Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te controleren

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Word-documenten

Tijdens de Documentcontrole worden verschillende controles weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens in Word-documenten kunt vinden en verwijderen voordat u deze deelt.

Ga als volgt te werk als u snel gegevens en informatie wilt zoeken en verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties voor verwijderen of opslaan in of uit (zoals hieronder wordt beschreven). 
2. Selecteer Controleren.
3. Bekijk de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie De Documentcontrole gebruiken voor kanttekeningen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

Word-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen, revisietekens van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt Als u het document in samenwerking met anderen hebt gemaakt, bevat het mogelijk onderdelen als revisietekens van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt en verschillende versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke personen aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document, zaken die u mogelijk niet wilt delen buiten uw team.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Onder documenteigenschappen, of metagegevens, valt informatie over het document zoals de schrijver, het onderwerp en de titel. Documenteigenschappen omvatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365-programma's, zoals de naam van de persoon die als laatste een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u bijzondere functies gebruikt, bevat het document mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten en namen van sjablonen.
• Kopteksten, voetteksten en watermerken Word documenten kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten. Het is ook mogelijk dat u een watermerk hebt toegevoegd aan een Word-document.
• Verborgen tekst Word documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of een document verborgen tekst bevat, kunt u ernaar zoeken met Documentcontrole.
• Eigenschappen documentserver Als een document is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
• Aangepaste XML-gegevens Documenten kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen met Documentcontrole

1. Open het Word-document dat u wilt controleren op verborgen informatie en persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestand de optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het originele document op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van het originele document op het tabblad Bestand de optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies Document controleren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit het document wilt verwijderen.

   Belangrijk

   • Als u verborgen inhoud verwijdert uit het document, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit documenten die u opslaat in de indeling OpenDocument Text (.odt), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het document in deze indeling opslaat.

Met de functie Documentcontrole kunt u verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen die zijn opgeslagen in Excel-documenten, voordat u deze deelt.

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documenten

Deze tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die tijdens de Documentcontrole kunnen worden gevonden en verwijderd uit werkmappen.

Ga als volgt te werk om snel gegevens en informatie te zoeken en verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties voor verwijderen of opslaan in of uit (zoals hieronder wordt beschreven).
2. Selecteer Controleren.
3. Bekijk de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie De Documentcontrole gebruiken voor kanttekeningen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

U kunt niet alle gegevens verwijderen. Zie voor meer informatie Informatie die tijdens de Documentcontrole wordt gevonden, maar niet kan worden verwijderd.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

Met Documentcontrole kunt u verborgen en persoonlijke gegevens zoeken in Excel-werkmappen.

1. Open de werkmap die u op verborgen of persoonlijke gegevens wilt controleren.

2. Selecteer op het tabblad Bestand de optie Opslaan als en typ een andere naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van de originele werkmap op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van de originele werkmap op het tabblad Bestand de optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies Document controleren.

5. Schakel in het vak Documentcontrole de selectievakjes in van de typen verborgen inhoud die u wilt controleren. Zie Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documenten voor meer informatie over de afzonderlijke controles.

6. Selecteer Inspecteren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het vak Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit het document wilt verwijderen.

   Belangrijk

   • Als u verborgen inhoud verwijdert uit de werkmap, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen rijen, kolommen of werkbladen verwijdert die gegevens bevatten, wijzigt u mogelijk de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen rijen, kolommen of werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen rijen, kolommen of werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.
   • De controles voor opmerkingen en aantekeningen, documenteigenschappen en persoonlijke gegevens, en kop- en voetteksten kunnen niet worden gebruikt in een werkmap die is opgeslagen als een gedeelde werkmap (Controleren>,delen in werkmap). Dit komt doordat in gedeelde werkmappen persoonlijke gegevens worden gebruikt om te zorgen dat verschillende personen kunnen samenwerken in de werkmap. Als u deze gegevens wilt verwijderen uit een gedeelde werkmap, kunt u een kopie van de werkmap maken en deze kopie niet delen. Als u het delen van een werkmap ongedaan wilt maken, selecteert u Werkmap delen op het tabblad Controleren en schakelt u Gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers toestaan uit.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit werkbladen die u opslaat in de ODS-indeling (OpenDocument Spreadsheet), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het werkblad in deze indeling opslaat.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens in Excel

Hier volgen enkele items die de bron kunnen zijn van verborgen en persoonlijke gegevens in uw Excel-werkmappen:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt Uw werkmap bevat mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt als u met anderen hebt samengewerkt aan een werkmap. Met deze informatie zouden anderen kunnen zien welke personen er aan de werkmap hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in de werkmap.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Metagegevens of documenteigenschappen in Excel bevatten, net als in andere Microsoft 365-apps, details zoals auteur, onderwerp en titel. In Microsoft 365 wordt automatisch de naam bijgehouden van de persoon die de werkmap het laatst heeft opgeslagen, de datum waarop het document is gemaakt en de locatie van het document. Er zijn mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten, printereigenschappen (bijvoorbeeld het pad naar de printer en de toegangscode voor veilig afdrukken) en gegevens over bestandspaden voor het publiceren van webpagina’s.
• Kop- en voetteksten Werkmappen kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten.
• Verborgen rijen, kolommen en werkbladen In een werkmap kunnen rijen, kolommen en complete werkbladen verborgen zijn. Als u een exemplaar van een werkmap verspreidt dat verborgen rijen, kolommen of werkbladen bevat, kunnen anderen die onderdelen zichtbaar maken en de gegevens die erin staan bekijken.
• Eigenschappen documentserver Werkmappen die zijn opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, kunnen extra documenteigenschappen of informatie over de serverlocatie bevatten.
• Aangepaste XML-gegevens Werkmappen kunnen XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
• Onzichtbare inhoud Werkmappen kunnen objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.
• Externe links Werkmappen kunnen koppelingen naar gegevens in andere werkmappen (externe koppelingen) bevatten. De namen van de werkbladen met die gegevens worden dan samen met de werkmappen opgeslagen, maar zijn mogelijk niet zichtbaar.
• Ingesloten bestanden of objecten Werkmappen kunnen ingesloten bestanden (zoals een Microsoft 365- of tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of een vergelijking) bevatten met daarin gegevens die mogelijk niet zichtbaar zijn.
• Macro's of VBA-code Werkmappen kunnen macro's, VBA-modules, COM- of ActiveX-besturingselementen, gebruikersformulieren of door de gebruiker gedefinieerde functies bevatten met daarin gegevens die mogelijk zijn verborgen.
• Items met gegevens die in de cache zijn opgeslagen In de cache kunnen gegevens van werkmappen zijn opgeslagen voor draaitabellen, draaigrafieken, slicers, tijdlijnen en kubusformules die mogelijk niet zichtbaar.
• Excel-enquêtes Werkmappen kunnen verborgen Excel-enquêtevragen bevatten die zijn ingevoerd in webversie van Excel en die samen met de werkmap zijn opgeslagen, maar hier niet zichtbaar zijn.
• Scenario's van Scenariobeheer Werkmappen kunnen scenario's bevatten die zijn gedefinieerd met Scenariobeheer. Deze scenario's kunnen gegevens in de cache hebben opgeslagen of verborgen gegevens bevatten.
• Filters Werkmappen kunnen actieve filters of tabelfilters bevatten waarmee gegevens in de cache of verborgen gegevens samen met de werkmap kunnen worden opgeslagen.
• Verborgen namen Werkmappen kunnen verborgen namen bevatten die mogelijk de bron zijn van verborgen gegevens.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de werkmap. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd omdat de werkmap dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

U kunt verborgen gegevens in uw PowerPoint-presentaties zoeken en verwijderen met behulp van Documentcontrole.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd

Deze tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die tijdens de Documentcontrole kunnen worden gevonden en verwijderd uit uw PowerPoint-presentaties.

Ga als volgt te werk om snel gegevens en informatie te zoeken en verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties voor verwijderen of opslaan in of uit (zoals hieronder wordt beschreven).
2. Selecteer Controleren.
3. Bekijk de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie De Documentcontrole gebruiken voor kanttekeningen en informatie over het verwijderen van informatie.
4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

U kunt niet alle verborgen gegevens en informatie verwijderen met Documentcontrole. Zie voor meer informatie Informatie die tijdens de Documentcontrole wordt gevonden, maar die niet kan worden verwijderd.

Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u wellicht presentaties controleren op andere typen informatie.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

1. Open de PowerPoint-presentatie die u wilt controleren op verborgen gegevens en persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestand de optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van de oorspronkelijke presentatie op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van de originele presentatie op het tabblad Bestand de optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies Document controleren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Zie Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te controleren voor meer informatie over de afzonderlijke controles.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit het document wilt verwijderen.

   • Als u verborgen inhoud verwijdert uit de presentatie, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.
   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit presentaties die u opslaat in de ODP-indeling (OpenDocument Presentation), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de presentatie in deze indeling opslaat.

Nadat u met Documentcontrole persoonlijke gegevens hebt verwijderd en u de presentatie blijft aanpassen, worden persoonlijke gegevens in PowerPoint nog steeds automatisch verwijderd wanneer u dit bestand opslaat. Als er echter nog meer gezamenlijke bewerkingen nodig zijn voor deze presentatie (u moet bijvoorbeeld de namen van de coauteurs gekoppeld houden aan de opmerkingen die ze hebben achtergelaten), kunt u voorkomen dat PowerPoint automatisch persoonlijke gegevens verwijdert door te klikken op de knop 'Instelling wijzigen' in de melding 'Verwijderen van persoonlijke gegevens ingeschakeld'.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

In een PowerPoint-presentatie kunnen verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Deze informatie is mogelijk niet direct zichtbaar, maar kan wel worden opgehaald uit de presentatie.

Verborgen informatie bestaat onder meer uit de gegevens die PowerPoint toevoegt om ervoor te zorgen dat u samen met anderen een presentatie kunt maken. Het kan ook gaan om informatie die u opzettelijk verborgen hebt gemaakt.

PowerPoint-presentaties kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt Als u met anderen samenwerkt aan een presentatie, bevat die presentatie mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt. Met deze informatie kunnen anderen de wijzigingen zien die zijn aangebracht, en de namen van de personen die aan uw presentatie hebben gewerkt, alsook de opmerkingen van revisoren.
• RevisiebijhoudgegevensWanneer u samenwerkt aan een gedeeld document dat is opgeslagen in de cloud, slaat PowerPoint 2016 voor Microsoft 365 gegevens op over wie wijzigingen in het document heeft aangebracht en wanneer deze wijzigingen zijn aangebracht.
• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Documenteigenschappen, ook wel metagegevens genoemd, bevatten informatie over de presentatie zoals de schrijver, het onderwerp en de titel. Documenteigenschappen omvatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365-programma's, zoals de naam van de persoon die als laatste een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u bijzondere functies gebruikt, bevat het document mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten en bestandspadgegevens voor het publiceren van webpagina's.
• Onzichtbare inhoud op dia's Een presentatie kan objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.
• Inhoud buiten de dia'sPowerPoint-presentaties kunnen objecten bevatten die niet direct zichtbaar zijn, omdat ze naar het gebied buiten de dia zijn gesleept. Deze inhoud buiten de dia's kan onder meer bestaan uit tekstvakken, illustraties, afbeeldingen en tabellen.
• Presentatienotities In de sectie Notities van een PowerPoint-presentatie kan tekst staan die u wellicht niet openbaar wilt maken, vooral als de notities uitsluitend geschreven zijn voor de persoon die de presentatie geeft.
• Eigenschappen documentserver Als uw presentatie is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat de presentatie mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
• Aangepaste XML-gegevens Presentaties kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de presentatie. Deze items kunnen niet met Documentcontrole worden verwijderd omdat de presentatie dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

Documentcontrole en persoonlijke gegevens

Met de revisiebijhoudgegevens, die zijn geïntroduceerd in PowerPoint 2016 build 8403 voor Microsoft 365 Insiders, wordt een beperking van Documentcontrole aangegeven. Kelly en Linda werken bijvoorbeeld samen aan presentatie A in Microsoft 365. Revisiebijhoudgegevens (dat wil zeggen gebruikersnamen en de tijdstippen waarop ze deze wijzigingen hebben aangebracht) worden toegevoegd aan de presentatie. Als Mohammed vervolgens presentatie A opent in een eerdere versie van PowerPoint en Documentcontrole uitvoert op het bestand om persoonlijke gegevens te verwijderen, kan de Documentcontrole in die versie van PowerPoint de revisiebijhoudgegevens die aan de presentatie zijn toegevoegd door de nieuwere Microsoft 365-versie van PowerPoint die wordt gebruikt door Gwenda en Lynn, niet detecteren en verwijderen. Mohammed kan de revisiebijhoudgegevens niet verwijderen zonder te upgraden naar de huidige versie van PowerPoint en vervolgens Documentcontrole uit te voeren

In Visio kunt u verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen voordat u een kopie van een Visio-document met anderen deelt.

U kunt persoonlijke en verborgen gegevens verwijderen uit de volgende functiegebieden in Visio:

• Opmerkingen die zijn ingevoegd op de pagina's van uw document
• Bestandseigenschappen (Auteur, Manager en Bedrijf)
• Naam, initialen en markeringen van de revisor
• Bestandspaden van stencils
• Bestandspad en -naam van sjabloon

U kunt verborgen gegevens in uw Visio-presentaties vinden en verwijderen door de volgende stappen uit te voeren.

1. Selecteer Info op het tabblad Bestand.

2. Selecteer Controleren op problemen en kies Persoonlijke gegevens verwijderen.

3. Selecteer op het tabblad Persoonlijke gegevens de optie Verwijder deze items uit het document.

   Tip

   Schakel het selectievakje Waarschuw mij als ik deze informatie opnieuw probeer in te voegen in als u een waarschuwing wilt zien wanneer u persoonlijke gegevens opnieuw probeert in te voegen.

4. Als u mogelijk gevoelige gegevens uit externe gegevensbronnen wilt verwijderen, selecteert u Gegevens verwijderen uit externe bronnen die zijn opgeslagen in het document.

   Opmerking

   Als u dit selectievakje inschakelt, worden er geen gegevens verwijderd die een shape zijn gekoppeld. De gegevensbron wordt uit het diagram verwijderd, maar als er gegevens uit de gegevensbron in het diagram staan, moet u deze handmatig verwijderen.