De grootte van afbeeldingen en bijlagen in Outlook-e-mailberichten verkleinen

Een afbeelding invoegen

Als u een afbeelding wilt invoegen in de tekst van uw e-mailbericht, zet u de cursor in de hoofdtekst van het e-mailbericht, selecteert u het menu Invoegen en kiest u vervolgens Afbeeldingen in de groep Illustraties op het lint.  

Als de afbeelding te groot is (of te klein), gebruikt u de formaatgrepen op de afbeelding om het formaat van de afbeelding aan te passen. 

Het formaat van een afbeelding wijzigen

U kunt de zichtbare grootte van de afbeelding wijzigen, dus hoeveel ruimte de afbeelding inneemt op het scherm, zonder de bestandsgrootte of de resolutie van de afbeelding aan te passen. Dit heeft echter geen invloed op de totale grootte van het e-mailbericht dat u gaat versturen. 

1. Klik of tik op de afbeelding om op de hoeken van de afbeelding kleine ronde formaatgrepen weer te geven.

   

2. Klik of tik op een van de grepen en sleep de formaatgreep naar het midden om de afbeelding kleiner te maken of weg van het midden om de afbeelding groter te maken.

Het formaat van een afbeelding wijzigen met exacte afmetingen

1. Selecteer de afbeelding waarvan u het formaat wilt wijzigen.

2. Klik op het tabblad Opmaak in de groep Grootte de gewenste hoogte in. De breedte wordt automatisch aangepast in verhouding tot de hoogte.

   

Als u de hoogte en breedte afzonderlijk wilt wijzigen, schakelt u het selectievakje Hoogte-breedteverhouding vergrendelen uit voordat u de hoogte of breedte wijzigt in stap 2.

Afbeeldingen comprimeren om het bestand kleiner maken

Een afbeelding comprimeren betekent dat de hoogte en breedte van de afbeelding behouden blijven, maar dat de resolutie wordt verlaagd. Afbeeldingen met een lagere resolutie hebben een kleinere bestandsgrootte.

1. Selecteer de afbeelding of afbeeldingen die u wilt verkleinen.

2. Ga naar het tabblad Opmaak onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen en selecteer Afbeeldingen comprimerenin de groep Aanpassen. Afhankelijk van uw schermresolutie, ziet u mogelijk alleen het pictogram Afbeeldingen comprimeren en niet de tekst.

3. Selecteer de gewenste opties voor compressie en resolutie en selecteer vervolgens OK. Voor afbeeldingen die niet worden afgedrukt, is Web (150 ppi) de meest voorkomende resolutie.

Wanneer u een afbeelding als een bestand bijvoegt, wordt de afbeelding niet rechtstreeks in de hoofdtekst van het e-mailbericht weergegeven. In plaats daarvan wordt er een pictogram van de afbeelding weergegeven onder het berichtonderwerp.

Als de bijlage met de afbeelding te groot is, kunt u instellen dat het formaat van de afbeelding wordt aangepast op het moment dat u het bericht verzendt.  

1. Selecteer Bestand. 

2. Als de afbeelding te groot is, ziet u dit bericht: Sommige geadresseerden kunnen het bericht vanwege afbeeldingsbijlagen niet ontvangen. De berichten worden waarschijnlijk wel bezorgd als u het formaat van grote afbeeldingen wijzigt. De afbeeldingen waarvan het formaat is gewijzigd, zijn maximaal 1024 x 768 pixel groot.  

3. Selecteer Formaat van grote afbeeldingen wijzigen voordat ik dit bericht verzend.

4. Selecteer de pijl-links in de linkerbovenhoek van het scherm om terug te gaan naar het bericht. Stel het bericht op en wanneer u Verzenden selecteert, wordt voor alle afbeeldingsbijlagen automatisch het formaat aangepast. 

Documenten, spreadsheets, PDF-bestanden en andere typen bestanden kunnen enorm in grootte variëren. Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om de grootte van uw e-mailberichten en bijlagen beperkt te houden wanneer u deze bestanden gaat verzenden.

Een koppeling voor delen kopiëren uit een cloudopslagservice

In de meeste oplossingen voor cloudopslag, zoals OneDrive, OneDrive voor Bedrijven, Dropbox of Google Drive, kunt u een koppeling naar een bestand opvragen die u vervolgens kunt delen.

Zie Bestanden en mappen in OneDrive delen voor OneDrive en OneDrive voor Bedrijven. Voor andere cloudopslagoplossingen raadpleegt u de Help-informatie van de service voor meer informatie over het verkrijgen van een koppeling voor delen. Als u beschikt over een koppeling voor delen, plakt u deze in de hoofdtekst van uw e-mailbericht.

Bestanden comprimeren vóór verzending

De meeste bestanden kunnen worden gecomprimeerd in een ZIP-bestand om hun grootte te beperken. In Windows kunt u ZIP-bestanden zonder extra software maken en openen. 

1. Ga naar de map met het bestand dat u wilt verzenden.

2. Selecteer een bestand. Als u meerdere bestanden wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de bestanden klikt.

3. Klik met de rechtermuisknop op de selectie en selecteer Verzenden naar > Gecomprimeerde (gezipte) map.

4. Er wordt nu een nieuw ZIP-bestand gemaakt met het bestand of de bestanden die u hebt geselecteerd in stap 2. De naam van het ZIP-bestand wordt automatisch bepaald op basis van de naam van het oorspronkelijke bestand. 

5. Ga terug naar het e-mailbericht en kies Bestand op het lint of klik met de rechtermuisknop op het nieuwe ZIP-bestand en selecteer Verzenden naar > E-mailadres om een nieuw e-mailbericht te openen waaraan het bestand al is bijgevoegd.  

Er zijn twee manieren om afbeeldingen zo te selecteren dat ze automatisch worden verkleind en als bijlage worden toegevoegd aan een e-mailbericht: in Microsoft Office Outlook of via Windows Verkenner.

1. Maak een nieuw e-mailbericht in Outlook.

2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Invoegen op Bestand bijvoegen.

   Tip: U kunt ook een afbeelding slepen en neerzetten vanuit Windows Verkenner. Het afbeeldingsbestand wordt aan het e-mailbericht gekoppeld.

3. Klik op het tabblad Invoegen op het startpictogram voor het dialoogvenster Invoegen .

4. Ga in het deelvenster Bijlageopties naar Afbeeldingsopties voor afbeelding en klik in de vervolgkeuzelijst Formaat van afbeelding selecteren op het formaat van de afbeelding die u wilt invoegen.

   

   Opmerking: Als u de afbeelding via de opdracht Afbeeldingen in de groep Illustraties insluit in de berichttekst, is de functie voor het automatisch aanpassen van het formaat van afbeeldingen niet beschikbaar.

5. Klik op Verzenden als het e-mailbericht klaar is om te worden verzonden.

1. Open Windows Verkenner door te klikken op Start en vervolgens te dubbelklikken op Computer.

   Sneltoets  Druk op Windows-logo toets+E om Windows Verkenner te openen.

2. Ga naar de map met de afbeeldingen die u wilt verzenden.

3. Selecteer een afbeelding. Als u meerdere bestanden wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de bestanden klikt.

4. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerd bestand, wijs Kopiëren naar aan en klik vervolgens op E-mailgeadresseerde.

   Het dialoogvenster Afbeeldingen per e-mail verzenden wordt geopend.

5. Selecteer Alle afbeeldingen verkleinen en klik vervolgens op OK.

   

   Opmerking: Als u de exacte grootte van de afbeelding wilt opgeven, klikt u op Meer opties weergeven en klikt u vervolgens op de gewenste grootte.

   Er wordt een venster van Outlook voor een nieuw bericht geopend met de bijgevoegde afbeelding.

6. Typ de gegevens van de geadresseerde in de vakken Aan, CC en BCC.

7. Wijzig desgewenst het onderwerp in het vak Onderwerp.

8. Typ of wijzig eventueel de tekst van het bericht zelf.

9. Klik op Verzenden.

Hier volgt een lijst met aanbevolen procedures die u kunt gebruiken bij het verzenden van afbeeldingen en bijlagen:

• Grote bijlagen posten of publiceren    - Als u bijlagen of afbeeldingen verstuurt naar iemand met wie u een opgeslagen locatie in de cloud kunt delen, of in het netwerk van uw organisatie, kunt u een koppeling naar die locatie opnemen in uw e-mailbericht.

• De grootte van bijlagen beperken    - Dit is een algemene richtlijn. Bij langzamere verbindingen (zoals op een mobiel apparaat) moet u een veel kleinere bestandsgrootte hanteren, zoals 250 kB. Als u grotere bijlagen moet versturen, controleert u de maximumgrootte van uitgaande berichten. Neem hiervoor contact op met de beheerder van uw e-mailserver of met de organisatie die de e-mailservice levert. Vraag de geadresseerde wat de maximale limiet voor inkomende berichten van het ontvangende netwerk is. Houd ten slotte ook rekening met de snelheid van de internetverbinding van de geadresseerde. Het downloaden van een grote bijlage via een mobiele internetverbinding kan lang duren.

• Meerdere bijlagen verdelen over verschillende e-mailberichten    - De kans is groter dat verschillende kleinere berichten worden bezorgd dan één groot bericht. Met deze methode kunt u voorkomen dat de limiet voor afzonderlijke berichten wordt overschreden, maar dit geldt niet voor de limiet voor het postvak van de geadresseerde. Berichten die worden ontvangen nadat de opslaglimiet van het postvak van de geadresseerde is bereikt, kunnen soms worden geweigerd.

• Gecomprimeerde bestandsindelingen voor graphics gebruiken    - Er bestaan te veel bestandsindelingen voor afbeeldingen om die hier allemaal te noemen, maar de meest geschikte bestandsindelingen voor afbeeldingen voor e-mailberichten zijn .jpg, .png en .gif. De grootste bestandsindelingen voor graphics zijn indelingen die niet worden gecomprimeerd, zoals .tif en .bmp (de standaardbestandsindeling van Windows Paint).

• Kleinere originele bestanden gebruiken    - Een foto die is gemaakt met een mobiele telefoon of een digitale camera is meestal groot, zelfs wanneer de foto wordt opgeslagen in een gecomprimeerde indeling zoals .jpg. Het komt dan ook niet zelden voor dat één foto enkele megabytes groot is. Bovendien neemt de grootte van het e-mailbericht met ongeveer een derde toe tijdens het transport op internet. Gebruik daarom een lagere resolutie op uw camera als u een digitale foto gaat nemen. Gebruik gecomprimeerde bestandsindelingen zoals .jpg. Gebruik een fotobewerkingsprogramma om overbodige delen van de foto te verwijderen.

• Een hulpprogramma voor het comprimeren van bestanden gebruiken    - Windows bevat een hulpprogramma voor het comprimeren van bestanden waarmee u bestanden met de gecomprimeerde bestandsindeling .zip kunt maken. Er zijn overigens ook allerlei vergelijkbare hulpprogramma's van andere leveranciers. Voor veel indelingen van bijlagen geldt dat u de bestandsgrootte kunt verkleinen door een compressiehulpprogramma te gebruiken. Bij sommige bestandsindelingen zal het effect minimaal zijn omdat deze standaard al worden opgeslagen in een gecomprimeerde indeling. Zo zal een TXT-bestand van Kladblok aanzienlijk in grootte afnemen, terwijl een JPG-afbeelding maar iets kleiner wordt. Bestanden met de JPG-indeling zijn namelijk al gecomprimeerd.

• Controleer uw Verzonden items-map    - Standaard wordt er van elk bericht dat u verzendt een kopie opgeslagen in de map Verzonden items. Hierdoor neemt de grootte van uw Outlook-gegevensbestand (.pst) toe. Bij bepaalde accounts kan dit meetellen voor de limiet van uw postvak omdat de verzonden items worden opgeslagen op uw e-mailserver.