Privacysupplement voor Microsoft Lync Windows Store App

Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync 2013-producten. Voor een volledig begrip van de manier waarop gegevens worden verzameld en gebruikt voor een Microsoft Lync-product of -service, wordt u aangeraden zowel de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten als deze aanvulling te lezen.

Deze aanvulling op de privacyverklaring heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van de communicatiesoftware Microsoft Lync Windows Store App, die is geïmplementeerd in uw bedrijf. Als u Microsoft Lync 2010 gebruikt als onderdeel van een onlineoplossing of -service (met andere woorden: als een derde partij [bijvoorbeeld Microsoft] de servers host waarop de software wordt uitgevoerd), worden er gegevens naar deze derde partij verzonden. Raadpleeg de beheerder van uw bedrijf of uw serviceprovider voor meer informatie over het gebruik van de gegevens die naar deze derde partij worden verzonden.

Archivering

Wat deze functie doet: archivering biedt organisaties die volgens de vereisten van hun branche of wettelijke voorschriften verplicht zijn gegevens te bewaren, of die mogelijk zelf vereisten op dit gebied stellen, een manier om bepaalde soorten communicatie- en gebruiksgegevens die betrekking hebben op Lync te archiveren in overeenstemming met die vereisten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij archivering wordt de inhoud van chatberichten tussen twee of meer personen, de inhoud van vergaderingen, met inbegrip van geüploade inhoud (zoals hand-outs) en inhoud met betrekking tot gebeurtenissen (zoals deelnemen, beëindigen, uploaden, delen en wijzigingen in de zichtbaarheid), opgeslagen op een server die is geconfigureerd door de beheerder van het bedrijf. Peer-to-peer-bestandsoverdracht, audio/video voor peer-to-peer-gesprekken, toepassingen delen tijdens een peer-to-peer-gesprek, aantekeningen bij vergaderingen en peilingen kunnen niet worden gearchiveerd. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: een organisatie kan inhoud archiveren om te voldoen aan de vereisten van het bewaarbeleid van de branche, de wetgeving of de organisatie zelf.

Keuze/beheer: archivering is standaard uitgeschakeld. De gebruiker kan dit ook niet instellen. De beheerder van het bedrijf beheert dit.

Oproepdelegering

Wat deze functie doet: met oproepdelegering kunnen gebruikers een of meer gemachtigden toewijzen die namens hen oproepen kunnen doen of beantwoorden en die namens hen online vergaderingen kunnen instellen en eraan kunnen deelnemen. Gebruikers kunnen er ook voor kiezen om oproepen automatisch door te schakelen naar de voicemail, een ander nummer of een gemachtigde, of om een oproep te laten overgaan op zowel hun primaire nummer als een alternatief nummer, zoals een mobiel apparaat, gemachtigde of belgroep.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij het aanwijzen van gemachtigden, moeten de contactgegevens van de gemachtigden door de gebruiker tijdens het configuratieproces worden geleverd. Gebruikers die zijn aangewezen als gemachtigden krijgen een melding waarin hun wordt meegedeeld dat iemand in hun organisatie hen heeft aangewezen als gemachtigde. Wanneer gemachtigde(n) een gesprek beantwoorden namens de persoon die hen heeft aangewezen als gemachtigde(n), krijgt deze persoon een melding per e-mail over deze gebeurtenis. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de contactgegevens van de gemachtigde worden gebruikt om hem of haar in staat te stellen oproepen te doen of te ontvangen en vergaderingen te plannen of eraan deel te nemen namens de persoon waarvoor de persoon een gemachtigde is.

Keuze/beheer: oproepdelegering is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan oproepdelegering in- en uitschakelen voor de organisatie. Als oproepdelegering is ingeschakeld, kunnen gebruikers oproepdelegering configureren door de volgende stappen uit te voeren:

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Opties.
Selecteer onder Gesprekken doorschakelen de optie Binnenkomende gesprekken.
Selecteer in het menu Binnenkomende gesprekken de optie Mijn oproepen doorschakelen of Tegelijk bellen.
Selecteer in het menu Mijn oproepen doorschakelen of Tegelijk bellen de optie Mijn gemachtigden.

Opmerking: Alleen eerder gedefinieerde gemachtigden zijn beschikbaar op het mobiele apparaat. Gemachtigden moeten worden geconfigureerd in de Lync-desktopclient.

Oproeplogboeken

Wat deze functie doet: oproeplogboeken bieden gebruikers de mogelijkheid hun eigen Lync-audiogesprekken op te slaan in een Microsoft Outlook-map.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: gegevens over audiogesprekken, zoals de begintijd, eindtijd, duur en deelnemers aan het gesprek, worden opgeslagen in de Outlook-map Gespreksgeschiedenis. Het onderwerp en de locatie van de vergadering kunnen eveneens worden vastgelegd als u Outlook selecteert bij Persoonlijke gegevens beheren op het tabblad Persoonlijk van het dialoogvenster Opties. In oproeplogboeken wordt de inhoud van audiogesprekken niet opgeslagen. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gebruiker kan oproeplogboeken gebruiken om zijn of haar gespreksgeschiedenis bij te houden en weer te geven.

Keuze/beheer: oproeplogboeken zijn standaard ingeschakeld. De beheerder van uw bedrijf kan de functie Oproeplogboeken voor uw bedrijf in- en uitschakelen. Als uw beheerder de functie Oproeplogboeken heeft ingeschakeld, kunt u de instellingen voor oproeplogboeken voor al uw Lync-clients vanuit de Lync-desktopclient beheren.

Nummerweergave in de deelnemerslijst van een vergadering

Wat deze functie doet: bij nummerweergave wordt de beller-id van alle deelnemers aan een vergadering weergegeven in de deelnemerslijst van de vergadering.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de beller-id van deelnemers aan een vergadering wordt verzameld. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: wanneer iemand deelneemt aan een vergadering, wordt zijn of haar beller-id weergegeven in de deelnemerslijst van de vergadering, zodat andere deelnemers deze kunnen zien.

Keuze/beheer: eindgebruikers kunnen deze functie niet instellen. Nummerweergave wordt ingesteld door de telefoonprovider. Sommige providers bieden gebruikers de mogelijkheid nummerweergave in of uit te schakelen. Voor meer informatie neemt u contact op met de beheerder van uw bedrijf of uw telefoonprovider.

Visitekaartje

Wat deze functie doet: op het Visitekaartje worden contactgegevens, aanwezigheidsgegevens en locatiegegevens van u en de personen in uw organisatie weergegeven, voor Lync en voor recente versies van Outlook. Met het visitekaartje hebt u ook in één klik toegang tot communicatiemethoden. U kunt bijvoorbeeld rechtstreeks een chatbericht verzenden, een oproep starten of een e-mailbericht verzenden vanaf een visitekaartje van een bepaalde persoon.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de statische gegevens van het visitekaartje worden opgehaald uit de adreslijst van het bedrijf (zoals Active Directory). De dynamische gegevens, zoals beschikbaarheidsinfo, wordt opgehaald uit Microsoft Exchange Server. Locatiegegevens worden op verschillende manieren verzameld (zie de sectie Locatie). Telefoonnummers kunnen worden opgehaald uit de adreslijst van het bedrijf of handmatig worden ingevoerd door de gebruiker. Aanwezigheidsgegevens worden beheerd door Lync met behulp van de Outlook Agenda (als deze is ingeschakeld door de gebruiker) of handmatig worden ingevoerd door de gebruiker. De Lync-server deelt deze gegevens met andere personen binnen de organisatie. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: het visitekaartje wordt gebruikt om de contact-, locatie- en aanwezigheidsgegevens van personen binnen de organisatie van de gebruiker weer te geven. Hoeveel informatie wordt vrijgegeven aan de Lync- of Outlook-contactpersonen van de gebruiker, kan worden ingesteld door 'privacyrelaties' te maken en hiervoor de privacymodus in- of uit te schakelen (zie de sectie Privacymodus).

Keuze/beheer: de instellingen voor het visitekaartje worden beheerd met de Lync-desktopclient.

Gespreksgeschiedenis

Wat deze functie doet: met gespreksgeschiedenis kunt u eerdere, recente of gemiste chatsessies en statistieken over gesprekken (zoals datum, tijdstip, duur en oproepgegevens) opslaan in de map gespreksgeschiedenis van Microsoft Outlook en deze weer ophalen vanuit het tabblad Gesprekken in Lync.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de inhoud van de chatsessies en statistieken over gesprekken (zoals datum, tijdstip, duur en oproepgegevens). Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gespreksgeschiedenis kan worden weergegeven in Lync vanuit het tabblad Gesprekken in de primaire gebruikersinterface, zodat de gebruiker eerdere gesprekken kan bekijken en voortzetten.

Keuze/beheer: de gespreksgeschiedenis is standaard uitgeschakeld. U kunt de instellingen voor oproeplogboeken voor al uw Lync-clients vanuit de Lync-desktopclient beheren.

Programma voor kwaliteitsverbetering

Wat deze functie doet: als u besluit deel te nemen worden door het Programma voor kwaliteitsverbetering basisgegevens verzameld over de manier waarop u programma's, de computer of het apparaat en verbonden apparaten gebruikt. Microsoft verzamelt ook gegevens over de wijze waarop deze zijn geïnstalleerd of worden uitgevoerd. Deze rapporten worden naar Microsoft verzonden om de functies te helpen verbeteren die onze klanten het meest gebruiken en om oplossingen voor vaak voorkomende problemen te maken. Het programma voor kwaliteitsverbetering verzamelt ook het type en het aantal fouten die optreden, de prestaties van software en hardware en de snelheid van de services. Microsoft verzamelt niet uw naam, adres of overige contactgegevens.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de gegevens voor het Programma voor kwaliteitsverbetering worden automatisch naar Microsoft verzonden wanneer de functie is ingeschakeld. Zie de Privacyverklaring voor het programma van Microsoft voor verbetering van de gebruikerservaring voor meer informatie over de verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens door het Programma voor kwaliteitsverbetering.

Gebruik van gegevens: Microsoft gebruikt deze gegevens om zo de kwaliteit, betrouwbaarheid en prestaties van software en services van Microsoft te verbeteren.

Keuze/beheer: het programma voor kwaliteitsverbetering is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan het programma voor kwaliteitsverbetering in- of uitschakelen voor hun organisatie. Als de beheerder van het bedrijf het programma voor kwaliteitsverbetering niet heeft geconfigureerd voor de organisatie, kan de gebruiker zich hiervoor tijdens het initiële installatieproces aanmelden. Als de beheerder van het bedrijf het beheer over het programma voor kwaliteitsverbetering niet heeft uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op elk moment hun keuze om deel te nemen aan het programma voor kwaliteitsverbetering op de volgende manier wijzigen:

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Opties.
Schakel het selectievakje Inschrijven voor het programma voor kwaliteitsverbetering in of uit om al dan niet deel te nemen aan het programma voor kwaliteitsverbetering.

Opmerking: Als de beheerder de instelling wijzigt en het programma voor verbetering van de gebruikerservaring in- of uit te schakelt terwijl de gebruiker al gebruik maakt van Lync, wordt de nieuwe instelling pas van kracht nadat de gebruiker Lync heeft afgesloten en zich opnieuw heeft aangemeld.

Bureaublad en toepassingen delen

Wat deze functie doet: gebruikers kunnen hun bureaublad of een geselecteerde toepassing delen met iedereen in een vergadering en zo samenwerken via een videochat. Zo kunnen ze bestanden delen en bewerken alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden als hun collega's. Gebruikers kunnen ook Microsoft PowerPoint-presentaties geven en met anderen samenwerken op een virtueel whiteboard. Dit is een lege pagina voor notities en tekeningen die iedereen in de vergadering kan gebruiken. Als een gebruiker diens bureaublad of een toepassing deelt, is deze persoon de enige die over de besturing beschikt. De gebruiker kan desgewenst andere gebruikers toestaan de besturing van zijn of haar gedeelde bureaublad of toepassing over te nemen, te navigeren en wijzigingen aan te brengen met hun eigen muis en toetsenbord (zie het gedeelte Besturing van bureaublad en toepassingen delen).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als een deelsessie wordt gestart, kunnen alle gesprekspartners de beeldschermen, het volledige bureaublad of geselecteerde programma's op het computerscherm zien, afhankelijk van wat wordt gedeeld. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: via Bureaublad en toepassingen delen kunt u samenwerken met gesprekspartners.

Keuze/beheer: gebruikers van Lync Windows Store App kunnen hun bureaublad of toepassingen niet delen. Ze kunnen alleen het gedeelde bureaublad of de gedeelde toepassingen bekijken van gebruikers van de bureaubladversie van Lync of van Lync Web App.

Diagnostische gegevens vastleggen

Wat deze functie doet: bij diagnostische logboekregistratie worden gegevens verzameld die het ondersteuningsteam op het tweede niveau kan gebruiken om de oorzaak van een probleem vast te stellen. Hierbij worden de logboeken lokaal opgeslagen op de computer van de gebruiker.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als diagnostische logboekregistratie is ingeschakeld, worden specifieke gebruiksgegevens opgeslagen in een logboek op de computer van de gebruiker. Dit geldt bijvoorbeeld voor het onderwerp en de locatie van vergaderingen, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op Lync-uitnodigingen, informatie over de afzender en ontvanger van chatberichten en de route die het bericht heeft afgelegd, de lijst met contactpersonen en aanwezigheidsgegevens van de gebruiker, de namen van toepassingen, bijlagen, Microsoft PowerPoint-bestanden, whiteboards of peilingen die de gebruiker heeft gedeeld, inclusief gedeelde peilingvragen en een index van de antwoorden erop. De inhoud van Lync-gesprekken (chatberichten, PowerPoint-decks, de inhoud van whiteboards, notities, details van peilingen en dergelijke) wordt niet opgeslagen in de diagnostische logboeken. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gegevens die worden verzameld in de diagnostische logboeken kunnen worden gebruikt door de klantenondersteuning van de gebruiker of kunnen naar Microsoft worden verzonden om problemen met Lync op te lossen.

Keuze/beheer: diagnostische logboekregistratie is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen voor het bedrijf. Als de beheerder deze functie heeft ingeschakeld, kan de gebruiker diagnostische logboekregistratie configureren door de volgende stappen uit te voeren.

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Opties.
Ga omlaag naar Logboekregistratie en schakel de instelling in of uit om diagnostische logboekregistratie in of uit te schakelen.

Opmerking: De nieuwe instelling wordt pas van kracht nadat de gebruiker de Lync-app heeft afgesloten. Sluit Lync af door de Lync-taak in Taakbeheer van Windows te beëindigen of door het apparaat opnieuw op te starten.

Noodhulpdiensten (alarmnummer)

Wat deze functie doet: wanneer deze functie beschikbaar wordt gemaakt door de beheerder van het bedrijf, kan in Lync via Noodhulpdiensten een locatie worden verzonden naar een externe routeringsserviceprovider die is geselecteerd door de klant. De externe routeringsserviceprovider verzendt de locatie vervolgens naar de noodhulpdiensten wanneer het telefoonnummer voor deze diensten wordt gebeld (zoals 911 in de Verenigde Staten). Wanneer de functie is ingeschakeld, zijn de locatiegegevens die worden verzonden naar de medewerkers van de noodhulpdiensten, de locatie die de beheerder aan de locatie van elke gebruiker heeft toegewezen (bijvoorbeeld een gebouw- en kantoornummer) en heeft ingevoerd in de locatiedatabase. Als een dergelijke locatie niet beschikbaar is, is dit de locatie die de gebruikers mogelijk handmatig hebben ingevoerd in het veld Locatie. Als de gebruikers de noodhulpdiensten bellen terwijl ze Lync gebruiken via een draadloze internetverbinding op hun eigen werklocatie, zijn de locatiegegevens die naar de noodhulpdiensten worden verzonden, slechts een benadering van de locatie op basis van de locatie die is toegewezen aan het draadloze eindpunt waarmee de computer communiceert. De locatiegegevens van dit draadloze eindpunt worden bovendien handmatig ingevoerd door de beheerder van het bedrijf. Hierdoor vormen de locatiegegevens die worden verzonden naar de medewerkers van de noodhulpdiensten mogelijk niet de werkelijke fysieke locatie van de gebruiker. Voor volledig gebruik van deze functie moet het bedrijf een routeringsservice gebruiken die is geleverd door gecertificeerde oplossingsproviders. Daarnaast is de service alleen beschikbaar in de Verenigde Staten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Lync worden verkregen, worden bepaald door de automatische locatiegegevens die worden gevuld door de Location Information Server of door de locatiegegevens die handmatig door de gebruiker zijn ingevoerd in het veld Locatie. Deze gegevens worden opgeslagen in het geheugen van de computer van de gebruiker. Wanneer het nummer van de noodhulpdiensten wordt ingevoerd, worden deze locatiegegevens samen met de oproep verzonden om de gegevens door te sturen naar de juiste noodhulpdienst en een benadering van de locatie door te geven. De locatie van de gebruiker kan ook via een chatbericht naar de lokale beveiliging worden verzonden. Voor noodoproepen bevat de oproepdetailrecord de locatiegegevens van de beller. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: Locatie wordt gebruikt om het gesprek te routeren naar de relevante hulpdienst, zodat deze kan worden ingezet. Deze gegevens kunnen ook worden verzonden naar het beveiligingsbedrijf van de onderneming, samen met een melding over de locatie van de beller en terugbelgegevens.

Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze inschakelen. Vraag de beheerder van het bedrijf of deze functie beschikbaar is. U kunt niet zelf instellen of een locatie automatisch wordt bepaald of doorgegeven aan noodhulpdiensten wanneer het alarmnummer wordt gebeld.

Opmerking: De beheerder van het bedrijf kan de mogelijkheid om alarmnummers te bellen beperken op uw werklocatie. Neem daarom contact op met de beheerder van uw bedrijf voor meer informatie over de mate waarin de functionaliteit voor het bellen van de noodhulpdiensten beschikbaar is.

Federatie

Wat deze functie doet: federatie stelt Lync-gebruikers binnen uw organisatie in staat aanwezigheidsgegevens te zien, chatberichten te verzenden en audiogesprekken tussen computers te voeren (als de computer is voorzien van luidsprekers en een microfoon of een headset) met Lync-gebruikers van andere organisaties waarmee u bent gefedereerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: gegevens op het visitekaartje, zoals naam, e-mailadres en aanwezigheidsgegevens, worden gedeeld tussen federatieve contactpersonen. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen gebruikers uit de ene organisatie gebruikers uit een andere organisatie toevoegen aan hun lijst met contactpersonen, chatberichten naar hen sturen en hun aanwezigheidsgegevens zien. Gebruikers kunnen de beste manier kiezen om te communiceren (spraak, video en meer) en kunnen sessies tussen twee personen gemakkelijk uitbreiden naar meerdere personen.

Keuze/beheer: Lync Windows Store App-gebruikers kunnen federatieve contactpersonen zien en met hen communiceren, maar ze kunnen ze niet toevoegen aan of verwijderen uit de lijst met Lync-contactpersonen vanuit de Lync Windows Store App. Federatieve contactpersonen worden beheerd vanuit de Lync voor desktopclient. Federatie is standaard uitgeschakeld en wordt geconfigureerd door de beheerder van het bedrijf.

Opmerking: De standaardinstelling is dat alle externe contactpersonen, persoonlijke of zakelijke, de privacyrelatie Externe contactpersonen krijgen toegewezen. Dit houdt in dat uw naam, aanspreektitel, e-mailadres, bedrijf en afbeelding worden gedeeld. Deze contactpersonen kunnen uw aanwezigheidsnotitie niet zien. Als u een andere privacyrelatie toewijst aan externe contactpersonen, zoals Werkgroep of Vrienden en familie, kunnen zij uw aanwezigheidsnotitie wel zien en bestaat de kans dat ze onbedoeld informatie verspreiden die niet voor hen bedoeld is.

Chatberichten tijdens vergaderingen (meerdere partijen)

Wat deze functie doet: met de functie Chatberichten tijdens vergaderingen kunt u chatberichten verzenden naar en ontvangen van de deelnemers in een Lync Web App-vergadering. Verzonden berichten worden verzonden naar alle deelnemers.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: chatberichten die worden verzonden door een deelnemer, worden samen met de naam van de afzender en het tijdstempel verzonden naar alle gesprekspartners (met uitzondering van de gesprekspartners die telefonisch deelnemen) die deelnemen aan het gesprek. Er wordt geen informatie verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: met chatberichten kunt u samenwerken met andere deelnemers aan de vergadering door onder andere geschreven tekst, zoals een webadres, concepttaal voor een document, enzovoort te delen.

Keuze/beheer: als de gebruiker de functie Chatberichten tijdens vergaderingen (meerdere partijen) wil inschakelen, moet deze op de knop Chatsessie klikken in het gespreksvenster.

Belangrijk: Voor deelnemers die de Lync-bureaubladtoepassing gebruiken, kan het afschrift van de chatsessie automatisch worden opgeslagen op de computer. Daarnaast kunnen andere Lync Web App-gebruikers het afschrift van de chatsessie selecteren en kopiëren van de Lync Web App-webpagina naar een andere toepassing.

Uitbellen bij vergadering

Wat deze functie doet: met Uitbellen bij vergadering kunnen de aanwezige Lync-gebruikers in een vergadering een nummer via openbare telefoonnetwerken (PSTN) toevoegen aan een bestaand(e) audio-/videogesprek of -vergadering. Een PSTN-gebruiker kan worden toegevoegd door het PSTN-nummer te kiezen op het toetsenblok van Lync. De PSTN-gebruiker wordt toegevoegd wanneer deze de oproep beantwoordt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de PSTN-gebruiker ziet de beller-id van de organisator van de vergadering of van de deelnemer wanneer die gebruiker de oproep ontvangt waarmee hij of zij wordt uitgenodigd voor de vergadering.

Gebruik van gegevens: de beller-id wordt gebruikt om de beller te identificeren bij de persoon die de oproep ontvangt.

Keuze/beheer: voor deze functie is geen beheer beschikbaar voor de gebruiker of beheerder van het bedrijf.

Persoonlijke foto

Wat deze functie doet: met Persoonlijke foto kunnen gebruikers een persoonlijke foto aan andere personen binnen de organisatie laten zien in het Visitekaartje. Als een gebruiker ervoor kiest om de persoonlijke foto weer te geven in het visitekaartje, kunnen andere Lync-gebruikers de foto zien in hun lijst met Lync-contactpersonen via de optie Foto's van contactpersonen weergeven. Als gebruikers ervoor kiezen om hun persoonlijke foto weer te geven, kunnen ze kiezen om de standaardfoto die door de organisatie wordt gebruikt, weer te geven of, als deze functionaliteit is ingeschakeld in de organisatie, zelf een foto uploaden vanaf de eigen computer.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de voorkeuren voor het delen van persoonlijke afbeeldingen en eventuele aangepaste foto's die zijn geüpload. Er wordt geen informatie naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: deze gegevens opgeslagen op de Lync-server en worden gebruikt om de gebruikerservaring aan te passen en uw afbeelding met anderen te delen.

Keuze/beheer: de instellingen voor persoonlijke afbeeldingen worden beheerd met de Lync-desktopclient.

Aanwezigheids‑ en contactgegevens

Wat deze functie doet: de functie Aanwezigheids‑ en contactgegevens biedt u toegang tot gegevens die zijn gepubliceerd over andere gebruikers (zowel binnen als buiten uw organisatie) en biedt andere gebruikers toegang tot gegevens die over u zijn gepubliceerd, zoals aanwezigheid, status, titel, telefoonnummer, locatie en notities. De administrator kan ook integratie met Outlook en Exchange Server instellen, zodat u afwezigheidsberichten en andere statusgegevens kunt weergeven (bijvoorbeeld als er een vergadering is gepland in uw Outlook-agenda).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:: Eventuele telefoonnummers die de gebruiker beschikbaar stelt, gegevens zoals afwezigheidsberichten en statusinformatie als integratie met Outlook en Exchange Server is geconfigureerd door de beheerder en is ingeschakeld in Outlook, inclusief eventuele notities of beschikbaarheidsgegevens die door de gebruiker handmatig beschikbaar zijn gesteld via het visitekaartje.

Gebruik van gegevens: aanmeldadres en wachtwoord worden gebruikt voor de aanmelding bij Lync en om verbinding te maken met de Lync-server. Op basis van de manier waarop de gebruiker de privacyinstellingen heeft geconfigureerd, kunnen andere Lync-gebruikers en programma's mogelijk toegang hebben tot de aanwezigheids-, contact- en statusgegevens, als deze zijn gepubliceerd, zodat gebruikers beter met elkaar kunnen communiceren.

Keuze/beheer: de instellingen voor de aanwezigheids‑ en contactgegevens worden beheerd met de Lync-desktopclient.

Privacymodus

Wat deze functie doet: met de privacymodus kunnen gebruikers bepalen in welke mate ze hun aanwezigheidsstatus (zoals Beschikbaar, Bezet, Niet storen enzovoort) delen met contactpersonen die in de lijst met contactpersonen voorkomen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de privacymodus is ingeschakeld, wordt in Lync een modus geactiveerd waarin een gebruiker de gebruikersinstellingen kan aanpassen om in te stellen dat de aanwezigheidsgegevens alleen worden gedeeld met contactpersonen in de lijst met contactpersonen. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de instelling van deze modus bepaalt hoe de aanwezigheidsgegevens worden gedeeld.

Keuze/beheer: de instellingen voor de privacymodus worden beheerd met de Lync-desktopclient.

Verbinding voor openbare chatberichten

Wat deze functie doet: via een verbinding voor openbare chatberichten (PIC of Public IM Connectivity) kunnen gebruikers van Lync gebruikers van andere openbare chatservices, zoals Microsoft Windows Live Messenger, toevoegen. Op deze manier kunnen ze snel en efficiënt communiceren met deze externe gebruikers, maar ook hun aanwezigheidsgegevens en contactgegevens delen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: gegevens op het visitekaartje, zoals naam, e-mailadres en aanwezigheidsgegevens, worden gedeeld tussen PIC-contactpersonen. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen gebruikers hun contactpersonen van andere openbare chatserviceproviders toevoegen aan hun lijst met contactpersonen in Lync, chatberichten naar hen sturen en hun aanwezigheidsgegevens zien. Gebruikers kunnen de beste manier kiezen om te communiceren (spraak, video en meer) en kunnen sessies tussen twee personen gemakkelijk uitbreiden naar meerdere personen.

Keuze/beheer: Lync Windows Store App-gebruikers kunnen PIC-contactpersonen zien en met hen communiceren, maar ze kunnen ze niet toevoegen aan of verwijderen uit de lijst met Lync-contactpersonen vanuit de Lync Windows Store App. PIC-contactpersonen worden beheerd vanuit de Lync voor desktopclient. PIC is standaard uitgeschakeld en wordt geconfigureerd door de beheerder van het bedrijf.

Opmerking: De standaardinstelling is dat alle externe contactpersonen, persoonlijke of zakelijke, de privacyrelatie Externe contactpersonen krijgen toegewezen. Dit houdt in dat uw naam, aanspreektitel, e-mailadres, bedrijf en afbeelding worden gedeeld. Deze contactpersonen kunnen uw aanwezigheidsnotitie niet zien. Als u een andere privacyrelatie toewijst aan externe contactpersonen, zoals Werkgroep of Vrienden en familie, kunnen zij uw aanwezigheidsnotitie wel zien en bestaat de kans dat ze onbedoeld informatie verspreiden die niet voor hen bedoeld is.

QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren

Wat deze functie doet: met QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren wordt de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties en vergaderingen in Lync verzameld en gerapporteerd. Deze statistieken omvatten IP-adressen, verliespercentage, gebruikte apparaten, gebeurtenissen van slechte kwaliteit tijdens de oproep enzovoort.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de beheerder van het bedrijf QoE inschakelt, worden gegevens over de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties in Lync en vergaderingen vastgelegd in de QoE-database. Met deze functie wordt niet de inhoud van de Lync-vergaderingen vastgelegd. De QoE-gegevens worden opgeslagen in de Monitoring Server-back-enddatabase die is geïmplementeerd in het bedrijf en worden gerapporteerd in een set Monitoring Server-standaardrapporten. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de beheerder van het bedrijf heeft toegang tot deze gegevens en kan deze gebruiken om feedback te verzamelen over de kwaliteit van media die door het systeem stromen. Dit omvat IP-adressen van gebruikers.

Keuze/beheer: QoE is standaard ingeschakeld, maar de beheerder van het bedrijf moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de desbetreffende gegevens te kunnen verzamelen. De beheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door een query uit te voeren op de Monitoring Server-database.

Opname

Wat deze functie doet: met Opname kunnen deelnemers aan een vergadering alle audio, video, chatberichten, gedeelde toepassingen, Microsoft PowerPoint-presentaties, whiteboard- en peilingsgegevens vastleggen die plaatsvinden tijdens een vergadering en deze opslaan om te archiveren of om af te spelen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: al deelnemers aan een vergadering ervoor kiezen om een sessie op te nemen, wordt de opname lokaal opgeslagen op hun computer. Als deelnemers inhoud delen tijdens een vergadering die wordt opgenomen, wordt deze inhoud opgenomen in de opname van de vergadering. Wanneer een deelnemer begint met de opname, wordt een melding dat de opname is gestart verzonden aan alle deelnemers aan de vergadering met compatibele clients en apparaten. Deelnemers aan een vergadering die wordt opgenomen, die gebruik maken van niet-compatibele clients of apparaten, worden ook opgenomen maar ontvangen de opnamemelding niet. Een lijst met niet-compatibele clients en apparaten wordt hieronder weergegeven. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Niet-compatibele clients zijn:

Microsoft Office Communicator 2007 R2
Microsoft Office Communicator 2007
Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2)
Microsoft Office Communicator Web Access (2007)
Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Niet-compatibele apparaten zijn:

Microsoft Lync 2010 Phone Edition
Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition
Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Opmerking: Ongeacht het gebruikte apparaat krijgt een deelnemer die gebruik maakt van video in de modus volledig scherm, tijdens een vergadering of een gesprek geen melding te zien dat de opname is begonnen, totdat hij of zij terugkeert naar het gespreksvenster.

Gebruik van gegevens: de opname wordt lokaal opgeslagen op de computer van de gebruiker en kan worden gebruikt of worden gedeeld door de eigenaar op dezelfde wijze als deze een ander type bestand zou delen. Als er fouten optreden tijdens de publicatiefase van een opname, kunnen gegevens die zijn vastgelegd in een gepauzeerde opnamestaat, onbedoeld worden opgenomen in de opname. Als een deel van de publicatiefase mislukt (zie Opnamebeheer voor de status 'Waarschuwing...'), moeten opnamen niet naar anderen worden verspreid, ook al kunnen deze wel worden afgespeeld.

Keuze/beheer: gebruikers hebben echter niet de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen met de Lync Windows Store App. Deelnemers met de Lync voor desktopclient kunnen wel een opname starten. Wanneer een opname is gestart of beëindigd, wordt in de Lync Windows Store-app een melding weergegeven om de gebruiker op de hoogte te stellen.

Logboeken opslaan

Wat deze functie doet: met de functie Logboeken opslaan kunnen gebruikers de diagnostische logboeken opslaan op hun lokale harde schijf, zodat de logtboeken kunnen worden gedeeld met het eigen ondersteuningsteam of met Microsoft (zie het gedeelte Diagnostische gegevens vastleggen).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de gegevens die worden opgeslagen in de diagnostische logboeken (zie het gedeelte Diagnostische gegevens vastleggen), samen met een audiobestand met een opname van de laatste 30 seconden van het huidige gesprek. De diagnostische logboeken en het audiobestand worden niet automatisch verzonden vanaf het apparaat van de gebruiker. De gebruiker moet dit handmatig doen via de gewenste e-mailclient of via een andere methode.

Gebruik van gegevens: de gegevens in de diagnostische logboeken en het audiobestand kunnen worden gebruikt bij het oplossen van problemen met de Windows Store-app voor Lync.

Keuze/beheer: de functie Logboeken opslaan is alleen beschikbaar als Diagnostische gegevens vastleggen is ingeschakeld.

De diagnostische logboeken kunnen als volgt worden opgeslagen:

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Info.
Selecteer Logboeken opslaan.

Opmerking: Instructies voor het afluisteren van spraakopnamen die zijn opgeslagen met de functie Logboeken opslaan kunt u lezen in Logboeken opslaan in de Lync Windows Store-app.

Aanmeldingsproblemen rapporteren

Wat deze functie doet: met de functie voor het rapporteren van aanmeldingsproblemen wordt automatisch een foutenrapport gegenereerd wanneer een gebruiker zich niet kan aanmelden bij Lync.

Verzamelde, verwerkte of verzonden informatie: de informatie die wordt verzameld in het foutenrapport, bevat informatie zoals de kwaliteit van de internetverbinding van de gebruiker en alle foutcodes of uitzonderingsgegevens die het gevolg zijn van de mislukte aanmeldingspogingen. Het rapport kan ook persoonsgegevens bevatten zoals het IP-adres van de gebruiker en de Session Initiation Protocol Uniform Resource Identifier (SIP URI). Deze informatie wordt mogelijk naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gegevens in het foutenrapport kunnen door Microsoft worden gebruikt om de gebruiker te helpen bij het oplossen van aanmeldingsproblemen. Ze worden ook door Microsoft gebruikt om veelvoorkomende aanmeldingsproblemen en trends op te sporen en zo de aanmelding bij Lync te helpen verbeteren.

Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld. De eerste keer dat de gebruiker een probleem bij het aanmelden heeft, wordt een dialoogvenster weergegeven waarin wordt gemeld dat er een aanmeldingsfout is opgetreden. Ook wordt hierin gevraagd of het rapport met de aanmeldingsfout naar Microsoft moet worden verzonden. Als de gebruiker ervoor kiest het rapport naar Microsoft te verzenden, worden de gegevens voor de huidige aanmeldingsfout en alle volgende aanmeldingsfouten automatisch naar Microsoft verzonden zonder dat de gebruiker telkens opnieuw om toestemming wordt gevraagd. Als de gebruiker ervoor kiest het rapport niet naar Microsoft te verzenden, wordt het foutrapport voor de huidige aanmeldingsfout en eventuele volgende aanmeldingsfouten niet naar Microsoft verzonden.

Gebruikers kunnen hun voorkeuren als volgt wijzigen:

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Opties.
Ga omlaag naar Aanmeldingslogboeken en schakel de instelling in of uit om registratie van aanmeldingsfouten in of uit te schakelen.

Vaardigheden zoeken

Wat deze functie doet: met Vaardigheden zoeken kunnen gebruikers zoeken naar personen in het bedrijf op basis van een eigenschap die wordt weergegeven in Microsoft SharePoint-services (bijvoorbeeld naam, e-mail, vaardigheden, vakgebied enzovoort). Deze functie is alleen beschikbaar als de beheerder van het bedrijf SharePoint heeft geïmplementeerd en de integratie tussen Lync en SharePoint heeft ingeschakeld.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de zoekquery die wordt ingevoerd in Lync, wordt verzonden naar de SharePoint-server van het bedrijf. De reactie van SharePoint wordt verwerkt door Lync en de zoekresultaten en gerelateerde informatie worden weergegeven. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: informatie die wordt ingevoerd door de gebruiker, wordt verzonden naar SharePoint om zoekresultaten op te halen, die worden weergegeven in Lync.

Keuze/beheer: de beheerder van het bedrijf kan Vaardigheden zoeken in- of uitschakelen voor de organisatie. Als de functie Vaardigheden zoeken is ingeschakeld, kunnen gebruikers als volgt zoeken naar vaardigheden:

Typ de vaardigheid waarnaar u wilt zoeken in het zoekvak.
Selecteer de knop Vaardigheid.
Bekijk de resultaten.

Slim bijsnijden

Wat deze functie doet: wanneer een gebruiker video deelt tijdens een videovergadering, bepaalt de functie Slim bijsnijden met behulp van gezichtsdetectie de locatie van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de webcam. Zodra de locatie van het hoofd van de gebruiker is bepaald, wordt deze door de Lync Windows Store-app vertaald naar coördinaten en worden de coördinaten toegevoegd aan de videobitstream die wordt verzonden. De ontvangende Lync-client gebruikt die gegevens om de oorspronkelijke (liggende) beeldverhouding van de binnenkomende videobitstream bij te snijden op basis van de coördinaten zodat het hoofd van de gebruiker zich in het midden van de uitgesneden video bevindt. Slim bijsnijden is een real-time functie die de bewegingen van de gebruiker voortdurend controleert en daarbij de coördinaten in de videobitstream aanpast, zodat de ontvangende Lync-client de video-uitsnede kan aanpassen, waarbij het hoofd van de gebruiker in het midden van de video blijft.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de coördinaten van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de camera worden toegevoegd aan de videobitstream. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de coördinaten worden gebruikt om het juiste deel van de binnenkomende video bij te snijden.

Keuze/beheer: deze functie kan niet worden uitgeschakeld.

Opmerking: Gebruikers van oudere Lync-clients en Lync voor mobiele apparaten zien het volledige beeld van de verzonden video.

Geïntegreerd archief met contactpersonen

Wat deze functie doet: het geïntegreerde archief met contactpersonen bevat drie hoofdfuncties. Alleen de functie Samenvoegen is beschikbaar in Lync Windows Store App. Met de functie Samenvoegen bij zoeken wordt uw algemene adreslijst samengevoegd met uw Lync-contactpersonen. Als u vervolgens zoekt naar een contactpersoon, wordt er slechts één item in de zoekresultaten weergegeven. Als u vervolgens zoekt naar een contactpersoon, wordt er slechts één item in de zoekresultaten weergegeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: contactgegevens uit Outlook, Active Directory en de aanwezigheidsfunctie worden samengevoegd in Lync Windows Store App. Deze gegevens worden intern gebruikt in Lync.

Gebruik van gegevens: contactgegevens uit Outlook, Active Directory en de aanwezigheidsfunctie worden weergegeven in de gebruikersinterface van Lync Windows Store App.

Keuze/beheer: de instellingen voor het geïntegreerde archief met contactpersonen worden beheerd met de Lync-desktopclient.

Verbeteringen in spraakkwaliteit

Wat deze functie doet: Lync verstuurt meldingen om de gebruiker te helpen de kwaliteit van een gesprek te verbeteren als tijdens het gesprek apparaat-, netwerk- of computerproblemen worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: informatie over de instellingen van het audioapparaat van de eindgebruiker, netwerkinstellingen en andere mediaverbindingen worden verzameld in Lync om de geluidskwaliteit te bepalen. Als wordt vastgesteld dat iets nadelig van invloed is op de geluidskwaliteit tijdens spraakcommunicatie, wordt de eindgebruiker op de hoogte gesteld van het probleem met de spraakkwaliteit. Voor andere gesprekspartners wordt alleen een melding weergegeven waarin wordt aangegeven dat de eindgebruiker een apparaat gebruikt dat een slechte geluidskwaliteit veroorzaakt. Ze weten niet welk apparaat de eindgebruiker gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de informatie die naar andere gesprekspartners wordt verzonden, wordt gebruikt om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren.

Keuze/beheer: meldingen over de geluidskwaliteit van gesprekken kunnen worden in- of uitgeschakeld door de beheerder van het bedrijf.

Naar boven

Windows 8-vergrendelingsscherm

Wat deze functie doet: Wanneer iemand probeert contact met u op te nemen via Lync wanneer uw Windows 8-apparaat is vergrendeld, geeft Lync Windows Store App een melding op het vergrendelingsscherm weer met de volgende gegevens:

Type communicatie (chatbericht, telefoonoproep of video-oproep)
Naam of telefoonnummer van de persoon die probeert contact met u op te nemen
Foto van de persoon die probeert contact met u op te nemen
In het geval van een chatgesprek de tekst van het eerste bericht

Als u niet reageert op de melding, geeft Lync een badge in het vergrendelingsscherm weer om aan te geven dat u een gesprek hebt gemist sinds de laatste keer dat u Lync hebt geopend.

Opmerking: Als u tikt om de video- of audio-oproep te beantwoorden, wordt de oproep beantwoord zonder dat u het Windows-wachtwoord hoeft in te voeren. Als de oproep afkomstig is van een vergadering die bezig is, zal inhoud die tijdens de vergadering wordt gedeeld zichtbaar zijn op het scherm.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Gegevens over het gesprek worden ontvangen van Lync Server als onderdeel van de gespreksuitnodiging. Lync haalt informatie over gemiste oproepen op van Microsoft Exchange. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: De gegevens worden alleen gebruikt voor het weergeven van de melding en badge.

Keuze/beheer: U kunt de weergave van meldingen van alle apps in het vergrendelingsscherm uitschakelen door de volgende stappen uit te voeren:

Tik in de charm Instellingen van Windows 8 op Pc-instellingen wijzigen.
Tik op Zoeken en apps en tik vervolgens op Meldingen.
Schuif de wisselknop App-meldingen weergeven op vergrendelingsscherm in de stand Uit.

U kunt de weergave van een pictogram voor gemiste meldingen op het vergrendelingsscherm uitschakelen door de volgende stappen uit te voeren:

Tik in de charm Instellingen van Windows 8 op Pc-instellingen wijzigen.
Tik op Pc en apparaten en vervolgens op Vergrendelingsscherm.
Tik in het gedeelte Apps voor vergrendelingsscherm van de instellingenpagina op het pictogram Lync.
Tik op Hier geen status weergeven.

Windows 8-startscherm

Wat deze functie doet: Wanneer u bent aangemeld bij Lync Windows Store App, wordt op de tegel voor Lync op het Windows 8-startscherm informatie weergegeven over u en uw gemiste communicaties (chatgesprekken, telefoonoproepen, video-oproepen of voicemail). Welke informatie er wordt weergegeven, is afhankelijk van de tegelgrootte die u hebt gekozen en van het feit of de live-tegel is ingeschakeld of niet.

Op de live-tegel van Lync staat uw aanwezigheidsstatus wanneer u bent aangemeld bij Lync, evenals informatie over oproepen die u hebt gemist sinds de laatste keer dat u Lync hebt geopend. Als u nieuwe gemiste oproepen hebt, wordt op de tegel een badge weergegeven om aan te geven dat u iets hebt gemist. Op de grote live-tegel worden ook de volgende gegevens weergegeven:

Type communicatie
Naam of telefoonnummer van de persoon die heeft geprobeerd contact met u op te nemen
Tijdstip van de communicatie

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Lync haalt informatie over gemiste oproepen op van Microsoft Exchange. Deze informatie wordt ook ontvangen als u Lync niet actief gebruikt, mits u hebt ingeschakeld dat Lync wordt uitgevoerd als achtergrond-app. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: De gegevens worden alleen gebruikt voor weergave op het startscherm.

Keuze/beheer: U kunt kiezen of Lync wordt uitgevoerd op de achtergrond. Hiertoe voert u de volgende stappen uit:

Selecteer vanuit de charm Instellingen voor Microsoft Lync Windows Store App de optie Opties.
Schuif de wisselknop Automatisch Lync starten als ik me bij Windows aanmeldt in de stand Uit.

U kunt kiezen of de Lync-tegel wordt ingeschakeld als live-tegel. Hiertoe voert u de volgende stappen uit:

Selecteer in het Windows 8-startscherm de tegel Lync.
Tik op de toepassingenbalk op Live-tegel uitschakelen.

Naar boven

Privacysupplement voor Microsoft Lync Windows Store App

Inhoud