Een catalogus samenvoegen

Voordat u van start gaat

De volgende tips helpen u bij het maken van een succesvolle catalogus samenvoegen:

• De catalogus samenvoegen in een nieuwe publicatie starten.

• Naast pagina's zoals een voorbladen, inhoudsopgave en bestelformulieren, kunt u zich één pagina voor de samenvoegvelden geven, zelfs via de catalogus, die waarschijnlijk meerdere pagina's bevat nadat u het samengevoegde document hebt gemaakt.

• Stel de sjabloon voor catalogus samenvoegen in met de paginaafmetingen die u wilt gebruiken voor de uiteindelijke samengevoegde pagina's.

• Als u de samengevoegde pagina's die u maakt, wilt toevoegen aan het einde van een bestaande publicatie, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon voor catalogus samenvoegen op de volgende manieren overeenkomt met de bestaande publicatie:

  • Paginaformaat (hoogte en breedte)

  • Paginaweergave (één pagina of dubbele pagina's)

  • Publicatietype (web of afdruk)

  • Paginavolgorde (links naar rechts of rechts naar links)

Naar boven

De gegevensbron plannen

Nadat u hebt besloten welk soort informatie u wilt opnemen in de catalogus, kunt u de gegevensbron maken die u voor de samenvoegbewerking van de catalogus wilt gebruiken. Als u al een gegevensbron hebt, kunt u ervoor zorgen dat deze alle gegevens bevat die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen.

Voor catalogus samenvoegen in Publisher kunnen diverse indelingen voor gegevensbron worden gebruikt. Als u nog geen gegevensbron hebt die u voor de samenvoegbewerking kunt gebruiken, kunt u er een genereren in Publisher. U kunt ook een gegevensbron maken in een Microsoft Office Excel-werkblad of in een Microsoft Office Word-tabel.

De gegevensvelden die u in de gegevensbron opsluiten, komen overeen met de samenvoegvelden die u in uw sjabloon voor catalogus samenvoegen invoegt.

Wanneer u de gegevensbron in stelt, maakt u een kolom voor elk type informatie, zoals de naam van het item, het aandelennummer en de prijs. Elke rij of record komt overeen met de gegevens voor één item.

Belangrijk  Zorg ervoor dat de gegevensbron een gegevensveld of kolom bevat voor elk soort informatie dat u wilt samenvoegen. Afhankelijk van het type gegevensbron, kunt u mogelijk wijzigingen aanbrengen in de gegevens nadat u verbinding hebt met de gegevens in Publisher, maar het is beter om de informatie te finaliseren voordat u begint.

Als u foto's wilt samenvoegen met uw cataloguspagina's, moet u een kolom opnemen voor de pad van elk afbeeldingsbestand dat u wilt gebruiken. Plaats de foto’s of afbeeldingen zelf niet in de gegevensbron.

Als u de gegevensbron in Publisher wilt maken, kunt u dit doen nadat u de sjabloonpublicatie hebt gemaakt.

Naar boven

De sjabloon voor catalogus samenvoegen maken

1. Kies een publicatiesjabloon die geschikt is voor uw catalogus.

2. Klik op het tabblad Invoegen op Cataloguspagina's.
   

3. Cataloguspagina's worden gemaakt met een standaardgebied voor catalogus samenvoegen en het tabblad Hulpmiddelen voor catalogi wordt weergegeven op het lint. Op dit moment kuntu het gebied voor catalogus samenvoegen naar eigen hand plaatsen op de pagina en de tekst of afbeeldingen toevoegen die u op elke pagina van uw catalogus wilt zien. Hoe kleiner het samenvoeggebied, hoe meer catalogusitems aan de pagina kunnen worden samengevoegd. Een samenvoeggebied van 2"x2" wordt bijvoorbeeld vaker herhaald dan een samenvoeggebied van 4"x4". Het is niet erg als u het op elk moment weer precies zo kunt krijgen als u terug kunt om deze items te bewerken.

   Tip  Configureer het gebied voor catalogus samenvoegen op dit moment niet, wacht totdat het tijd is om de samenvoegvelden in te voegen en gebruik een van de vooraf gemaakte ontwerpen uit de galerie Indelingen.

Naar boven

Een nieuwe lijst typen

1. Typ in het dialoogvenster Nieuwe productlijst de gegevens voor het eerste item dat of de record die u wilt opnemen in de catalogus.

   Als u kolommen wilt toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld als u geen afbeeldingen op neemt, klikt u op Kolommen aanpassen en kunt u de 4D-wijzigingen aanbrengen.

2. Nadat u alle gegevens voor de eerste record hebt ingevoerd, klikt u op Nieuw item en typt u de gegevens voor de volgende record. Ga zo door totdat u de gegevens voor alle records hebt ingevoerd die u wilt opnemen.

3. Klik op OK wanneer de nieuwe lijst klaar is.

4. In het dialoogvenster Adreslijst opslaan typt u een naam voor uw nieuwe lijst en klikt u op Opslaan.

Een bestaande lijst gebruiken

1. Zoek en klik in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren op de 3D-gegevensbron die u wilt gebruiken.

   In Publisher worden gegevensbronnen standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. Mogelijk moet u bladeren naar de map Mijn gegevensbronnen om uw gegevensbron te vinden.

2. Klik op Openen.

   Afhankelijk van het type gegevensbron dat u selecteert, kunnen er andere dialoogvensters worden weergegeven waarin om specifieke informatie wordt gevraagd. Als de gegevensbron bijvoorbeeld een Excel-werkblad is met informatie over meerdere tabbladen, selecteert u het tabblad met de 3D-gegevens en klikt u op OK.

Adressen selecteren uit Outlook-contactpersonen

1. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Klik in het dialoogvenster Contactpersonen selecteren op de lijst met contactpersonen die u wilt gebruiken.

   • Selecteer in het dialoogvenster Profiel kiezen het juiste profiel voor de contactpersonen die u wilt gebruiken.

2. Klik op OK.

Meer lijsten toevoegen

Als u meer dan één lijst in de catalogus samenvoegen wilt gebruiken, kunt u lijsten toevoegen.

1. Klik op Lijst bewerken en klik in de productlijst Catalogus samenvoegen onder Toevoegen aan productlijst op Een bestaande lijstselecteren, Selecteren uit Outlook-contactpersonen of Typ een nieuwe lijst.
   Publisher vraagt u om niet-overeenkomende velden in de verschillende bronlijsten op te lossen door het dialoogvenster Toevoegen aan productlijst te openen.

2. Selecteer in het dialoogvenster Toevoegen aan productlijst een veld dat niet is ingeschakeld in de kolom Overeenkomende gegevens, selecteer het veld waarmee u dit wilt corresponderen in de velden van de lijst Product met de lijst met overeenkomende velden en klik vervolgens op Overeenkomen.

3. Controleer in het dialoogvenster Veld overeenkomen of het veld dat u hebt geselecteerd, wordt weergegeven onder Overeenkomen met een productlijstveld of selecteer een ander veld en klik vervolgens op OK.

4. Als u een nieuw veld wilt toevoegen aan de adressenlijst om een overeenkomst te maken, selecteert u het veld dat u wilt toevoegen aan de nieuwe lijst (de linkerlijst in het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst), klikt u op Toevoegen en klikt u op OK.
   Toegevoegde velden worden weergegeven onder Nieuwe velden die moeten worden toegevoegd aan de adressenlijst

Selecteer de records die u wilt opnemen

1. Klik op Lijst bewerken.

2. Ga in het dialoogvenster Productlijst catalogus samenvoegen op een van de volgende opties te werk:

   • Schakel de selectievakjes in naast de records die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de records die u wilt uitsluiten.

     Tip  Als u slechts enkele records in de lijst wilt opnemen, klikt u op Alles leeg maken en selecteert u de 3D-records.

   • Filter de lijst op een specifiek criterium door te klikken op de pijl naast de kolomkoppen van het item dat u wilt filteren en vervolgens op de waarde die u als filter wilt gebruiken.

     • (Leeg) geeft alle records weer waarin het corresponderende veld leeg is.

     • Met (Niet-leeg) geeft u alle records weer waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.

       Opmerking  Als de gegevensbron meerdere records bevat waarin sommige velden dezelfde gegevens bevatten en er tien of minder unieke waarden in een kolom staan, kunt u op de specifieke gegevens filteren. Als de gegevensbron bijvoorbeeld een lijst met te koop eigenschappen is en er meerdere eigenschaprecords zijn met Huizen als plaats/locatie, kunt u filteren op Huizen.

       In het dialoogvenster Productlijst catalogus samenvoegen worden alleen de aangewezen records weergegeven. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

   • Sorteer items in de lijst door te klikken op de kolomkoppen van het item op wie u wilt sorteren. Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch wilt weergeven op plaats/locatie, klikt u op de kolomkoppen Plaats/locatie.

3. Klik op OK.

Naar boven

Indeling voor samenvoeggebied selecteren

1. Ga in de groep Indeling op een van de volgende twee dingen te werk:

   • Maak een keuze uit een van de vooraf gemaakte ontwerpgalerieën.
     

   • Selecteer het aantal rijen en kolommen op elke pagina in de vervolgkeuzekeuzerij Rijen en kolommen.
     

Samenvoegvelden invoegen in het gebied voor catalogus samenvoegen

1. Klik op de knop Tekstveld en klik op het eerste samenvoegveld dat u wilt invoegen.
   

2. Selecteer in het gebied voor catalogus samenvoegen het samenvoegveld en verplaats het samenvoegveld en pas het het 10-1-2 aan door het volgende te doen:

   • Als u het samenvoegveld wilt verplaatsen, plaats u de muisaanwijzer op het samenvoegveld totdat de aanwijzer verandert in de Verplaatsen en sleept u het samenvoegveld naar een nieuwe positie.

   • Als u het formaat van het samenvoegveld wilt wijzigen, plaats u de muisaanwijzer op een van de formaatgrepen van het tekstvak of afbeeldingskader totdat de aanwijzer verandert in de aanwijzer voor formaat wijzigen en sleept u de muis totdat het tekstvak of afbeeldingskader de 3D-grootte heeft.

3. Klik buiten het samenvoegveld zodat dit niet meer is geselecteerd.

4. Herhaal stap 1-3 totdat u alle velden hebt ingevoegd die u uit de gegevensbron wilt halen.

Belangrijk   De velden worden ingevoegd op de huidige invoegpositie (knipperende cursor). Als er geen invoegpositie is, wordt er een nieuw tekstvak gemaakt en wordt het samenvoegveld in dit nieuwe tekstvak geplaatst.

De samenvoegvelden opmaken

U kunt de samengevoegde catalogusgegevens opmaken door de samenvoegvelden in uw sjabloon voor catalogus samenvoegen op te maken. Deze velden kunnen als elk tekstvak worden behandeld en u kunt niet-samengevoegde tekst en opmaak en de samengevoegde items opnemen.

1. Selecteer in de sjabloon voor catalogus samenvoegen het veld met de informatie die u wilt opmaken, inclusief de omringende tekens voor samenvoegvelden («« »»).

2. Selecteer de juiste opties op het tabblad Hulpmiddelen voor tekstvak.

Samenvoegvelden voor afbeeldingen invoegen in het gebied voor catalogus samenvoegen

1. Klik op de knop Afbeeldingsveld en klik op het eerste samenvoegveld dat u wilt invoegen.

2. Selecteer in het gebied voor catalogus samenvoegen het samenvoegveld en verplaats het samenvoegveld en pas het het 10-1-2 aan door het volgende te doen:

   • Als u het samenvoegveld wilt verplaatsen, plaats u de muisaanwijzer op het samenvoegveld totdat de aanwijzer verandert in de Verplaatsen en sleept u het samenvoegveld naar een nieuwe positie.

   • Als u het formaat van het samenvoegveld wilt wijzigen, plaats u de muisaanwijzer op een van de grepen van het tekstvak of afbeeldingskader totdat de aanwijzer verandert in de aanwijzer voor formaat wijzigen en sleept u de muis totdat het tekstvak of afbeeldingskader de 3D-grootte heeft.

3. Klik buiten het samenvoegveld zodat dit niet meer is geselecteerd.

4. Herhaal stap 1-3 totdat u alle velden hebt ingevoegd die u uit de gegevensbron wilt halen.

Belangrijk   De velden worden ingevoegd op de huidige invoegpositie (knipperende cursor). Als er geen invoegpositie is, wordt er een nieuw tekstvak gemaakt en wordt het samenvoegveld in dit nieuwe tekstvak geplaatst.

Het gebied voor het samenvoegen van catalogussen verplaatsen of het gebied voor catalogussen een andere afdrukwaarde geven

Als de opgemaakte samenvoegvelden niet meer in het gebied voor catalogus samenvoegen passen, kunt u het formaat wijzigen.

Opmerking  Als u het formaat vergroot, moet u mogelijk minder items of records op elke pagina plaatsen.

1. Klik op het gebied voor catalogus samenvoegen om dit te selecteren.

2. Plaats de muisaanwijzer op een van de grepen in het gebied voor catalogus samenvoegen en sleep de muis.

3. Geef op hoeveel items er op elke pagina moeten worden weergegeven door op de werkbalk Indeling catalogus samenvoegen de nummers te typen die u wilt gebruiken voor items op de pagina.

De sjabloon voltooien en een voorbeeld bekijken

1. Klik op Voorbeeld van resultaten.

2. Klik op de pijlen om elke pagina met samengevoegde gegevens weer te geven.
   

   Als u besluit dat u geen item wilt opnemen, klikt u op het voorbeeld van het item en klikt u vervolgens op Vermelding uitsluiten in de groep Voorbeeldpagina.

Naar boven

Samenvoegen naar een nieuwe publicatie

Als u de samengevoegde pagina's wilt bewerken, deze wilt opslaan voor later gebruik of op een later tijdstip wilt afdrukken, kunt u alle samengevoegde pagina's verzamelen en opslaan als één nieuwe samengevoegde publicatie die de werkelijke gegevens bevat, bijvoorbeeld productnamen en prijzen, in plaats van samenvoegvelden.

1. Klik in de groep Samenvoegen op Samenvoegen naar Nieuw.
   Publisher
   een nieuwe publicatie die u kunt opslaan en bewerken. U kunt zelfs voor- en achterpagina's toevoegen.
   Opmerking Als u van plan bent om uw catalogus als boekje af te drukken, moet u ervoor zorgen dat het totale aantal pagina's een veelvoud is van vier.

2. Klik in het taakvenster Catalogus samenvoegen op Deze publicatie opslaan.

3. Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor de nieuwe publicatie en klik op Opslaan.

4. Sla indien nodig ook alle wijzigingen op die u hebt aangebracht in de sjabloon voor catalogus samenvoegen. U kunt deze sjabloon voor catalogus samenvoegen opnieuw gebruiken om extra samengevoegde pagina's te maken wanneer u de gegevens in de gegevensbron bij werkt.

Toevoegen aan een bestaande publicatie

Als u de covers al hebt ingesteld in een aparte publicatie of als u de catalogus aan het einde van een langere publicatie wilt plaatsen, kunt u de samengevoegde inhoud rechtstreeks toevoegen.

Voordat u de samengevoegde pagina's toevoegt aan het einde van een bestaande publicatie, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon voor catalogus samenvoegen op de volgende manieren overeenkomt met de bestaande publicatie:

• Paginaformaat (hoogte en breedte)

• Paginaweergave (één pagina of dubbele pagina's)

• Publicatietype (web of afdruk)

• Paginavolgorde (links naar rechts of rechts naar links)

Opmerking  Publisher kan geen samengevoegde pagina's toevoegen aan een geopende publicatie. Als u aan de publicatie werkt die u wilt samenvoegen, moet u de publicatie opslaan en sluiten voordat u de samenvoegbewerking voltooit.

1. Klik in de groep Samenvoegen op Toevoegen aan bestaand.
   

2. Zoek en selecteer in het dialoogvenster Publicatie openen de publicatie waaraan u de samengevoegde pagina's wilt toevoegen en klik op Openen.

   De samengevoegde pagina's worden toegevoegd aan het einde van de bestaande publicatie.

   Tip  Als u de pagina's in de bijgewerkte publicatie opnieuw wilt rangschikken, klikt u op een pagina die u wilt verplaatsen in het navigatiedeelvenster van de pagina en sleept u deze naar de balk.

3. Klik in de bestaande publicatie op Opslaan om uw updates op te slaan.

4. Sla indien nodig ook alle wijzigingen op die u hebt aangebracht in de sjabloon voor catalogus samenvoegen. U kunt deze sjabloon voor catalogus samenvoegen opnieuw gebruiken om extra samengevoegde pagina's te maken wanneer u de gegevens in de gegevensbron bij werkt.

De samengevoegde publicatie afdrukken

• Klik in de groep Samenvoegen op Afdrukken.
  

  De afdrukpagina wordt geopend in de weergave BackStage.

Naar boven