Aanbevolen procedures voor Outlook: goede e-mails schrijven

Leer de essentiële do's en don'ts van professionele e-mailcommunicatie in Outlook.

In dit artikel

• Wat u wel moet doen
• Wat u niet moet doen
• Distributielijsten en groepen contactpersonen gebruiken
• Inlinecommentaar
• Wanneer gebruikt u Bcc?
• Voorbereiden op vakantie

Wat u wel moet doen

De volgende regels zorgen ervoor dat uw e-mails er professioneel uitzien en uw boodschap overbrengen.

1. Lees uw bericht voordat u het verzendt.

2. Zorg ervoor dat het onderwerp het doel en benodigde acties duidelijk maken. Bijvoorbeeld: "Managers: Please send your Board Retreat Dates" bevat zowel de naam van de groep als een actie, zodat ontvangers snel kunnen zien wat ze moeten doen. Andere handige voorvoegsels zijn 'FYI:' en 'Actie vereist'.

3. Als actie moet worden ondernomen, vermeld dan wat u wilt op de onderwerpregel.

4. Wijzig het onderwerp van het bericht als het onderwerp van het gesprek verandert.

5. Houd berichten kort en bondig.

6. Deel het bericht zo in, dat de belangrijkste informatie bovenaan staat.

7. Maak belangrijke informatie vet.

8. Zet actie-items of vragen op aparte regels , zodat ze beter opvallen.

9. Maak namen van personen vet als u iets aan hen vraagt. Bijvoorbeeld: "Ryan: Wat is de status van het project?" Als u Outlook 2016 gebruikt met Microsoft 365, consider using @Mentions.

10. Beperk het aantal geadresseerden tot diegenen die het bericht ook echt moeten lezen.

    • Voeg personen die op de hoogte moeten blijven toe aan de regel Cc .
    • Voeg personen die moeten reageren of actie moeten ondernemen toe aan de regel Aan .

11. Gebruik eenhandtekeningwanneer dit gepast is, maar houd de handtekening eenvoudig, kort, professioneel en gebruik liever geen afbeeldingen.

12. Als u onmiddellijk antwoord nodig hebt, stuur dan liever geen e-mail. Pak de telefoon of stuur een chatbericht.

13. Als u een e-mailgesprek hebt met meer dan tien berichten en nog geen uitsluitsel hebt, kunt u een vergadering bellen of een vergadering beleggen om het probleem te bespreken. E-mail is niet altijd de efficiëntste manier om complexe problemen op te lossen.

14. Stuur een ontvangstbevestiging voor berichten die een uitgebreid antwoord nodig hebben. Als u op dat moment geen tijd hebt voor een uitgebreid antwoord, laat u de afzender weten dat u ermee bezig bent en op een ander moment uw antwoord stuurt. Markeer het bericht om uzelf eraan te herinneren dat u later moet antwoorden.

15. Wees spaarzaammet hoge urgentie ().

    Opmerking

    Zelfs als u een regel voor uitgesteld verzenden hebt ingesteld, zorgt het markeren van een bericht met een hoge urgentie ervoor dat dit onmiddellijk wordt verzonden.

16. Als u een vraag stelt en er meerdere personen zijn die deze kunnen beantwoorden, kiest u slechts één persoon en stuurt u de vraag liever niet naar een groep.

Het belangrijkste voor het schrijven van goede e-mailberichten is dat u zich inleeft in de geadresseerden.

Opvolgen: vlag toevoegen bij verzenden

Wanneer u een bericht stuurt aan iemand van wie u een antwoord nodig hebt, gaat u als volgt te werk:

1. Voeg een vlag toe aan het bericht voor uzelf wanneer u het verzendt.
2. Wijzig de naam van de gemarkeerde e-mailtaak in de To-Do balk en begin met Opvolgen.
3. Pas de categorie @wachten toe op het bericht.

Wanneer u deze drie stappen uitvoert, weet u dat uw volgende actie een vervolgbericht is of zoeken naar een antwoord.

Naar boven

Wat u niet moet doen

1. Gebruik geen briefpapier.
2. Vermeld uw manager niet in elk bericht dat u verzendt.
3. Stuur geen e-mail wanneer u kwaad bent. Schrijf het bericht, sla het op in de map Concepten en laat het even bezinken.
4. Verwacht geen snel antwoord als u een lang bericht stuurt (meer dan twee alinea's).
5. Stuur geen opvolgbericht binnen een dag na het eerste bericht. Als u na een redelijke termijn nog niets hebt gehoord, kunt u bellen of een chatbericht sturen.
6. Gebruik geen lees- en ontvangstbevestiging op alle berichten die verzendt. Gebruik deze alleen als u niet zeker weet of de geadresseerde het bericht ook daadwerkelijk ontvangt.
7. Voeg geen vlag of hoge urgentie toe aan elk bericht dat u verzendt. Na een tijdje verliest dit het gewenste effect.
8. Typ niet HOOFDLETTERS.
9. Stuur geen bijlagen, stuur liever een koppeling.
10. Breid distributielijsten of groepen contactpersonen niet uit. Als u een distributielijst uitbreidt, zijn berichten minder goed leesbaar en komen ze in de verkeerde map terecht.
11. Wees niet sarcastisch. Uw humor kan verkeerd worden geïnterpreteerd.
12. Schrijf niets dat anderen in uw organisatie niet zouden moeten lezen. U weet nooit waar uw e-mailbericht terecht kan komen.
13. Gebruik geen cursieve of zeer artistieke lettertypen die slecht leesbaar zijn.
14. Gebruik geen rode lettertypen, omdat deze moeilijk te lezen zijn en als kritiek kunnen worden geïnterpreteerd.
15. Stuur geenAntwoord naar allen naar een distributielijst of groep contactpersonen met het verzoek om te worden verwijderd. Ooit.

Naar boven

Regels voor groepen contactpersonen en distributielijsten

• Als u reageert op een bericht aan een grote groep contactpersonen, houdt u zich aan alle do's en valkuilen die u direct moet beantwoorden.
• Als u meer informatie nodig hebt van een persoon of als u het probleem afzonderlijk onderzoekt, beantwoordt u de hele distributielijst zodat iedereen weet dat u reageert en beantwoordt u de persoon vervolgens afzonderlijk. Reageer op de distributielijst nadat het probleem is opgelost met de oplossing. Hierdoor kunnen anderen op de distributielijst naar de oplossing verwijzen.

Personen doorsturen

Als iemand een bericht stuurt naar een distributielijst waarvan u lid bent en het bericht beter kan worden beantwoord door iemand anders of door een andere distributielijst, gaat u als volgt te werk:

1. Reageer en voeg de juiste distributielijst of persoon toe aan de Aan-regel .
2. Zorg ervoor dat antwoorden naar de juiste distributielijst of persoon worden verzonden.
3. Voeg niet de oorspronkelijke distributielijst toe aan de BCC-regel . Als u dat doet, wordt het bericht niet verwerkt door de regels van andere mensen. Laat de distributielijst liever op de regel Aan of CC .

Verwijderen uit een distributielijst

Als u e-mail ontvangt van een distributielijst waarvan u niet wilt dat deze wordt opgenomen, stuurt u een bericht naar uw netwerkbeheerder of de eigenaar van de distributielijst met de vraag of u uit de distributielijst kan worden verwijderd. Beantwoord niet de hele distributielijst. U kunt de eigenaar van de distributielijst vinden door te dubbelklikken op de naam van de distributielijst.

Naar boven

Inlinecommentaar

Een handige manier om vragen te beantwoorden en te reageren op problemen is door inlineopmerkingen toe te voegen aan e-mailberichten. Het volgende wordt aanbevolen:

1. Vermeld in uw bericht dat u inline commentaar geeft. Voeg bijvoorbeeld 'Zie extra opmerkingen hieronder' toe.

2. Zorg dat uw tekst er anders uitziet dan het oorspronkelijke bericht. Enkele suggesties:

   • De tekstkleur wijzigen
   • Zet uw naam of initialen tussen vierkante haken voor elke opmerking, bijvoorbeeld [Elsje], [MM]
   • Het lettertype wijzigen in cursief of vet of beide

3. Verwijder geen tekst die u niet zelf hebt geschreven.

   

Naar boven

Wanneer gebruikt u Bcc?

Gebruik de functie BCC om personen uit een e-mailgesprek te verwijderen wanneer u denkt dat ze geen behoefte meer hebben aan de extra e-mail of als het onderwerp van het gesprek is gewijzigd.

Als u bijvoorbeeld een van vijf personen bent aan wie een vraag is gesteld via e-mail en u deze vraag wilt beantwoorden, verplaatst u de vier anderen naar de regel voor BCC en zegt u zoiets als 'Bcc voor Jan, Klaas, Johan en Debbie. Hier is het antwoord..." Toekomstige berichten worden vervolgens uitsluitend uitgewisseld tussen u en de oorspronkelijke afzender.

Gebruik BCC niet om iemand anders, bijvoorbeeld uw manager, op de hoogte te brengen van gevoelige informatie. De ontvanger van de BCC realiseert zich mogelijk niet dat hij of zij een BCC heeft ontvangen en stuurt mogelijk iedereen een antwoord, zodat iedereen weet dat hij of zij een BCC heeft ontvangen. Dit kan overkomen als achterbaksheid van uw kant.

U kunt het bericht beter doorsturen nadat u het hebt verzonden dan dat u een derde via BCC op de hoogte brengt.

Naar boven

Voorbereiden op vakantie

Als u Outlook gebruikt met Microsoft 365, een Outlook.com-, Hotmail.com- of Live.com-account of een Microsoft Exchange-account, kunt u een afwezigheidsbericht instellen om personen binnen uw organisatie te laten weten dat u er niet bent.

Volg als aanbevolen procedure het advies in Tijd op kantoor toevoegen aan de Outlook-agenda's van collega's.

Als u of uw beheerder een gedeelde vakantiekalender heeft gemaakt, moet u uw vakantie daar posten. Als iedereen de gedeelde agenda gebruikt, hoeft u geen apart vergaderverzoek te verzenden om iedereen te laten weten dat u afwezig bent, zoals al eerder wordt aangegeven in het artikel, maar een e-mailbericht kan u wel bedanken als geheugensteuntje.

Naar boven