Een dashboard maken en delen met Excel en Microsoft Groepen

Uw gegevens ophalen

1. U kunt gegevens rechtstreeks kopiëren en plakken in Excel of u kunt een query instellen vanuit een gegevensbron. Voor dit onderwerp hebben we de query Verkoopanalyse uit de sjabloon Northwind Traders voor Microsoft Access gebruikt. Als u deze wilt gebruiken, kunt u Access openen en naar Bestand > Nieuwe > Search voor 'Northwind' gaan en de sjabloondatabase maken. Zodra u dit hebt gedaan, hebt u toegang tot alle query's die zijn opgenomen in de sjabloon. We hebben deze gegevens al voor u in de Excel-werkmap geplaatst, dus u hoeft zich geen zorgen te maken als u geen Toegang hebt.

2. Controleer of de gegevens op de juiste manier zijn gerangschikt en of er geen rijen of kolommen ontbreken. Elke rij moet een afzonderlijke record of afzonderlijk item voorstellen. Zie Ophalen en transformeren in Excel 2016 voor hulp bij het instellen van query's of als uw gegevens moeten worden aangepast.

   

3. U kunt de gegevens opmaken als een Excel-tabel als dat nog niet is gebeurd. Als u gegevens vanuit Access importeert, worden deze automatisch als een tabel geïmporteerd.

Draaitabellen maken

1. Selecteer een cel in het gegevensbereik en ga naar Invoegen > Draaitabel > Nieuw werkblad. Zie Een draaitabel maken om werkbladgegevens te analyseren voor meer informatie.

2. Voeg de gewenste draaitabelvelden toe en maak ze naar wens op. Deze draaitabel vormt het uitgangspunt voor de overige draaitabellen, dus neem even de tijd voor het maken van eventuele noodzakelijke aanpassingen aan de stijl, de indeling van het rapport en de algemene opmaak, zodat u dit later niet telkens opnieuw hoeft te doen. Zie de indeling en opmaak van een draaitabel ontwerpen voor meer informatie.

   Hier hebben we een overzicht op het hoogste niveau gemaakt van verkopen op productcategorie en in aflopende volgorde gesorteerd op het veld Verkoop.

   

   Zie Gegevens sorteren in een draaitabel of draaigrafiek voor meer informatie.

3. Als u de draaitabel hebt gemaakt, selecteert u deze en kunt u deze in de lege gebieden in het werkblad kopiëren en plakken. In dit voorbeeld kunnen de rijen in de draaitabel worden verwisseld maar niet de kolommen, zodat we de tabellen in dezelfde rij hebben geplaatst met telkens een lege kolom ertussen. Mogelijk vindt u het handiger de draaitabellen onder elkaar te plaatsen als de kolommen kunnen worden uitgebreid.

   Belangrijk: Draaitabellen kunnen elkaar niet overlappen, dus zorg ervoor dat het ontwerp genoeg ruimte tussen de tabellen biedt, zodat ze kunnen worden uitgebreid en samengetrokken als er op waarden wordt gefilterd, of als deze worden toegevoegd of verwijderd.

   U kunt de draaitabellen nu een zinvolle naam geven, zodat u weet waarvoor ze dienen. Als u dat niet doet, krijgen ze automatisch de namen Draaitabel1, Draaitabel2, enzovoort. Via Hulpmiddelen voor draaitabellen > Analyseren kunt u elke draaitabel een nieuwe naam geven in het vak Naam van draaitabel. Dit wordt belangrijk als u de draaitabellen gaat koppelen aan besturingselementen voor de slicers en de tijdlijn.

   

Draaigrafieken maken

1. Klik ergens in de eerste draaitabel en ga naar Hulpmiddelen voor draaitabellen > Analyseren > Draaigrafiek en selecteer een grafiektype. We kiezen een combinatiegrafiek met Verkoop als een gegroepeerde kolomdiagram en Percentage van totaal als een lijndiagram op de secundaire as.

   

2. Selecteer de grafiek en pas eventueel de grootte en de indeling ervan aan via het tabblad Hulpmiddelen voor draaigrafieken. Zie de videoreeks op Formatting charts (Grafieken opmaken) voor meer informatie.

3. Herhaal de procedure voor elk van de overige draaitabellen.

4. U kunt nu ook de draaigrafieken een naam geven. Ga naar Hulpmiddelen voor draaigrafieken > Analyseren en geef de grafiek een naam in het vak Grafieknaam.

Slicers en een tijdlijn toevoegen

Met slicers en een tijdlijn kunt u snel uw draaitabellen en -grafieken filteren, zodat u een handig overzicht hebt over de belangrijkste informatie.

1. Selecteer een draaitabel en ga naar Hulpmiddelen voor draaitabellen > Analyseren > filter > Slicer invoegen en controleer vervolgens elk item dat u wilt gebruiken voor een slicer. Voor dit dashboard hebben we Categorie, Productnaam, Werknemer en Klantnaam geselecteerd. Wanneer u op OK klikt, worden de slicers in het midden van het scherm toegevoegd, op elkaar gestapeld. U moet ze dus zo nodig rangschikken en het formaat ervan aanpassen.

   

2. Opties voor slicer : als u op een slicer klikt, gaat u naar Hulpmiddelen voor slicers > Opties en selecteert u verschillende opties, zoals Stijl en hoeveel kolommen worden weergegeven. U kunt meerdere slicers uitlijnen door ze te selecteren met Ctrl+linksklikken en vervolgens de hulpmiddelen uitlijnen op het tabblad Hulpmiddelen voor slicers gebruiken.

3. Slicer Connections: slicers worden alleen verbonden met de draaitabel die u hebt gebruikt om ze te maken. U moet daarom elke slicer selecteren en vervolgens naar Hulpmiddelen voor slicer gaan > Opties > Rapport Connections en controleren welke draaitabellen u met elk van deze schijven wilt verbinden. Slicers en tijdlijnen kunnen draaitabellen op elk werkblad beheren, zelfs als het werkblad verborgen is.

   

4. Een tijdlijn toevoegen: selecteer een draaitabel en ga naar Hulpmiddelen voor draaitabellen > Analyseren > filteren > Tijdlijn invoegen en controleer vervolgens elk item dat u wilt gebruiken. Voor dit dashboard hebben we Orderdatum geselecteerd.

5. Opties voor tijdlijn: klik op de tijdlijn en ga naar Hulpmiddelen voor tijdlijnen > Opties en selecteer bijvoorbeeld opties als Stijl, Koptekst en Bijschrift. Selecteer de optie Rapportverbindingen om de tijdlijn aan de gewenste draaitabellen te koppelen.

Meer informatie over besturingselementen voor slicers en tijdlijnen.

Volgende stappen

Het dashboard is nu klaar voor gebruik, maar u kunt het nog naar eigen inzicht aanpassen. U kunt er bijvoorbeeld een rapporttitel of een achtergrond aan toevoegen. Voor het dashboard uit het voorbeeld zijn rond de draaitabellen vormen toegevoegd en zijn in het tabblad Beeld kopteksten en rasterlijnen uitgeschakeld.

Zorg ervoor dat u al uw slicers en tijdlijnen test om ervoor te zorgen dat uw draaitabellen en draaigrafieken zich correct gedragen. U kunt situaties tegenkomen waarin bepaalde selecties problemen veroorzaken als de ene draaitabel een andere wil aanpassen en overlappen, wat niet kan en een foutbericht wordt weergegeven. Deze problemen moeten worden opgelost voordat u uw dashboard distribueert.

Als u het dashboard hebt ingesteld, kunt u bovenaan dit onderwerp op het tabblad Een dashboard delen klikken als u meer informatie wilt over het delen van dashboards.