Microsoft Teams en e-mail, in harmonie leven
Een productiviteitsgids vol tips en trucs voor het gebruik van Microsoft Teams, van de mensen die Teams elke dag op hun werk bouwen en gebruiken.
Teams verandert de manier waarop u e-mail gebruikt. Wanneer uw hele team met Teams werkt, krijgt iedereen minder e-mails. U besteedt minder tijd in uw Postvak IN, omdat u vaker Teams gebruikt voor uw gesprekken.
Maar u ontvangt nog steeds e-mails over sommige zaken (soms kunt u niet om e-mail heen). De verhouding is afhankelijk van hoe vaak u communiceert met personen die niet met Teams werken, en van uw eigen voorkeuren. (Er zijn collega's die slechts één keer per dag hun e-mail controleren, maar ook collega's die hun e-mail de hele dag naast Teams open hebben staan.) De meeste mensen hebben Teams én e-mail nodig voor hun werk.
Er zijn een paar dingen die we graag doen:
1. Gebruik chats en kanalen in Teams voor dagelijkse werkzaamheden met de collega's met wie u het meest samenwerkt.
Voor de dagelijkse communicatie is Teams het meest geschikt. Chats en kanalen zijn ontworpen voor het regelen van zaken, het afwegen van de voors en tegens van nieuwe functies, en voor het delen van updates over onze voortgang.
Doordat dergelijke berichten niet meer in ons Postvak IN terechtkomen, ontvangen we veel minder en heel andere soorten e-mails (in de volgende secties gaan we daar dieper op in).
Geef uw groeps-chats een naam en maak deze vast om actieve gesprekken te blijven volgen.
2. Bepaal op welke plek u wilt reageren op uitnodigingen voor vergaderingen.
Sommige collega's geven de voorkeur aan het een voor een bekijken van vergaderverzoeken in Outlook. Andere collega's doen dit liever in het gedeelte Agenda in Teams. Beide is prima; doe wat u het prettigst vindt.
U ontvangt nog steeds e-mails voor sommige zaken (soms kunt u niet om e-mail heen). De verhouding is afhankelijk van hoe vaak u communiceert met personen die niet met Teams werken, en van uw eigen voorkeuren.
3. Houd uw e-mail in de gaten voor algemene aankondigingen en nieuwsbrieven.
De formele aankondigingen die aan het hele bedrijf zijn gericht, worden vaak via e-mail verzonden. Bijvoorbeeld dat een afdeling wordt veranderd, dat de jaarlijkse goededoelencampagne van start gaat, een bericht van Satya, een nieuwsbrief van de klantenservice, enzovoort. Deze berichten zijn vaak zorgvuldig opgemaakt en voor heel veel personen bestemd. We houden onze e-mail altijd in de gaten voor dat soort berichten. Soms sturen collega's deze e-mails door naar een van onze kanalen, zodat ook de mensen die nooit hun e-mail controleren ze zien.
Bekijk deze video om te leren hoe u belangrijke e-mails doorstuurt naar kanalen.
4. Externe personen als gasten toevoegen in Teams.
Als we met personen buiten Microsoft samenwerken aan een project, maken we in sommige gevallen een speciaal Teams-team aan voor dat project, waar we vervolgens die externe collega's als gasten voor uitnodigen. Zo kunnen we communiceren over het project via Teams, en verschijnen ook de meldingen over het project in Teams. Omdat we in Teams ook onze andere projecten bijhouden, is de kans veel groter dat we belangrijke chats en bestanden op tijd zien.
Contact via e-mail is prima voor externe collega's met wie we slechts af en toe samenwerken.
Wilt u weten hoe u een gast toevoegt? Bekijk Gasten aan een team toevoegen.
Volgende: Uw meldingen beheren
Meer hulp nodig?
Meer opties?
Verken abonnementsvoordelen, blader door trainingscursussen, leer hoe u uw apparaat kunt beveiligen en meer.
Community's helpen u vragen te stellen en te beantwoorden, feedback te geven en te leren van experts met uitgebreide kennis.
