De capaciteit van uw Outlook-postvak is niet oneindig en de kans is groot dat u ook in de toekomst gewoon e-mail blijft ontvangen. Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.
Opmerking: De opdracht Archiveren en -functie wordt niet weergegeven voor een account in uw Outlook-profiel als u een Exchange Server-account op neemt en uw organisatie Microsoft Exchange Server Onlinearchief gebruikt. De netwerkbeheerder kan deze functie ook uitschakelen.
In Outlook wordt standaard AutoArchiveren gebruikt om items regelmatig te archiveren. Zie Oudere items automatisch archiveren voor meer informatie.
U kunt ook items op elk gewenst moment handmatig archiveren. Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze kunnen worden gearchiveerd.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Klik Outlook 2013: op Bestand >Info > Opschoningshulpmiddelen > Archiveren.
-
In Outlook 2016: Klik op Bestand > Info > Hulpprogramma’s > Oude items opschonen
Tip: Archiveren en AutoArchiveren zijn mogelijk niet beschikbaar als uw e-mailprofiel is verbonden met een Exchange-server. Ook is het mogelijk dat uw organisatie een archiveringsbeleid voor e-mail volgt waarmee AutoArchiveren wordt overschreven. Vraag uw systeembeheerder om meer informatie.
-
-
Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en kies de map die u wilt archiveren.
-
Voer onder Items archiveren van voor een datum in.
-
U kunt meerdere PST-bestanden maken als u sommige mappen wilt archiveren met verschillende instellingen. Mogelijk wilt u bijvoorbeeld items in uw map Verzonden langer bewaren dan items in uw map Postvak IN.
-
Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in als u individuele items wilt archiveren die bij automatische archivering worden uitgesloten. Met deze optie wordt de markering voor deze items niet verwijderd, maar wordt het selectievakje Niet AutoArchiveren voor dit archief genegeerd.
-
Klik op OK.
AutoArchiveren uitschakelen
Als u alleen wilt archiveren wanneer u dat wilt, schakelt u AutoArchiveren uit.
-
Klik op Bestand > Opties > Geavanceerd.
-
Klik onder AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.
-
Schakel het selectievakje Elke n dagen uit.
Belangrijk:
Office 2010 wordt niet langer ondersteund. Voer een upgrade uit naar Microsoft 365 om vanaf elk apparaat te werken en blijf ondersteuning ontvangen.
Nu upgraden
Oudere items worden Outlook regelmatig automatisch gearchiveerd. Zie AutoArchiveren gebruiken om een back-upte maken of items te verwijderen voor meer informatie over AutoArchiveren.
U kunt ook handmatig een back-up maken en items archiveren, naast AutoArchiveren of als vervanging. Handmatig archiveren biedt flexibiliteit en stelt u in staat om precies op te geven welke mappen in het archief zijn opgenomen en welk archief Outlook Gegevensbestand (.pst) wordt gebruikt.
Ga als volgt te werk om Outlook items handmatig te archiveren:
-
Klik op het tabblad Bestand
-
Klik op Opschoningshulpmiddelen.
-
Klik op Archiveren.
-
Klik op de optie Deze map en alle submappen archiveren en klik vervolgens op de map die u wilt archiveren. Een submap van de map die u selecteert, wordt opgenomen in dit handmatige archief.
-
Voer onder Items archiveren van voor een datum in.
-
Als u het standaardbestand of de standaardlocatie niet wilt gebruiken, klikt u onder Archiefbestand op Bladeren om een nieuw bestand of nieuwe locatie op te geven. Blader naar het bestand dat u wilt zoeken of voer de bestandsnaam in en klik vervolgens op OK. De locatie van het doelbestand wordt weergegeven in het vak Archiefbestand.
-
Schakel het selectievakje Items opnemen met 'Niet autoarchiveren' ingeschakeld in om items op te nemen die mogelijk afzonderlijk zijn gemarkeerd om te worden uitgesloten van automatische archivering. Deze optie verwijdert deze uitsluiting niet uit deze items, maar negeert in plaats daarvan het selectievakje Niet autoArchiveren alleen voor dit archief.
AutoArchiveren uitschakelen
Als u alleen handmatig wilt archiveren, moet u AutoArchiveren uitschakelen. Ga als volgt te werk:
-
Klik op het tabblad Bestand.
-
Klik op Opties.
-
Klik op het tabblad Geavanceerd onder AutoArchiverenop AutoArchiveren Instellingen.
-
Het selectievakje AutoArchiveren elke n dag uitvoeren uit.
Belangrijk:
Office 2007 wordt niet langer ondersteund. Voer een upgrade uit naar Microsoft 365 om vanaf elk apparaat te werken en blijf ondersteuning ontvangen.
Nu upgraden
AutoArchiveren, dat standaard is ingeschakeld, verplaatst oude items automatisch naar een archieflocatie met geplande intervallen. U kunt echter handmatig een back-up maken en items archiveren naar een locatie die u opgeeft.
Opmerking: De Microsoft Office Outlook 2007 AutoArchiveren kunnen worden aangepast. In plaats van een back-up te maken of uw items handmatig te archiveren, kunt u zien dat AutoArchiveren aan uw behoeften kan voldoen. Zie AutoArchiveren gebruiken om een back-up te maken ofitems te verwijderen voor meer informatie.
-
Klik in het menu Bestand op Archiveren.
-
Selecteer de optie Deze map en alle submappen archiveren en geef vervolgens een datum op onder Items archiveren die ouder zijn dan.
-
Klik onder Archiefbestandop Bladeren om een nieuw bestand of nieuwe locatie op te geven als u het standaardbestand of de standaardlocatie niet wilt gebruiken.
-
Schakel het selectievakje Items opnemen met het selectievakje Niet automatischarchiveren in als u een vorige instelling wilt overschrijven om bepaalde items niet automatisch te archiveren. Als u ervoor kiest om deze items handmatig te archiveren tijdens deze procedure, worden de items opnieuw onderworpen aan de instelling Niet autoArchiveren, tenzij u deze instelling in de toekomst handmatig opnieuw overschrijven.
-
Klik op OK.
Opmerking: Outlook maakt automatisch een ander archiefbestand voor items in de map en de opgegeven locatie.
