Met de Office-programma's kunt u uw bestanden opslaan als of converteren naar PDF-bestanden, zodat u deze kunt delen of afdrukken met commerciële printers. En u hebt geen andere software of invoegtoepassingen nodig.
Gebruik PDF-indeling wanneer u een bestand wilt dat:
- Er op de meeste computers hetzelfde uitziet.
- Een kleinere bestandsgrootte heeft.
- Aan een industriële indeling voldoet.
Voorbeelden zijn cv's, juridische documenten, nieuwsbrieven, bestanden die bedoeld zijn om te worden gelezen (niet bewerkt) en afgedrukt, en bestanden die bedoeld zijn voor professioneel afdrukken.
Belangrijk
- Veel programma's, waaronder Microsoft Word, kunnen PDF-bestanden openen en bewerken. Het eenvoudigweg delen van iets als PDF is niet voldoende om te garanderen dat de ontvanger het bestand niet kan bewerken.
- Wanneer u uw spreadsheet converteert naar een PDF, gaan de interne koppelingen in het werkblad verloren tijdens de conversie, zodat de koppelingen moeten worden geverifieerd. Externe koppelingen naar andere bronnen zijn echter prima.
Als u stapsgewijze instructies wilt zien, selecteert u een Office-programma in de vervolgkeuzelijst.
Welk Office-programma gebruikt u?
Access
Open de tabel die of het rapport dat u wilt publiceren als een XPS-bestand.
Selecteer op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren de optie PDF of XPS.
Typ of selecteer een naam voor het document in het veld Bestandsnaam.
Selecteer PDF (*.pdf) in de lijst Opslaan als.
- Als het document een hoge afdrukkwaliteit vereist, selecteert u Standaard (online publiceren en afdrukken).
- Als de bestandsgrootte belangrijker is dan de afdrukkwaliteit, selecteert u Minimale grootte (online publiceren).
Selecteer Opties om de pagina in te stellen die moet worden afgedrukt, om te kiezen of markeringen moeten worden afgedrukt en om uitvoeropties te selecteren. Selecteer OK.
Selecteer Publiceren.
Excel
Opmerking
U kunt Power View-bladen niet opslaan als PDF-bestanden.
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Opslaan als of Een kopie opslaan.
Voer in het vak Bestandsnaam een naam in voor het bestand, als u dat nog niet hebt gedaan.
Selecteer PDF (*.pdf) in de lijst Opslaan als.
- Als u het bestand wilt openen met de geselecteerde indeling nadat u het hebt opgeslagen, schakelt u het selectievakje Bestand openen na publiceren in.
- Als het document een hoge afdrukkwaliteit vereist, selecteert u Standaard (online publiceren en afdrukken).
- Als de bestandsgrootte belangrijker is dan de afdrukkwaliteit, selecteert u Minimale grootte (online publiceren).
Selecteer Opties om de pagina in te stellen die moet worden afgedrukt, om te kiezen of markeringen moeten worden afgedrukt en om uitvoeropties te selecteren. Voor meer informatie over het dialoogvenster Opties in Excel, ga naar Meer over pdf-opties. Selecteer OK wanneer u klaar bent.
Kies Opslaan.
OneNote
- Selecteer het tabblad Bestand .
- Selecteer Exporteren.
- Selecteer onder Huidige exporteren welk deel van het notitieblok u als PDF wilt opslaan.
- Selecteer onder Indeling selecterende optie PDF (*.pdf) en selecteer vervolgens Exporteren.
- Geef in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor het notitieblok op in het vak Bestandsnaam.
- Kies Opslaan.
PowerPoint
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Exporteren.
Voer in het vak Bestandsnaam een naam in voor het bestand, als u dat nog niet hebt gedaan.
Selecteer PDF (*.pdf) in de lijst Opslaan als.
- Als u het bestand wilt openen met de geselecteerde indeling nadat u het hebt opgeslagen, schakelt u het selectievakje Bestand openen na publiceren in.
- Als het document een hoge afdrukkwaliteit vereist, selecteert u Standaard (online publiceren en afdrukken).
- Als de bestandsgrootte belangrijker is dan de afdrukkwaliteit, selecteert u Minimale grootte (online publiceren).
Selecteer Opties om de pagina in te stellen die moet worden afgedrukt, om te kiezen of markeringen moeten worden afgedrukt en om uitvoeropties te selecteren. Selecteer OK wanneer u klaar bent.
Kies Opslaan.
Project
- Kies exporteren op het tabblad Bestand.
- Kies PDF/XPS-document maken en selecteer PDF/XPS maken.
- Voer in het vak Bestandsnaam een naam in voor het bestand, als u dat nog niet hebt gedaan.
- Kies in de lijst Opslaan als de optie PDF-Files (*.pdf) of XPS Files (*.xps)en selecteer ok.
- Selecteer in het dialoogvenster Opties voor documentexport een publicatiebereik, of u niet-afdrukinformatie wilt opnemen en ISO 19500-1-naleving (PDF/A).
Tips voor opmaak
Project ondersteunt niet elke PDF- of XPS-opmaakfunctie, maar u kunt nog steeds enkele afdrukopties gebruiken om het uiterlijk van het uiteindelijke document te wijzigen.
Kies Bestand>afdrukken en wijzig een van deze opties:
- Datums
- Afdrukstand
- Papierformaat
- Pagina-instelling
In het dialoogvenster Pagina-instelling kunt u opties wijzigen op de volgende tabbladen:
- Marges
- Legenda
- Weergave
Publisher
Selecteer het tabblad Bestand .
Selecteer Opslaan als.
Voer in het vak Bestandsnaam een naam in voor het bestand, als u dat nog niet hebt gedaan.
Selecteer PDF (*.pdf) in de lijst Opslaan als.
Als u wilt wijzigen hoe het document is geoptimaliseerd, selecteert u Wijzigen. (Selecteer Opties in Publisher 2013 of Publisher 2016.)
- Breng de gewenste wijzigingen aan in de resolutie van afbeeldingen en niet-afdrukbare informatie.
- Selecteer Afdrukopties om wijzigingen aan te brengen in de afdrukopties voor het document.
- Selecteer OK wanneer u klaar bent.
Als u het bestand wilt openen met de geselecteerde indeling nadat u het hebt opgeslagen, schakelt u het selectievakje Bestand openen na publiceren in.
Kies Opslaan.
Visio
Kies exporteren op het tabblad Bestand.
Kies PDF/XPS-document maken en selecteer PDF/XPS maken.
Voer in het vak Bestandsnaam een naam in voor het bestand, als u dat nog niet hebt gedaan.
Selecteer PDF (*.pdf) in de lijst Opslaan als.
- Als u het bestand wilt openen met de geselecteerde indeling nadat u het hebt opgeslagen, schakelt u het selectievakje Automatisch bestand weergeven na opslaan in.
- Als het document een hoge afdrukkwaliteit vereist, selecteert u Standaard (online publiceren en afdrukken).
- Als de bestandsgrootte belangrijker is dan de afdrukkwaliteit, selecteert u Minimale grootte (online publiceren).
Selecteer Opties om de pagina in te stellen die moet worden afgedrukt, om te kiezen of markeringen moeten worden afgedrukt en om uitvoeropties te selecteren. Selecteer OK.
Selecteer Publiceren.
Word
- Als het bestand eerder is opgeslagen, selecteert u Bestand>Een kopie opslaan.
Als het bestand niet is opgeslagen, selecteert u Bestand>Opslaan als of Een kopie opslaan. - Selecteer Bladeren om de locatie op uw computer te kiezen waar u het bestand wilt opslaan.
- Selecteer PDF in de vervolgkeuzelijst.
- Kies Opslaan.
Selecteer Meer opties>Opties om uw PDF-bestand aan te passen.
- Als u een PDF-bestand wilt maken van slechts enkele pagina's in uw document, kiest u een optie onder Paginabereik.
- Als u bijgehouden wijzigingen wilt opnemen in de PDF, selecteert u Document met markeringen onder Wat wilt u publiceren?. Selecteer anders Document.
- Als u een reeks bladwijzers wilt maken in het PDF-bestand, selecteert u Bladwijzers maken met. Kies vervolgens Koppen of, als u bladwijzers hebt toegevoegd aan het document, Word-bladwijzers.
- Als u documenteigenschappen wilt opnemen in de PDF, selecteert u Documenteigenschappen.
- Als u wilt dat het document gemakkelijker kan worden gelezen door schermlezers, selecteert u Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid.
- Compatibel met ISO 19005-1 (PDF/A) Met deze optie wordt het PDF-document uitgevoerd als versie 1.7 PDF. Dit is een standaard voor archivering. PDF/A helpt ervoor te zorgen dat een document er hetzelfde uitziet wanneer het later op een andere computer wordt geopend.
- Bitmaptekst wanneer lettertypen mogelijk niet zijn ingesloten Als lettertypen niet kunnen worden ingesloten in het document, gebruikt de PDF bitmapafbeeldingen van de tekst, zodat het PDF-bestand er hetzelfde uitziet als het oorspronkelijke document. Als deze optie niet is geselecteerd en het bestand een lettertype gebruikt dat niet kan worden ingesloten, kan de PDF-lezer een ander lettertype vervangen.
- Het document versleutelen met een wachtwoord Als u de toegang wilt beperken zodat alleen personen met het wachtwoord het PDF-bestand kunnen openen, selecteert u deze optie. Wanneer u OK selecteert, opent Word het vak PDF-document versleutelen, waarin u een wachtwoord kunt typen en opnieuw kunt invoeren.
Inhoud van een PDF openen en kopiëren met Word
U kunt inhoud in een PDF kopiëren door het bestand te openen in Word.
Ga naar Bestand>openen en blader naar het PDF-bestand. De PDF-inhoud wordt geopend in een nieuw bestand. U kunt nu elke gewenste inhoud kopiëren, inclusief afbeeldingen en diagrammen.
Pdf (Portable Document Format) behoudt de documentopmaak en maakt het delen van bestanden mogelijk. Als een PDF-bestand online wordt bekeken of wordt afgedrukt, blijft de opmaak van het bestand behouden. De PDF-indeling is ook zeer geschikt voor documenten die door drukkerijen worden gereproduceerd. PDF wordt door veel instellingen en organisaties geaccepteerd als een geldige indeling en er zijn viewers beschikbaar voor diverse platforms anders dan XPS.
XPS (XML Paper Specification) is een elektronische bestandsindeling dat de documentopmaak behoudt en het delen van bestanden mogelijk maakt. De XPS-indeling zorgt ervoor dat wanneer het bestand online wordt bekeken of wordt afgedrukt, de gewenste opmaak behouden blijft en dat gegevens in het bestand niet eenvoudig kunnen worden gewijzigd.
Belangrijk
De meeste moderne webbrowsers kunnen een PDF-bestand openen en weergeven. Als u echter een ouder besturingssysteem hebt, moet er mogelijk een PDF-lezer op uw apparaat zijn geïnstalleerd, zoals de Acrobat Reader, die beschikbaar is bij Adobe Systems.