Het sorteren van gegevens kan een grote rol spelen bij het effectief en gebruikseffect van een rapport of formulier. Een productcatalogus waarin de producten in alfabetische volgorde of op basis van de prijs per eenheid worden vermeld, is bijvoorbeeld veel gemakkelijker te gebruiken dan een catalogus met de items in willekeurige volgorde.
In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u records kunt sorteren bij het weergeven en ontwerpen van een tabel, query, formulier of rapport.
In dit artikel
Inleiding
U kunt de records in een tabel, query, formulier of rapport op een of meer velden sorteren. Met minimale ontwerpwerkzaamheden kunnen u en de gebruikers van het formulier of rapport kiezen hoe de records worden gesorteerd.
Wanneer u bijvoorbeeld het rapport Productcatalogus ontwerpt, kunt u ervoor kiezen om de producten in alfabetische volgorde weer te geven. De volgorde die u kiest wanneer u een object ontwerpt, wordt de standaardsorteer volgorde van het object. Maar wanneer u de query of het rapport bekijkt, kunnen al uw gebruikers de records sorteren zoals ze dat willen, bijvoorbeeld op prijs of op leverancier.
Opmerking: Een weergave kan worden gesorteerd op elk veld dat wordt weergegeven in de weergave, met uitzondering van velden die bijlagen of OLE-objecten bevatten.
U kunt de resultaten afstemmen door records op meer dan één veld te sorteren. Wanneer u sorteert op meerdere velden, is het belangrijk om te bepalen wat de buitenste en binnenste sorteervelden worden genoemd. U moet de juiste velden aan te geven als binnenste en buitenste sorteervelden om het sorteerresultaat te krijgen. U wilt bijvoorbeeld de tabel Contactpersonen sorteren op de velden Voornaam en Achternaam. Als u de voornamen binnen elke achternaam wilt sorteren van A naar Z (of van Z naar A), is Voornaam het binnenste veld. Als u echter de achternamen binnen elke voornaam wilt sorteren, is Achternaam het binnenste veld. Anders gezegd: de records worden eerst (buitenste) gesorteerd op het veld Achternaam en vervolgens op de volgende (binnenste manier) in het veld Voornaam.
1. LastName is het buitenste veld en Voornaam is het binnenste veld
2. FirstName is het buitenste veld en LastName is het binnenste veld
Bij het toepassen van sorteerorders moet u eraan denken dat getallen, tekst en speciale tekens worden gesorteerd op basis van de geselecteerde taal- en regio-instellingen van uw computer. Als de taal- en regio-instellingen die in het dialoogvenster Opties voor Access zijn opgegeven, niet overeenkomen met de taal- en regio-instellingen die in het Configuratiescherm zijn opgegeven, voldoen de resulterende sorteerorders mogelijk niet aan uw verwachtingen.
De standaardtaal of -regio controleren of wijzigen
Als u de taalinstellingen in Access wilt bekijken, klikt u op Bestand > Opties. Bekijk of wijzig op het tabblad Algemeen onder Databases makende waarde in de lijst Nieuwe databasesorteervolgorde. Stel de optie in op Algemeen als u een van deze talen wilt gebruiken: Afrikaans, Arabisch, Arabisch, Baskisch, Bulgaars, Witrussisch, Catalaans, Nederlands, Engels, Faeroese, Farsi, Duitse standaard, Grieks, Hebreeuws, Hindi, Indonesisch, Italiaans, Maleis, Portugees, Russisch, Servisch, Swahili en Urdu. Deze instelling is alleen van invloed op nieuwe databases. Als u deze instelling wilt toepassen op een bestaande database, com compactt u eerst de database.
De database com compact maken:
-
Klik op Hulpmiddelen voor databases > database compareert en herstelt.
Zie De regionale instellingen van Windows wijzigen om de weergave van bepaalde gegevenstypen te wijzigen als u de regionale instellingen van uw computer wilt bekijken.
De records in een weergave sorteren
Opmerking: In Access werkt het sorteren van een rapport iets anders dan bij het sorteren van een tabel, query of formulier.
Een tabel, query of formulier sorteren
Een rapport sorteren
-
Open een rapport in de indelings- of ontwerpweergave.
-
Als het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen niet is geopend, klikt u in de groep Groeperen & Totalen (op het tabblad Opmaak in de indelingsweergave of op het tabblad Ontwerpen in de ontwerpweergave) op Groeperen & sorteren.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als het rapport niet is gegroepeerd of gesorteerd, klikt u op Groep toevoegen in het deelvenster Groepen, sorteren en totaal berekenen en selecteert u vervolgens het buitenste sorteerveld. Klik op de tweede vervolgkeuzepijl en kies hoe de waarden moeten worden geordend. Klik opMeer, klik vervolgens op de pijl rechts van eenkoptekstsectie en selecteer een sectie zonder koptekst. Herhaal deze stappen voor elk sorteerveld, met het binnenste sorteerveld onderaan weergegeven.
-
Als het rapport al is gegroepeerd of gesorteerd, controleert u de bestaande niveaus en brengen u de wijzigingen zorgvuldig aan. Als u een veld wilt wijzigen, gebruikt u de eerste vervolgkeuzepijl. Als u de volgorde wilt wijzigen, klikt u op de tweede vervolgkeuzepijl. Als u een groeperend niveau wilt wijzigen in alleen een sorteerniveau, wijzigt u met een koptekstsectie inzonder koptekstsectie.
-
Tip: Als u een rapport op één veld wilt sorteren, opent u het rapport in de indelingsweergave, klikt u met de rechtermuisknop op het veld en selecteert u de sorteeropdracht. Als u bijvoorbeeld het veld Leeftijd selecteert, klikt u op Sorteren van klein naar groot of sorteren van groot naar klein. Als het rapport echter is gegroepeerd of als u op meerdere velden wilt sorteren, moet u het deelvenster Groepen, sorteren en totaal berekenen gebruiken.
Een tabel, query of formulier sorteren
-
Bepaal op welke velden u wilt sorteren. Als u op twee of meer velden wilt sorteren, geeft u aan welke velden fungeren als de binnenste en buitenste sorteervelden.
-
Klik met de rechtermuisknop in de kolom of het besturingselement dat overeenkomt met het binnenste veld en klik op een van de sorteeropdrachten. De opdrachten variëren afhankelijk van het type gegevens in het geselecteerde veld.
Opmerking: Wanneer u gegevens sorteert voor een veld met het gegevenstype Ja/Nee, wordt de waarde 'Ja', 'Waar' of 'Aan' beschouwd als 'Geselecteerd' en wordt de waarde 'Nee', 'Onwaar' of 'Uit' beschouwd als 'Uitgeschakeld'. De standaardweergave voor dit type veld is een selectievakje, maar u kunt instellen dat dit wordt weergegeven als een tekstvak of een keuzelijst met invoervak. Als u de weergave voor dit type veld wijzigt in een tekstvak of keuzelijst met invoervak, wordt het veld nog steeds gesorteerd als 'Geselecteerd' of 'Gewist'.
1. Getal, Valuta, AutoNummering
2. Korte tekst (tekst), Lange tekst (Memo), Hyperlink
3. Ja/Nee
4. Datum/tijd
-
Herhaal de vorige stap voor elk sorteerveld, eindigend met het buitenste sorteerveld.
De records worden opnieuw rangschikt zodat ze overeenkomen met de sorteer volgorde.
Opmerking: Als een tekstveld null- en tekenreeksen met lengte nul bevat, worden bij het sorteren in oplopende volgorde eerst de records met null-waarden weergegeven, vervolgens de records met tekenreeksen met lengte nul en vervolgens de records met niet-lege waarden.
Meer informatie over hoe speciale tekens, voor latende spaties en negatieve waarden worden verwerkt tijdens het sorteren
Als een waarde in een veld begint met een speciaal teken, zoals een afbreekstreester, haakje of ander symbool, volgt u het volgende gedrag bij het sorteren in oplopende volgorde:
-
Waarden die met een spatie beginnen, worden vóór alfanumerieke waarden weergegeven.
-
Waarden tussen aanhalingstekens volgen waarden die beginnen met een spatie, maar die voorafgaan aan alfanumerieke waarden.
-
Waarden die beginnen met het minteken(-)gaan vooraf aan waarden die beginnen met het plusteken(+).
-
Voor alle andere symbolen wordt de volgorde bepaald door de ASCII-tekencodes van de tekens te zien. De code voor het dollarteken ($) is bijvoorbeeld 36 en de code voor het gelijkteken (=) is 61, dus waarden die beginnen met $ worden weergegeven vóór waarden die beginnen met =.
Als u deze volgorde wilt negeren, kunt u ervoor kiezen om het eerste teken van alle waarden in het veld te negeren. Deze techniek werkt als de waarden in het veld altijd beginnen met één speciaal teken, zoals een minteken, of met hetzelfde aantal speciale tekens. Op deze manier weet u hoeveel tekens u moet negeren. Zie het artikel Records sorteren op basis van gedeeltelijke waarden in een veld voor stapsgewijle informatie over het sorteren op gedeeltelijke waarden. Als het aantal tekens dat moet worden genegeerd, varieert, kunt u een aangepaste sorteer volgorde opgeven. Zie het artikel Records sorteren in aangepaste volgorde voor stapsgewijse informatie.
-
Het is niet mogelijk om een sorteer volgorde uit slechts één veld te verwijderen. Als u de sorteervolgering wilt verwijderen uit alle sorteervelden, klikt u op het tabblad Start in de groep Sorteren & filteren op Alle sorteervolgeringen verwijderen en de sorteervolgeringen die u wilt toepassen.
Aanvullende sorteerscenario's
Wanneer u de sorteeropdrachten gebruikt, worden het gegevenstype van het veld en de volledige waarden van elk veld gebruikt om de volgorde van records te bepalen. Maar wat moet u doen als u tekstwaarden, zoals maandag, dinsdag, en dergelijke, wilt sorteren in aangepaste volgorde en niet in alfabetische volgorde? Of wilt u een tekstveld sorteren dat IP-adressen bevat? Zie de volgende onderwerpen als de sorteeropdrachten niet voldoen aan uw behoeften:
-
Records sorteren op basis van gedeeltelijke waarden in een veld Wilt u records sorteren op basis van de eerste of laatste tekens in een veld? Als u vertrouwd bent met het schrijven van eenvoudige expressies, kunt u in dit onderwerp lezen hoe u expressies gebruikt om gedeeltelijke waarden op te halen.
-
Records sorteren in hoofdlettergevoelige sorteervolgorde Tekstwaarden worden genegeerd. De waarden smith enSmith worden bijvoorbeeld als precies hetzelfde behandeld en u kunt niet bepalen welke als eerste wordt weergegeven. Zie dit onderwerp als u wilt sorteren op gevallen.
-
Records sorteren op numerieke waarden in een tekstveld Ziet u dat records zijn gesorteerd op de afzonderlijke cijfers en niet op de numerieke waarde? Als records met bijvoorbeeld de waarden 11 en 121 worden weergegeven vóór records met de waarde 2 of 25, kunt u dit artikel lezen.
-
Records sorteren in een aangepaste sorteervolgorde Zie dit artikel als u bepaalde waarden, zoals namen van dagen (maandag, dinsdag, en dergelijke) of werknemerstitels (manager, directeur) wilt sorteren in een voor u betekenisvolle volgorde.
-
IP-adressen sorteren Een veld waarin IP-adressen meerdere getallen en perioden(.), zodat u geen eenvoudige tekst- of numerieke sortatie kunt gebruiken voor IP-adressen. Zie dit onderwerp voor meer informatie over het sorteren van IP-adressen.
Een sorteer volgorde verwijderen
-
Als u een sorteervolgorde wilt verwijderen uit een tabel, query of formulier, klikt u op het tabblad Start in de groep Sorteren & filteren op Alle sorteervolgorde verwijderen.
Hiermee wordt de sorteer volgorde verwijderd van alle velden in de weergave.
-
Als u een sorteervolgorde wilt verwijderen uit een rapport, opent u het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen door te klikken op Groeperen & sorteren in de groep Totalen groeperen & (op het tabblad Opmaak in de indelingsweergave, op het tabblad Ontwerpen in de ontwerpweergave). Klik vervolgens op het sorteerniveau dat u wilt verwijderen en klik op Verwijderen. Een vermelding die overeenkomt met een sorteerveld, begint met de woorden Sorteren op. Voorkom dat vermeldingen worden verwijderd die beginnen met Groeperen op,omdat hierdoor het ontwerp van het rapport wordt gewijzigd.
Een sorteer volgorde opslaan met een object
De laatst toegepaste sorteer volgorde wordt automatisch opgeslagen met de tabel, de query, het formulier of het rapport. Als u dit automatisch wilt toepassen wanneer u het object de volgende keer opent, moet de eigenschap OrderByOnLoad van het object zijn ingesteld op Ja.
Aangezien de laatst toegepaste sorteer volgorde van tijd tot tijd verandert, wilt u mogelijk een permanente (of standaard) sorteer volgorde definiëren. U kunt een standaardsorteer volgorde opgeven voor een query of rapport. Een belangrijk punt is dat hoewel de standaardsorteer volgorde niet wordt overschreven door de huidige of laatst opgeslagen sorteer volgorde, deze alleen in werking treedt wanneer de huidige of laatst opgeslagen sorteer volgorde wordt verwijderd uit de weergave.
-
Als u een standaardsorteer volgorde wilt definiëren voor een query, opent u deze in de ontwerpweergave. Voeg de sorteervelden toe aan het ontwerpraster en geef in de rij Sorteren de 3D-volgorde op.
-
Als u een standaardsorteerorde voor een rapport wilt definiëren, gebruikt u het deelvenster Groepeert, sorteren en totaal berekenen in de indelings- of ontwerpweergave. Zie de sectie Een rapport sorteren voor stapsgewijse informatie.
Als u de records in de standaardsorteervolgorde wilt sorteren, klikt u op het tabblad Start in de groep & Filteren op Alle sorteervolgorde verwijderen. Hiermee verwijdert u het huidige of laatst opgeslagen filter uit de weergave en kunt u de records in standaard volgorde weergeven.
