Het is iedereen overkomen: plotseling staat de computer je niet toe iets te doen dat (altijd) essentieel is voor je taak. Je zoekt mentaal een paar seconden naar een verklaring, fronst dan bij de monitor en vraagt beschuldigend: "Waarom kan ik dat niet doen?"
Meestal is het probleem een procedurele misstap. Maar soms kun je niet doen wat je moet doen, omdat je het gewoon niet kunt.
Outlook kan veel doen. Er zijn mensen die hun leven leiden via Outlook en bijna elk facet van hun leven uitvoeren via de communicatie- en planningsmogelijkheden. Er zijn echter enkele dingen die niet kunnen worden gebruikt in Outlook. Soms is dat standaard. Af en toe is dit iets wat de verder zeer grondige Outlook-ontwerpers en -planners niet hadden verwacht. Er zijn niet veel van dergelijke obstakels, maar laten we er een paar bekijken.
Vergaderingen
Omdat Outlook draait om structuur en organisatie, verwacht het bepaalde dingen van zowel deelnemers aan de vergadering als organisatoren van vergaderingen.
- De rol van organisator is niet overdraagbaar.
Zodra iemand een terugkerende vergadering heeft georganiseerd, is die persoon de organisator totdat alle exemplaren van de terugkerende vergadering zijn beëindigd. Niemand anders kan de rol van organisator van de vergadering aannemen als de oorspronkelijke organisator niet kan deelnemen. De enige tijdelijke oplossing is om de oorspronkelijke vergadering te verwijderen en de nieuwe organisator van de vergadering uitnodigingen te laten verzenden. - De vergadering blijft op de agenda van de organisator staan.
De vergadering kan niet worden verwijderd uit de agenda van de organisator, zelfs niet als de organisator niet kan deelnemen, omdat de organisator de enige is die wijzigingen kan aanbrengen in de vergaderingsgegevens (bijvoorbeeld locatie, begintijd, vereiste en optionele deelnemers...). - Vergaderingen die u weigert, bestaan niet.
Wanneer u een vergadering weigert, verdwijnt deze uit uw agenda. Als u niet van plan bent een vergadering bij te wonen, maar u deze wel in uw agenda wilt zien, klikt u op Voorlopig om de vergadering in uw agenda te houden zonder dat u deze tijd als Bezet wilt markeren.
Weergaven en mappen
U kunt veel onderdelen van Outlook aanpassen, maar er zijn enkele gebieden die verboden zijn.
- In de agendaweergaven in het taakvenster en in de weergave agendaweergave worden alleen agenda-items voor de geselecteerde dag weergegeven.
Klik op een andere dag om de items van die dag weer te geven. Als u meer dan één dag tegelijk wilt zien, gebruikt u de volledige Calendar weergave. - Elke map heeft een eigen weergave.
U kunt de weergave van elk van uw mappen wijzigen. Uw Postvak IN kan er anders uitzien dan uw verzonden items of persoonlijke mappen. U kunt de weergave echter slechts voor één map tegelijk wijzigen. U kunt wijzigingen niet toepassen op meerdere mappen tegelijk. - Het lettertype van het mappenvenster is wat het is.
De stijl, grootte en kleur van de mappenlijst in het mappenvenster kunnen niet worden gewijzigd. Sorry.
Groepen contactpersonen en e-mail
Outlook blinkt echt uit in e-mail, maar er is altijd ruimte voor verbetering.
- Groepen contactpersonen zijn afkomstig van Contactpersonen.
Het is handig om een afzender van een e-mail rechtstreeks toe te voegen aan een groep contactpersonen, bijvoorbeeld iemand die reageert op een aanbieding voor een e-mailnieuwsbrief. Maar Outlook maakt alleen groepen contactpersonen op basis van bestaande contactpersonen, dus u moet eerst de afzender toevoegen aan uw contactpersonen. Als u liever geen contactpersonen combineert, maakt u een map in de map Contactpersonen alleen voor afzenders die u wilt toevoegen aan groepen contactpersonen. - Contactpersonen zijn individuen.
Hoewel het handig is om een groep afzenders massaal toe te voegen aan Contactpersonen, is dit niet mogelijk. Afzenders van e-mail kunnen alleen één voor één aan contactpersonen worden toegevoegd. - Elk bericht wordt slechts één keer verzonden.
U kunt een automatisch terugkerend bericht instellen (bijvoorbeeld om een maandelijkse herinnering te verzenden dat een rapport moet worden uitgevoerd). Dat kan niet in Outlook.
We voelen je pijn
We begrijpen de frustratie die deze obstakels kunnen veroorzaken, maar we verwelkomen en waarderen uw gedachten (en klachten). Door ze met ons te delen, stelt u ons in staat om ze te evalueren en mogelijk aan te pakken in toekomstige versies van Outlook. In de tussentijd hopen we dat dit artikel u helpt om toekomstige momenten van ergernis te voorkomen.