Kolomtypen en opties voor lijsten en bibliotheken

Overzicht

Met kolommen kunt u duidelijke weergaven maken van de items in een lijst of bibliotheek. Met behulp van kolommen kunt u items sorteren, groeperen en filteren, en kunt u gegevens over items automatisch berekenen en de resultaten van deze berekeningen weergeven. Met kolommen kunt u ook opgeven welke gegevens over een item moeten worden ingevoerd wanneer iemand een item toevoegt aan een lijst of bibliotheek. Wanneer een item wordt toegevoegd, verschijnt er een formulier met velden en opties voor het invoeren van informatie. Wanneer u een lijst of bibliotheek maakt, worden bepaalde kolommen, zoals Titel of Gewijzigd door, automatisch gemaakt. U kunt extra kolommen maken die aan uw behoeften voldoen. De kolommen die u maakt, bepalen welke velden en opties in dat formulier worden weergegeven. en de kolommen die kunnen worden toegevoegd aan weergaven van de lijst of bibliotheek.

U geeft het gewenste kolomtype op wanneer u een kolom maakt. In sommige gevallen kunt u ook een ander type kolom kiezen voor een bestaande kolom, maar dit is afhankelijk van het type en de hoeveelheid gegevens die momenteel in de kolom zijn opgeslagen. Wanneer het kolomtype van een bestaande kolom wordt gewijzigd, kunnen de gegevens die al in de kolom zijn opgeslagen, beschadigd raken. Het is daarom belangrijk te bepalen welk soort gegevens u wilt opslaan voordat u een kolom maakt. Houd rekening met het volgende bij het bepalen van het type kolom:

• Welk soort gegevens wilt u opslaan? Alleen brieven? Alleen cijfers? Opgemaakte tekst? U kunt bijvoorbeeld geen letters opslaan in een kolom Numeriek . Als u weet welk type gegevens u wilt opslaan, moet u als eerste het meest geschikte kolomtype kiezen.
  Sommige metagegevens van bestanden, zoals Gemaakt op en Gewijzigd op, zijn al beschikbaar in verborgen, automatisch gegenereerde kolommen. Als u een dergelijke kolom in uw lijst wilt weergeven, selecteert u Kolom> toevoegenKolommen weergeven/verbergen en selecteert u vervolgens de gewenste kolom.
• Wil je de gegevens gebruiken in financiële berekeningen? Als dit het geval is, is het kolomtype Valuta de beste optie.
• Wilt u de gegevens gebruiken in wiskundige berekeningen? Hoe nauwkeurig moeten die berekeningen zijn? U kunt gegevens berekenen in de kolommen Getal of Valuta , maar niet in de kolommen Tekst . Bovendien zijn berekeningen in een valutakolom het nauwkeurigst.
• Hoe wilt u de gegevens in de kolom sorteren? In een tekstkolom worden getallen gesorteerd als tekenreeksen (1, 10, 100, 2, 20, 200, enzovoort), niet als numerieke waarden. Gebruik een kolom Getal of Valuta om getallen als numerieke waarden te sorteren. Ook worden veel datumnotaties niet correct gesorteerd als ze zijn opgeslagen in een tekstkolom . Gebruik een kolom Datum en tijd om datums correct te sorteren.
• Wilt u ervoor zorgen dat er gegevens in de kolom worden ingevoerd? Als dit het geval is, kunt u opgeven dat de kolom verplicht is en dat personen geen item kunnen toevoegen zonder de gegevens in te voeren.

Een regel tekst

Hiermee kunt u kleine hoeveelheden niet-opgemaakte tekst op één regel verzamelen en weergeven, waaronder:

• Alleen tekst, zoals voornamen, achternamen of afdelingsnamen
• Combinaties van tekst en getallen, zoals adressen of rekeningnummers
• Getallen die niet in berekeningen worden gebruikt, zoals werknemersnummers, telefoonnummers, postcodes of onderdeelnummers

Een kolom met één tekstregel kan maximaal 255 tekens per regel bevatten. Als u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt en opgemaakte tekst of meer dan één tekstregel tegelijk wilt weergeven, maakt u een kolom met meerdere tekstregels . U kunt een bestaande kolom met één tekstregel wijzigen in een kolom met meerdere tekstregels zonder dat er gegevens verloren gaan die al in de kolom zijn opgeslagen.

U kunt een kolom met één tekstregel als volgt aanpassen:

• Een tekenlimiet toewijzen Beperk het aantal tekens door het Maximum aantal tekens in te stellen. Als de kolom bijvoorbeeld werknemer-id's van vijf cijfers bevat, kunt u deze functie gebruiken om ervoor te zorgen dat er slechts vijf tekens worden ingevoerd.
• Een standaardwaarde weergeven Automatisch specifieke tekst weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook andere tekst kunnen invoeren als dat nodig is. Wanneer u de standaardwaarde instelt, kunnen mensen sneller informatie invoeren door de standaardwaarde te accepteren, tenzij ze deze moeten wijzigen. Als in de kolom bijvoorbeeld de naam staat van een bedrijf dat aan een project is toegewezen en uw organisatie voor de meeste projecten met een specifiek bedrijf werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst, en teamleden hoeven de naam niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan tekst zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening. Dit wordt een berekende waarde genoemd. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch wilt laten weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag] om de huidige datum aan te geven of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

Meerdere regels tekst

Wordt gebruikt in een lijst of bibliotheek om opgemaakte tekst of lange tekst en getallen te verzamelen en weer te geven op meer dan één regel, zoals een beschrijving van een item. Een kolom met meerdere regels tekst kan maximaal 63.999 tekens bevatten. U kunt ook opgeven hoeveel regels tekst u wilt weergeven wanneer personen gegevens over een item invoeren. In dit kolomtype wordt alle tekst weergegeven wanneer de kolom in een lijst of bibliotheek wordt weergegeven.

U kunt een kolom met meerdere regels tekst op de volgende manieren aanpassen:

• Een weergavelimiet toewijzen Beperk het aantal regels dat wordt weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren met de instelling Aantal regels voor bewerken . Als in de kolom bijvoorbeeld lange notities over een agendagebeurtenis zijn opgeslagen, kunt u bijvoorbeeld tien regels tekst weergeven. Dit maakt het gemakkelijker voor mensen om informatie in te voeren, omdat ze alle tekst die ze hebben ingevoerd eenvoudig kunnen zien. Als de kolom echter slechts een of twee zinnen over een gebeurtenis bevat, kunt u ervoor kiezen om slechts twee of drie regels tekst weer te geven.
  Als u een weergavelimiet toewijst, wordt er geen limiet gesteld aan de hoeveelheid tekst die wordt weergegeven wanneer de kolom in een lijst wordt weergegeven. Alle tekst die voor een item is ingevoerd, wordt in de kolom weergegeven.

• Tekstopmaak in- of uitschakelen (alleen beschikbaar in lijsten) Uitgebreide tekst met opmaak gebruiken (tekst met opmaak bij afbeeldingen, tabellen en hyperlinks) Hiermee bepaalt u of personen opmaak zoals vet, cursief of kleuren op tekst kunnen toepassen. Als deze optie is uitgeschakeld, ondersteunt de lijst geen opmaakopties. Als deze optie is ingeschakeld, ondersteunt de lijst basisopmaak, zoals vet, cursief, lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten, gekleurde tekst en achtergrondkleuren, evenals hyperlinks, afbeeldingen en tabellen.

• Wijzigingen toevoegen (alleen beschikbaar in lijsten) Als versiebeheer is ingeschakeld voor de lijst, geeft Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst aan of personen nieuwe tekst over een item kunnen toevoegen zonder bestaande tekst over dat item te vervangen. Als u geen wijzigingen wilt toevoegen, wordt bestaande tekst over dit item in de kolom vervangen door nieuwe tekst. Als u ervoor kiest om wijzigingen toe te voegen, kunnen anderen aanvullende informatie over een item invoeren, terwijl ze ook tekst kunnen zien die eerder is ingevoerd en de datum en tijd waarop de tekst is ingevoerd. Wanneer de kolom wordt weergegeven in een lijst, niet als een veld in een itemformulier, wordt de hyperlink weergegeven in plaats van de tekst en kunnen gebruikers op de hyperlink klikken om alle informatie te zien die in de kolom voor dat item is opgeslagen.

  Belangrijk

  Als u deze optie uitschakelt nadat u de kolom hebt gemaakt, worden alle gegevens verwijderd, behalve het meest recente item.

Locatie

Voeg uitgebreide locatiegegevens toe vanuit Bing Kaarten of de adreslijst van uw organisatie. De locatiekolom bevat aanvullende kolommen om te filteren, sorteren en zoeken op gerelateerde informatie, zoals adres, plaats, provincie, land of regio, postcode, coördinaten of naam.

Opmerking: deze kolom is niet beschikbaar voor Microsoft 365 Amerikaanse overheidsabonnementen.

Getal

Wordt gebruikt om numerieke waarden op te slaan die geen geldwaarden zijn.

Tips voor het kiezen van een kolom Getal of Valuta

In de kolomtypen Getal en Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge mate van nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in situaties waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links en 4 cijfers rechts van de decimale komma. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een numerieke kolom als volgt aanpassen:

• Geef de minimum- en maximumwaarden op Beperk het bereik met getallen dat mensen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de hoeveelheid werk die is voltooid voor een taak als percentage is opgeslagen, kunt u nul opgeven als de minimumwaarde en honderd als de maximumwaarde. Als in de kolom het aantal deelnemers voor een gebeurtenis wordt opgeslagen en u het aantal deelnemers tot een bepaald aantal wilt beperken, kunt u het maximum aantal deelnemers ook als de waarde voor het maximum instellen.
• Decimalen opnemen Geef op of de getallen decimalen bevatten en hoeveel cijfers achter de komma moeten worden opgeslagen. Als in de kolom getallen met meer dan vijf decimalen moeten worden opgeslagen, kunt u Automatisch kiezen wanneer u het aantal decimalen selecteert. Automatisch is ook een goede keuze als in de kolom de resultaten van berekeningen worden opgeslagen en u wilt dat het resultaat zo nauwkeurig mogelijk is. Als u er echter voor wilt zorgen dat alle waarden in de kolom hetzelfde aantal decimalen hebben, is het een goed idee om het aantal decimalen te beperken tot nul, alleen voor gehele getallen, of een ander aantal decimalen tot en met vijf.
• Een standaardwaarde weergeven Er wordt automatisch een specifiek getal weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook verschillende getallen kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld het aantal computers is opgeslagen dat elk teamlid heeft en elk teamlid ten minste één computer heeft, voert u 1 in als de standaardwaarde. Hierdoor wordt automatisch 1 weergegeven wanneer er een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeven het nummer niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een getal zijn dat u opgeeft of het resultaat van een berekening dat een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een specifiek getal wilt weergeven, maar het getal kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van een specifiek getal een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.
• Het getal opmaken als een percentage Met de instelling Weergeven als percentage kunt u het getal weergeven en opslaan als een percentage, en het getal behandelen als een percentage wanneer het wordt gebruikt voor het berekenen van andere waarden.

Ja/Nee

Wordt gebruikt voor het opslaan van waar/onwaar of ja/nee-informatie, zoals of iemand een gebeurtenis zal bijwonen. Een Ja/nee-kolom wordt weergegeven als één selectievakje wanneer personen gegevens over een item invoeren. Om Ja aan te geven, schakelen teamleden het selectievakje in. Om Nee aan te geven, schakelen teamleden het selectievakje uit.

De gegevens in een Ja/Nee-kolom kunnen worden gebruikt in berekeningen voor andere kolommen. In deze gevallen wordt Ja geconverteerd naar een numerieke waarde van één (1) en Nee wordt geconverteerd naar een numerieke waarde van nul (0).

U kunt een Ja/Nee-kolom aanpassen door er een standaardwaarde voor te kiezen. Een standaardwaarde is de selectie die automatisch verschijnt wanneer iemand een nieuw item toevoegt. People kunnen desgewenst een andere waarde selecteren. Voor een Ja/nee-kolom kunt u opgeven of het selectievakje automatisch wordt ingeschakeld, waarmee een Ja-waarde wordt aangegeven, of niet, waarmee een Nee-waarde wordt aangegeven.

Persoon of groep

Wordt gebruikt om een doorzoekbare lijst van personen en groepen te bieden waaruit mensen kunnen kiezen wanneer ze een item toevoegen of bewerken. In een takenlijst kan bijvoorbeeld een kolom Persoon of Groep met de naam Toegewezen aan een lijst met personen worden weergegeven aan wie een taak kan worden toegewezen. De inhoud van de lijst is afhankelijk van de manier waarop adreslijstservices en SharePoint-groepen voor de site zijn geconfigureerd. Als u de inhoud van de lijst wilt aanpassen, moet u wellicht contact opnemen met de beheerder.

U kunt een kolom van een persoon of groep als volgt aanpassen:

• Meerdere selecties toestaan U mag personen zo veel opties laten selecteren als ze willen of het aantal selecties beperken tot slechts één optie.
• Groepen personen opnemen of uitsluiten Geef op of de lijst alleen afzonderlijke personen bevat of daarnaast e-maildistributielijsten en SharePoint-groepen. In een takenlijst wilt u bijvoorbeeld alleen afzonderlijke personen opnemen om ervoor te zorgen dat een specifieke persoon verantwoordelijk is voor elke taak. In een lijst met projecten kunt u mogelijk e-maildistributielijsten en SharePoint-groepen opnemen om ervoor te zorgen dat er een team aan elk project is gekoppeld.

Datum en tijd

Wordt gebruikt voor het opslaan van kalenderdatums, of datums en tijden. De datumnotatie varieert op basis van de landinstellingen van de site. Als de gewenste indeling niet beschikbaar is, vraagt u de beheerder om ondersteuning voor de betreffende regio toe te voegen aan de site.

U kunt een datum- en tijdkolom als volgt aanpassen:

• Alleen de datum of zowel de datum als de tijd opnemen Geef op of u alleen de kalenderdatum of zowel de kalenderdatum als het tijdstip van de dag wilt opnemen.
• Een standaardwaarde weergeven Automatisch een specifieke datum of datum en tijd weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de datum is opgeslagen waarop kosten zijn gemaakt en de meeste kosten zijn gemaakt op de eerste dag van het fiscale jaar, kunt u de eerste dag van het fiscale jaar opgeven als de standaardwaarde. Hierdoor verschijnt deze datum automatisch wanneer er een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de datum niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft, de datum waarop een item is toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een specifieke datum of tijd wilt weergeven, maar de datum of tijd kan variëren afhankelijk van het item. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven. Als u bijvoorbeeld wilt dat in de kolom een datum wordt weergegeven die 30 dagen na de huidige datum ligt, typt u de vergelijking =[VANDAAG]+30 in het vak Berekende waarde .

Keuze

Hiermee kunnen gebruikers kiezen uit een lijst met opties die u biedt. Dit kolomtype is de ideale keuze als u ervoor wilt zorgen dat alle gegevens in de kolom consistent zijn, omdat u de waarden kunt beperken die in een kolom worden opgeslagen.

U kunt een keuzekolom als volgt aanpassen:

• De lijst met keuzemogelijkheden definiëren Geef een exacte lijst met waarden weer waaruit mensen kunnen kiezen. Vervang hiervoor de voorbeeldtekst in het vak Keuzen door de gewenste waarden. Typ elke waarde op een aparte regel. Als u op een nieuwe regel wilt beginnen, drukt u op Enter.
• Aanvullende aangepaste keuzen inschakelen Als u wilt dat personen een waarde kunnen invoeren die niet is opgenomen in de lijst met keuzen, schakelt u Kan waarden handmatig toevoegen in. Dit is handig als u niet alle waarden kent die personen voor items moeten invoeren. Als u wilt dat personen alleen de waarden gebruiken die u opgeeft, schakelt u Kan waarden handmatig toevoegen uit.
• Een standaardwaarde weergeven Selecteer automatisch een specifieke waarde wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen kiezen als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de namen staan van bedrijven die aan een project zijn toegewezen en uw organisatie voor de meeste projecten met een specifiek bedrijf werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de naam niet te kiezen.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch in de kolom wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag] om de huidige datum aan te geven of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.
  Selecteer in de vervolgkeuzelijst de standaardkeuze die u wilt weergeven of selecteer Geen om de standaardkeuze leeg te laten.
• Een weergave-indeling kiezen Geef de opties weer via een vervolgkeuzemenu of keuzerondjes. Selecteer eerst Meer opties en selecteer vervolgens onder Weergaveopties met de gewenste notatie.

Hyperlink

Wordt gebruikt voor het opslaan van een hyperlink naar een webpagina, afbeelding of andere bron.

In een kolom Hyperlink wordt de URL (Uniform Resource Locator) voor een webpagina, afbeelding of andere bron opgeslagen. Afhankelijk van de gekozen weergave-indeling wordt een hyperlink weergegeven waarop u kunt klikken om toegang tot de bron te krijgen of een afbeelding in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand.

Wanneer een gebruiker een hyperlink toevoegt aan een lijstitem, moet deze de URL en beschrijvende tekst invoeren die in de kolom worden weergegeven. Als de URL betrekking heeft op een afbeeldingsbestand, zoals http://www.example.com/image.gif, kunnen ze desgewenst beschrijvende, alternatieve tekst voor de afbeelding invoeren. Deze verschijnt voor mensen die afbeeldingen uitschakelen in hun browser of afhankelijk zijn van schermleessoftware om afbeeldingen op het scherm te converteren naar gesproken woorden.

Valuta

Wordt gebruikt om geldwaarden op te slaan.

Tips voor het kiezen van een kolom Getal of Valuta

In de kolomtypen Getal en Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge mate van nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in situaties waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links en 4 cijfers rechts van de decimale komma. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een valutakolom als volgt aanpassen:

• Geef de toegestane minimum- en maximumwaarden op Beperk het bereik van valutawaarden dat mensen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld gerapporteerde onkosten voor een gebeurtenis worden opgeslagen en uw organisatie de rapportage beperkt tot bedragen binnen een specifiek bereik, kunt u die limieten opgeven als de minimum- en maximumwaarden.
• Decimalen opnemen Opgeven of de waarden decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Voor valutawaarden kunt u twee decimalen opgeven of, als u liever alleen afgeronde waarden wilt opslaan, kunt u nul kiezen. Voor niet-monetaire waarden die worden gebruikt in berekeningen die een hoge mate van nauwkeurigheid vereisen, kunt u kiezen om het aantal decimalen te beperken tot nul tot en met vijf. Voor preciezere waarden kunt u Automatisch kiezen om automatisch het juiste aantal decimalen te gebruiken voor het resultaat van de berekening.
• Een standaardwaarde weergeven Er wordt automatisch een specifieke waarde weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de onkosten staan die zijn gemaakt voor het instellen van nieuwe accounts en deze uitgaven meestal hetzelfde zijn voor alle nieuwe accounts, kunt u dat bedrag opgeven als de standaardwaarde. Hierdoor verschijnt deze waarde automatisch wanneer er een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en hoeven teamleden het nummer niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een bepaalde waarde wilt weergeven, maar de waarde kan variëren afhankelijk van het item, wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties.
• Een valutanotatie kiezen U controleert of alle waarden in de kolom op dezelfde valuta zijn gebaseerd door een specifieke valutanotatie voor de kolom te selecteren. De vervolgkeuzelijst biedt meer dan 100 landenopties, zodat u valuta kunt opgeven in de meeste lokale notaties.

Afbeelding

Hiermee kunt u één afbeeldingsbestand vanaf uw apparaat toevoegen aan een item in een lijst of bibliotheek.

Wanneer u een afbeeldingskolom hebt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kunt u het volgende doen:

• Een afbeelding toevoegen met behulp van het lijst- of bibliotheekformulier. In de onderstaande schermafbeelding is Apparaatfoto bijvoorbeeld de kolom Afbeelding.

  

• Bekijk, vervang of verwijder een afbeelding wanneer u de item- of bestandseigenschappen in het formulier bekijkt door het pictogram Bewerken (potlood) of Verwijderen (vuilnisbak) te selecteren.
  

Beheerde metagegevens

Gebruik dit kolomtype om sitegebruikers in staat te stellen waarden te selecteren uit een specifieke set met beheerde termen en deze waarden toe te passen op hun inhoud. Gebruikers kunnen een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren om deze toe te wijzen aan een bestaande term of termenset, of ze kunnen een nieuwe termenset maken die specifiek is bedoeld voor een kolom met beheerde metagegevens.

Kolommen met beheerde metagegevens hebben diverse unieke functies en kenmerken waarmee gebruikers termen kunnen selecteren en toepassen op inhoud, zoals ondersteuning voor 'tekst aanvullen' en ondersteuning voor het ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen.

Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is.

U kunt de kolom met beheerde metagegevens op de volgende manieren aanpassen:

Een termenset of term selecteren : geef de termenset op met de gewenste waarden voor deze kolom.  

Wanneer een termenset is gevonden, klikt u erop om het eerste niveau van de hiërarchie te selecteren dat in de kolom moet worden weergegeven. De niveaus onder de geselecteerde term worden alleen weergegeven wanneer de gebruiker een waarde selecteert. 

Een standaardwaarde weergeven : er wordt automatisch een specifieke waarde geselecteerd wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen andere termen kunnen selecteren als dat nodig is.  

Met een standaardwaarde kunnen gebruikers sneller gegevens invoeren. Als de termenset die bij de kolom hoort, bijvoorbeeld de verschillende regio's vertegenwoordigt waarin uw organisatie actief is en er één belangrijke locatieterm is die relevant is voor de inhoud van deze lijst of bibliotheek, kunt u die term selecteren als de standaardwaarde. Hierdoor wordt die locatieterm automatisch geselecteerd wanneer er een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek, en hoeven gebruikers geen locatie te selecteren, tenzij deze anders is. 

Kies een weergave-indeling : de geselecteerde waarde in de termenset kan worden weergegeven als één waarde met alleen het termlabel (bijvoorbeeld: Sydney) of met het volledige hiërarchische pad van de term & de bovenliggende items (bijvoorbeeld: Geolocaties: Australië: Sydney)

Gebruikers toestaan nieuwe waarden te typen : als u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers nieuwe termen toevoegen aan de termenset. Houd er rekening mee dat deze optie alleen beschikbaar is als de termenset is ingesteld als open voor gebruikersbijdragen. 

Meerdere waarden toestaan – Als u deze optie selecteert, kan de kolom meerdere waarden bevatten. Als u deze functie inschakelt, worden gegevens in lijstweergaven niet gesorteerd.  

Zie Inleiding in beheerde metagegevens voor meer informatie over wat beheerde metagegevens zijn en hoe u deze kunt gebruiken. 

Overzicht

Met kolommen kunt u duidelijke weergaven maken van de items in een lijst of bibliotheek. Met behulp van kolommen kunt u items sorteren, groeperen en filteren, en kunt u gegevens over items automatisch berekenen en de resultaten van deze berekeningen weergeven. Met kolommen kunt u ook opgeven welke gegevens over een item moeten worden ingevoerd wanneer iemand een item toevoegt aan een lijst of bibliotheek. Wanneer een item wordt toegevoegd, verschijnt er een formulier met velden en opties voor het invoeren van informatie. Wanneer u een lijst of bibliotheek maakt, worden bepaalde kolommen, zoals Titel en Gewijzigd door, automatisch gemaakt. U kunt extra kolommen maken die aan uw behoeften voldoen. De kolommen die u maakt, bepalen welke velden en opties in dat formulier worden weergegeven. en welke kolommen kunnen worden toegevoegd aan weergaven van de lijst of bibliotheek.

U geeft het gewenste kolomtype op wanneer u een kolom maakt. In sommige gevallen kunt u ook een ander type kolom kiezen voor een bestaande kolom, maar dit is afhankelijk van het type en de hoeveelheid gegevens die momenteel in de kolom zijn opgeslagen. Wanneer het kolomtype van een bestaande kolom wordt gewijzigd, kunnen de gegevens die al in de kolom zijn opgeslagen, beschadigd raken. Het is daarom belangrijk te bepalen welk soort gegevens u wilt opslaan voordat u een kolom maakt. Houd rekening met het volgende bij het bepalen van het type kolom:

• Welk soort gegevens wilt u opslaan? Alleen brieven? Alleen cijfers? Opgemaakte tekst? U kunt bijvoorbeeld geen letters opslaan in een kolom Numeriek . Als u weet welk type gegevens u wilt opslaan, moet u als eerste het meest geschikte kolomtype kiezen.
  Sommige metagegevens van bestanden, zoals de aanmaakdatum en de wijzigingsdatum, zijn al beschikbaar in verborgen, automatisch gegenereerde kolommen die u zichtbaar kunt maken in de lijst.
• Wil je de gegevens gebruiken in financiële berekeningen? Als dit het geval is, is het kolomtype Valuta de beste optie.
• Wilt u de gegevens gebruiken in wiskundige berekeningen? Hoe nauwkeurig moeten die berekeningen zijn? U kunt gegevens berekenen in de kolommen Getal of Valuta , maar niet in de kolommen Tekst . Bovendien zijn berekeningen in een valutakolom het nauwkeurigst.
• Hoe wilt u de gegevens in de kolom sorteren? In een tekstkolom worden getallen gesorteerd als tekenreeksen (1, 10, 100, 2, 20, 200, enzovoort), niet als numerieke waarden. Gebruik een kolom Getal of Valuta om getallen als numerieke waarden te sorteren. Ook worden veel datumnotaties niet correct gesorteerd als ze zijn opgeslagen in een tekstkolom . Gebruik een datum- en tijdkolom om datums correct te sorteren.
• Wilt u ervoor zorgen dat er gegevens in de kolom worden ingevoerd? Als dit het geval is, kunt u opgeven dat de kolom verplicht is en dat personen geen item kunnen toevoegen zonder de gegevens in te voeren.

Een regel tekst

Gebruik dit kolomveldtype om kleine hoeveelheden niet-opgemaakte tekst te verzamelen en weer te geven op één regel, waaronder:

• Alleen tekst, zoals voornamen, achternamen of afdelingsnamen
• Combinaties van tekst en getallen, zoals adressen of rekeningnummers
• Getallen die niet in berekeningen worden gebruikt, zoals werknemersnummers, telefoonnummers, postcodes of onderdeelnummers

Een kolom met één tekstregel bevat 255 tekens per regel. Als u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt en opgemaakte tekst of meer dan één tekstregel tegelijk wilt weergeven, maakt u een kolom met meerdere tekstregels . U kunt een bestaande kolom met één tekstregel wijzigen in een kolom met meerdere tekstregels zonder dat er gegevens verloren gaan die al in de kolom zijn opgeslagen.

U kunt een kolom met één tekstregel als volgt aanpassen:

• Een tekenlimiet toewijzen Beperk het aantal tekens door het Maximum aantal tekens in te stellen. Als de kolom bijvoorbeeld werknemer-id's van vijf cijfers bevat, kunt u deze functie gebruiken om ervoor te zorgen dat er slechts vijf tekens worden ingevoerd.

• Een standaardwaarde weergeven Automatisch specifieke tekst weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook andere tekst kunnen invoeren als dat nodig is. Wanneer u de standaardwaarde instelt, kunnen mensen sneller informatie invoeren door de standaardwaarde te accepteren, tenzij ze deze moeten wijzigen. Als in de kolom bijvoorbeeld de naam staat van een bedrijf dat aan een project is toegewezen en uw organisatie voor de meeste projecten met een specifiek bedrijf werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst, en teamleden hoeven de naam niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan tekst zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening. Dit wordt een berekende waarde genoemd. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch wilt laten weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag] om de huidige datum aan te geven of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

  

Meerdere regels tekst

Gebruik dit kolomveldtype in een lijst of bibliotheek om opgemaakte tekst of lange tekst en getallen te verzamelen en weer te geven op meer dan één regel, zoals een beschrijving van een item. Een kolom met meerdere regels tekst kan maximaal 63.999 tekens bevatten. U kunt ook opgeven hoeveel regels tekst u wilt weergeven wanneer personen gegevens over een item invoeren. In dit kolomtype wordt alle tekst weergegeven wanneer de kolom in een lijst of bibliotheek wordt weergegeven.

U kunt een kolom met meerdere regels tekst op de volgende manieren aanpassen:

• Een weergavelimiet toewijzen Beperk het aantal regels dat wordt weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren met de instelling Aantal regels voor bewerken . Als in de kolom bijvoorbeeld lange notities over een agendagebeurtenis zijn opgeslagen, kunt u bijvoorbeeld tien regels tekst weergeven. Dit maakt het gemakkelijker voor mensen om informatie in te voeren, omdat ze alle tekst die ze hebben ingevoerd eenvoudig kunnen zien. Als de kolom echter slechts een of twee zinnen over een gebeurtenis bevat, kunt u ervoor kiezen om slechts twee of drie regels tekst weer te geven.
  Als u een weergavelimiet toewijst, wordt er geen limiet gesteld aan de hoeveelheid tekst die wordt weergegeven wanneer de kolom in een lijst wordt weergegeven. Alle tekst die voor een item is ingevoerd, wordt in de kolom weergegeven.

• Onbeperkte lengte toestaan (alleen beschikbaar in documentbibliotheken) Wanneer u Meerdere tekstregels in een documentbibliotheek gebruikt, kunt u opgeven dat de lengte van het veld niet mag worden beperkt.

• Tekstopmaak in- of uitschakelen (alleen beschikbaar in lijsten) Geef het type tekst op waarmee u kunt instellen of personen opmaak zoals vet, cursief of kleuren op tekst kunnen toepassen. Er zijn twee opties: tekst zonder opmaak, die geen opmaakopties ondersteunt; of uitgebreide tekst met opmaak, die ondersteuning biedt voor basisopmaak, zoals vet, cursief, lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten, gekleurde tekst en achtergrondkleuren. Het heeft ook extra opties voor hyperlinks, afbeeldingen en tabellen.

• Wijzigingen toevoegen (alleen beschikbaar in lijsten) Als versiebeheer is ingeschakeld voor de lijst, geeft Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst aan of personen nieuwe tekst over een item kunnen toevoegen zonder bestaande tekst over dat item te vervangen. Als u geen wijzigingen wilt toevoegen, wordt bestaande tekst over dit item in de kolom vervangen door nieuwe tekst. Als u ervoor kiest om wijzigingen toe te voegen, kunnen anderen aanvullende informatie over een item invoeren, terwijl ze ook tekst kunnen zien die eerder is ingevoerd en de datum en tijd waarop de tekst is ingevoerd. Wanneer de kolom wordt weergegeven in een lijst, niet als een veld in een itemformulier, wordt de hyperlink weergegeven in plaats van de tekst en kunnen gebruikers op de hyperlink klikken om alle informatie te zien die in de kolom voor dat item is opgeslagen.

  Belangrijk

  Als u deze optie uitschakelt nadat u de kolom hebt gemaakt, worden alle gegevens verwijderd, behalve het meest recente item.

Keuze

Gebruik dit kolomveldtype om gebruikers te laten kiezen uit een lijst met opties die u biedt. Dit kolomtype is de ideale keuze als u ervoor wilt zorgen dat alle gegevens in de kolom consistent zijn, omdat u de waarden kunt beperken die in een kolom worden opgeslagen.

U kunt een keuzekolom als volgt aanpassen:

• De lijst met keuzemogelijkheden definiëren Geef een exacte lijst met waarden weer waaruit mensen kunnen kiezen. Als u deze lijst wilt gebruiken, vervangt u de voorbeeldtekst in het vak Typ elke keuze op een aparte regel door de gewenste waarden. Typ elke waarde op een aparte regel. Als u op een nieuwe regel wilt beginnen, drukt u op Enter.
• Een weergave-indeling kiezen Meerdere selecties met selectievakjes of één selectie zonder selectievakjes toestaan. Houd er rekening mee dat in SharePoint alleen keuzerondjes worden weergegeven in de klassieke SharePoint-weergave.
• Aanvullende aangepaste keuzen inschakelen Als u wilt dat gebruikers een waarde kunnen invoeren die niet in de lijst met keuzen is opgenomen, schakelt u invulkeuzen in. Dit is handig als u niet alle waarden kent die personen voor items moeten invoeren. Als u wilt dat personen alleen de waarden gebruiken die u opgeeft, schakelt u invulkeuzen uit.
• Een standaardwaarde weergeven Selecteer automatisch een specifieke waarde wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen kiezen als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de namen staan van bedrijven die aan een project zijn toegewezen en uw organisatie voor de meeste projecten met een specifiek bedrijf werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de naam niet te kiezen.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch in de kolom wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag] om de huidige datum aan te geven of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

Getal

Gebruik dit kolomveldtype om numerieke waarden op te slaan die geen geldwaarden zijn.

Tips voor het kiezen van een kolom Getal of Valuta

In de kolomtypen Getal en Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge mate van nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in situaties waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links en 4 cijfers rechts van de decimale komma. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een numerieke kolom als volgt aanpassen:

• Geef de minimum- en maximumwaarden op Beperk het bereik met getallen dat mensen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de hoeveelheid werk die is voltooid voor een taak als percentage is opgeslagen, kunt u nul opgeven als de minimumwaarde en honderd als de maximumwaarde. Als in de kolom het aantal deelnemers voor een gebeurtenis wordt opgeslagen en u het aantal deelnemers tot een bepaald aantal wilt beperken, kunt u het maximum aantal deelnemers ook als de waarde voor het maximum instellen.
• Decimalen opnemen Geef op of de getallen decimalen bevatten en hoeveel cijfers achter de komma moeten worden opgeslagen. Als in de kolom getallen met meer dan vijf decimalen moeten worden opgeslagen, kunt u Automatisch kiezen wanneer u het aantal decimalen selecteert. Automatisch is ook een goede keuze als in de kolom de resultaten van berekeningen worden opgeslagen en u wilt dat het resultaat zo nauwkeurig mogelijk is. Als u er echter voor wilt zorgen dat alle waarden in de kolom hetzelfde aantal decimalen hebben, is het een goed idee om het aantal decimalen te beperken tot nul, alleen voor gehele getallen, of een ander aantal decimalen tot en met vijf.
• Een standaardwaarde weergeven Er wordt automatisch een specifiek getal weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook verschillende getallen kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld het aantal computers is opgeslagen dat elk teamlid heeft en elk teamlid ten minste één computer heeft, voert u 1 in als de standaardwaarde. Hierdoor wordt automatisch 1 weergegeven wanneer er een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeven het nummer niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een getal zijn dat u opgeeft of het resultaat van een berekening dat een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een specifiek getal wilt weergeven, maar het getal kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het is toegevoegd of om andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van een specifiek getal een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.
• Het getal opmaken als een percentage Met de instelling Weergeven als percentage kunt u het getal weergeven en opslaan als een percentage, en het als een percentage behandelen wanneer het wordt gebruikt voor het berekenen van andere waarden.

Valuta

Gebruik dit kolomveldtype om geldwaarden op te slaan.

Tips voor het kiezen van een kolom Getal of Valuta

In de kolomtypen Getal en Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge mate van nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in situaties waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links en 4 cijfers rechts van de decimale komma. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een valutakolom als volgt aanpassen:

• Geef de minimum- en maximumwaarden op Beperk het bereik van valutawaarden dat mensen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld gerapporteerde onkosten voor een gebeurtenis worden opgeslagen en uw organisatie de rapportage beperkt tot bedragen binnen een specifiek bereik, kunt u die limieten opgeven als de minimum- en maximumwaarden.
• Decimalen opnemen Opgeven of de waarden decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Voor valutawaarden kunt u twee decimalen opgeven of, als u liever alleen afgeronde waarden wilt opslaan, kunt u nul kiezen. Voor niet-monetaire waarden die worden gebruikt in berekeningen die een hoge mate van nauwkeurigheid vereisen, kunt u kiezen om het aantal decimalen te beperken tot nul tot en met vijf. Voor preciezere waarden kunt u Automatisch kiezen om automatisch het juiste aantal decimalen te gebruiken voor het resultaat van de berekening.
• Een standaardwaarde weergeven Er wordt automatisch een specifieke waarde weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de onkosten staan die zijn gemaakt voor het instellen van nieuwe accounts en deze uitgaven meestal hetzelfde zijn voor alle nieuwe accounts, kunt u dat bedrag opgeven als de standaardwaarde. Hierdoor verschijnt deze waarde automatisch wanneer er een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en hoeven teamleden het nummer niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een bepaalde waarde wilt weergeven, maar de waarde kan variëren afhankelijk van het item, wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van specifieke tekst een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties.
• Een valutanotatie kiezen U controleert of alle waarden in de kolom op dezelfde valuta zijn gebaseerd door een specifieke valutanotatie voor de kolom te selecteren. De vervolgkeuzelijst biedt meer dan 100 landenopties, zodat u valuta kunt opgeven in de meeste lokale notaties.

Datum en tijd

Gebruik dit kolomveldtype om kalenderdatums of datums en tijden op te slaan. De datumnotatie varieert op basis van de landinstellingen van de site. Als de gewenste indeling niet beschikbaar is, vraagt u de beheerder om ondersteuning voor de betreffende regio toe te voegen aan de site.

U kunt een datum- en tijdkolom als volgt aanpassen:

• Alleen de datum of zowel de datum als de tijd opnemen Geef op of u alleen de kalenderdatum of zowel de kalenderdatum als het tijdstip van de dag wilt opnemen.
• Een standaardwaarde weergeven Automatisch een specifieke datum of datum en tijd weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen personen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de datum is opgeslagen waarop kosten zijn gemaakt en de meeste kosten zijn gemaakt op de eerste dag van het fiscale jaar, kunt u de eerste dag van het fiscale jaar opgeven als de standaardwaarde. Hierdoor verschijnt deze datum automatisch wanneer er een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de datum niet in te voeren.
  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft, de datum waarop een item is toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u automatisch een specifieke datum of tijd wilt weergeven, maar de datum of tijd kan variëren afhankelijk van het item. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven. Als u bijvoorbeeld wilt dat in de kolom een datum wordt weergegeven die 30 dagen na de huidige datum ligt, typt u de vergelijking =[VANDAAG]+30 in het vak Berekende waarde .

Opzoeken

Gebruik dit kolomveldtype om gebruikers waarden te laten kiezen op basis van informatie die al op de site is opgeslagen. Als u bijvoorbeeld in een kolom de namen wilt opslaan van klantaccounts waaraan werknemers zijn toegewezen en de lijst met accounts moet worden beperkt tot een lijst met klantaccounts op de site, kunt u een opzoekkolom maken waarin de namen in de lijst met klantaccounts worden weergegeven. De lijst met keuzen in een opzoekkolom wordt weergegeven in een uitvouwend vak (een zogenaamd vervolgkeuzemenu) of een keuzelijst, afhankelijk van het feit of personen meer dan één waarde mogen selecteren.

U kunt een opzoekkolom als volgt aanpassen:

• De bron van de opzoekwaarden kiezen Geef op welke lijst, bibliotheek of discussiebord op uw site de waarden bevat die u wilt opslaan in de kolom. De bron mag geen subsite, werkruimtesite, wiki of blog zijn. Nadat u de gewenste lijst, bibliotheek of discussiebord hebt opgegeven, kunt u opgeven uit welke kolom in die lijst, bibliotheek of discussiebord de waarden staan waaruit mensen moeten kiezen.
• Meerdere selecties toestaan Personen toestaan zoveel waarden te kiezen als ze willen of het aantal waarden dat ze kunnen kiezen beperken tot slechts één waarde. Als personen meerdere waarden kunnen kiezen, worden alle waarden weergegeven in de kolom, gescheiden door een puntkomma (;).
• Kolommen kiezen om weer te geven U kunt een of meer kolommen toevoegen om specifieke veldwaarden voor dit kolomtype weer te geven.

Ja/Nee

Gebruik dit kolomveldtype om gegevens op te slaan die waar/onwaar of ja/nee zijn, zoals of iemand naar een evenement gaat. Een Ja/nee-kolom wordt weergegeven als één selectievakje wanneer personen gegevens over een item invoeren. Om Ja aan te geven, schakelen teamleden het selectievakje in. Om Nee aan te geven, schakelen teamleden het selectievakje uit.

De gegevens in een Ja/Nee-kolom kunnen worden gebruikt in berekeningen voor andere kolommen. In deze gevallen wordt Ja geconverteerd naar een numerieke waarde van één (1) en Nee wordt geconverteerd naar een numerieke waarde van nul (0).

U kunt een Ja/Nee-kolom aanpassen door er een standaardwaarde voor te kiezen. Een standaardwaarde is de selectie die automatisch verschijnt wanneer iemand een nieuw item toevoegt. People kunnen desgewenst een andere waarde selecteren. Voor een Ja/nee-kolom kunt u opgeven of het selectievakje automatisch wordt ingeschakeld, waarmee een Ja-waarde wordt aangegeven, of niet, waarmee een Nee-waarde wordt aangegeven.

Persoon of groep

Gebruik dit kolomveldtype om een doorzoekbare lijst met personen en groepen te maken waaruit mensen kunnen kiezen wanneer ze een item toevoegen of bewerken. In een takenlijst kan bijvoorbeeld een kolom Persoon of Groep met de naam Toegewezen aan een lijst met personen worden weergegeven aan wie een taak kan worden toegewezen. De inhoud van de lijst is afhankelijk van de manier waarop adreslijstservices en SharePoint-groepen voor de site zijn geconfigureerd. Als u de inhoud van de lijst wilt aanpassen, moet u wellicht contact opnemen met de beheerder.

U kunt een kolom van een persoon of groep als volgt aanpassen:

• Meerdere selecties toestaan U mag personen zo veel opties laten selecteren als ze willen of het aantal selecties beperken tot slechts één optie.
• Groepen personen opnemen of uitsluiten Geef op of de lijst alleen afzonderlijke personen bevat of daarnaast e-maildistributielijsten en SharePoint-groepen. In een takenlijst wilt u bijvoorbeeld alleen afzonderlijke personen opnemen om ervoor te zorgen dat een specifieke persoon verantwoordelijk is voor elke taak. In een lijst met projecten kunt u mogelijk e-maildistributielijsten en SharePoint-groepen opnemen om ervoor te zorgen dat er een team aan elk project is gekoppeld.
• De lijst beperken tot alleen sitegebruikers Geef op of de lijst alle personen en groepen in de adreslijstservice bevat of alleen de personen en groepen die als leden van een SharePoint-groep toegang hebben tot de site.
• Opgeven welke informatie moet worden weergegeven Kies welke informatie u over personen of groepen wilt weergeven. In een lijst met contactpersonen voor een grote organisatie kunt u bijvoorbeeld de naam, foto en details van een persoon, zoals vaardigheden en vaardigheden, weergeven. In een lijst met contactpersonen voor een klein team kunt u ervoor kiezen om alleen de naam of het e-mailadres van een persoon weer te geven.

Hyperlink of afbeelding

Gebruik dit kolomveldtype om een hyperlink naar een webpagina op te slaan of om een afbeelding weer te geven op intranet of internet.

In een kolom Hyperlink of Afbeelding wordt de URL (Uniform Resource Locator) voor een webpagina, afbeelding of andere bron opgeslagen. Afhankelijk van de gekozen weergave-indeling wordt een hyperlink weergegeven waarop kan worden geklikt om toegang te krijgen tot de bron, of een afbeelding in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand.

Als u de URL als een hyperlink wilt weergeven, selecteert u de indeling Hyperlink . Wanneer personen informatie over een item invoeren, kunnen ze in plaats van de URL de URL en de beschrijvende tekst die in de kolom wordt weergegeven, invoeren. Als u een afbeelding wilt weergeven in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand, selecteert u de afbeeldingsindeling. Wanneer personen gegevens over een item invoeren, moeten ze de volledige URL voor het afbeeldingsbestand opgeven, zoals http://www.example.com/image.gif, en ze kunnen optioneel beschrijvende, alternatieve tekst voor de afbeelding invoeren, die verschijnt voor mensen die afbeeldingen uitschakelen in hun browser of afhankelijk zijn van schermleessoftware om afbeeldingen op het scherm te converteren naar gesproken woorden.

Berekend

Gebruik dit kolomveldtype om informatie weer te geven die uitsluitend is gebaseerd op de resultaten van een berekening van andere kolommen in de lijst of bibliotheek, bijvoorbeeld =[hoeveelheid] * [artikelprijs] om de totale prijs te berekenen.

Wanneer u een berekende kolom toevoegt aan een lijst of bibliotheek, maakt u een formule die operatoren bevat, zoals aftrekken (-) en optellen (+), functies, specifieke waarden en verwijzingen naar andere kolommen. Formules kunnen datums en tijden berekenen, wiskundige vergelijkingen uitvoeren of tekst bewerken. In een takenlijst kunt u dit type kolom bijvoorbeeld gebruiken om het aantal kalenderdagen te berekenen dat nodig is voor het voltooien van elke taak op basis van de kolommen Begindatum en Datum voltooid (=[Datum voltooid]-[Begindatum]). In een lijst met contactpersonen kunt u een berekende kolom gebruiken om de voor- en achternaam van de contactpersonen te combineren en te scheiden met een spatie, op basis van de kolommen Voornaam en Achternaam (=[Voornaam]&" "&[Achternaam]). Houd er rekening mee dat de formule in een berekende kolom alleen kan verwijzen naar andere kolommen in dezelfde lijst of bibliotheek.

U kunt niet alleen de formule voor de berekening invoeren, maar ook het gegevenstype dat u met de berekening wilt retourneren en hoe u die gegevens wilt opslaan en weergeven. Zie de desbetreffende sectie in dit artikel voor meer informatie over de verschillende gegevenstypen.

Zie Voorbeelden van veelgebruikte formules in SharePoint-lijsten voor meer informatie over formules en functies die met het berekende veld kunnen worden gebruikt. Dit artikel bevat veel gangbare formules en koppelingen naar beschrijvingen van alle functies die in SharePoint kunnen worden gebruikt.

Taakresultaat

Gebruik deze kolom om aanvullende opties voor goedkeurders te maken bij het gebruik van taakwerkstromen.

Een taakwerkstroom biedt meestal alleen resultaten in de zin Goedkeuren of Weigeren, waardoor wordt beperkt hoe een item of document wordt verwerkt. Mogelijk moet u de taak aan iemand anders toewijzen of de taak terugsturen naar de indiener voor meer informatie. Met de kolom Taakresultaat kunt u een keuzekolomveld aanbieden waarin u verschillende opties voor voltooiingscriteria kunt selecteren. U kunt bijvoorbeeld om opheldering vragen of het item aan iemand toewijzen om de fiatteur meer flexibiliteit in de werkstroom te geven.

De kolom Taakresultaat is vergelijkbaar met het keuzeveld wanneer u opties in het keuzeveld typt. U kunt een afzonderlijke keuze als standaard instellen of een berekende waarde gebruiken. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u in plaats van een specifiek getal een formule in als standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties. U kunt ook aangeven of de kolomwaarde verplicht is en u kunt de waarde uniek maken voor alle vermeldingen.

Voor een uitgebreide zelfstudie over het gebruik van taken en taakresultaten in SharePoint, raadpleegt u Werken met taken in SharePoint 2013 Werkstromen met Visual Studio 2012

Externe gegevens

Gebruik deze kolom om gegevens weer te geven uit externe bronnen, zoals CRM-apps, databases of spreadsheets.

Met de kolom Externe gegevens kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen om bijvoorbeeld databases, spreadsheets en CRM-apps te maken. Zo kan een verbinding met een Line-Of-Business-app zoals SAP of Microsoft CRM up-to-date klantinformatie uit de externe gegevensbron opleveren die kan worden weergegeven en gebruikt in de lijst. Met behulp van een externe voorraaddatabase kunnen in uw lijst huidige prijzen, beschrijvingen of verzendgewichten worden weergegeven die kunnen worden gebruikt voor berekeningen of opzoekbewerkingen in andere kolommen.

Er moet aan een aantal vereisten zijn voldaan aan externe gegevens voordat u er toegang toe krijgt. Deze taken worden meestal uitgevoerd door uw beheerder en omvatten het maken van accounts en machtigingen voor toegang tot de gegevens; en het activeren van Business Data Connectivity en Secure Store-services.

Zie Een kolom voor externe gegevens maken en bijwerken in een lijst of bibliotheek of Werken met externe gegevens in Excel Services (SharePoint Server) voor meer informatie over het maken, bijwerken en vernieuwen van kolommen voor externe gegevens.

Beheerde metagegevens

Gebruik dit kolomtype om sitegebruikers in staat te stellen waarden te selecteren uit een specifieke set met beheerde termen en deze waarden toe te passen op hun inhoud. Gebruikers kunnen een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren om deze toe te wijzen aan een bestaande term of termenset, of ze kunnen een nieuwe termenset maken die specifiek is bedoeld voor een kolom met beheerde metagegevens. Kolommen met beheerde metagegevens hebben diverse unieke functies en kenmerken waarmee gebruikers termen kunnen selecteren en toepassen op inhoud, zoals ondersteuning voor 'tekst aanvullen' en ondersteuning voor het ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen. Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is. U kunt de kolom met beheerde metagegevens aanpassen op de volgende manieren.

Veld met meerdere waarden Als u het selectievakje Meerdere waarden toestaan inschakelt, kan de kolom meer dan één waarde bevatten. Als u deze functie inschakelt, wordt het sorteren van gegevens in lijstweergaven voorkomen.

Notatie De waarde die in de termenset is geselecteerd, kan worden weergegeven als één waarde of met het volledige hiërarchische pad.

• Selecteer het selectievakje Termlabel weergeven in het veld om de waarde van de termen weer te geven die zijn ingesteld als één waarde. Bijvoorbeeld: Plaats.
• Schakel het selectievakje Het hele pad naar de term in het veld weergeven in om de waarde van de termenset weer te geven als een volledig hiërarchisch pad. Bijvoorbeeld: Locatie, Continent, Land/regio, Stad.

Instellingen voor termenset Termen weergeven vanuit een door het bedrijf beheerde termenset of een aangepaste termenset maken om te delen met anderen in een siteverzameling.

• Een beheerde termenset gebruiken Voer een of meer termen in, gescheiden door puntkomma's, en selecteer Zoeken om de opties te filteren zodat alleen die termen worden opgenomen die de gewenste termen bevatten. Nadat u de termenset hebt gevonden die de lijst met waarden bevat die u in deze kolom wilt weergeven, klikt u op een term om het eerste niveau van de hiërarchie te selecteren dat u in de kolom wilt weergeven. Alle niveaus onder de term die u selecteert, worden weergegeven wanneer gebruikers een waarde kiezen.

Een aangepaste termenset maken Voer een beschrijving in voor de aangepaste termenset en voer de hiërarchie van de termenset rechtstreeks in het daarvoor bestemde vak in, of klik op Bewerken met Beheer van de termenset om het hulpmiddel voor termenbeheer te openen en te gebruiken.

Zie Inleiding tot beheerde metagegevens voor meer informatie over beheerde metagegevens. In dit artikel wordt beschreven wat beheerde metagegevens zijn en hoe u deze kunt gebruiken.