Privacysupplement voor Microsoft Lync 2010 Attendee

Inhoud

• Archivering

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Programma voor kwaliteitsverbetering

• Bureaublad/programma delen

• Besturingselement voor het delen van bureaublad/programma's

• Bijlagen voor vergaderingen

• Uitbellen van vergadering

• Peiling

• Samenwerking via PowerPoint

• Opname

• Verbeteringen in de spraakkwaliteit

• Samenwerking via een whiteboard

Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Voor een volledig begrip van de manier waarop gegevens worden verzameld en gebruikt voor een Microsoft Lync-product of ‑service, moet u zowel de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten als deze aanvulling lezen.

Deze aanvulling op de privacyverklaring heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van Microsoft Lync 2010 Attendee communicatiesoftware die is geïmplementeerd in het netwerk van uw of uw onderneming. Als u Microsoft Lync Server 2010 als een service gebruikt (met andere woorden: een derde partij [bijvoorbeeld Microsoft] host de servers waarop de software wordt uitgevoerd), worden gegevens naar die derde partij verzonden. Raadpleeg de beheerder van het bedrijf of uw serviceprovider voor meer informatie over het gebruik van de gegevens die naar deze derde partij worden verzonden.

Archivering

Wat deze functie doet: met archivering kan uw beheerder chatberichten, vergaderactiviteiten en inhoud en gebruikskenmerken, zoals het starten en deelnemen aan vergaderingen, archiveren.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij archivering wordt de inhoud van chatgesprekken, informatie over uw gebruik van chatberichten, vergaderingsinhoud en vergaderingsgegevens opgeslagen op een server die uw beheerder configureert. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: uw beheerder kan deze informatie gebruiken om het gebruik van Lync 2010 Attendee door uw bedrijf te beheren.

Keuze/beheer: archivering is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Controleer het gegevensgebruik en bewakingsbeleid van uw bedrijf om te bepalen of archivering kan worden ingeschakeld.

Logboekregistratie aan de clientzijde

Wat deze functie doet: met Client-Side Logboekregistratie kunt u de gebruiksgegevens van uw deelnemer registreren op uw computer, in uw gebruikersprofiel. De informatie kan worden gebruikt om eventuele problemen met deelnemers op te lossen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u of uw beheerder Client-Side logboekregistratie inschakelt, worden gegevens zoals de volgende opgeslagen op uw computer: onderwerp van vergadering, locatie, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden bij gebruik van Deelnemer, informatie over de afzender en ontvanger van elk deelnemerbericht en de route die het bericht heeft gevolgd. De inhoud van de vergadering waaraan u Deelnemer hebt gebruikt om deel te nemen, wordt niet opgeslagen. Er worden geen gegevens automatisch verzonden naar Microsoft, maar u kunt deze wel handmatig verzenden.

Gebruik van informatie: logboeken aan de clientzijde kunnen worden gebruikt om problemen met deelnemers op te lossen.

Keuze/beheer: Client-Side Logboekregistratie is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Als uw beheerder de mogelijkheid om logboekregistratie te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen als volgt wijzigen:

1. Klik in het gespreksvenster Deelnemer op Menu en klik vervolgens op Instellingen.

2. Klik op Algemeen en klik vervolgens op Logboekregistratie inschakelen in Lync Attendee en schakel Windows logboekregistratie voor Lync Attendee in.

3. Klik op OK.

Programma voor verbetering van de gebruikerservaring

Wat deze functie doet: als u ervoor kiest om deel te nemen, verzamelt het Programma voor kwaliteitsverbetering (CEIP) basisinformatie over uw hardwareconfiguratie en hoe u Microsoft-software en -services gebruikt om trends en gebruikspatronen te identificeren. CEIP verzamelt ook informatie over het soort en aantal fouten dat u ondervindt, software- en hardwareprestaties en de snelheid van services. Microsoft verzamelt niet uw naam, adres of andere contactgegevens.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: CEIP-gegevens worden automatisch naar Microsoft verzonden wanneer CEIP is ingeschakeld. Zie de privacyverklaring voor het Microsoft-programma voor kwaliteitsverbetering voor meer informatie over de gegevens die door ceip worden verzameld, verwerkt of verzonden.

Gebruik van gegevens: Microsoft gebruikt deze gegevens om zo de kwaliteit, betrouwbaarheid en prestaties van software en services van Microsoft te verbeteren.

Keuze/beheer: CEIP is standaard uitgeschakeld, tenzij uw ondernemingsbeheerder ervoor heeft gekozen om het voor u in te schakelen. U wordt gevraagd u aan te melden bij het installatieprogramma Van deelnemer. Tenzij uw beheerder het besturingselement heeft uitgeschakeld, kunt u de INSTELLINGEN voor beheer op elk gewenst moment als volgt wijzigen:

1. Klik in het gespreksvenster Deelnemer op Menu en klik vervolgens op Instellingen.

2. Klik op het tabblad Algemeen en schakel het selectievakje Microsoft toestaan om informatie te verzamelen over hoe ik Lync Attendee gebruik in of uit.

3. Klik op OK.

Bureaublad/programma delen

Wat deze functie doet: met bureaublad/programma's delen kunt u een weergave van het scherm van uw computer of specifieke programma's die u uitvoert met andere deelnemers delen wanneer u Attendee gebruikt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u een deelsessie start, kunnen alle deelnemers aan de vergadering de monitor(s), het hele bureaublad of geselecteerde programma's op het scherm van uw computer zien, afhankelijk van wat u deelt. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt bureaublad/programma delen gebruiken om samen te werken met deelnemers.

Keuze/beheer:

Bureaublad/programma delen starten tijdens een lopende deelnemervergadering:

1. Klik in het gespreksvenster Deelnemer op de knop Delen .

2. Klik in het menu op Bureaublad, een monitor (als u er meer dan één hebt) of Programma om een of meer programma's te selecteren.

Als u wilt stoppen met het delen van uw bureaublad of een programma:

• Selecteer Delen stoppen op de balk voor delen boven aan het scherm.

Besturingselement voor het delen van bureaublad/programma's

Wat deze functie doet: met het besturingselement Voor delen van bureaublad/programma's kunt u de besturing van uw bureaublad of een programma verlenen aan iemand die een Microsoft Lync 2010-client of Deelnemer op een andere computer gebruikt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: zodra u de besturing aan iemand anders hebt verleend, kan die persoon uw computer of het geselecteerde programma beheren en wijzigingen aanbrengen, alsof hij of zij uw computer rechtstreeks met het toetsenbord en de muis gebruikt. U en andere deelnemers aan Attendee kunnen deze wijzigingen bekijken terwijl ze worden aangebracht. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt het besturingselement delen gebruiken om anderen in staat te stellen de controle over uw bureaublad of programma's te nemen, afhankelijk van wat u deelt, terwijl u en andere deelnemers observeren.

Keuze/beheer:

Ga als volgt te werk om het beheer van uw bureaublad te delen:

1.Startmenu bureaublad of programma delen.

2. Selecteer in het menu Besturing geven , op de balk voor delen bovenaan het scherm, de persoon aan welke u de besturing wilt geven.

U kunt de besturing van uw bureaublad als volgt weer overnemen van een externe partij:

•Klik in het menu Besturing geven op de deelbalk boven aan het scherm op Take Back Control.

Bijlagen voor vergaderingen

Wat deze functie doet: u kunt bestanden delen met deelnemers aan de vergadering door ze als bijlagen te uploaden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bijlagen worden opgeslagen op deelnemer volgens het verloopbeleid voor vergaderingsinhoud, zoals gedefinieerd door uw ondernemingsbeheerder. U kunt ervoor kiezen om bijlagen te uploaden. Bijlagen worden door u of anderen gedownload tijdens een vergadering. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: de informatie in geüploade bijlagen bij vergaderingen wordt gedeeld met andere deelnemers aan een Lync 2010-vergadering.

Keuze/beheer:

Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van bijlagen beperken op basis van de rollen van deelnemers aan de vergadering (organisatoren, presentatoren, iedereen). Als een bijlage niet beschikbaar is, kunt u deze niet zien in de lijst met bijlagen.

Uitbellen van vergadering

Wat deze functie doet: met de functie Uitbellen voor vergaderingen kunnen deelnemers die aanwezig zijn in een vergadering een PSTN-nummer (Public Switched Telephone Network) toevoegen aan een bestaande audio-/videovergadering.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de AV-vergadering de oproep ontvangt, ontvangt hij of zij de nummerweergave van de organisator van de AV-vergadering (en niet noodzakelijkerwijs de nummerweergave van de partij die hem of haar toevoegt aan de vergadering). Zodra de PSTN-gebruiker de telefoon beantwoordt, neemt hij of zij onmiddellijk deel aan de vergadering.

Gebruik van gegevens:

De nummerweergave van de organisator wordt verzonden naar de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de vergadering.

Keuze/beheer:

Er is geen beheer voor gebruikers- of ondernemingsbeheerders voor het uitbellen van vergaderingen. Voordat u een PSTN-gebruiker toevoegt, kunt u indien mogelijk een chatbericht of een e-mailbericht naar de PSTN-gebruiker verzenden om te vragen of ze willen deelnemen aan de AV-vergadering, zodat ze weten dat ze worden uitgenodigd. De PSTN-gebruiker kan er ook voor kiezen om de oproep niet te accepteren.

Peiling

Wat deze functie doet: genodigden kunnen een peiling houden en anonieme antwoorden van deelnemers verzamelen tijdens vergaderingen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: afzonderlijke stemmen zijn anoniem. Samengevoegde resultaten van peilingen zijn zichtbaar voor alle presentatoren en kunnen door elke presentator worden weergegeven voor alle deelnemers. Peilingen worden opgeslagen op Lync Server 2010 volgens het verloopbeleid voor inhoud van vergaderingen, zoals gedefinieerd door de beheerder van uw bedrijf. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: polling verbetert de samenwerking door presentatoren in staat te stellen snel de voorkeuren van deelnemers te bepalen.

Keuze/beheer:

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van peilingen beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer de peiling niet voor alle deelnemers wordt weergegeven. Als een peiling niet voor u beschikbaar is, kan deze niet worden weergegeven in uw inhoudslijst wanneer deze momenteel niet wordt gedeeld en kan de peiling niet worden opgeslagen op uw lokale computer.

• Presentatoren kunnen op elk gewenst moment een peiling openen of sluiten om te stemmen en pollresultaten te wissen.

Samenwerking via PowerPoint

Wat deze functie doet: Met Microsoft PowerPoint Collaboration kunnen genodigden PowerPoint presentaties weergeven, bekijken en er aantekeningen bij maken tijdens een onlinevergadering.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

Uw acties maken gebruik van PowerPoint Samenwerking, ongeacht of u een PowerPoint presentatie uploadt, doorloopt of aantekeningen maakt. Elk bestand dat in een vergadering wordt gepresenteerd, wordt verzonden naar alle deelnemers, die dit rechtstreeks naar een map op hun computer kunnen downloaden. De bestandseigenaar of presentator kan beperken dat anderen het bestand opslaan, maar deze kunnen het dan nog wel ophalen of bekijken.

PowerPoint-bestanden worden op Lync Server opgeslagen volgens het verloopbeleid van de vergaderingsinhoud dat is gedefinieerd door de ondernemingsbeheerder. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: door samen te werken met PowerPoint kunnen deelnemers aan de vergadering effectieve presentaties geven en feedback ontvangen.

Keuze/beheer:

• Presentatoren kunnen aantekeningsbevoegdheden beperken op basis van de rol van de deelnemer (alleen presentatoren, iedereen, geen) door het volgende te doen:

  1. Klik in het dialoogvenster Deelnamegegevens en Opties voor vergadering in het gespreksvenster op Opties voor vergadering.

  2. Klik onder Bevoegdheden in de vervolgkeuzelijst Aantekeningsbevoegdheden op de gewenste optie.

  3. Klik op OK.

• Presentatoren kunnen voorkomen dat deelnemers dia's bekijken die niet worden gepresenteerd door het volgende te doen:

  1. Klik in het dialoogvenster Deelnamegegevens en Opties voor vergadering op Opties voor vergadering.

  2. Klik onder Bevoegdheden in de vervolgkeuzelijst Privé weergeven op de gewenste optie.

  3. Klik op OK.

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van PowerPoint presentatie beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer de PowerPoint presentatie niet wordt gedeeld. Als een PowerPoint presentatie niet beschikbaar is, kunt u deze niet zien in uw inhoudslijst wanneer deze niet wordt gedeeld en kunt u deze niet opslaan op uw computer.

Opname

Wat deze functie doet: met opnemen kunnen presentatoren die Lync gebruiken, alle aspecten van een Lync-vergadering opnemen, inclusief wie de vergadering heeft deelgedaan, audio, video en inhoud, zoals chatgesprekken, programma's delen, PowerPoint presentaties, peiling, hand-outs en whiteboards. Wanneer de organisator of andere presentatoren hun opname onderbreken of stoppen, worden andere opnamen die worden uitgevoerd, niet beïnvloed.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

Als presentatoren ervoor kiezen om op te nemen, wordt de opname opgeslagen op hun computer. Extra videobestanden die zijn gegenereerd op basis van de opname, worden standaard opgeslagen op de lokale computer van een presentator, maar kunnen ook worden opgeslagen op een andere computer als deze is opgegeven door de presentator die de opname uitvoert. Wanneer gebruikers inhoud uploaden naar een vergadering, wordt toestemming verleend om die inhoud toe te voegen aan opnamen die die gebruikers of andere gebruikers maken.

Als er fouten optreden tijdens de publicatiefase van een opname, kunnen gegevens die zijn vastgelegd in een gepauzeerde opnamestaat, onbedoeld worden opgenomen in de opname. Als een deel van de publicatiefase mislukt (zie Opnamebeheer voor de status 'Waarschuwing...'), moeten opnamen niet naar anderen worden verspreid, ook al kunnen deze wel worden afgespeeld.

Gebruik van gegevens:

De opname kan worden afgespeeld door iedereen die toegang heeft tot de locatie waar de opname is opgeslagen.

Keuze/beheer:

De mogelijkheid om op te nemen is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door de ondernemingsbeheerder. Als deze functie is ingeschakeld voor vergaderingen, kunnen presentatoren van de vergadering een opname starten. Wanneer een presentator de opname inschakelt, wordt een melding dat een opname is gestart, uitgezonden naar deelnemers met compatibele clients en apparaten. Gebruikers die deelnemen aan een opgenomen sessie die een van de volgende incompatibele clients of apparaten gebruikt, worden opgenomen, maar ontvangen de opnamemelding niet.

Niet-compatibele clients zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

  • Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2)

  • Microsoft Office Communicator Web Access (2007)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Niet-compatibele apparaten zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Bovendien wordt, ongeacht het apparaat of de client die wordt gebruikt, een deelnemer die video in een volledig scherm gebruikt tijdens een vergadering niet aangegeven dat een opname is gestart totdat hij of zij terugkeert naar het gespreksvenster.

Verbeteringen in spraakkwaliteit

Wat deze functie doet: Deelnemer biedt meldingen om u te helpen de kwaliteit van uw gesprek te verbeteren als tijdens het gesprek apparaat-, netwerk- of computerproblemen worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u een apparaatinstallatie hebt die slechte audio toevoegt aan een gesprek (bijvoorbeeld echo of ruis), zal Deelnemer u informeren en anderen in het gesprek ook informeren dat de kwaliteit van het gesprek wordt gedegradeerd vanwege de installatie van het apparaat aan uw kant. Anderen zien alleen een melding waarin wordt aangegeven dat u een apparaat gebruikt dat een slechte geluidskwaliteit veroorzaakt. Ze weten niet welk apparaat u gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de informatie die naar andere gesprekspartners wordt verzonden, wordt gebruikt om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren. Presentatoren kunnen bijvoorbeeld uw lijn dempen als u alleen in het gesprek luistert.

Keuze/beheer: de deelnemer staat u niet toe om meldingen over de gesprekskwaliteit uit te schakelen.

Samenwerking via een whiteboard

Wat deze functie doet: Met whiteboardsamenwerking kunt u virtuele whiteboards delen in Attendee en aantekeningen toevoegen tijdens onlinevergaderingen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: aantekeningen die worden gemaakt op whiteboards, zijn zichtbaar voor alle deelnemers. Whiteboards worden opgeslagen op Lync Server volgens het verloopbeleid voor vergaderinhoud. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: Whiteboard-samenwerking verbetert de samenwerking door deelnemers aan de vergadering in staat te stellen ideeën te bespreken, te brainstormen, notities te maken, enzovoort.

Keuze/beheer: presentatoren kunnen de beschikbaarheid van whiteboards beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer het whiteboard niet voor alle deelnemers wordt weergegeven. Als een whiteboard niet beschikbaar is voor een gebruiker, kan hij of zij het niet zien in de inhoudslijst en kan het niet opslaan op zijn of haar computer.

Naar boven