Een dashboard maken en delen met Excel en Microsoft Groepen

Een dashboard is een visuele weergave van belangrijke metrische gegevens waarmee u uw gegevens snel op één plek kunt bekijken en analyseren. Dashboards bieden niet alleen geconsolideerde gegevensweergaven, maar ook een selfservice voor business intelligence, waarbij gebruikers de gegevens kunnen filteren om alleen weer te geven wat voor hen belangrijk is. Voorheen moesten vaak meerdere Excel-rapporten worden gegenereerd voor verschillende personen of afdelingen, afhankelijk van hun behoeften.

Voorbeeld van een Excel-dashboard met slicers en tijdlijn

Overzicht

In dit onderwerp wordt besproken hoe u meerdere draaitabellen, draaigrafieken en draaitabelhulpprogramma's gebruikt om een dynamisch dashboard te maken. Vervolgens bieden we gebruikers de mogelijkheid om de gegevens snel op de gewenste manier te filteren met slicers en een tijdlijn, waardoor uw draaitabellen en grafieken automatisch kunnen worden uitgebreid en samengevouwen om alleen de informatie weer te geven die gebruikers willen zien. Bovendien kunt u uw dashboard snel vernieuwen wanneer u gegevens toevoegt of bijwerkt. Dit is erg handig omdat u het dashboardrapport maar één keer hoeft te maken.

In dit voorbeeld maken we vier draaitabellen en -grafieken op basis van één gegevensbron.

Zodra uw dashboard is gemaakt, laten we u zien hoe u het met personen kunt delen door een Microsoft-groep te maken. We hebben ook een interactieve Excel-werkmap die u kunt downloaden en deze stappen zelf kunt uitvoeren.

De werkmap voor zelfstudie voor het Excel-dashboard downloaden.

Uw gegevens ophalen

U kunt gegevens rechtstreeks kopiëren en plakken in Excel of u kunt een query instellen vanuit een gegevensbron. Voor dit onderwerp hebben we de query Verkoopanalyse uit de sjabloon Northwind Traders voor Microsoft Access gebruikt. Als u deze wilt gebruiken, opent u Access en gaat u naar Bestand > Nieuwe > Zoeken en voert u in Zoeken 'Noordwind' in en maakt u de sjabloondatabase. Zodra u dat hebt gedaan, hebt u toegang tot alle query's die zijn opgenomen in de sjabloon. We hebben deze gegevens al voor u in de Excel-werkmap geplaatst, dus u hoeft zich geen zorgen te maken als u geen Toegang hebt.
Controleer of uw gegevens correct zijn gestructureerd zonder ontbrekende rijen of kolommen. Elke rij moet een afzonderlijke record of afzonderlijk item voorstellen. Zie Get & Transform in Excel voor hulp bij het instellen van een query of als uw gegevens moeten worden gemanipuleerd.
U kunt de gegevens opmaken als een Excel-tabel als dat nog niet is gebeurd. Als u gegevens vanuit Access importeert, worden deze automatisch als een tabel geïmporteerd.

Draaitabellen maken

Selecteer een cel in het gegevensbereik en ga naar Invoegen > Draaitabel > Nieuw werkblad. Zie Een draaitabel maken om werkbladgegevens te analyseren voor meer informatie.
Voeg de gewenste draaitabelvelden toe en maak ze naar wens op. Deze draaitabel is de basis voor andere draaitabellen, dus u moet nu wat tijd besteden aan het aanbrengen van de benodigde aanpassingen aan stijl, rapportindeling en algemene opmaak, zodat u dit niet meerdere keren hoeft te doen. Zie de indeling en opmaak van een draaitabel ontwerpen voor meer informatie.

Hier hebben we een overzicht op het hoogste niveau gemaakt van verkopen op productcategorie en in aflopende volgorde gesorteerd op het veld Verkoop.

Zie Gegevens sorteren in een draaitabel of draaigrafiek voor meer informatie.
Als u de draaitabel hebt gemaakt, selecteert u deze en kunt u deze in de lege gebieden in het werkblad kopiëren en plakken. In dit voorbeeld kunnen de rijen in de draaitabel worden verwisseld maar niet de kolommen, zodat we de tabellen in dezelfde rij hebben geplaatst met telkens een lege kolom ertussen. Mogelijk vindt u het handiger de draaitabellen onder elkaar te plaatsen als de kolommen kunnen worden uitgebreid.

Belangrijk: Draaitabellen kunnen elkaar niet overlappen, dus zorg ervoor dat uw ontwerp voldoende ruimte biedt om ze uit te breiden en samen te vouwen wanneer waarden worden gefilterd, toegevoegd of verwijderd.

Op dit moment wilt u uw draaitabellen misschien een zinvolle naam geven, zodat u weet wat ze doen. Anders krijgt Excel de naam Draaitabel1, Draaitabel2, enzovoort. U kunt elk item selecteren, vervolgens naar Draaitabel analyseren > draaitabel gaan en vervolgens een nieuwe naam invoeren in het vak Naam van draaitabel . Dit wordt belangrijk als u de draaitabellen gaat koppelen aan besturingselementen voor de slicers en de tijdlijn.

Draaigrafieken maken

Klik ergens in de eerste draaitabel en ga naar Draaitabel analyseren > Hulpmiddelen > draaigrafiek en selecteer vervolgens een grafiektype. We hebben gekozen voor een combinatiegrafiek met Verkoop als een gegroepeerd kolomdiagram en % totaal als een lijndiagram dat is uitgezet op de secundaire as.
Selecteer de grafiek en vervolgens de gewenste grootte en opmaak op de tabbladen Draaigrafiek analyseren, Ontwerpen en Opmaak . Zie onze reeks over Opmaakgrafieken voor meer informatie.
Herhaal de procedure voor elk van de overige draaitabellen.
Dit is een goed moment om ook de naam van uw draaigrafieken te wijzigen. Ga naar Draaigrafiek analyseren > draaigrafiek en voer een nieuwe naam in het vak Grafieknaam in.

Slicers en een tijdlijn toevoegen

Met slicers en tijdlijnen kunt u snel uw draaitabellen en draaigrafieken filteren, zodat u alleen de informatie kunt zien die voor u zinvol is.

Geëxplodeerde weergave van slicers en een besturingselement voor een tijdlijn in een dashboard

Selecteer een draaitabel en ga naar Draaitabel analyseren > Filter > Slicer invoegen en controleer vervolgens elk item dat u wilt gebruiken voor een slicer. Voor dit dashboard hebben we Categorie, Productnaam, Werknemer en Klantnaam geselecteerd. Wanneer u op OK klikt, worden de slicers in het midden van het scherm toegevoegd, op elkaar gestapeld. U moet ze dus zo nodig rangschikken en het formaat ervan aanpassen.
Sliceropties: Als u op een slicer klikt, kunt u naar het tabblad Slicer gaan en verschillende opties selecteren, zoals Stijl en hoeveel kolommen er worden weergegeven. U kunt meerdere slicers uitlijnen door ze te selecteren met Ctrl+linksklikken en vervolgens de hulpmiddelen uitlijnen op het tabblad Hulpmiddelen voor slicers gebruiken.
Slicer Connections: Slicers worden alleen verbonden met de draaitabel die u hebt gebruikt om ze te maken. Daarom moet u elke slicer selecteren en vervolgens naar Slicer > Slicer gaan > Rapport Connections en controleren met welke draaitabel u verbinding wilt maken. Slicers en tijdlijnen kunnen draaitabellen op elk werkblad beheren, zelfs als het werkblad verborgen is.
Een tijdlijn toevoegen: Selecteer een draaitabel en ga naar Draaitabel analyseren > Filter > Tijdlijn invoegen en controleer vervolgens elk item dat u wilt gebruiken. Voor dit dashboard hebben we Orderdatum geselecteerd.
Tijdlijnopties: Klik op de tijdlijn, ga naar het tabblad Tijdlijn en selecteer opties zoals Stijl, Koptekst en Bijschrift. Selecteer de optie Rapportverbindingen om de tijdlijn aan de gewenste draaitabellen te koppelen.

Meer informatie over besturingselementen voor slicers en tijdlijnen.

Volgende stappen

Uw dashboard is nu functioneel voltooid, maar u moet het waarschijnlijk nog steeds zo rangschikken als u het wilt en de laatste aanpassingen aanbrengen. U kunt bijvoorbeeld een rapporttitel of achtergrond toevoegen. Voor ons dashboard hebben we shapes rond de draaitabellen toegevoegd en Koppen en rasterlijnen op het tabblad Beeld uitgeschakeld.

Zorg ervoor dat u al uw slicers en tijdlijnen test om er zeker van te zijn dat uw draaitabellen en draaigrafieken zich naar wens gedragen. U kunt situaties tegenkomen waarin bepaalde selecties problemen veroorzaken als de ene draaitabel een andere wil aanpassen en overlappen, wat niet kan en een foutbericht wordt weergegeven. Deze problemen moeten worden opgelost voordat u uw dashboard distribueert.

Zodra u klaar bent met het instellen van uw dashboard, kunt u klikken op het tabblad Uw dashboard delen boven aan dit onderwerp om te leren hoe u het kunt distribueren.