Alleen bepaalde typen accounts bieden ondersteuning voor de functie Automatische antwoorden (afwezig). Als u de knop Automatische antwoorden niet hebt, wordt deze functie niet ondersteund door uw e-mailaccount. Als u Outlook echter niet afsluit als u weggaat, kunt u regels gebruiken om automatisch op berichten te reageren. Met regels kunt ook e-mail doorsturen naar een ander account, berichten als gelezen markeren of ze automatisch naar een map verplaatsen. Ga naar E-mailberichten beheren met behulp van regels voor meer informatie over regels.
Regels gebruiken om binnenkomende e-mail te beantwoorden tijdens afwezigheid
Wanneer u Bestand selecteert in Outlook, ziet het scherm er ongeveer als volgt uit:
Als u een knop Automatische antwoorden hebt, gaat u naar Automatisch afwezigheidsberichten verzenden vanuit Outlook. Gebruik anders de volgende stappen om een sjabloon te maken voor het beantwoorden van berichten en om Outlook zodanig in te stellen dat elk ontvangen bericht wordt beantwoord.
Een afwezigheidssjabloon maken
Stel in Outlook een nieuw e-mailbericht op.
Voer een onderwerp en hoofdtekst in voor uw afwezigheidssjabloon.
Selecteer Bestand>Opslaan als.
Geef de sjabloon een naam en selecteer in de vervolgkeuzelijst Opslaan als de optie Outlook-sjabloon (*.oft).
U kunt de locatie voor de sjabloon wijzigen, maar u kunt ook de standaardlocatie kiezen. Deze is gewoonlijk C:\Gebruikers\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Kies Opslaan.
Telkens wanneer u afwezig bent of een bestaande sjabloon gebruikt, kunt u een nieuwe sjabloon gebruiken. U kunt nu die sjabloon gebruiken om de afwezigheidsregel te maken.
Een afwezigheidsregel maken
- Selecteer op het tabblad Bestand de optie Regels & waarschuwingen beheren.
- Selecteer Nieuwe regel in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels.
- Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en selecteer Volgende.
- Als u op elk bericht wilt reageren dat binnenkomt, laat u de selectievakjes voor stap 1 en stap 2 ongewijzigd en selecteert u nogmaals volgende . Selecteer Ja als u wordt gevraagd deze regel op alle berichten te willen toepassen.
- Selecteer in Stap 1: selecteer een of meerdere acties, onder Wat wilt u met het bericht doen, de optie antwoorden met een bepaalde sjabloon.
- Selecteer onder Stap 2: Bewerk de beschrijving van de regel de onderstreepte tekst voor een bepaalde sjabloon.
- In het vak Zoeken in bovenaan het vak Selecteer een antwoordsjabloon selecteert u de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
- Selecteer de sjabloon die u hierboven hebt gemaakt en selecteer vervolgens Openen en Volgende.
- U kunt eventueel uitzonderingen toevoegen. Selecteer vervolgens Volgende.
- Geef de regel een naam, bijvoorbeeld Afwezig.
Het selectievakje Schakel deze regel in is standaard ingeschakeld. Als u het afwezigheidsantwoord nu wilt inschakelen, selecteert u Voltooien. Anders schakelt u dit vakje uit. U kunt de regel desgewenst later inschakelen.
Opmerking
Als u tijdens uw afwezigheid automatische antwoorden wilt verzenden bij berichten, moet u Outlook open laten.
Een regel inschakelen
Als u een paar dagen voordat u ze nodig hebt een afwezigheidssjabloon en -regel hebt gemaakt, schakelt u de regel in aan de hand van de volgende stappen.
- Selecteer het bestand>Regels & waarschuwingen beheren.
- In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen zoekt u op het tabblad E-mailregels de regel die u hebt gemaakt en schakelt u het selectievakje links van de regel in. Selecteer vervolgens OK.