Duureenheden. De vervaldatum verwijderen zodat er geen    Typ het getal 0 in Duur per taak. De einddatum verplaatsen door de taakduur te verlengen    Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen.
	Verzoek De aanvraagtekst wijzigen    Breng de gewenste wijzigingen aan in het tekstvak.

1. Wanneer u alle velden in het formulier hebt, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar worden bijgewerkt.

Bovenkant van segment

4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die de machtiging Lijsten beheren heeft. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaren heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom nu beëindigenwordt niet weergegeven, tenzij deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Nogmaals, de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de visualisatie van de werkstroom op de koppeling Goedkeurders toevoegen of bijwerken van Goedkeuring .

2. Breng uw wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op BIJWERKEN.

   Opmerking: Taken die al zijn gemaakt en toegewezen , worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt.

	Deelnemers, Volgorde, Groepen uitvouwen Deelnemers toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    De volgorde van namen of adressen van deelnemers in het veldDeelnemers toevoegen, verwijderen en/of opnieuw rangschiknen. Als u een hele fase wilt verwijderen    , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Opmerking: U kunt het selectievakje Groepen uitvouwen gebruiken om op te geven of de vermelde distributiegroepen slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moeten worden toegewezen. Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.
	Verzoek De aanvraagtekst wijzigen    Breng de gewenste wijzigingen aan in de tekst in het vak.
	Einddatum voor alle taken, duur per taak, duureenheden De einddatum van de agenda wijzigen of verwijderen    Verwijder de bestaande datum en geef een nieuwe op of laat het veld leeg om de specifieke einddatum helemaal te verwijderen. (Typ geen nul in dit veld. Dit veld moet een kalenderdatumwaarde bevatten of leeg zijn.) De bestaande duur behouden    Laat Duur per taak leeg en wijzig geen wijzigingen in Duureenheden. De duur verwijderen zodat er geen    Typ het getal 0 in Duur per taak. De taakduur verlengen    Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen. (Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het instellen van einddatums en -duur.)

1. Wanneer u alle velden in het formulier hebt, klikt u op OK.

Alle toekomstige taken in het huidige exemplaar weerspiegelen uw wijzigingen.

Bovenkant van segment

5. Deze werkstroomuitvoering annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaren kunt stoppen voordat deze is voltooid:

• De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar worden bewaard in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

• De werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden echter nog steeds weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Instructies voor beide methoden volgen.

Annuleren (alle taken zijn geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die de machtiging Lijsten beheren heeft. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaren heeft gestart, maar de koppeling De werkstroom beëindigenwordt niet weergegeven, tenzij deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Nogmaals, de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig is, kan deze worden gestopt.

• Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle goedkeuringstaken annuleren .

• Klik op Ja om de actie te bevestigen.

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis .

Beëindigen (alle taken zijn verwijderd uit de takenlijst, maar worden bewaard in de geschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen die de machtiging Lijsten beheren heeft. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaren heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigenwordt niet weergegeven, tenzij deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Nogmaals, de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet reageert, kan deze worden beëindigd.

Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op Deze werkstroom beëindigen en klik vervolgens op Ja om te bevestigen.

Alle taken die door de werkstroom zijn gemaakt, worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus, hoewel ze nog steeds worden weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met de status Werkstroom geannuleerd.

Bovenkant van segment

6. Ontdek welke werkstromen worden uitgevoerd op een item

Op de pagina Werkstromen voor een item vindt u een lijst met de werkstromen die momenteel voor dat item worden uitgevoerd.

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.

2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam vindt u onder Actieve werkstromen een lijst met exemplaren die momenteel voor het item worden uitgevoerd.

Bovenkant van segment

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling bewaken

Beheerders van siteverzamelingen kunnen in één oogopslag bekijken:

• Hoeveel werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon momenteel in de siteverzameling bestaan.

• Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

• Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon momenteel in de siteverzameling worden uitgevoerd.

Dit doet u als volgt:

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheer op Werkstromen.

De pagina Werkstromen wordt geopend, met de informatie.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment CONTROLEREN van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom werkt zoals u wilt.

Nadat uw werkstroomexemplaren zijn voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die in de geschiedenis zijn vastgelegd. (U hebt tot 60 dagen nadat het exemplaar is voltooid toegang tot de record voor elk exemplaar.)

U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom in verschillende exemplaren.

Secties in dit segment

1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

2. Toegang tot exemplaargeschiedenis gedurende maximaal 60 dagen

3. Prestatierapporten voor werkstroom maken

1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft en totdat dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden geopend vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item wordt uitgevoerd:

• Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item het document met de titel Keynote-concept en is de werkstroom Nieuwe documentgoedkeuring.

Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.

Bovenkant van segment

2. Toegang tot de exemplaargeschiedenis gedurende maximaal 60 dagen

Wat gebeurt er als u de geschiedenis van een exemplaar wilt controleren nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd voor hetzelfde item?

In feite kunt u dit maximaal 60 dagen doen, vanaf een van de twee toegangspunten: de lijst of bibliotheek, of de voltooiingsmelding van de werkstroom.

Uit de lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.

2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooide werkstromen op de naam of status van het werkstroomexemplaren dat u wilt controleren.
   
   De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de voltooiingsmelding van de werkstroom

• Open de voltooiingsmelding voor de werkstroom voor het exemplaar dat u wilt controleren en klik vervolgens op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven .

De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u al uw voltooiingsmeldingen wilt behouden, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten waarop de tekst is voltooid op de onderwerpregel te kopiëren naar hun eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat de Outlook-regel de inkomende berichten kopieert en niet alleen verplaatst , anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.)

Bovenkant van segment

3. Prestatierapporten voor werkstromen maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies in het algemeen presteert, na verloop van tijd en over meerdere exemplaren, kunt u twee vooraf gedefinieerde rapporten of beide maken:

• Rapport activiteitsduur    Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit binnen een werkstroom is voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige uitvoering of instantie van die werkstroom is voltooid.

• Annulerings- en foutrapport    Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of fouten ondervindt voordat deze wordt voltooid.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
   

2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenis op Werkstroomrapporten weergeven.
   

3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
   

4. Behoud of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
   
   Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling in de volgende afbeelding klikken om het weer te geven. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u in de vorige stap hebt opgegeven.)
   

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze gaan gebruiken.

Als u iets wilt wijzigen over hoe het werkt, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Nadat u het eerste exemplaar van de nieuwe goedkeuringswerkstroom hebt uitgevoerd en de resultaten hebt bekeken, wilt u mogelijk een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

U kunt ook op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.

Ten slotte kunt u op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen, maar niet verwijderen, of misschien wilt u de werkstroom helemaal verwijderen.

Secties in dit segment

1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voor een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het koppelingsformulier dat u oorspronkelijk hebt gebruikt om het toe te voegen.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .

   Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de gewenste goedkeuringswerkstroom niet in de lijst wordt weergegeven, is deze mogelijk gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door het besturingselement Deze werkstromen zijn geconfigureerd om uit te voeren op items van dit type , dat zich net onder de lijst bevindt. (Zie de afbeelding.) Klik door de opties voor het inhoudstype in de vervolgkeuzelijst om te zien welke de gewenste werkstroom weergeeft. Wanneer de gewenste werkstroom in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam ervan.

5. In dezelfde twee pagina's van het koppelingsformulier die oorspronkelijk werden gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

   Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen (Lijst/bibliotheek of Siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
   

5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen op Werkstroominstellingen.
   

6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.
   

7. In dezelfde twee pagina's van het koppelingsformulier die oorspronkelijk werden gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

   Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen (Lijst/bibliotheek of Siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Bovenkant van segment

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .

   Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen, Blokkeren of Herstellen .

5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
   

Het formulier bevat vijf kolommen:

• Workflow    Naam van de werkstroom.

• Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

• Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

• Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

• Verwijderen    Optie waarmee de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
   

5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen op Werkstroominstellingen.
   

6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen, Blokkeren of Herstellen .

7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
   

Het formulier bevat vijf kolommen:

• Workflow    Naam van de werkstroom.

• Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

• Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

• Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

• Verwijderen    Optie waarmee de werkstroom helemaal uit de siteverzameling wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaren van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Verder aanpassen

Er zijn verschillende manieren om de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

U kunt zelfs helemaal zelf aangepaste werkstromen maken.

U kunt een of meer van de volgende programma's gebruiken:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.

• Microsoft Visual Studio    Bouw uw eigen aangepaste werkstroomacties.

Zie het Microsoft Software Developer Network (MSDN) Help-systeem voor meer informatie.