Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook

Een gedeeld postvak toevoegen aan het nieuwe Outlook

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u het nieuwe Outlook opnieuw. Het gedeelde postvak wordt automatisch weergegeven in het mappenvenster.

Wat gebeurt er als dat niet werkte?

Als uw beheerder u onlangs heeft toegevoegd aan een gedeeld postvak, kan het enkele minuten duren voordat het gedeelde postvak wordt weergegeven. Wacht even en sluit de nieuwe Outlook opnieuw. Of voeg het gedeelde vak handmatig toe.

1. Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster in de nieuwe Outlook.

2. Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op uw accountnaam en selecteer Gedeelde map of postbus toevoegen.
   

3. Typ in het venster Gedeelde map of postvak toevoegen de naam van het postvak dat u wilt openen, info@contoso.combijvoorbeeld .

   Opmerking

   U kunt het gedeelde postvak op elk gewenst moment toevoegen, maar voordat u het kunt gebruiken, moet uw IT-beheerder u toevoegen als lid.

Het gedeelde postvak zoeken in het mappenvenster

Zoek in het mappenvenster aan de linkerkant de map Gedeeld met mij . Selecteer de map om deze uit te vouwen. Uw gedeelde postvak is een submap onder Gedeeld met mij. Wanneer u daar de naam van het gedeelde postvak selecteert, wordt dit uitgevouwen en worden de standaard-e-mailmappen weergegeven, zoals Postvak IN, Concepten en Verzonden items.

E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak

1. Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster in de nieuwe Outlook voor Windows.
2. Selecteer Nieuwe>e-mail op het tabblad Start.
3. Als u het veld Van niet ziet boven aan uw bericht (naast Verzenden), selecteert u op het tabblad Opties de optie Van weergeven.
4. Selecteer Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.
5. Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.
   Als u vanaf nu een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van .
   Wanneer u een bericht verzendt vanuit een gedeeld postvak, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

1. Open het nieuwe Outlook voor Windows.
2. Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.
3. In het veld Van boven aan het bericht moet u de naam van het gedeelde postvak zien. Als u deze niet ziet, kiest u de vervolgkeuzelijst en kies het gedeelde postvak.
4. Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.
   Wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van .
   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Zoeken in het gedeelde postvak

Zodra een gedeeld postvak is toegevoegd aan het nieuwe Outlook, is het zoeken hierin vergelijkbaar met het zoeken in een primair postvak.

1. Open het nieuwe Outlook voor Windows.
2. Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenvenster.
3. Typ in het zoekvak boven in het Outlook-venster de query die u wilt gebruiken om te zoeken en druk op Enter.
   De berichtenlijst bevat resultaten die zijn gebaseerd op de zoekopdracht in die geselecteerde map in het gedeelde postvak.

De gedeelde agenda van het gedeelde postvak gebruiken

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.

1. Ga in de nieuwe Outlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.
   Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.
2. Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.

De gedeelde lijst met contactpersonen in het postvak gebruiken

Contactpersonen voor gedeelde postvakken en postvakken van andere gebruikers zijn momenteel niet beschikbaar in het nieuwe Outlook. De Outlook-organisatie van Microsoft werkt actief aan het bijwerken hiervan.

Beschikbaarheid van invoegtoepassingen in gedeelde postvakken

In de nieuwe Outlook voor Windows varieert de ondersteuning van invoegtoepassingen in gedeelde postvakken afhankelijk van het specifieke scenario en van het feit of het gedeelde postvak is gepromoveerd naar een volledig account. Zie Invoegtoepassingen gebruiken in Outlook voor meer informatie over deze scenario's.

Wat moet ik nog meer weten over gedeelde postvakken in het nieuwe Outlook?

Zie hier voor meer informatie over het toevoegen van een gedeeld postvak als een account . Als u een gedeeld postvak toevoegt als account, krijgt u ondersteuning voor de volgende mogelijkheden:

Andere mogelijkheden die momenteel niet beschikbaar zijn voor gedeelde postvakken, maar die in een toekomstige update worden toegevoegd:

• Nieuwe gedelegeerde toegang tot een postvak verlenen

Hier volgen enkele e-mailtips om directieassistenten en gemachtigden te helpen beter te navigeren in postvakbeheer in het nieuwe Outlook.

Tips voor e-mail

E-mailfilters en -regels voor leidinggevende beheerders

In het nieuwe Outlook kunnen leidinggevende beheerders het e-mailfilter Heeft agenda-uitnodigingen gebruiken om eenvoudig uitnodigingen voor vergaderingen te vinden.

U kunt ook een regel voor ontvangen Email voor anderen instellen voor het account van uw manager en dit automatisch naar een aparte map verplaatsen en het naar wens categoriseren.

E-mailberichten slepen en neerzetten om taken te maken

Blijf moeiteloos op de hoogte door e-mailberichten naar Mijn dag te slepen om ze om te zetten in taken.

E-mailberichten vastmaken voor snelle toegang

U kunt nu een e-mailbericht vastmaken aan de bovenkant van uw Postvak IN, zodat u niet terug hoeft te gaan om ernaar te zoeken. Beweeg of klik met de rechtermuisknop op de e-mail en selecteer Vastmaken om deze vast te maken.

Plannen wanneer e-mailberichten moeten worden verzonden

In de huidige wereld van hybride werken kan uw dag de nacht van iemand anders zijn, dus u wilt niet midden in de nacht een e-mail naar iemand sturen. Met de nieuwe Outlook is het eenvoudig om een e-mail te verzenden wanneer u wilt. Selecteer de vervolgkeuzepijl naast Verzenden en kies Verzenden plannen.

E-mail uitstellen

Soms is e-mail erg belangrijk, maar nu nog niet. Met de functie Uitstellen kunt u een tijdstip plannen waarop de e-mail opnieuw in uw Postvak IN wordt afgeleverd. Deze verschijnt op het gewenste tijdstip, zodat u de e-mail kunt afhandelen wanneer u het juiste moment uitkomt. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Uitstellen of selecteer Uitstellen op het lint. Kies vervolgens het tijdstip waarop het bericht moet worden bezorgd.

Een gedeeld postvak toevoegen aan de klassieke versie van Outlook

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. Het gedeelde postvak wordt in het klassieke Outlook automatisch weergegeven in het mappenvenster.

Wat gebeurt er als dat niet werkte?

• Als uw beheerder u onlangs heeft toegevoegd aan een gedeeld postvak, kan het enkele minuten duren voordat het gedeelde postvak wordt weergegeven. Wacht even en sluit vervolgens en start Outlook opnieuw.

• Als dat niet werkt, voeg dan handmatig het gedeelde postvak toe aan Outlook:

  1. Open de klassieke versie van Outlook.
  2. Selecteer het tabblad Bestand op het lint en selecteer vervolgens Accountinstellingen>Accountinstellingen.
  3. Selecteer het tabblad E-mail.
  4. Zorg ervoor dat het juiste account is gemarkeerd, en kies vervolgens Wijzigen.
  5. Kies Meer instellingen>,Geavanceerd>toevoegen.
  6. Typ het gedeelde e-mailadres, zoals info@contoso.com.
  7. Kies OK>,OK.
  8. Kies Volgende>eindig>, Sluiten.

E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak

1. Open de klassieke versie van Outlook.
2. Kies Nieuwe e-mail.
3. Als u het veld Van niet ziet aan het begin van uw bericht, kies dan Opties>Van.
4. Selecteer Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.
5. Kies OK.
6. Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.
   Als u vanaf nu een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van .
   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

1. Open de klassieke versie van Outlook.
2. Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.
3. In het veld Van boven aan het bericht moet u de naam van het gedeelde postvak zien. Als u deze niet zien, kiest u de vervolgkeuzelijst en kies het gedeelde postvak.
4. Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.
   Wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van .
   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Zoeken in het gedeelde postvak

Als een gedeeld postvak is toegevoegd aan Outlook, is het zoeken erin vergelijkbaar met het zoeken in een primair postvak.

1. Open de klassieke versie van Outlook.
2. Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenpaneel aan de linkerkant.
3. Typ de zoekopdracht in het zoekvak boven aan het lint (werkbalk).
4. Start de zoekopdracht door op Enter te drukken of de vergrootglasknop aan de rechterkant van het zoekvak te selecteren.
   De berichtenlijst retourneert resultaten op basis van de zoekopdracht in de geselecteerde map in het gedeelde postvak.

De gedeelde agenda gebruiken

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.

1. Ga in de klassieke versie van Outlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.
   
2. Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.
3. Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.

Gebruik de gedeelde lijst met contactpersonen

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde lijst met contactpersonen die is gekoppeld aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn contactpersonen.

1. Kies in de klassieke versie van Outlook de optie People.
2. Kies onder Mijn contactpersonen de map met contactpersonen voor de lijst met gedeelde contactpersonen.
   

Beschikbaarheid van invoegtoepassingen in gedeelde postvakken

In de klassieke versie van Outlook voor Windows varieert de ondersteuning voor invoegtoepassingen in gedeelde postvakken afhankelijk van het specifieke scenario. Zie Invoegtoepassingen gebruiken in Outlook voor meer informatie over deze scenario's.

Voeg het gedeelde postvak toe, zodat het wordt weergegeven onder uw primaire postvak

Gebruik deze methode, als u de e-mails in uw primaire postvak en de gedeelde postvak tegelijkertijd wilt controleren. Als u deze taak hebt voltooid, worden het gedeelde postvak en de daarbij behorende mappen elke keer dat u webversie van Outlook opent weergegeven in het linker navigatievenster.

1. Meld u aan bij uw account in webversie van Outlook.
2. Klik voor Exchange Online-postvakken met de rechtermuisknop op Mappen in het linkernavigatiedeelvenster en kies Gedeelde map of postbus toevoegen. Voor on-premises Exchange-postvakken klikt u met de rechtermuisknop op de naam van uw primaire postvak (zoals Kylie Dempsey) in het linkernavigatiedeelvenster en kiest u Gedeelde map of postvak toevoegen.
   
3. Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam van het gedeelde postvak waarvan u lid bent, zoals info@contoso.com.

Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de Mappenlijst in webversie van Outlook. U kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals u dat gewend bent met uw primaire postvak. U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit uw Mappenlijst. Als u het wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en vervolgens op Verwijderen.

Meldingen ontvangen van nieuwe berichten in een gedeeld postvak

Als u meldingen wilt ontvangen van nieuwe berichten in het Postvak IN van een gedeeld postvak, moet u het gedeelde postvak openen in een afzonderlijk browservenster.

Het gedeelde postvak openen in een aparte browservenster

Gebruik deze methode, als u de e-mail voor de gedeelde mailbox in een eigen browservenster wilt lezen en beheren. Met deze methode kunt u ook meldingen ontvangen over nieuwe items in het Postvak IN van het gedeelde postvak.

1. Meld u aan bij uw account in webversie van Outlook.

2. Selecteer uw naam op de navigatiebalk van webversie van Outlook. Er verschijnt een lijst.

3. Selecteer Ander postvak openen.

4. Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen en selecteer Openen. Er wordt nog een webversie van Outlook sessie geopend in een afzonderlijk venster, zodat u toegang krijgt tot het andere postvak.

   Tip

   Als u het e-mailadres van het postvak verkeerd typt, wordt het resultaat 'is niet gevonden' weergegeven. Typ het e-mailadres opnieuw.

Verzend een e-mail vanuit de gedeelde mailbox

1. Kies Nieuwe e-mail boven de mappenlijst. In het leesvenster wordt een nieuw berichtenformulier geopend.

2. Kies boven aan het bericht >weergeven vanaf.
   
   Deze optie toont dat de personen die het e-mailbericht ontvangen, kunnen zien dat het bericht afkomstig is van het gedeelde postvak en niet van uw eigen e-mailaccount.

3. Tijdens de eerste keer dat u het gedeelde postvak gebruikt, moet u het adres toevoegen aan de opties in de vervolgkeuzelijst Van :

   1. Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.
      
   2. Typ het gedeelde adres. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres ervan weergegeven als een optie in de vervolgkeuzelijst Van .

4. Als u geadresseerden wilt toevoegen, typt u de naam in van een persoon in uw map met contactpersonen of in de adreslijst van de organisatie of typt u het e-mailadres in het vak Aan of CC . De eerste keer dat u de naam van een persoon invoert, wordt webversie van Outlook gezocht naar het adres van die persoon. Hierna wordt de naam in de cache opgeslagen, zodat deze snel wordt omgezet.

5. Typ een onderwerp.

6. Typ het bericht dat u wilt verzenden.

7. Als het bericht klaar is om te worden verzonden, selecteert u Verzenden.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

Tijdens de eerste keer dat u reageert op een naar het gedeelde postvak verzonden postvak, moet u het gedeelde adres toevoegen aan de vervolgkeuzelijst van . U doet dit als volgt:

1. Open de webversie van Outlook en ga naar het gedeelde postvak.
2. Open een bericht dat naar het gedeelde adres is verzonden.
3. Selecteer Beantwoorden.
4. Kies boven aan het bericht >weergeven vanaf.
   
5. Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.
   
6. Typ het gedeelde adres en verzend het bericht. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres ervan weergegeven als een optie in de vervolgkeuzelijst Van .

Automatische antwoorden verzenden vanuit een gedeeld postvak

Alleen de Microsoft 365-beheerder heeft machtigingen om de mogelijkheid in te stellen om automatische antwoorden te verzenden vanuit een gedeeld postvak. Vraag uw beheerder om Een gedeeld postvak maken te raadplegen voor instructies.

Beschikbaarheid van invoegtoepassingen in gedeelde postvakken

In de webversie van Outlook varieert de ondersteuning van invoegtoepassingen in gedeelde postvakken afhankelijk van het specifieke scenario en de manier waarop het gedeelde postvak wordt geopend. Zie Invoegtoepassingen gebruiken in Outlook voor meer informatie over deze scenario's.