Een digitale handtekening voor Microsoft 365-bestanden toevoegen of verwijderen

Handtekeningcertificaat en certificeringsinstantie

Handtekeningcertificaat     Als u een digitale handtekening wilt maken, hebt u een handtekeningcertificaat nodig waarmee u uw identiteit aantoont. Wanneer u een digitaal ondertekende macro of ondertekend document verzendt, verzendt u ook uw certificaat en een openbare sleutel. Certificaten worden uitgegeven door een certificeringsinstantie en kunnen verlopen of worden ingetrokken, net zoals een rijbewijs. Een certificaat is normaal gesproken geldig gedurende een jaar, waarna de ondertekenaar het handtekeningcertificaat moet verlengen of een nieuw exemplaar moet aanvragen om zijn of haar identiteit aan te tonen.

Certificeringsinstantie (CA)     Een certificeringsinstantie is een entiteit die vergelijkbaar is met een notaris. De instantie geeft digitale certificaten uit, ondertekent certificaten om de geldigheid te controleren en houdt bij welke certificaten zijn ingetrokken of verlopen.

Welke garanties biedt een digitale handtekening?

• Authenticiteit     De ondertekenaar is bevestigd als ondertekenaar.

• Integriteit     De inhoud is niet gewijzigd of gemanipuleerd nadat deze digitaal is ondertekend.

• Onweerlegbaarheid     Bevat een bewijs van oorsprong van de ondertekende inhoud voor alle partijen. Weerlegbaarheid houdt in dat een ondertekenaar ontkent dat bepaalde ondertekende inhoud van hem of haar komt.

• Notarisatie     Handtekeningen in Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden die een tijdstempel van een beveiligde tijdstempelserver bevatten, hebben in bepaalde omstandigheden de geldigheid van een legalisatie.

Als de maker van de inhoud deze garanties wil bieden, moet de maker deze digitaal ondertekenen met een handtekening die voldoet aan de volgende criteria:

• De digitale handtekening is ongeldig.

• Het certificaat dat aan de digitale handtekening is gekoppeld, is niet verlopen.

• De ondertekenende persoon of organisatie, ook wel uitgever genoemd, is vertrouwd.

  Belangrijk: Ondertekende documenten die een geldig datumstempel hebben, worden geacht een geldige handtekening te bevatten, ongeacht de ouderdom of intrekkingsstatus van het handtekeningcertificaat.

• Het certificaat dat bij de digitale handtekening hoort en aan de ondertekende uitgever is verleend, is uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie.

Naar boven

Een handtekeningregel maken in Word of Excel

1. Plaats de aanwijzer op de locatie in het document of werkblad waarop u een handtekeningregel wilt toevoegen.

2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op de lijst Handtekeningregel en klik vervolgens op Microsoft Office-handtekeningregel.

3. Typ in het dialoogvenster Handtekeninginstellingen informatie die onder de handtekeningregel wordt weergegeven:
   

   • Voorgestelde ondertekenaar     De volledige naam van de ondertekenaar.

   • Functie van de voorgestelde ondertekenaar     De functie van de ondertekenaar.

   • E-mailadres van de voorgestelde ondertekenaar     Het e-mailadres van de ondertekenaar.

   • Instructies voor de ondertekenaar     Voeg instructies toe voor de ondertekenaar toe, zoals 'Controleer of de inhoud juist is voor dat u het document ondertekent'.

4. Schakel een of beide selectievakjes in:

   • De ondertekenaar mag opmerkingen toevoegen aan het ondertekenvenster     Sta toe dat de ondertekenaar een doel voor de ondertekening typt.

   • Datum van ondertekening weergeven op handtekeninglijn     De datum waarop het document is ondertekend wordt bij de handtekening weergegeven.

Naar boven

De handtekeningregel ondertekenen in Word of Excel

Wanneer u een handtekeningregel ondertekent, worden een zichtbare weergave van uw handtekening en een digitale handtekening toegevoegd.

1. Klik in het document met de rechtermuisknop op de handtekeningregel.

   Opmerking: Als het bestand wordt geopend in de beveiligde weergave, klikt u op Toch bewerken als het bestand afkomstig is van een betrouwbare bron.

2. Selecteer Ondertekenen in het menu.

   • Als u een afgedrukte versie van uw handtekening wilt toevoegen, typt u uw naam in het vak naast X.

   • Als u een afbeelding van uw geschreven handtekening wilt selecteren, klikt u op Afbeelding selecteren. Zoek in het dialoogvenster Handtekeningafbeelding selecteren de locatie van het handtekeningafbeeldingsbestand, selecteer het gewenste bestand en klik vervolgens op Selecteren.

     Notities: 

     • Voor klanten die taalversies voor Chinees (traditioneel of vereenvoudigd), Koreaans of Japans gebruiken, wordt de optie Stempelhandtekeningregel weergegeven.

     • Bovendien kunt u een handtekening op een handtekeningregel plaatsen door hierop te dubbelklikken. Typ uw naam naast de X. U kunt ook in het handtekeningdeelvenster in het gedeelte Aangevraagde handtekeningen op de pijl naast de handtekening klikken. Klik in het menu op Ondertekenen.

   • Als u een handgeschreven handtekening wilt toevoegen (alleen voor gebruikers van een Tablet PC), tekent u uw naam in het vak naast X met behulp van de inktfunctie.

   • Klik op Ondertekenen.

   • De knop Handtekeningen wordt onder aan het document of werkblad weergegeven.

De volgende afbeelding bevat de knop Handtekeningen.

Naar boven

Digitale handtekeningen verwijderen uit Word of Excel

1. Open het document of werkblad met de zichtbare handtekening die u wilt verwijderen.

2. Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel.

3. Klik op Handtekening verwijderen.

4. Klik op Ja.

Naar boven

Onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen aan Word, Excel of PowerPoint

Als u de echtheid van de inhoud in een document wilt beschermen, kunt u een onzichtbare digitale handtekening toevoegen. Bij ondertekende documenten wordt de knop Handtekeningen onder aan het document weergegeven.

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info.

3. Klik op Document beveiligen, Werkmap beveiligen of Presentatie beveiligen.

4. Selecteer Een digitale handtekening toevoegen.

5. Lees het bericht van Word, Excel of PowerPoint en klik op OK.

6. Typ het doel in het vak Doel van het ondertekenen van dit document in het dialoogvenster Ondertekenen.

7. Klik op Ondertekenen.

Wanneer een bestand digitaal is ondertekend, wordt de knop Handtekeningen weergegeven en krijgt het bestand de status alleen-lezen, zodat het niet kan worden gewijzigd.

Naar boven

Onzichtbare digitale handtekeningen verwijderen uit Word, Excel of PowerPoint

1. Open het document, het werkblad of de presentatie met de onzichtbare handtekening die u wilt verwijderen.

2. Klik op het tabblad Bestand.

3. Klik op Info.

4. Klik op Handtekeningen weergeven.

5. De document-, werkblad- of presentatieweergave wordt opnieuw weergegeven met het deelvenster Handtekeningen.

6. Klik naast de handtekening op de pijl.

7. Klik op Handtekening verwijderen

8. Klik op Ja.

Naar boven