U kunt het toegeven: u hebt een Microsoft Excel-spreadsheet gebruikt om uw projecten te beheren en u ziet niet echt een goede reden om over te stappen. Je bent niet de enige.
Het is verleidelijk om een projectplan in Excel te starten, omdat u hiermee snel een lijst van al uw projecten kunt maken, ze op de gewenste manier kunt rangschikken en zelfs iets kunt maken dat lijkt op een Gantt-diagramweergave. Een spreadsheet schiet echter tekort als het gaat om het berekenen van wijzigingen in uw project.
Wanneer u met meerdere projecten, onderbroken planningen en gedeelde resources moet jongleren, wordt het bijhouden van een schema in een spreadsheet een overweldigende taak. Met de dynamische planningsengine, hulpmiddelen voor resourcebeheer en ondersteuning voor betere communicatie kan Microsoft Project u helpen op koers te blijven.
Wat wilt u doen?
- Profiteer van bedrijfsbreed resourcebeheer
- Het effect van datumwijzigingen door Project laten berekenen
- Flexibele rapportagemethoden gebruiken
- Integreren met Excel
Profiteer van bedrijfsbreed resourcebeheer
Wat gebeurt er wanneer u spreadsheets gebruikt om projecten bij te houden, wat gebeurt er dan als één resource aan meerdere projecten is toegewezen? U moet resources buiten uw projectplan beheren, handmatig of met een programma van derden. Resources raken vaak onbedoeld overbezet en u kunt veel tijd kwijt zijn aan het opnieuw plannen van het werk.
Met Microsoft Project Server kunnen alle projecten in uw organisatie worden gemobiliseerd vanuit een centrale resourcegroep voor de hele onderneming. Hierdoor kunnen projectmanagers snel de beschikbaarheid van een resource zien voordat ze deze resource toewijzen aan een taak.
Naar boven
Het effect van datumwijzigingen door Project laten berekenen
Stel dat u een project hebt bijgehouden in een spreadsheet. Dit project heeft een taak die pas kan beginnen als een ander project een bepaald resultaat oplevert. Dat resultaat staat gepland voor 18 juni. Het is nu 25 juni en je wacht er nog steeds op. Hoe lang duurt het voordat u uw spreadsheet bijwerkt met een nieuwe datum voor de taak die afhankelijk is van dat resultaat? Misschien niet lang als de taak bijna aan het einde van het project is, maar wat als het bijna aan het begin is? En wat als uw project meer dan 50 taken bevat? Meer dan 100 taken?
Met de dynamische planningsengine van Project kunt u uw projectplanning en resourcetoewijzingen snel aanpassen. Het verwerkt een datumwijziging en de effecten ervan naadloos, waarbij rekening wordt gehouden met alle afhankelijkheden, producten en resourcetoewijzingen. Niet alleen wordt de planning automatisch opnieuw berekend, maar Project markeert ook de datums die zijn gewijzigd, zodat u snel het effect van elke planningsverschuiving kunt zien.
Naar boven
Flexibele rapportagemethoden gebruiken
U hebt over tien minuten een ongeplande vergadering met uw manager om de status van het project te bespreken. U wilt een voortgangsrapport van uw project meesturen, maar op zo'n korte termijn kunt u het beste uw spreadsheet afdrukken en hopen dat alle gegevens juist zijn. U wilt uw manager graag een robuuster rapport over uw project sturen, maar het is gewoon niet mogelijk op zo'n korte termijn wanneer u een spreadsheet gebruikt.
Met Project kunt u snel een visueel rapport genereren met een sjabloon waarmee de gegevens worden geëxporteerd naar een draaidiagram in Microsoft Visio Professional. U kunt kiezen welke velden u wilt markeren in het rapport, inclusief aangepaste velden die u hebt ingesteld voor uw project, en een overzichtelijk en beknopt rapport presenteren voor uw vergadering met het management.
Naar boven
Integreren met Excel
Als u uw projectgegevens exporteert naar Excel, kunt u de krachtige spreadsheetfunctionaliteit van Excel blijven gebruiken, terwijl u Project gebruikt om de planning en resources van uw project bij te houden. U kunt ook Excel-gegevens importeren of insluiten in uw projectplan.
Naar boven