Online Analytical Processing (OLAP) is een technologie die wordt gebruikt om grote zakelijke databases te ordenen en business intelligence te ondersteunen. OLAP-databases zijn onderverdeeld in een of meer kubussen, en elke kubus wordt door een kubusbeheerder ingedeeld en ontworpen op de manier waarop u gegevens ophaalt en analyseert, zodat u de benodigde draaitabel- en draaigrafiekrapporten eenvoudiger kunt maken en gebruiken.
In dit artikel
- Wat is business intelligence?
- Wat is Online Analytical Processing (OLAP)?
- OLAP-functies in Excel
- Softwareonderdelen die u nodig hebt om toegang te krijgen tot OLAP-gegevensbronnen
- Functieverschillen tussen OLAP- en niet-OLAP-brongegevens
Wat is business intelligence?
Een bedrijfsanalist wil vaak een groot beeld van het bedrijf krijgen, bredere trends zien op basis van geaggregeerde gegevens en deze trends uitgesplitst zien op basis van een willekeurig aantal variabelen. Bedrijfsinformatie is het proces waarbij gegevens worden opgehaald uit een OLAP-database en vervolgens worden geanalyseerd voor informatie die u kunt gebruiken om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen en actie te ondernemen. OLAP en business intelligence helpen bijvoorbeeld bij het beantwoorden van de volgende typen vragen over bedrijfsgegevens:
- Hoe verhoudt de totale verkoop van alle producten voor 2007 zich tot de totale verkoop van 2006?
- Hoe verhoudt onze winstgevendheid zich tot nu toe tot dezelfde periode in de afgelopen vijf jaar?
- Hoeveel geld hebben klanten ouder dan 35 jaar vorig jaar uitgegeven en hoe is dat gedrag in de loop van de tijd veranderd?
- Hoeveel producten zijn er deze maand verkocht in twee specifieke landen/regio's in vergelijking met dezelfde maand vorig jaar?
- Wat is de uitsplitsing van de winstgevendheid (zowel margepercentage als totaal) per productcategorie voor elke leeftijdsgroep van de klant?
- Vind beste en laagste verkopers, distributeurs, leveranciers, cliënten, partners of klanten.
Naar boven
Wat is Online Analytical Processing (OLAP)?
OLAP-databases (Online Analytical Processing) vergemakkelijken query's op basis van bedrijfsinformatie. OLAP is een databasetechnologie die is geoptimaliseerd voor query's en rapportages, in plaats van het verwerken van transacties. De brongegevens voor OLAP zijn OLTP-databases (Online Transactional Processing) die meestal worden opgeslagen in datawarehouses. OLAP-gegevens worden afgeleid van deze historische gegevens en samengevoegd tot structuren die geavanceerde analyse mogelijk maken. OLAP-gegevens worden bovendien hiërarchisch georganiseerd en opgeslagen in kubussen in plaats van tabellen. Het is een geavanceerde technologie die multidimensionale structuren gebruikt om snel toegang te bieden tot gegevens voor analyse. Met deze organisatie kunnen in een draaitabel- of draaigrafiekrapport gemakkelijk samenvattingen op hoog niveau worden weergegeven, zoals verkooptotalen voor een heel land of een hele regio, en ook de details weergeven voor sites waar de verkoop bijzonder sterk of zwak is.
OLAP-databases zijn ontworpen om het ophalen van gegevens te versnellen. Omdat de OLAP-server de samengevatte waarden berekent in plaats van Microsoft Office Excel, hoeven er minder gegevens naar Excel te worden verzonden wanneer u een rapport maakt of wijzigt. Met deze methode kunt u met veel grotere hoeveelheden brongegevens werken dan wanneer de gegevens in een traditionele database zouden worden ondergebracht, waarin Excel alle afzonderlijke records ophaalt en vervolgens de samengevatte waarden berekent.
OLAP-databases bevatten twee elementaire typen gegevens: metingen, ofwel numerieke gegevens, de hoeveelheden en gemiddelden die u gebruikt om geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen, en dimensies, de categorieën die u gebruikt om deze metingen te ordenen. Met OLAP-databases kunnen gegevens worden georganiseerd op verschillende detailniveaus, waarbij dezelfde categorieën worden gebruikt waarmee u vertrouwd bent om de gegevens te analyseren.
In de volgende secties wordt elk onderdeel gedetailleerder beschreven:
Kubus Een gegevensstructuur waarin de meetwaarden worden samengevoegd op basis van de niveaus en hiërarchieën van elk van de dimensies die u wilt analyseren. Kubussen combineren verschillende dimensies, zoals tijd, geografie en productlijnen, met samengevatte gegevens, zoals verkoop- of voorraadcijfers. Kubussen zijn geen "kubussen" in de strikt wiskundige zin omdat ze niet noodzakelijkerwijs gelijke kanten hebben. Ze zijn echter een toepasselijke metafoor voor een complex concept.
Maat Een reeks waarden in een kubus die zijn gebaseerd op een kolom in de feitentabel van de kubus, meestal numerieke waarden. Metingen zijn de centrale waarden in de kubus die vooraf worden bewerkt, samengevoegd en geanalyseerd. Veelvoorkomende voorbeelden hiervan zijn verkoop, winst, opbrengst en kosten.
Lid Een item in een hiërarchie dat een of meer exemplaren van gegevens vertegenwoordigt. Een lid kan uniek of niet-uniek zijn. Bijvoorbeeld: 2007 en 2008 vertegenwoordigen unieke leden op het jaarniveau van een tijddimensie, terwijl januari niet-unieke leden vertegenwoordigt op het maandniveau omdat er meer dan één januari in de tijddimensie kan zijn als de tijddimensie gegevens bevat voor meer dan een jaar.
Berekend lid Een lid van een dimensie waarvan de waarde tijdens runtime wordt berekend met behulp van een expressie. Berekende lidwaarden kunnen worden afgeleid van de waarden van andere leden. Een berekend lid, Winst, kan bijvoorbeeld worden bepaald door de waarde van het lid, Kosten, af te trekken van de waarde van het lid, Verkopen.
Afmeting Een set van een of meer georganiseerde hiërarchieën van niveaus in een kubus die een gebruiker begrijpt en gebruikt als basis voor gegevensanalyse. Een geografische dimensie kan bijvoorbeeld niveaus bevatten voor Land/regio, Staat/provincie en Stad. Een tijddimensie kan ook een hiërarchie bevatten met niveaus voor jaar, kwartaal, maand en dag. In een draaitabel- of draaigrafiekrapport wordt elke hiërarchie een set velden die u kunt uitvouwen en samenvouwen om lagere of hogere niveaus weer te geven.
Hiërarchie Een logische boomstructuur waarin de leden van een dimensie zodanig worden georganiseerd dat elk lid één bovenliggend lid heeft en nul of meer onderliggende leden. Een onderliggend kind is een lid op het eerstvolgende lagere niveau in een hiërarchie die direct verwant is aan het huidige lid. In een tijdhiërarchie die de niveaus kwartaal, maand en dag bevat, is januari bijvoorbeeld een onderliggend onderdeel van kwrt1. Een bovenliggend item is een lid op het eerstvolgende hogere niveau in een hiërarchie die direct verwant is aan het huidige lid. De bovenliggende waarde is meestal een samenvoeging van de waarden van alle onderliggende waarden. In een tijdhiërarchie die de niveaus kwartaal, maand en dag bevat, is kwrt1 bijvoorbeeld het bovenliggende item januari.
Niveau Binnen een hiërarchie kunnen gegevens worden georganiseerd in lagere en hogere detailniveaus, zoals het niveau Jaar, Kwartaal, Maand en Dag in een tijdhiërarchie.
Naar boven
OLAP-functies in Excel
OLAP-gegevens ophalen U kunt verbinding maken met OLAP-gegevensbronnen, net zoals u dat met andere externe gegevensbronnen doet. U kunt werken met databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server OLAP Services versie 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2000 en Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2005, de Microsoft OLAP-serverproducten. Excel kan ook werken met OLAP-producten van derden die compatibel zijn met OLE-DB voor OLAP.
U kunt OLAP-gegevens alleen weergeven als een draaitabel- of draaigrafiekrapport of in een werkbladfunctie die is geconverteerd vanuit een draaitabelrapport, maar niet als een extern gegevensbereik. U kunt OLAP-draaitabelrapporten en draaigrafiekrapporten opslaan in rapportsjablonen en u kunt ODC-bestanden (Office Data Connection, .odc) maken om verbinding te maken met OLAP-databases voor OLAP-query's. Wanneer u een ODC-bestand opent, ziet u een leeg draaitabelrapport dat u meteen kunt indelen.
Kubusbestanden maken voor offline gebruik U kunt een offlinekubusbestand (.cub) maken met een subset van de gegevens uit een OLAP-serverdatabase. Gebruik offlinekubusbestanden om met OLAP-gegevens te werken wanneer u geen verbinding hebt met het netwerk. Met een kubus kunt u werken met grotere hoeveelheden gegevens in een draaitabel- of draaigrafiekrapport dan u anders zou doen en worden de gegevens sneller opgehaald. U kunt alleen kubusbestanden maken als u een OLAP-provider gebruikt, zoals Microsoft SQL Analysis Services Server versie 2005, die ondersteuning biedt voor deze functie.
Acties op de server Een serveractie is een optionele, maar nuttige functie die een beheerder van een OLAP-kubus kan definiëren op een server die een kubuslid of een meting als parameter gebruikt in een query om details in de kubus op te halen of om een andere toepassing, zoals een browser, te starten. Excel ondersteunt de serveracties URL, Rapport, Rijenset, Uitzoomen en Uitvouwen naar detail, maar biedt geen ondersteuning voor propriëtair, Instructie en Gegevensset.
KPI's Een KPI is een speciaal berekende maateenheid die op de server is gedefinieerd en die het mogelijk maakt om 'Key Performance Indicators' bij te houden, zoals status (voldoet de huidige waarde aan een bepaald getal?) en trend (wat is de waarde in de loop van de tijd?). Wanneer deze worden weergegeven, kan de server verwante pictogrammen verzenden die lijken op de nieuwe Excel-pictogrammenset om aan te geven dat er boven of onder statusniveaus (zoals een stoplichtpictogram) zit of dat een waarde omhoog of omlaag stijgt (zoals een richtingspijl).
Server formatteren Kubusbeheerders kunnen metingen en berekende leden maken met regels voor kleur, tekenopmaak en voorwaardelijke opmaak, die kunnen worden aangemerkt als een bedrijfsstandaardregel. Een serverindeling voor winst kan bijvoorbeeld een getalnotatie voor valuta zijn, een celkleur groen als de waarde groter dan of gelijk is aan 30.000, rood als de waarde kleiner is dan 30.000, en een vetgedrukte tekenstijl als de waarde kleiner is dan 30.000 en normaal als deze groter is dan of gelijk is aan 30.000. Zie De indeling en opmaak van een draaitabelrapport ontwerpen voor meer informatie.
Weergavetaal voor Office Een kubusbeheerder kan vertalingen definiëren voor gegevens en fouten op de server voor gebruikers die de gegevens van de draaitabel in een andere taal moeten kunnen zien. Deze functie is gedefinieerd als een eigenschap voor de bestandsverbinding en het land/de regionale instelling van de computer moet overeenkomen met de weergavetaal.
Naar boven
Softwareonderdelen die u nodig hebt om toegang te krijgen tot OLAP-gegevensbronnen
Een OLAP-provider Als u OLAP-gegevensbronnen voor Excel wilt instellen, hebt u een van de volgende OLAP-providers nodig:
- Microsoft OLAP-provider Excel bevat het stuurprogramma en de clientsoftware voor de gegevensbron die u nodig hebt om toegang te krijgen tot databases die zijn gemaakt met Microsoft SQL Server OLAP Services versie 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versie 2000 (8.0) en Microsoft SQL Server Analysis Services versie 2005 (9.0).
- Externe OLAP-providers Voor andere OLAP-producten moet u extra stuurprogramma's en clientsoftware installeren. Als u de Excel-functies wilt gebruiken voor het werken met OLAP-gegevens, moet het product van derden voldoen aan de OLE-DB voor OLAP-standaard en compatibel zijn met Microsoft Office. Raadpleeg uw systeembeheerder of de leverancier van uw OLAP-product voor informatie over het installeren en gebruiken van een externe OLAP-provider.
Serverdatabases en kubusbestanden De OLAP-clientsoftware van Excel ondersteunt verbindingen met twee typen OLAP-databases. Als een database op een OLAP-server beschikbaar is in uw netwerk, kunt u er rechtstreeks brongegevens uit ophalen. Als u een offlinekubusbestand hebt dat OLAP-gegevens of een kubusdefinitiebestand bevat, kunt u verbinding maken met dat bestand en daar brongegevens uit ophalen.
Gegevensbronnen Met een gegevensbron hebt u toegang tot alle gegevens in de OLAP-database of het offlinekubusbestand. Nadat u een OLAP-gegevensbron hebt gemaakt, kunt u er rapporten op baseren en de OLAP-gegevens naar Excel retourneren in de vorm van een draaitabel- of draaigrafiekrapport of in een werkbladfunctie die is geconverteerd van een draaitabelrapport.
Microsoft Query U kunt Query gebruiken om gegevens op te halen uit een externe database, zoals Microsoft SQL of Microsoft Access. U hoeft Query niet te gebruiken om gegevens op te halen uit een OLAP-draaitabel die is gekoppeld aan een kubusbestand. Zie Microsoft Query gebruiken om externe gegevens op te halen voor meer informatie.
Naar boven
Functieverschillen tussen OLAP- en niet-OLAP-brongegevens
Als u met draaitabel- en draaigrafiekrapporten werkt van zowel OLAP-brongegevens als andere typen brongegevens, ziet u enkele functieverschillen.
Ophalen van gegevens Een OLAP-server retourneert nieuwe gegevens naar Excel telkens wanneer u de indeling van het rapport wijzigt. Bij andere typen externe brongegevens voert u een query uit voor alle brongegevens tegelijk. Daarnaast kunt u opties instellen om alleen een query uit te voeren wanneer er verschillende items in het rapportfilterveld worden weergegeven. Er zijn ook verschillende andere opties om het rapport te vernieuwen.
In rapporten die zijn gebaseerd op OLAP-brongegevens, zijn de instellingen voor het rapportfilterveld niet beschikbaar, is de achtergrondquery niet beschikbaar en is de instelling Geheugen optimaliseren niet beschikbaar.
Opmerking
De instelling Geheugen optimaliseren is ook niet beschikbaar voor OLEDB-gegevensbronnen en voor draaitabelrapporten op basis van een cellenbereik.
Veldtypen OLAP-brongegevens, dimensievelden kunnen alleen worden gebruikt als rij- (reeks), kolom (categorie) of paginaveld. Maateenheidsvelden kunnen alleen als waardevelden worden gebruikt. Voor andere typen brongegevens kunnen alle velden in elk gewenst deel van een rapport worden gebruikt.
Toegang tot detailgegevens Voor OLAP-brongegevens bepaalt de server welke detailniveaus beschikbaar zijn en worden de samenvattingswaarden berekend, zodat de detailrecords die samen de samenvattingswaarden vormen, niet beschikbaar zijn. De server kan echter eigenschapsvelden bieden die u kunt weergeven. Andere typen brongegevens hebben geen eigenschapsvelden, maar u kunt de onderliggende details voor gegevensveldwaarden en voor items weergeven en u kunt items zonder gegevens weergeven.
OLAP-rapportfiltervelden hebben mogelijk niet het item Alle en de opdracht Rapportfilterpagina's weergeven is niet beschikbaar.
Initiële sorteervolgorde Voor OLAP-brongegevens worden de items eerst weergegeven in de volgorde waarin ze door de OLAP-server worden geretourneerd. Vervolgens kunt u de items sorteren of handmatig opnieuw schikken. Voor andere typen brongegevens worden de items in een nieuw rapport eerst in oplopende volgorde gesorteerd op itemnaam.
Berekeningen OLAP-servers bieden samengevatte waarden rechtstreeks voor een rapport, dus u kunt de samenvattingsfuncties voor waardevelden niet wijzigen. Voor andere typen brongegevens kunt u de samenvattingsfunctie voor een waardeveld wijzigen en meerdere samenvattingsfuncties voor hetzelfde waardeveld gebruiken. U kunt geen berekende velden of berekende items maken in rapporten met OLAP-brongegevens.
Subtotalen In rapporten met OLAP-brongegevens kunt u de samenvattingsfunctie voor subtotalen niet wijzigen. Met andere typen brongegevens kunt u samenvattingsfuncties van subtotalen wijzigen en subtotalen weergeven of verbergen voor alle rij- en kolomvelden.
Voor OLAP-brongegevens kunt u verborgen items opnemen of uitsluiten bij het berekenen van subtotalen en eindtotalen. Voor andere typen brongegevens kunt u verborgen rapportfiltervelditems opnemen in subtotalen, maar verborgen items in andere velden worden standaard uitgesloten.