Als u een Microsoft 365- of Microsoft Exchange-account met Outlook gebruikt, kunt u gebeurtenissen of vergaderingen plannen en de planningsassistent en ruimte zoeken gebruiken om ze gemakkelijker te plannen.
Een nieuwe gebeurtenis of vergadering maken
Schakel over naar het Calendar-venster vanuit het navigatiedeelvenster aan de zijkant en selecteer Nieuwe gebeurtenis.
In het venster Nieuwe gebeurtenis kunt u de gebeurtenis een naam geven, vereiste personen toevoegen, de tijd instellen, instellen als een terugkerende gebeurtenis/vergadering, een locatie toevoegen, een herinnering instellen en een bericht toevoegen.
Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan om een afspraak op te slaan of op Verzenden om de uitnodiging te verzenden naar iedereen die u hebt toegevoegd. Het verschijnt in uw agenda op de tijd en datum die u hebt gekozen.
De Planningsassistent gebruiken
Wanneer u meerdere personen uitnodigt, kan het een beetje ingewikkeld worden om de agenda's van iedereen te beheren om een tijd te vinden die voor iedereen werkt. De Planningsassistent helpt dat gemakkelijker te maken.
Klik op de vervolgkeuzelijst naast Nieuw bericht en selecteer Nieuwe gebeurtenis.
Selecteer in het venster Nieuwe gebeurtenisMeer items weergeven (...) in de werkbalk en selecteer vervolgens Planningsassistent.
U ziet een rij voor elke geadresseerde die u eerder hebt ingevoerd, evenals de beschikbaarheid van de locatie die u hebt geselecteerd (indien beschikbaar). U kunt ook verplichte of optionele deelnemers rechtstreeks vanuit de planningsassistent toevoegen.
- De tijden waarop de deelnemers bezet zijn, worden in het rood weergegeven. De tijden waarop de deelnemers een voorlopige afspraak hebben, worden met rode en witte diagonale strepen weergegeven, de tijden waarop de deelnemers ergens anders werken, worden met een rood kader weergegeven en tijden buiten de werktijden van de deelnemers worden weergegeven met lichtgrijze en witte diagonale strepen.
- De tijden waarop de deelnemers bezet zijn, worden in het rood weergegeven. De tijden waarop de deelnemers een voorlopige afspraak hebben, worden met rode en witte diagonale strepen weergegeven, de tijden waarop de deelnemers ergens anders werken, worden met een rood kader weergegeven en tijden buiten de werktijden van de deelnemers worden weergegeven met lichtgrijze en witte diagonale strepen.
Klik op een tijd om een blauw vak te plaatsen om eventuele conflicten te zien. U kunt ook op de randen van het blauwe vak klikken en deze verslepen om de duur van de gebeurtenis of vergadering te verlengen of te verkorten.
Als u klaar bent, klikt u op Gereed bovenaan het scherm om terug te gaan naar het venster Nieuwe gebeurtenis met de wijzigingen die u hebt aangebracht. Controleer of alles klopt en klik op Opslaan om het te verzenden.
Ruimte zoeken gebruiken
Selecteer in een nieuwe gebeurtenis of vergadering Meer items weergeven (...) in de werkbalk en selecteer vervolgens Planningsassistent.
Klik op Een locatie toevoegen en klik vervolgens op Bladeren in alle ruimten als die beschikbaar zijn.
Opmerking
Als u de optie Ruimte zoeken niet ziet, bent u mogelijk niet aangemeld bij een account met toegang tot locatiegegevens. Neem contact op met uw IT-beheerder voor hulp.
Met Ruimte zoeken kunt u het gebouw, het type ruimte, de capaciteit, de verdieping en de functies kiezen (bijvoorbeeld of de ruimte beschikt over audio, video, projector, enzovoort).
Nadat u een van de beschikbare opties hebt geselecteerd, worden er kamers gevonden in de sectie Aanbevolen onderaan. Als een ruimte beschikbaar is op het moment van de vergadering, staat er Beschikbaar in groene tekst en als de ruimte al geboekt of gesloten is, staat Niet beschikbaar in rode tekst.
RSVP voor gebeurtenissen of vergaderingen
- Wanneer u op een e-mail met een uitnodiging voor een gebeurtenis of vergadering klikt, klikt u erop en ziet u een venster met de reactiereactie.
- Als u op Accepteren, Voorlopig of Weigeren klikt, wordt onmiddellijk uw RSVP verzonden. Als u dus desgewenst een bericht wilt toevoegen of een nieuw tijdstip wilt voorstellen, doet u dat eerst. U kunt ook op het selectievakje Email organisator klikken als u geen bevestigingsmail wilt verzenden.
- Als u uw RSVP moet wijzigen, gaat u naar uw agenda, zoekt u de gebeurtenis of vergadering en dubbelklikt u erop om deze te openen.
- Klik op de knop RSVP bewerken om het RSVP-venster weer te geven en uw keuze te wijzigen.
