De planningsassistent in de webversie van Outlook gebruiken

Instructies voor de klassieke webversie van Outlook

De planningassistent openen

De planningassistent kan voor of na het opgeven van de details van de gebeurtenis worden gebruikt. Als u de datum, tijd en duur van de gebeurtenis opgeeft en deelnemers toevoegt voordat u de planningassistent opent, worden deze details meegenomen en kunt u ze desgewenst wijzigen.

Met behulp van de planningassistent hebt u onmiddellijk inzage in de agenda van een deelnemer en kunt u zijn of haar beschikbaarheid (beschikbaar of bezet) vaststellen voor de datum en tijd van de gebeurtenis.

1. Selecteer op de werkbalk E-mail of Calendar de optie Nieuwe>Calendar gebeurtenis.

2. Voer op de pagina Details voor de nieuwe gebeurtenis een van de volgende handelingen uit:

   • Voeg indien nodig details van gebeurtenissen toe, bijvoorbeeld titel en locatie, begin- en einddatums en -tijden, en overige informatie, voeg personen toe en selecteer vervolgens Planning assistent.
   • Selecteer Planning assistent , en voeg daarna zo nodig deelnemers toe en voeg een ruimte toe.

In het detailvenster van de planningassistent kunt u de datum en tijd wijzigen waarop een gebeurtenis plaatsvindt, maar u kunt de titel van de gebeurtenis niet wijzigen. De pagina Details voor de gebeurtenis biedt opties die niet beschikbaar zijn voor de planningassistent. Tot deze opties behoren onder andere het instellen van een herinnering voor een vergadering, het toevoegen van een herinnering per e-mail en het geven van een beschrijving of andere details over de gebeurtenis.

Voeg genodigden toe

Deelnemers kunnen voor of na het selecteren van de planningassistent aan een gebeurtenis worden toegevoegd. Als u deelnemers hebt toegevoegd op de pagina Details voor de gebeurtenis, ziet u bij het openen van de planningassistent de agenda's van deze deelnemers in een raster aan de rechterkant van het detailvenster. De stappen in deze sectie zijn uitsluitend bedoeld om een deelnemer toe te voegen nadat u de planningassistent hebt geopend.

1. Typ in het detailvenster in het vak Deelnemers de naam van de persoon die u voor de gebeurtenis wilt uitnodigen.
   

   Opmerking

   Vanaf het eerste teken dat u typt, wordt in Outlook uw invoer vergeleken en ziet u de namen van personen in uw organisatie of personen met wie u hebt gecorrespondeerd.

2. Kies een naam in de lijst met suggesties die onder het vak Deelnemers wordt weergegeven of kies Zoeken in adreslijst.

   Opmerking

   Elke toegevoegde persoon wordt automatisch als Vereist toegevoegd. En de agenda van elke persoon wordt weergegeven (in de volgorde waarop deze worden gekozen) aan de rechterkant van uw agenda in het agendadeelvenster, waardoor een raster ontstaat. Terwijl u personen toevoegt, ziet u een telling van het aantal genodigden en het aantal conflicten.

   

3. Als u de status van een deelnemer wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de naam van de deelnemer of, als u een aanraakgevoelig apparaat gebruikt, houdt u de naam ingedrukt en voert u een van de volgende handelingen uit:

   • Als u de deelnemer wilt verwijderen, kiest u Verwijderen. Of kies Verwijderen verwijderen naast de naam van de deelnemer.
   • Kies Aanwezigheid optioneel.

Een ruimte aan uw locatie toevoegen

Als u geen ruimte hebt toegevoegd aan de locatie van de gebeurtenis voordat u de planningassistent hebt geopend, kunt u er hier een toevoegen. Onder aan het detailvenster Planningassistent is een knop Ruimte toevoegen waarmee u vergaderruimten kunt weergeven in de adreslijst van uw organisatie. De planningassistent toont automatisch alleen ruimten die beschikbaar zijn voor de periode die momenteel is ingesteld, maar u kunt desgewenst ook andere ruimten zien.

Als uw organisatie meer dan enkele ruimten heeft, kan de beheerder van uw organisatie de ruimten hebben onderverdeeld in lijsten met ruimten. Dit zijn verzamelingen ruimten met gelijksoortige kenmerken, zoals ruimten die zich in hetzelfde gebouw bevinden.

1. Kies Ruimte toevoegen.
2. Kies een ruimte of kiest een lijst met ruimten en selecteer vervolgens een van de beschikbare ruimten in de lijst.
   

Nadat u een ruimte hebt geselecteerd, wordt deze toegevoegd aan het agendaraster. U kunt de vergaderruimte wijzigen door Ruimte wijzigen te kiezen. Als u de vergaderruimte wilt verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op of, als u een aanraakgevoelig apparaat gebruikt, raakt u de naam van de vergaderruimte aan, houdt u deze vast en selecteert u vervolgens Verwijderen.

Agenda’s weergeven

Naarmate u deelnemers en een locatie toevoegt, worden de agendagegevens weergegeven in het agendaraster.

Boven aan de agenda kunt u kiezen voor de dag- of weekweergave. Als u de weekweergave selecteert, wordt er een weergave getoond van de samengevoegde agenda's van de deelnemers.

Uw uitnodiging voor een vergadering verzenden

Wanneer u klaar bent met de planningassistent, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer OK om uw wijzigingen op te slaan.
• Selecteer Verwijderen om te annuleren.

U gaat terug naar de pagina Details voor de nieuwe gebeurtenis, waar u zo nodig meer details over de vergadering kunt toevoegen. Voer als u klaar bent een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer Verzenden om de uitnodiging voor de gebeurtenis te verzenden.
• Selecteer Negeren om al uw wijzigingen te annuleren.