Een agenda delen en openen met machtigingen voor bewerken of delegeren in Outlook

In de nieuwe Outlook kunt u iedereen in uw organisatie gedelegeerden- of editortoegang tot uw agenda verlenen.

Wat is het verschil tussen machtigingen voor bewerken en machtiging voor gedelegeerden?

• Editors kunnen worden toegewezen aan uw primaire agenda (genaamd Agenda) of aan een andere willekeurige agenda die u hebt gemaakt.
• Gedelegeerden kunnen alleen worden toegewezen aan uw primaire agenda. Gedelegeerden kunnen namens u vergaderingen plannen en beantwoorden.

Alleen machtigingen voor bewerken toewijzen

1. Selecteer in het nieuwe Outlook in het navigatiedeelvenster de optie Calendar.

2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.

3. Op de pagina delen en machtigingentypt u de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en kiest u het gewenste toegangsniveau.

5. Selecteer Kan bewerken om de persoon te machtigen wijzigingen in de agenda aan te brengen.

   • Met de opties Kan weergeven wanneer ik bezet ben, Kan titels en locaties weergeven en Kan alle details weergeven kunnen anderen uw agenda weergeven maar geen wijzigingen erin aanbrengen. De toegang voor personen van buiten uw organisatie is beperkt tot deze opties.

Machtigingen voor gedelegeerden toewijzen

Gedelegeerden kunnen niet alleen uw agenda bewerken, maar ook namens u vergaderingen plannen en beantwoorden.

1. Selecteer Calendar in het nieuwe navigatiedeelvenster van Outlook.

2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.

3. Typ op de pagina Delen en machtigingen de naam of het e-mailadres van de persoon met wie u uw agenda wilt delen en wijs gemachtigdentoegang toe. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u vanuit webversie van Outlook slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en kiest u het gewenste toegangsniveau.

   • Selecteer Gedelegeerde om dezelfde machtiging te geven als een editor, plus een machtiging voor het namens u verzenden van en reageren op vergaderverzoeken. Als u wilt dat de gedelegeerde gebeurtenissen kan zien in uw agenda die u als Privé hebt gemarkeerd, schakelt u het selectievakje Toestaan dat gedelegeerde privégebeurtenissen kan bekijken. Als u wilt toestaan dat de gedelegeerde uw categorieën kan beheren, schakelt u het selectievakje bij Toestaan dat gedelegeerde categorieën beheert in.
     

     Opmerking

     Agenda-items die als Privé zijn gemarkeerd, zijn beveiligd. De meeste personen met wie u uw agenda deelt, zien alleen het tijdstip van de items die als Privé zijn gemarkeerd, maar niet het onderwerp, de locatie of andere gegevens. De uitzondering hierop is wanneer u het selectievakje toestaan dat gedelegeerde privégebeurtenissen kan zien selecteert.

5. Nadat u klaar bent met het toevoegen van de persoon met wie u uw agenda wilt delen en hebt gekozen welke machtiging voor delen u deze persoon wilt geven, selecteert u Delen. Als u besluit uw agenda op dit moment nog niet te delen, selecteert u en verwijderen.
   De persoon met wie u uw agenda hebt gedeeld, wordt hiervan op de hoogte gebracht via een e-mailbericht. Wanneer de persoon de knop Accepteren in de uitnodiging selecteert, wordt uw agenda toegevoegd aan zijn of haar lijst met agenda's.

6. Nadat u iemand gedelegeerdentoegang tot uw agenda hebt gegeven, ziet u een extra optie in Delen en machtigingen waarmee u kunt bepalen hoe vergaderverzoeken en antwoorden worden verwerkt. Als u meerdere gedelegeerden hebt, moet u dit doen voor elk van uw gedelegeerden.

7. Selecteer onder Gedelegeerden naast Uitnodigingen en antwoorden verzenden naar een van de volgende opties:

   • Alleen gedelegeerde. Vergaderverzoeken en -antwoorden worden alleen naar uw gedelegeerden verzonden.
   • Delegeren en mij een kopie sturen Vergaderverzoeken en antwoorden worden naar u en uw gedelegeerden verzonden. Alleen uw gedelegeerden zien de optie voor het accepteren of weigeren van een vergaderverzoek. De melding die naar u wordt verzonden, lijkt op een normaal e-mailbericht. U kunt de vergadering nog steeds beantwoorden door het agenda-item te openen en te antwoorden.
   • Zowel mijn gedelegeerde als ik. Vergaderverzoeken en antwoorden worden naar u en uw gedelegeerden verzonden. Uzelf en de gedelegeerden kunnen de uitnodiging voor de vergadering beantwoorden.

8. Als u besluit uw agenda niet met iemand te delen, selecteert u onder Gemachtigden optie Verwijderen verwijderen voor de persoon die u niet meer als gemachtigde wilt fungeren.

Het delen van een agenda beëindigen

Als u het delen van uw agenda met iemand anders wilt stoppen, gebruikt u de webversie van Outlook om zijn of haar machtigingen te verwijderen.

1. Selecteer in het nieuwe Outlook in het navigatiedeelvenster de optie Calendar.
2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.
   De primaire agenda wordt standaard Agenda genoemd. Als u andere agenda's hebt gemaakt, kunt u in plaats hiervan een van deze agenda's selecteren. U kunt machtigingen voor delen niet verwijderen uit agenda's die eigendom zijn van andere personen.
3. Selecteer naast de persoon met wie u uw agenda niet meer wilt delen.
   De persoon wordt nu verwijderd uit de lijst met personen die toegang hebben tot uw agenda. Als de persoon deel uitmaakt van uw organisatie, wordt uw agenda verwijderd uit hun lijst met agenda's. Als de persoon geen deel uitmaakt van uw organisatie, wordt de kopie van uw agenda niet verwijderd, maar wordt deze kopie niet meer gesynchroniseerd met uw agenda en ontvangt deze geen updates meer.

Iemand anders gedelegeerde maken in de klassieke versie van Outlook

Een gedelegeerde krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Standaard kan de gedelegeerde alleen uw vergaderverzoeken en antwoorden lezen. De gedelegeerde heeft geen machtiging om andere berichten in uw Postvak IN te lezen.

2. Selecteer Toevoegen in het dialoogvenster.
   Als Toevoegen niet wordt weergegeven, bestaat er mogelijk geen actieve verbinding tussen Outlook en Exchange. Op de statusbalk van Outlook wordt de verbindingsstatus weergegeven.

3. Typ de naam van de persoon die u als gemachtigde wilt opgeven of zoek de naam en selecteer deze in de lijst met zoekresultaten.

   Opmerking

   De gedelegeerde moet een persoon zijn die voorkomt in de algemene adreslijst (GAL) van Exchange van uw organisatie.

4. Selecteer Toevoegen en vervolgens OK.

5. Accepteer in het dialoogvenster Machtigingen voor gedelegeerden de standaardinstellingen voor de machtigingen of selecteer aangepaste toegangsniveaus voor Exchange-mappen.
   Als een gedelegeerde alleen de machtiging nodig heeft om met vergaderverzoeken en antwoorden te werken, volstaan de standaardinstellingen voor machtigingen, zoals Gedelegeerde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen. U kunt de machtigingsinstelling voor Postvak IN laten staan op Geen. Vergaderverzoeken en antwoorden gaan rechtstreeks naar het Postvak IN van de gedelegeerde.

   Opmerking

   Standaard krijgt de gedelegeerde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda. Wanneer de gedelegeerde het vergaderverzoek namens u heeft beantwoord, wordt de vergadering automatisch aan uw map Agenda toegevoegd.

6. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gedelegeerde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gedelegeerde met samenvatting van deze machtigingen in.

7. Schakel, indien gewenst, het selectievakje Gedelegeerde kan de privé-items bekijken in.

   Belangrijk

   Deze instelling is van invloed op alle Exchange-mappen. Dit omvat alle mappen E-mail, Contactpersonen, Calendar, Taken, Notities en Logboek. Het is niet mogelijk om alleen toegang te verlenen tot de privé-items in opgegeven mappen.

8. Selecteer OK.

   Opmerking

   • Berichten die met Verzenden namens-machtigingen zijn verzonden, bevatten zowel de naam van de gedelegeerde als uw naam naast het vak Van. Wanneer een bericht met Verzenden als-machtiging wordt verstuurd, wordt alleen uw naam weergegeven.
   • Wanneer u iemand als gemachtigde hebt toegevoegd, kan deze uw Exchange-postvak toevoegen aan zijn of haar Outlook-profiel. Zie E-mail- en agenda-items van een andere gebruiker beheren voor instructies.

Naar boven

Machtigingen voor een gedelegeerde wijzigen

2. Selecteer de naam van de gedelegeerde voor wie u machtigingen wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen.

   Opmerking

   Als u alle machtigingen voor gedelegeerdentoegang wilt verwijderen, selecteert u niet Machtigingen maar Verwijderen en slaat u de rest van de volgende stappen over.

3. Wijzig de machtigingen voor elke Outlook-map waartoe de gemachtigde toegang heeft.

4. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gedelegeerde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gedelegeerde met samenvatting van deze machtigingen in.

Naar boven

Gedelegeerdentoegang tot privé-items wijzigen

Wanneer u een gemachtigde machtigingen hebt toegekend zodat deze toegang heeft tot uw Outlook-mappen, kunt u persoonlijke informatie in afspraken, bijeenkomsten, taken en contactpersonen verbergen. Open elk persoonlijk item en selecteer in de groep Labels de optie Privé.

Ga als volgt te werk als u toegang wilt verlenen tot uw persoonlijke items:

2. Selecteer de naam van de gemachtigde voor wie u de toegang tot uw privé-afspraken wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen.
3. Schakel het selectievakje Gedelegeerde kan de privé-items bekijken in.

Naar boven

U kunt iedereen in uw organisatie gedelegeerden- of editortoegang geven tot uw agenda. Editors kunnen worden toegewezen aan uw primaire agenda (genaamd Agenda) of aan een andere willekeurige agenda die u hebt gemaakt. Gedelegeerden kunnen alleen worden toegewezen aan uw primaire agenda. U kunt geen gedelegeerden- of editortoegang geven aan personen buiten de organisatie.

Een redacteur zonder machtigingen voor delegatie toewijzen

1. Selecteer webversie van Outlook in het navigatiedeelvenster de optie Calendar.

2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.

3. Op de pagina delen en machtigingentypt u de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en kiest u het gewenste toegangsniveau.

5. Selecteer Kan bewerken om de persoon te machtigen wijzigingen in de agenda aan te brengen.

   • Met de opties Kan weergeven wanneer ik bezet ben, Kan titels en locaties weergeven en Kan alle details weergeven kunnen anderen uw agenda weergeven maar geen wijzigingen erin aanbrengen. De toegang voor personen van buiten uw organisatie is beperkt tot deze opties.

Een gedelegeerde toewijzen

Een gedelegeerde kan niet alleen uw agenda bewerken, maar ook namens u vergaderingen plannen en beantwoorden.

1. Selecteer webversie van Outlook in het navigatiedeelvenster Calendar.

2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.

3. Typ op de pagina Delen en machtigingen de naam of het e-mailadres van de persoon met wie u uw agenda wilt delen en wijs gemachtigdentoegang toe. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u vanuit webversie van Outlook slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en kiest u het gewenste toegangsniveau.

   • Selecteer Gedelegeerde om dezelfde machtiging te geven als een editor, plus een machtiging voor het namens u verzenden van en reageren op vergaderverzoeken. Als u wilt dat de gedelegeerde gebeurtenissen kan zien in uw agenda die u als Privé hebt gemarkeerd, schakelt u het selectievakje toestaan dat gedelegeerde privégebeurtenissen kan zien.
     

     Opmerking

     Agenda-items die als Privé zijn gemarkeerd, zijn beveiligd. De meeste personen met wie u uw agenda deelt, zien alleen het tijdstip van de items die als Privé zijn gemarkeerd, maar niet het onderwerp, de locatie of andere gegevens. De uitzondering hierop is wanneer u het selectievakje toestaan dat gedelegeerde privégebeurtenissen kan zien selecteert.

5. Nadat u klaar bent met het toevoegen van de persoon met wie u uw agenda wilt delen en hebt gekozen welke machtiging voor delen u deze persoon wilt geven, selecteert u Delen. Als u besluit uw agenda op dit moment nog niet te delen, selecteert u en verwijderen.
   De persoon met wie u uw agenda hebt gedeeld, wordt hiervan op de hoogte gebracht via een e-mailbericht. Wanneer de persoon de knop Accepteren in de uitnodiging selecteert, wordt uw agenda toegevoegd aan zijn of haar lijst met agenda's.

6. Nadat u iemand gedelegeerdentoegang tot uw agenda hebt gegeven, ziet u een extra optie in Delen en machtigingen waarmee u kunt bepalen hoe vergaderverzoeken en antwoorden worden verwerkt. Als u meerdere gedelegeerden hebt, moet u dit doen voor elk van uw gedelegeerden.

7. Selecteer onder Gedelegeerden naast Uitnodigingen en antwoorden verzenden naar een van de volgende opties:

   • Alleen gedelegeerde. Vergaderverzoeken en -antwoorden worden alleen naar uw gedelegeerden verzonden.
   • Delegeren en mij een kopie sturen Vergaderverzoeken en antwoorden worden naar u en uw gedelegeerden verzonden. Alleen uw gedelegeerden zien de optie voor het accepteren of weigeren van een vergaderverzoek. De melding die naar u wordt verzonden, lijkt op een normaal e-mailbericht. U kunt de vergadering nog steeds beantwoorden door het agenda-item te openen en te antwoorden.
   • Zowel mijn gedelegeerde als ik. Vergaderverzoeken en antwoorden worden naar u en uw gedelegeerden verzonden. Uzelf en de gedelegeerden kunnen de uitnodiging voor de vergadering beantwoorden.

8. Als u besluit uw agenda niet met iemand te delen, selecteert u onder Gemachtigden optie Verwijderen verwijderen voor de persoon die u niet meer als gemachtigde wilt fungeren.

Het delen van een agenda beëindigen

Ga als volgt te werk als u het delen van uw agenda met iemand anders wilt stopzetten en de toestemming van die persoon wilt verwijderen:

1. Selecteer webversie van Outlook in het navigatiedeelvenster Calendar.
2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.
   De primaire agenda wordt standaard Agenda genoemd. Als u andere agenda's hebt gemaakt, kunt u in plaats hiervan een van deze agenda's selecteren. U kunt machtigingen voor delen niet verwijderen uit agenda's die eigendom zijn van andere personen.
3. Selecteer naast de persoon met wie u uw agenda niet meer wilt delen.
   De persoon wordt nu verwijderd uit de lijst met personen die toegang hebben tot uw agenda. Als de persoon deel uitmaakt van uw organisatie, wordt uw agenda verwijderd uit hun lijst met agenda's. Als de persoon geen deel uitmaakt van uw organisatie, wordt de kopie van uw agenda niet verwijderd, maar wordt deze kopie niet meer gesynchroniseerd met uw agenda en ontvangt deze geen updates meer.

Outlook.com is voor persoonlijke accounts, zoals een Outlook.com- of Hotmail.com-account. Wanneer u een agenda deelt in Outlook.com, kunt u alleen machtigingen voor weergeven of bewerken toewijzen aan de persoon met wie u de agenda deelt.

Machtigingen voor bewerken toewijzen

1. Selecteer Outlook.com in het navigatiedeelvenster Calendar.
2. Selecteer op het tabblad Startde optie Delen Calendar.
3. Op de pagina delen en machtigingentypt u de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen.
4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd met wie u uw agenda wilt delen, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en kiest u het gewenste toegangsniveau.
5. Selecteer Kan bewerken om deze persoon toestemming te geven wijzigingen in uw agenda aan te brengen. Selecteer vervolgens Delen. De persoon met wie u deelt, ontvangt per e-mail een uitnodiging om de agenda te accepteren en te bekijken.