Tips voor het voorbereiden van uw publicatie voor een commerciële afdrukservice

Als u afdrukopties nodig hebt die u niet op uw desktopprinter hebt, kunt u uw publicatie naar een commerciële printer brengen die uw werk kan reproduceren op een offsetdrukpers of een digitale printer van hoge kwaliteit.

U kunt bijvoorbeeld een publicatie in grotere hoeveelheden afdrukken, afdrukken op speciaal papier (zoals vellum of kaartbouillon) of bindings-, trim- en afwerkingsopties gebruiken.

Als u honderden of zelfs duizenden exemplaren nodig hebt, is een commerciële printer mogelijk de meest voordelige en efficiënte manier om uw publicatie af te drukken.

Publisher heeft veel functies die het voor commerciële printers en kopieerbedrijven veel gemakkelijker maken om uw publicatie voor te bereiden op het afdrukproces. De volgende tips helpen u bij het voorbereiden van uw publicatie voor uitvoer door een commerciële printer of kopieerwinkel.

Tip 1: Bespreek uw project met uw commerciële printer

Neem contact op met uw commerciële printer voor en tijdens het ontwerpproces om later tijd en geld te besparen. Voordat u begint met uw project, beschrijft u uw project en doelstellingen en ontdekt u de vereisten van uw printer.

Voordat u een publicatie maakt, moet u het volgende bespreken:

• Vraag of de printer Publisher-bestanden accepteert. Als u geen commerciële printer kunt vinden die dit wel doet, kunt u vragen naar andere manieren om uw publicatie voor afdrukken in te dienen. De meeste commerciële printers accepteren PostScript-bestanden of PDF-bestanden en geven instructies voor het maken van deze bestanden vanuit uw publicatie.
• Vertel de printer over de afdrukbehoeften van uw project, zoals kwantiteit, kwaliteit, papiervoorraad, papierformaat, aanbevolen kleurenmodel, binding, vouwen, inkorten, inkorten, budget, bestandsgroottebeperkingen en deadlines. Vraag altijd of de printer de artikelen heeft die u op voorraad wilt hebben.
• Laat de printer weten of uw publicatie gescande foto's bevat en zo ja, of u ze zelf gaat scannen of door een commerciële printer of een servicebureau laat scannen.
• Vraag of er pre-press-taken zijn, zoals overvulling en pagina-oplegging.
• Vraag om aanbevelingen die u geld kunnen besparen.

Tip 2: Kies uw kleurenmodel vroeg

Voordat u veel tijd besteedt aan het ontwerpen van uw publicatie, moet u beslissen of u de publicatie in kleur wilt afdrukken. Als u uw publicatie afdrukt op een digitale kleurenprinter van hoge kwaliteit, hoeft u zich geen zorgen te maken over kleur. Digitale kleurenprinters reproduceren miljoenen kleuren nauwkeurig. Als u van plan bent om uw publicatie af te drukken op een offsetdrukpers, hebt u verschillende opties voor kleurenmodellen.

Voor offsetafdrukken moet een professionele persoperator de afdruktaak instellen en uitvoeren. Over het algemeen vereist elke inkt die nodig is om de publicatie af te drukken meer instellingen voor de operator en verhoogt de kosten. Het aantal inkten dat u nodig hebt, is afhankelijk van het kleurenmodel dat u kiest.

Wanneer u kleurenafdrukken instelt voor uw publicatie, kunt u kiezen uit de volgende kleurenmodellen:

• Elke kleur (RGB)
• Enkele kleur
• Steunkleuren
• Proceskleuren
• Proces plus steunkleuren

Elke kleur (RGB)

Als u afdrukt met een digitale kleurenprinter (zoals een kleuren desktopprinter), gebruikt u het RGB-kleurenmodel (rood, groen, blauw). Wanneer u een paar exemplaren afdrukt, is dit het goedkoopste kleurenmodel om af te drukken. RGB-kleuren hebben echter de hoogste mate van variabiliteit van elk kleurenmodel, waardoor het moeilijk is om kleuren tussen afdruktaken te vergelijken.

Enkele kleur

Als u met één kleur afdrukt, wordt alles in uw publicatie afgedrukt als een tint van één inkt, die meestal zwart is. Dit is het goedkoopste kleurenmodel om af te drukken op een offsetpers, omdat er slechts één inkt voor nodig is.

Steunkleuren

Als u afdrukt met behulp van een steunkleur, wordt alles in uw publicatie afgedrukt als een tint van één inkt (meestal zwart) en een tint van één extra kleur, de steunkleur, die meestal als accent wordt gebruikt. Publisher gebruikt PANTONE-kleuren® voor taken met steunkleuren.

Voor dit kleurenmodel zijn minimaal twee inkten vereist en kunnen de kosten van het afdrukken op een offsetpers worden verhoogd met elke inkt die u toevoegt.

Proceskleuren

Als u dit kleurenmodel gebruikt, wordt uw publicatie in volledige kleur afgedrukt door verschillende percentages van de proceskleurinkt cyaan, magenta, geel en zwart te combineren, die doorgaans worden ingekort tot CMYK (cyaan, magenta, geel, sleutel). Hoewel u deze vier inkten kunt combineren om bijna een volledig kleurenbereik te krijgen, kunt u sommige kleuren niet krijgen. Het CMYK-kleurenmodel kan bijvoorbeeld geen metallic kleuren of kleuren produceren die sterk verzadigd zijn.

Voor afdrukken in proceskleur moet de pers altijd worden ingesteld met de vier CMYK-inkten. Het vereist ook vaardigheid van de kant van de persoperator om de indruk van een inkt uit te lijnen met de andere, die registratie wordt genoemd. Deze vereisten maken afdrukken in proceskleur duurder dan spot-color afdrukken.

Proces plus steunkleuren

Dit kleurenmodel is het duurst om af te drukken, omdat het proceskleurafdrukken (vier inkten) combineert met een of meer steunkleurinkt. U gebruikt dit kleurenmodel alleen als u zowel full color als een zeer verzadigde of metallic kleur wilt die niet kan worden geproduceerd met BEHULP van CMYK.

Een kleurenmodel kiezen

Wanneer u een kleurenmodel kiest in Publisher, geeft de Kleurkiezer alleen de kleuren weer die beschikbaar zijn in het kleurenmodel dat u kiest. Als u uw kleurenmodel bijvoorbeeld instelt op Enkele kleur, kunt u alleen lijn-, opvul- en tekstkleuren kiezen die u met die ene inktkleur kunt maken. Als u het kleurenmodel instelt op Steunkleuren, kunt u alleen lijn-, opvul- en tekstkleuren kiezen die kunnen worden gemaakt met behulp van uw steunkleur.

Tip 3: Zorg ervoor dat uw publicatiepagina's het juiste formaat hebben

Voordat u een publicatie maakt, moet u bepalen welke grootte u wilt hebben voor de voltooide afgedrukte publicatie. Neem contact op met uw commerciële afdrukservice.

Nadat u het gewenste paginaformaat hebt bepaald, stelt u dit in het dialoogvenster Pagina-instelling in .

Zorg er in deze fase voor dat het paginaformaat dat u in het dialoogvenster Pagina-instelling kiest, het gewenste formaat heeft. Het is moeilijk om het paginaformaat te wijzigen nadat u de publicatie hebt ontworpen. Uw commerciële printer kan ook problemen ondervinden bij het afdrukken van uw publicatie naar een ander paginaformaat dan het formaat dat u hebt ingesteld.

Het is belangrijk te weten dat bij het instellen en afdrukken van pagina's het paginaformaat en het papierformaat twee verschillende dingen zijn:

• Paginaformaat verwijst altijd naar het formaat van de voltooide pagina, na het bijsnijden.
• Papierformaat verwijst altijd naar het formaat van het vel papier waarop u de publicatie afdrukt, voordat u de publicatie inkort.

In veel gevallen moet het papierformaat groter zijn dan het paginaformaat om een afloop en printermarkeringen mogelijk te maken of om meer dan één pagina per vel papier af te drukken.

Als u meerdere exemplaren of pagina's op één vel papier wilt afdrukken om een boekje te maken, kunt u dit eenvoudig doen in Publisher. Het afdrukken van meerdere pagina's op één vel, zodat ze kunnen worden gevouwen en bijgesneden om een reeks pagina's te vormen, wordt indringen genoemd.

Als algemene regel geldt dat u het paginaformaat moet instellen op de uiteindelijke grootte van het item, ongeacht of u een instelling wilt gebruiken of niet.

• Grootten visitekaartjes, indexkaarten en briefkaarten Als u verschillende kleine items, zoals visitekaartjes, wilt afdrukken op een vel met één lettergrootte (8,5 x 11 inch), stelt u het paginaformaat van de publicatie in op het formaat van de kaarten (2 inch x 3,5 inch voor visitekaartjes), niet op het formaat van het papier waarop u ze gaat afdrukken. In het dialoogvenster Pagina-instelling kunt u instellen hoeveel exemplaren per vel moeten worden afgedrukt.
  Hoe?

  1. Klik op het tabblad Paginaontwerp op het startpictogram voor het dialoogvenster in de groep Pagina-instelling .
  2. Klik in het dialoogvenster Pagina-instelling onder Indelingstype op Meerdere pagina's per blad of op een andere geschikte optie.
  3. Voer onder Opties de gewenste waarden in de vakken Zijmarge, Bovenmarge, Horizontale tussenruimte en Verticale tussenruimte in.
  4. Klik op OK.
     Afhankelijk van het papierformaat dat u hebt geselecteerd en de margewaarden die u hebt ingevoerd, past Publisher zoveel exemplaren van het item op de pagina als mogelijk is. U ziet nog steeds slechts één exemplaar in het publicatievenster, maar wanneer u de publicatie afdrukt, worden in Publisher meerdere exemplaren op één vel papier afgedrukt.

• Gevouwen brochureformaten Als uw publicatie één vel papier is dat een of meer keren wordt gevouwen, zoals een brochure met drie vouwen of een wenskaart, moet het paginaformaat hetzelfde zijn als het voltooide formaat voordat u deze vouwt. U moet niet elk paneel van de brochure beschouwen als een afzonderlijke pagina. Als uw publicatie bijvoorbeeld een brochure met drie vouwen is die u wilt afdrukken op papier van letterformaat, klikt u op het paginaformaat Letter in het dialoogvenster Pagina-instelling .

• Boekformaten Als uw publicatie een boekje is met meerdere gevouwen pagina's (bijvoorbeeld een catalogus of tijdschrift), moet het paginaformaat hetzelfde zijn als één pagina nadat het stuk is gevouwen. Als het paginaformaat van uw publicatie bijvoorbeeld 5,5 inch x 8,5 inch is, kunt u deze pagina's naast elkaar afdrukken op beide zijden van een vel papier met één letterformaat. De afdrukfunctie voor boekjes in Publisher rangschikt de pagina's zo dat wanneer u de afgedrukte bladen combineert en vouwt, de pagina's in de juiste volgorde staan.
  Als u een boekje wilt instellen, raadpleegt u Een boekje of nieuwsbrief met de grootte van een brief instellen en afdrukken.

• Complexe oplegging Bij sommigen kan een groot aantal pagina's worden afgedrukt op één vel, dat vervolgens meerdere keren wordt gevouwen en aan drie zijden wordt bijgesneden om een groep opeenvolgend genummerde pagina's te produceren. Dit soort oplegging kan alleen worden uitgevoerd met behulp van een programma voor oplegging van derden.

Tip 4: Bloedingen toestaan

Als u elementen in de publicatie hebt die u wilt afdrukken naar de rand van de pagina, stelt u deze in als afloop. Een bloeding is de plaats waar het element zich buiten de publicatiepagina bevindt. De publicatie wordt afgedrukt op een papierformaat dat groter is dan het voltooide paginaformaat en vervolgens wordt bijgesneden. Bloedingen zijn nodig omdat de meeste afdrukapparaten, inclusief offsetdrukpersen, niet kunnen worden afgedrukt op de rand van het papier en het bijsnijden van het papier een dunne, witte, niet-afgedrukte rand kan achterlaten.

Als u een afloop wilt maken in Publisher, vergroot u de elementen die u wilt laten bloeden, zodat ze ten minste 0,125 inch van de rand van de pagina worden verlengd.

Als het element een AutoVorm is die u hebt gemaakt in Publisher, kunt u deze eenvoudig uitrekken. Als de vorm echter een afbeelding is, moet u er meer op letten om ervoor te zorgen dat u de afbeelding niet buiten verhouding krijgt of dat u geen deel van de afbeelding kwijtraakt die u wilt behouden wanneer de pagina wordt bijgesneden.

Tip 5: Vermijd het gebruik van synthetische lettertypestijlen

Lettertypen zijn meestal ontworpen met verschillende lettertypen om variaties in het lettertype weer te geven. Het lettertype Times New Roman bestaat bijvoorbeeld uit vier lettertypen:

• Times New Roman
• Times New Roman Bold
• Times New Roman Cursief
• Times New Roman Bold Cursief

Om het gebruik van de variaties te vereenvoudigen, past Microsoft Windows het juiste lettertype toe wanneer u de opmaak vet of cursief toepast op tekst in Publisher. Als u bijvoorbeeld tekst selecteert in Times New Roman en vervolgens op Vet klikt op de werkbalk Opmaak , wordt het lettertype vervangen door Times New Roman Bold.

Veel lettertypen hebben geen afzonderlijke lettertypen om vet en cursief weer te geven. Wanneer u vet of cursief opmaak toepast op deze lettertypen, maakt Windows een synthetische versie van het lettertype in die stijl. Het lettertype Comic Sans MS heeft bijvoorbeeld geen cursieve lettertypeversie. Wanneer u cursief opmaak toepast op tekst in Comic Sans MS, ziet de tekst er cursief uit door de tekens te laten hellen.

De meeste desktopprinters drukken synthetische lettertypestijlen af zoals verwacht, maar geavanceerde afdrukapparaten, zoals imagesetters, drukken synthetische lettertypen meestal niet af zoals verwacht. Zorg ervoor dat uw publicatie geen synthetische lettertypestijlen bevat wanneer u deze aan uw commerciële printer overhandigt.

Controleer op de afzonderlijke lettertypen die u wilt afdrukken

Om er zeker van te zijn dat u geen synthetische lettertypestijlen hebt, moet u weten welke lettertypen u gebruikt en welke variaties beschikbaar zijn als afzonderlijke lettertypen. Ga als volgt te werk om te zien welke lettertypen u in uw publicatie hebt gebruikt:

• Klik op het tabblad Bestand op Info en klik vervolgens op Ingesloten lettertypen beheren.
  In het dialoogvenster Lettertypen worden alle lettertypen weergegeven die in uw publicatie worden gebruikt.

Ga als volgt te werk om te zien welke stijlvariaties van het lettertype beschikbaar zijn als afzonderlijke lettertypen:

1. Klik in het menu Start op Uitvoeren.
2. Typ in het dialoogvenster Uitvoeren in het vak Openenlettertypen en klik vervolgens op OK.
   Het venster Lettertypen wordt geopend en er wordt een lijst weergegeven met alle lettertypen en lettertypevariaties die op uw computer zijn geïnstalleerd.
3. Controleer of voor de lettertypen die u in uw publicatie gebruikt, afzonderlijke lettertypen beschikbaar zijn voor de stijlen die u wilt gebruiken.

Als een lettertype wordt weergegeven met slechts één variant, zijn er geen afzonderlijke lettertypen beschikbaar voor vetgedrukte, cursieve of vet cursieve opmaak. De meeste lettertypen waarvoor slechts één lettertype beschikbaar is, zijn decoratieve lettertypen en zijn niet ontworpen voor gebruik in andere variaties.

Tip 6: Vermijd het gebruik van tinten voor tekst met kleine tekengrootten

Als gekleurde tekst een kleine tekengrootte heeft, gebruikt u kleuren die effen steunkleuren zijn of kleuren die kunnen worden opgemaakt met een combinatie van effen proceskleur inkt. Vermijd het gebruik van een tint van een kleur.

Publisher drukt tinten af als een scherm, of percentage, van een effen inktkleur. Wanneer het scherm van dichtbij wordt weergegeven, wordt het weergegeven als een patroon van puntjes. Een 50 procent groene tint wordt bijvoorbeeld afgedrukt als een scherm van 50 procent van de effen groene inkt.

Wanneer de getinte tekst een kleine tekengrootte heeft, zijn de puntjes waaruit het scherm bestaat mogelijk onvoldoende om de vorm van de tekens duidelijk te definiëren. De resulterende tekst is wazig of gespint en moeilijk leesbaar. Als de tint een proceskleur is (met meerdere inkten), kan de registratie van de inkten onvolkomen zijn uitgelijnd, waardoor de tekst een vage rand kan toevoegen.

Als u tekst wilt kleuren met kleine tekengrootten, moet u ervoor zorgen dat u kleuren gebruikt die als effen inkt worden afgedrukt, niet als tinten. Hier volgen enkele mogelijke kleurkeuzes:

• Zwart
• Wit
• Cyaan
• Magenta
• Geel
• Rood (100 procent Magenta, 100 procent geel)
• Groen (100 procent Cyaan, 100 procent geel)
• Blauw (100 procent cyaan, 100 procent rood)
• 100 procent tint van een steunkleur

Tip 7: Digitale foto's en gescande afbeeldingen op de juiste manier aanpassen

Afbeeldingen die zijn gemaakt door een verfprogramma, een scanprogramma of een digitale camera, bestaan uit een raster van verschillend gekleurde vierkantjes, pixels genoemd. Hoe meer pixels een afbeelding heeft, hoe meer details er worden weergegeven.

De resolutie van een afbeelding wordt uitgedrukt in pixels per inch (ppi). Elke afbeelding heeft een eindig aantal pixels. Als u een afbeelding groter schaalt, verlaagt u de resolutie (minder ppi). Het kleiner schalen van de afbeelding verhoogt de resolutie (meer ppi).

Als de resolutie van uw afbeelding te laag is, wordt deze meer blokker afgedrukt. Als de afbeeldingsresolutie te hoog is, wordt de bestandsgrootte van de publicatie onnodig groot en duurt het langer om te openen, te bewerken en af te drukken. Afbeeldingen met meer dan 1000 ppi worden mogelijk helemaal niet afgedrukt.

Als de resolutie van de afbeelding groter is dan wat de printer kan afdrukken (bijvoorbeeld een 800-ppi-afbeelding op een 300-ppi-printer), neemt de printer meer tijd om de afbeeldingsgegevens te verwerken zonder meer details in het afgedrukte stuk weer te geven. Probeer de resolutie van de afbeelding te vergelijken met de resolutie van de printer.

Kleurenafbeeldingen die u wilt laten afdrukken door een commerciële printer, moeten tussen de 200 en 300 ppi zijn. Uw afbeeldingen kunnen een hogere resolutie hebben (tot 800 ppi), maar ze mogen geen lagere resolutie hebben.

Effectieve oplossing

Een afbeelding bevat dezelfde hoeveelheid informatie, ongeacht of u deze groter of kleiner schaalt in uw publicatie. Als u meer details in de afbeelding wilt weergeven wanneer u deze vergroot, moet u beginnen met een afbeelding met een hogere effectieve resolutie.

Elke afbeelding in de publicatie heeft een effectieve resolutie waarbij rekening wordt gehouden met de oorspronkelijke resolutie van de afbeelding en met het schaaleffect in Publisher. Een afbeelding met een oorspronkelijke resolutie van 300 ppi die is geschaald naar 200 procent, heeft een effectieve resolutie van 150 ppi.

Ga als volgt te werk als u de effectieve resolutie van een afbeelding in de publicatie wilt achterhalen:

1. Schakel op het tabblad Beeld het selectievakje naast Grafisch beheer in.
2. Klik in het taakvenster Grafisch beheer onder Een afbeelding selecteren op de pijl naast de afbeelding en klik vervolgens op Details.
3. In het venster Details wordt in het veld Effectieve resolutie de resolutie weergegeven in dpi (dots per inch).

Afbeeldingen met een hoge resolutie reduceren

Als u slechts een paar afbeeldingen hebt waarvan de resolutie te hoog is, hebt u mogelijk geen probleem met het afdrukken ervan. Als u meerdere afbeeldingen met een hoge resolutie hebt, wordt uw publicatie efficiënter afgedrukt als u de resolutie vermindert.

In Publisher kunt u de resolutie van één, meerdere of alle afbeeldingen verlagen door compressie.

1. Selecteer in Publisher een of meer afbeeldingen waarvan u de resolutie wilt verkleinen, klik met de rechtermuisknop op een van deze afbeeldingen en klik vervolgens op Afbeelding opmaken.
2. Klik in het dialoogvenster Afbeelding opmaken op het tabblad Afbeelding .
3. Klik op Comprimeren.
4. Klik in het dialoogvenster Afbeeldingen comprimeren onder Doeluitvoer op Commercieel afdrukken.
5. Kies onder Compressie-instellingen nu toepassen voor compressie van alle afbeeldingen in de publicatie of alleen de geselecteerde afbeeldingen en klik op OK.
6. Als er een bericht wordt weergegeven waarin wordt gevraagd of u afbeeldingsoptimalisatie wilt toepassen, klikt u op Ja.
   Een 300-ppi-versie van dezelfde afbeelding of afbeeldingen vervangt de oorspronkelijke afbeelding of afbeeldingen met hoge resolutie.

Tip 8: Gekoppelde afbeeldingen gebruiken

Wanneer u afbeeldingen invoegt in uw publicatie, kunt u deze insluiten in de publicatie of een koppeling maken naar de afbeeldingsbestanden. Het invoegen van afbeeldingen in uw publicatie als koppelingen vermindert de publicatiegrootte en maakt het mogelijk dat de printer alle afbeeldingen afzonderlijk kan bewerken of kleuren voor alle afbeeldingen in één batch kan beheren.

Als u gekoppelde afbeeldingen invoegt, moet u de afbeeldingsbestanden samen met de publicatie aan uw commerciële printer overhandigen. Als u de wizard Inpakken en weggaan gebruikt om uw publicatie voor te bereiden voor commercieel afdrukken, worden de gekoppelde afbeeldingen opgenomen in het ingepakte bestand.

Het leveren van een publicatie met gekoppelde afbeeldingen is vooral belangrijk als u EPS-afbeeldingen (Encapsulated PostScript) gebruikt, omdat u een afbeelding uit Publisher niet kunt opslaan in EPS-indeling. De EPS-afbeelding is alleen beschikbaar voor uw commerciële printer als deze wordt geleverd als een afzonderlijk gekoppeld bestand.

Ga als volgt te werk om een afbeelding als koppeling in te voegen:

1. Wijs in het menu Invoegen de optie Afbeelding aan en klik op Uit bestand.
2. Blader in het dialoogvenster Afbeelding invoegen naar de gewenste afbeelding en klik erop.
3. Klik op de pijl naast Invoegen en kies Koppelen aan bestand.

Tip 9: Gebruik de wizard Inpakken en weggaan om uw publicatiebestand voor te bereiden

De wizard Inpakken en weggaan verpakt een publicatie en de gekoppelde bestanden in één gecomprimeerd bestand dat u naar een commerciële printer kunt meenemen. Wanneer u de wizard Inpakken en weggaan gebruikt, doet Publisher het volgende:

• Slaat een kopie van het bestand op en sluit de TrueType-lettertypen in die toestemming verlenen om het bestand in te sluiten.

• Hiermee maakt u een gecomprimeerd archiefbestand, dat de publicatie en alle gekoppelde afbeeldingen bevat.

• Hiermee maakt u een PDF-bestand dat uw printer mogelijk liever gebruikt.

  Opmerking

  U kunt alleen opslaan als een PDF- of XPS-bestand vanuit een 2007 Microsoft Office-systeemprogramma nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Zie Opslaan of converteren naar PDF of XPS voor meer informatie.

• Kopieert het ingepakte bestand naar het station van uw keuze.

Zie De wizard Inpakken en weggaan gebruiken om een bestand op te slaan voor commercieel afdrukken als u de wizard Inpakken en wegwezen wilt uitvoeren.