Demystifying channels in Microsoft Teams
Een productiviteitsgids vol tips en trucs voor het gebruik van Microsoft Teams, van de mensen die Teams elke dag op hun werk bouwen en gebruiken.
Kanalen kunnen een beetje mysterieus zijn. We kennen allemaal televisiekanalen, radiokanalen en Youtube-kanalen, maar wat zijn Teams-kanalen?
U kunt er bijvoorbeeld als volgt naar kijken: Kanalen zitten in teams, op de manier waarop bestanden in mappen zitten. Kanalen zitten in de details, daar waar zaken worden geregeld.
Ons grote team van Microsoft Teams en een paar bijbehorende kanalen
Een functieteam en een paar bijbehorende kanalen
Ons grootste team, Microsoft Teams, heeft kanalen voor de grote thema's in ons werk: Algemeen, Ontwerp, Leuke dingen, Moderne vergaderingen, Onderzoek... en nog veel meer. Het zijn plaatsen waar mensen informatie delen, feedback krijgen op werk en de volgende stappen plannen. Als een onderzoeker bijvoorbeeld een studie heeft voltooid, wordt er een bericht met de resultaten in het kanaal Onderzoek gepost. Het bericht bevat meestal markeringen, een samenvattingsbestand en een koppeling naar de details van de studie. Zo kan iedereen de resultaten bespreken en welke invloed deze hebben op het team. Als een programmamanager een functiebeoordeling uitvoert, post hij of zij beoordelingsnotities en vervolgstappen in het functiekanaal. Iedereen kan zien wie wat moet doen en bevestigen dat ze ermee bezig zijn.
Hier volgen enkele basisprincipes en aanbevolen procedures die we gebruiken:
1. Elk team heeft een kanaal Algemeen.
Elk team krijgt standaard één kanaal: Algemeen Het wordt altijd als eerste weergegeven in de lijst met kanalen van een team en kan niet worden verwijderd (elk team moet ten minste één kanaal hebben). Er is veel variatie in de wijze waarop algemene kanalen worden gebruikt.
In ons grote team van Microsoft Teams wordt het kanaal Algemeen niet veel gebruikt. Gesprekken en andere activiteiten op het kanaal worden meestal uitgevoerd in de meer specifieke kanalen. Het kanaal Algemeen wordt voornamelijk gebruikt als een logboek voor mensen die zich aansluiten bij de Teams-organisatie, of deze juist verlaten. Onze zakelijke beheerders houden deze informatie actueel. In kleinere teams met een specifiekere focus kan het kanaal Algemeen de belangrijkste plaats zijn om gesprekken te houden en aankondigingen te plaatsen. Beiden zijn OK.
2. Toon de gewenste kanalen en verberg alle andere kanalen.
Na het kanaal Algemeen worden kanalen op alfabetische volgorde geordend. U kunt de volgorde niet wijzigen. Om het overzicht over de lijst met kanalen te behouden, tonen we kanalen die we beter willen volgen, en verbergen we kanalen die minder belangrijk zijn in ons dagelijkse werk. Als u dit wilt doen, selecteert u Meer opties 
Het is ook mogelijk het type en de frequentie aan te passen van meldingen die vanuit kanalen worden verzonden. Verderop in deze reeks artikelen gaan we daar dieper op in.
3. Houd terugkerende vergaderingen in kanalen.
U kunt zeggen wat u wilt over terugkerende vergaderingen, maar ze zijn de leukste en meest productieve onderdelen van onze werkweek. Waarom? Voordat Teams bestond, was vergaderingsinformatie op allerlei plekken te vinden: de agenda en relevante bestanden waren misschien gedeeld in de uitnodiging voor de vergadering, en de vervolggesprekken werden via e-mail gehouden, mogelijk zelfs in verschillende e-mailthreads, met steeds verschillende deelnemers. En als er een opname was, was het lastig om deze voor iedereen beschikbaar te maken.
Met terugkerende vergaderingen in kanalen is dit veranderd. In kanalen kan iedereen vergaderingen zien in de context van het gesprek, zonder extra werk. De voordelen? Gedeelde bestanden worden opgeslagen in het kanaal, notities en opnames worden gekoppeld aan de vergadering in het kanaal, en het is veel eenvoudiger om na afloop alles terug te vinden, zowel voor personen die hebben deelgenomen, als voor personen die alleen willen zien wat de status is. En niemand hoeft iets extra te doen om het te laten functioneren.
Bekijk hoe u een kanaalvergadering plant vanaf 1:25 in de video over het beheren van vergaderingen.
4. Geef kanalen een naam, zodat anderen ze kunnen onderscheiden.
Als we een lijst met kanalen voor een team bekijken, veranderen we in een soort jager-verzamelaars die op instinct werken. We moeten in één oogopslag kunnen zien of iets er smakelijk genoeg uitziet om het te volgen, of dat we verder moeten zoeken. Dus we gaan niet stilstaan bij de nuances tussen 'Bellen en spraak', 'Bellen en vergaderingen' en 'Bellen'. Als we de gewenste inhoud niet kunnen vinden, zoeken we waarschijnlijk verder - en missen we dus mogelijk iets. Gebruik bij het benoemen van een kanaal een naam die het onderwerp duidelijk beschrijft en vermeld alle bijzondere informatie. Eenvoudige, intuïtieve namen werken het beste.
Als we een lijst met kanalen voor een team bekijken, veranderen we in een soort jager-verzamelaars die op instinct werken...
Eenvoudige, intuïtieve namen werken het beste.
Ons onderzoeksteam heeft klanten gezien die standaardkanaalindelingen gebruiken voor herhaalbare projecten, zoals clientteams en gebeurtenisteams. Sommige docenten willen bijvoorbeeld dat hun klassen dezelfde reeks kanalen hebben, omdat ze een structuur hebben gevonden die werkt. Bekijk bijvoorbeeld deze structuur voor een wiskundeklas, met verschillende kanalen voor elke eenheid:
5. Zet apps in tabbladen bovenaan de kanalen.
De strijd om aandacht is keihard. Iedereen probeert onze aandacht te trekken. En we gebruiken een groot aantal apps samen met Teams: OneNote, Excel, PowerBI en anderen. Op een gewone dag hebben we een groot aantal ervan geopend en springen we constant van de ene naar de andere.
Een van de manieren waarop we het onszelf makkelijker maken, is door apps in tabbladen te plaatsen boven de kanalen waarvoor we ze gebruiken.
We hebben al uitgelegd dat teams uit kanalen bestaan. Op dezelfde manier kunt u bedenken dat kanalen uit tabbladen bestaan. Elk kanaal bevat een tabblad Berichten en een tabblad Bestanden. Van daaruit voegen we van alles toe: het Azure DevOps-bord of PowerBI-dashboard voor dat gebied, een Excel-werkmap, of een OneNote-notitieblok. Alle belangrijke referentiematerialen en veelgebruikte zaken kunnen hier worden toegevoegd. Zo hoeven we de app nooit te verlaten als we even iets snel moeten bekijken. We klikken gewoon op het tabblad bovenaan het kanaal en hebben direct toegang, terwijl we met collega's spreken en samenwerken aan bestanden. Met tabbladen hebben we direct toegang tot de gewenste informatie en kunnen we blijven focussen op het werk in Teams.
Bent u nieuwsgierig of Teams tabbladen heeft voor uw meestgebruikte hulpprogramma's? Ga naar Apps 
Volgende onderwerp: Zorgen dat anderen met u gaan samenwerken in Teams
Meer hulp nodig?
Meer opties?
Verken abonnementsvoordelen, blader door trainingscursussen, leer hoe u uw apparaat kunt beveiligen en meer.
Community's helpen u vragen te stellen en te beantwoorden, feedback te geven en te leren van experts met uitgebreide kennis.
