Hoe meer e-mail u verzendt en ontvangt, hoe groter uw Outlook-postvak kan worden. Het kan langer duren om grote postvakken te openen en te doorzoeken, en veel e-mailproviders, waaronder Microsoft 365, beperken de maximale grootte van uw postvak. Als u een bericht ontvangt dat uw postvak groter is dan de limiet, kan het verwijderen van berichten en mappen helpen, maar als u uw gegevens opgeslagen in een Outlook-gegevensbestand (.pst) of Offline Outlook-gegevensbestand (.ost), wordt dat gegevensbestand mogelijk niet automatisch kleiner.
Opmerking:Als u een POP-account gebruikt, worden al uw e-mailaccountgegevens, inclusief uw mappen, e-mailberichten, contactpersonen, agenda- en taakgegevens, opgeslagen in een Outlook-gegevensbestand (.pst). Als u een Microsoft 365, Exchange-, IMAP- of Outlook.com-account gebruikt, wordt een kopie van uw postvak opgeslagen in een Offline Outlook-gegevensbestand (.ost).
Als u de grootte van uw Outlook-gegevensbestand (.pst) of offline Outlook-gegevensbestand (.ost) wilt verkleinen, kunt u het gegevensbestand handmatig com compact maken. Selecteer uw versie van Outlook hieronder voor instructies over het verkleinen van de grootte van een PST- of OST-bestand.
Er zijn verschillende manieren om de grootte van uw postvak te verkleinen.
Met het hulpprogramma Postvak opschonen kunt u de grootte van uw postvak en afzonderlijke mappen bekijken. Met dit hulpprogramma kunt u ook zoeken naar oudere of zeer grote berichten die u mogelijk wilt verwijderen of naar een Outlook-gegevensbestand (.pst) wilt verplaatsen.
Vaak is de oorzaak van een groot postvak een grote map Verwijderde items. Het hulpprogramma bevat een knop om de grootte van de map Verwijderde items te bekijken en de map Verwijderde items leeg te maken.
Af en toe worden conflicterende items in Outlook opgeslagen in een map met de naam Conflicten. Conflicten ontstaan wanneer een kopie van een item dat is opgeslagen op uw e-mailserver niet gesynchroniseerd is met een kopie van een item dat is opgeslagen op uw lokale computer. Met het hulpprogramma Postvak opschonen kunnen deze conflicten voor u worden verwijderd.
Het hulpmiddel Postvak opschonen uitvoeren
-
Klik op het tabblad Bestand.
-
Klik op Extra > Postvak opschonen.
-
Selecteer Grootte van postvakweergeven, Items zoeken die ouder zijn dan,Items zoeken die groter zijn dan ,Grootte van verwijderde items weergeven, map Verwijderde items leegmaken, Grootte van conflicten weergeven of Conflicten leegmaken om de gewenste taak uit te voeren.
Gesprek ops schonen gebruiken om overbodige berichten te verwijderen
In een lange e-mailthread zijn er vaak talloze berichten die dezelfde informatie bevatten als eerdere berichten. Met Ops schone gesprekken kunnen deze overbodige berichten automatisch worden verwijderd. Zie Gespreks ops schonen gebruiken om overbodige berichten te verwijderen voor meer informatie.
Zoeken naar grote berichten
U kunt zoeken naar alle berichten die groter zijn dan een bepaalde grootte in het zoekvak van Outlook. Klik in het vak Zoeken en typ: berichtenize:>5 mb. Hier vindt u alle berichten die groter zijn dan 5 MB. U kunt sommige of al deze berichten verwijderen of verplaatsen naar een ander Outlook-gegevensbestand (.pst). Zie Een bericht verplaatsen of kopiëren tussen mappen voor meer informatie over het verplaatsen van items.
Als u items verwijdert uit een Outlook-gegevensbestand (.pst) of Offline Outlook-gegevensbestand (.ost), wordt het bestand in Outlook automatisch op de achtergrond comcompacteert tijdens inactieve tijd, wanneer u uw computer niet gebruikt, maar Outlook nog steeds actief is.
Opmerking:Outlook verdicht het bestand alleen als er meer dan 20% van de 'witruimte' (ongebruikte spatie) in het bestand is.
U kunt ook de volgende stappen gebruiken om het compacte proces direct handmatig te starten, wat enkele minuten kan duren.
-
Verwijder items die u niet wilt behouden en leeg de map Verwijderde items.
-
Klik op Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
-
Klik op het tabblad Gegevensbestanden op het gegevensbestand dat u wilt comcompacteren en klik vervolgens op Instellingen.
Opmerking:Als u een Exchange- of Outlook.com-e-mailaccount gebruikt, moet u ook op het tabblad Geavanceerd klikken > Outlook-gegevensbestandsinstellingen. -
Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand op Nu comcompact en klik vervolgens op OK.
Opmerking: U hoeft Outlook niet te sluiten nadat u een Outlook-gegevensbestand hebt comcompacteerd.
Het hulpprogramma Postvak opschonen wordt gebruikt om de grootte van uw postvak en afzonderlijke mappen te bekijken. U kunt oudere items ook archiveren naar een archief Outlook-gegevensbestand (.pst) en de map Verwijderde items leegmaken.
-
Klik op Bestand.
-
Klik op Extra > Postvak opschonen.
-
Selecteer Grootte van postvakweergeven, Items zoeken die ouder zijn dan,Items zoeken die groter zijn dan ,Grootte van verwijderde items weergeven, map Verwijderde items leegmaken, Grootte van conflicten weergeven of Conflicten leegmaken om de gewenste taak uit te voeren.
Als u items uit een Outlook-gegevensbestand (.pst) verwijdert, wordt het bestand automatisch op de achtergrond samengeperst wanneer u uw computer niet gebruikt en Outlook wordt uitgevoerd. U kunt de compacte opdracht ook direct handmatig starten. Het kan enkele minuten duren voordat u een Outlook-gegevensbestand (.pst) hebt compact.
-
Klik op het tabblad Bestand.
-
Klik op Accountinstellingen en klik op Accountinstellingen.
-
Klik op het tabblad Gegevensbestanden op het gegevensbestand dat u wilt comcompacteren en klik vervolgens op Instellingen.
-
Klik op Nu comprimeren.
Opmerking: U hoeft Outlook niet te sluiten nadat u een Outlook-gegevensbestand (.pst) hebt comcompacteerd.
U kunt het hulpprogramma Postvak opruimen gebruiken waarmee u de grootte van uw postvak en de afzonderlijke mappen kunt weergeven. U kunt ook oudere items archiveren naar een archiefbestand met persoonlijke mappen (.pst) en uw map Verwijderde Items legen.
-
Klik in het menu Extra op Postvak opruimen.
-
Selecteer Grootte van postvakweergeven, Items zoeken die ouder zijn dan,Items zoeken die groter zijn dan ,Grootte van verwijderde items weergeven, map Verwijderde items leegmaken, Grootte van conflicten weergeven of Conflicten leegmaken om de gewenste taak uit te voeren.
Als u items verwijdert uit een bestand met persoonlijke mappen (.pst), wordt het bestand op de achtergrond automatisch gecomprimeerd wanneer u uw computer niet gebruikt en Outlook wordt uitgevoerd. Als u de grootte van het bestand direct wilt verkleinen, kunt u comprimeren afdwingen. De procedure voor het comprimeren van het gegevensbestand kan enkele minuten duren.
-
Klik in het menu Bestand op Gegevensbestandsbeheer.
-
Klik op het bestand dat u wilt comprimeren en klik vervolgens op Instellingen.
-
Klik op Nu comprimeren.
Opmerking: U hoeft Outlook niet te sluiten nadat u een PST-bestand hebt gecomprimeerd.
Het verkleinen van het bestand met offlinemappen (.ost) kan de prestaties verbeteren als u een grote hoeveelheid items hebt verwijderd. Deze procedure verwijdert geen items die zijn opgeslagen op de server.
-
Verwijder alle items die u niet wilt bewaren en leeg vervolgens de map Verwijderde items.
-
Klik in het menu Extra op Accountinstellingen.
-
Selecteer in de lijst Microsoft Exchange Server en klik vervolgens op Wijziging.
-
Klik op Meer instellingen.
-
Klik op het tabblad Geavanceerd en klik vervolgens op Instellingen van bestand met offlinemappen.
-
Klik op Nu comprimeren.
Opmerking: U hoeft Outlook niet te sluiten nadat u een OST-bestand hebt comcompacteerd.
