Tips voor het voorbereiden van uw publicatie voor een commerciële afdrukservice

Als u afdrukopties nodig hebt die niet beschikbaar zijn op uw desktopprinter, kunt u uw publicatie aanbieden aan een commerciële afdrukservice die uw werk kan reproduceren op een offsetdrukpers of een digitale printer van hoge kwaliteit.

U wilt bijvoorbeeld een publicatie in grotere hoeveelheden afdrukken, afdrukken op speciaal papier (zoals perkament of karton) of binden, bijsnijden en afwerkingsopties gebruiken.

Als u honderden of zelfs duizenden exemplaren nodig hebt, is een commerciële afdrukservice mogelijk de goedkoopste en efficiëntste manier om uw publicatie af te drukken.

Publisher beschikt over een groot aantal functies waarmee commerciële drukkerijen en kopieerbedrijven uw publicatie veel gemakkelijker kunnen voorbereiden voor het afdrukproces. De volgende tips helpen u om uw publicatie voor te bereiden voor uitvoer door een commerciële drukkerij of kopieerbedrijf.

Tip 1: Bespreek uw project met uw drukker

Neem voor en tijdens het ontwerpproces contact op met uw commerciële drukker om later tijd en geld te besparen. Beschrijf voordat u met het project begint het project en de doelstellingen, en ontdek de vereisten voor de printer.

Bespreek het volgende voordat u de publicatie maakt:

• Vraag of de printer Publisher-bestanden accepteert. Als u geen commerciële afdrukservice kunt vinden die wel kan afdrukken, kunt u vragen naar andere manieren om uw publicatie in te dienen voor afdrukken. De meeste commerciële drukkerijen accepteren PostScript-bestanden of PDF-bestanden en geven instructies voor het maken van deze bestanden van uw publicatie.
• Informeer de drukker over de afdrukbehoeften van uw project, zoals hoeveelheid, kwaliteit, papiervoorraad, papierformaat, aanbevolen kleurenmodel, binden, vouwen, bijsnijden, budget, beperkingen van de bestandsgrootte en deadlines. Vraag altijd of de printer de artikelen heeft die u op voorraad wilt hebben.
• Laat de drukker weten of uw publicatie gescande afbeeldingen zal bevatten en zo ja, of u deze zelf scant of laat scannen door een commerciële drukkerij of servicebureau.
• Vraag of er prepress-taken zijn, zoals overvulling en het opleggen van pagina's.
• Vraag om aanbevelingen waarmee u geld kunt besparen.

Tip 2: Kies vroeg uw kleurenmodel

Bepaal voordat u veel tijd besteedt aan het ontwerpen van uw publicatie of u de publicatie in kleur wilt afdrukken. Als u uw publicatie afdrukt op een digitale kleurenprinter van hoge kwaliteit, hoeft u zich geen zorgen te maken over de kleur. Digitale kleurenprinters reproduceren nauwkeurig miljoenen kleuren. Als u van plan bent uw publicatie op een offsetdrukpers af te drukken, zijn er verschillende opties voor het kleurenmodel.

Voor offsetdruk moet een professionele drukker de afdruktaak instellen en uitvoeren. In het algemeen vereist elke inkt die nodig is voor het afdrukken van de publicatie meer instellingen voor de operator en stijgen de kosten. Het aantal inkten dat u nodig hebt, is afhankelijk van het kleurenmodel dat u kiest.

Wanneer u afdrukken in kleur instelt voor uw publicatie, kunt u kiezen uit de volgende kleurenmodellen:

• Elke kleur (RGB)
• Enkele kleur
• Steunkleuren
• Proceskleuren
• Proces plus steunkleuren

Elke kleur (RGB)

Als u afdrukt met een digitale kleurenprinter (zoals een desktopprinter in kleuren), gebruikt u het RGB-kleurenmodel (rood, groen, blauw). Wanneer u een paar exemplaren afdrukt, is dit het goedkoopste kleurenmodel om af te drukken. RGB-kleuren hebben echter de hoogste mate van variabiliteit van alle kleurenmodellen, waardoor het moeilijk is om kleuren tussen afdruktaken overeen te laten komen.

Enkele kleur

Als u met één kleur afdrukt, wordt alles in de publicatie afgedrukt als één tint van één inkt, die meestal zwart is. Dit is het goedkoopste kleurenmodel om af te drukken op een offsetpers, omdat er maar één inkt voor nodig is.

Steunkleuren

Als u een steunkleur gebruikt, wordt alles in de publicatie afgedrukt als een tint van één inktkleur (meestal zwart) en een tint van één extra kleur, de steunkleur, die meestal als accent wordt gebruikt. In Publisher worden PANTONE-kleuren® gebruikt voor steunkleuren.

Voor dit kleurenmodel zijn minimaal twee inktcartridges nodig en met elke inkt die u toevoegt, kunnen de kosten voor afdrukken op een offsetpers stijgen.

Proceskleuren

Als u dit kleurenmodel gebruikt, wordt uw publicatie in kleur afgedrukt door verschillende percentages van de proceskleureninkten cyaan, magenta, geel en zwart, te combineren. Deze worden meestal afgekort tot CMYK (cyaan, magenta, geel, key). Hoewel u deze vier inkten kunt combineren om bijna een volledige reeks kleuren te verkrijgen, kunt u sommige kleuren niet krijgen. Het CMYK-kleurenmodel kan bijvoorbeeld geen metallic kleuren of kleuren met een hoge verzadiging produceren.

Voor afdrukken met proceskleuren moet de pers altijd worden ingesteld met de vier CMYK-inkten. Het vereist ook vaardigheid van de kant van de persoperator om de afdruk van de ene inkt uit te lijnen met de andere, wat registratie wordt genoemd. Door deze vereisten is afdrukken met CMYK-kleuren duurder dan afdrukken met steunkleuren.

Proces plus steunkleuren

Dit kleurenmodel is het duurst om af te drukken, omdat in het model proceskleuren (vier inkten) worden gecombineerd met een of meer steunkleureninkten. U gebruikt dit kleurenmodel alleen als u zowel volledige kleuren wilt plus een sterk verzadigde of metallic kleur die niet kan worden geproduceerd met CMYK.

Een kleurenmodel kiezen

Wanneer u een kleurenmodel kiest in Publisher, worden in de kleurenkiezer alleen de kleuren weergegeven die beschikbaar zijn in het kleurenmodel dat u kiest. Als u uw kleurenmodel bijvoorbeeld instelt op Eén kleur, kunt u alleen lijn-, opvul- en tekstkleuren kiezen die u met die ene inktkleur kunt maken. Als u het kleurenmodel instelt op steunkleuren, kunt u alleen lijn-, opvul- en tekstkleuren kiezen die kunnen worden gemaakt met de steunkleuren.

Tip 3: Zorg dat de publicatiepagina's het juiste formaat hebben

Voordat u de publicatie maakt, moet u beslissen welk formaat u wilt hebben. Neem contact op met de commerciële afdrukservice.

Nadat u het gewenste paginaformaat hebt bepaald, kunt u dit instellen in het dialoogvenster Pagina-instelling .

Controleer in deze fase of het paginaformaat dat u kiest in het dialoogvenster Pagina-instelling de gewenste grootte heeft. Nadat u met het ontwerp van de publicatie bent begonnen, is het lastig om het paginaformaat te wijzigen. Daarnaast zal uw commerciële drukkerij problemen ondervinden bij het afdrukken van uw publicatie op een ander paginaformaat dan het formaat dat u hebt ingesteld.

Het is belangrijk om te weten dat bij het instellen en afdrukken van pagina's het paginaformaat en het papierformaat twee verschillende dingen zijn:

• Paginagrootte verwijst altijd naar de grootte van de voltooide pagina na het bijsnijden.
• Het papierformaat is altijd de grootte van het vel papier waarop u de publicatie afdrukt voordat u deze bijsnijdt.

Vaak moet het papierformaat groter zijn dan het paginaformaat om ruimte te bieden voor een afloop en drukkermarkeringen of om meer dan één pagina per vel papier af te drukken.

Als u meerdere exemplaren of pagina's op één vel papier wilt afdrukken om een brochure te maken, kunt u dit eenvoudig doen in Publisher. Het afdrukken van meerdere pagina's op één vel zodat ze kunnen worden gevouwen en bijgesneden om een reeks pagina's te vormen, wordt impositie genoemd.

Als algemene regel geldt dat u, ongeacht of u oplegging gaat gebruiken of niet, het paginaformaat moet instellen op de definitieve grootte van het item.

• Formaat van visitekaartjes, indexkaarten en briefkaarten Als u meerdere kleine items, zoals visitekaartjes, wilt afdrukken op één vel van het formaat Letter (25,5 x 29,9 cm), stelt u het paginaformaat van de publicatie in op het formaat van de kaarten (2 x 3,5 inch voor visitekaartjes) en niet op het formaat van het papier waarop u deze gaat afdrukken. In het dialoogvenster Pagina-instelling kunt u instellen hoeveel exemplaren per vel moeten worden afgedrukt.
  Hoe?

  1. Klik op het tabblad Paginaontwerp op het startpictogram voor dialoogvensters in de groep Pagina-instelling .
  2. Klik in het dialoogvenster Pagina-instelling onder Type indeling op Meerdere pagina's per vel of een andere geschikte optie.
  3. Geef onder Opties de gewenste waarden op in de vakken Zijmarge, Bovenmarge, Horizontale tussenruimte en Verticale tussenruimte .
  4. Klik op OK.
     Afhankelijk van het papierformaat dat u hebt geselecteerd en de margewaarden die u hebt ingevoerd, past Publisher zo veel mogelijk exemplaren van het item op de pagina. U ziet nog steeds slechts één exemplaar in het publicatievenster, maar wanneer u de publicatie afdrukt, worden er in Publisher meerdere exemplaren op één vel papier afgedrukt.

• Gevouwen brochureformaten Als de publicatie uit één vel papier bestaat dat een of meerdere malen wordt gevouwen, zoals een in drieën gevouwen brochure of een wenskaart, moet het paginaformaat gelijk zijn aan het voltooide formaat voordat u het vouwt. U moet niet elk paneel van de brochure als afzonderlijke pagina beschouwen. Als de publicatie bijvoorbeeld een in drieën gevouwen brochure is die u gaat afdrukken op papier van het formaat Letter, klikt u in het dialoogvenster Pagina-instelling op het paginaformaat Letter.

• Boekjeformaten Als uw publicatie een brochure is met meerdere gevouwen pagina's (bijvoorbeeld een catalogus of tijdschrift), moet het paginaformaat hetzelfde zijn als één pagina nadat het werkstuk is gevouwen. Als het paginaformaat van uw publicatie bijvoorbeeld 5,5 x 8,5 inch is, kunt u deze pagina's naast elkaar afdrukken op beide zijden van één vel papier van het formaat Letter. De functie voor het afdrukken van brochures in Publisher rangschikt de pagina's zodanig dat de pagina's in de juiste volgorde staan wanneer u de afgedrukte vellen combineert en vouwt.
  Zie Een brochure of nieuwsbrief van Letter-formaat instellen en afdrukken voor meer informatie over het instellen van een brochure.

• Complexe oplegging Sommige imposities kunnen betrekking hebben op een groot aantal pagina's die worden afgedrukt op één vel, dat vervolgens meerdere keren wordt gevouwen en aan drie zijden wordt bijgesneden om een groep opeenvolgend genummerde pagina's te produceren. Dit soort oplegging kan alleen worden gedaan door gebruik te maken van een oplegprogramma van derden.

Tip 4: Sta afloop toe

Als u elementen in uw publicatie hebt die u wilt afdrukken tot aan de rand van de pagina, stelt u deze in als afloop. Een afloop is waar het element buiten de publicatiepagina voortvalt. De publicatie wordt afgedrukt op een papierformaat dat groter is dan het voltooide paginaformaat en vervolgens bijgesneden. Afloop is nodig omdat de meeste printers, waaronder offsetdrukpersen, niet tot aan de rand van het papier kunnen afdrukken. Bij het bijknippen van het papier kan een dunne, witte, onbedrukte rand achterblijven.

Als u een afloop wilt maken in Publisher, vergroot u de elementen die u wilt laten aflopen, zodat ze minimaal 0,125 inch buiten de rand van de pagina passen.

Als het element een AutoVorm is die u hebt gemaakt in Publisher, kunt u deze eenvoudig uitrekken. Als de vorm echter een afbeelding is, moet u er beter op letten dat de afbeelding niet buiten verhouding raakt of dat u geen deel van de afbeelding verliest dat u wilt behouden wanneer de pagina wordt bijgesneden.

Tip 5: Vermijd synthetische tekenstijlen

Lettertypen worden meestal ontworpen met verschillende lettertypen om variaties in het lettertype weer te geven. Het lettertype Times New Roman bestaat bijvoorbeeld uit vier lettertypen:

• Times New Roman
• Times New Roman Bold
• Times New Roman cursief
• Times New Roman Vet Cursief

Om het gebruik van variaties te vereenvoudigen, wordt bij het toepassen van de vet of cursief opmaak op tekst in Publisher het juiste lettertype toegepast als dit beschikbaar is. Als u bijvoorbeeld tekst selecteert in Times New Roman en vervolgens op Vet klikt op de werkbalk Opmaak , vervangt Windows het lettertype door Times New Roman Bold.

Veel lettertypen hebben geen aparte lettertypen voor de weergave vet en cursief. Wanneer u vette of cursieve opmaak op deze lettertypen toepast, maakt Windows een synthetische versie van het lettertype in die stijl. Het lettertype Comic Sans MS heeft bijvoorbeeld geen cursief lettertype. Wanneer u cursieve opmaak toepast op tekst in Comic Sans MS, maakt Windows de tekst cursief door de tekens schuin te plaatsen.

De meeste desktopprinters drukken synthetische lettertypestijlen af zoals verwacht, maar geavanceerde afdrukapparaten, zoals imagesetters, drukken synthetische lettertypen meestal niet af zoals verwacht. Zorg ervoor dat uw publicatie geen synthetische lettertypestijlen bevat wanneer u deze overhandigt aan uw commerciële afdrukservice.

Controleer welke afzonderlijke lettertypen u wilt afdrukken

Om er zeker van te zijn dat u geen synthetische tekenstijlen hebt, moet u weten welke lettertypen u gebruikt en welke variaties beschikbaar zijn als afzonderlijke lettertypen. Ga als volgt te werk om te zien welke lettertypen u in uw publicatie hebt gebruikt:

• Klik op het tabblad Bestand op Info en klik op Ingesloten lettertypen beheren.
  In het dialoogvenster Lettertypen worden alle lettertypen weergegeven die worden gebruikt in uw publicatie.

Ga als volgt te werk om te zien welke stijlvariaties van het lettertype beschikbaar zijn als afzonderlijke lettertypen:

1. Klik in het menu Start op Uitvoeren.
2. Typ lettertypen in het vak Openen in het dialoogvenster Uitvoeren en klik op OK.
   Het venster Lettertypen wordt geopend en u ziet een lijst met alle lettertypen en lettertypevariaties die op uw computer zijn geïnstalleerd.
3. Controleer of voor de lettertypen die u in uw publicatie gebruikt, afzonderlijke lettertypen beschikbaar zijn voor de stijlen die u wilt gebruiken.

Als een lettertype met slechts één variatie wordt weergegeven, zijn er geen afzonderlijke lettertypen beschikbaar voor de opmaak vet, cursief of vet cursief. De meeste lettertypen waarvoor slechts één lettertype beschikbaar is, zijn decoratieve lettertypen en zijn niet ontworpen om in andere variaties te worden gebruikt.

Tip 6: Vermijd het gebruik van tinten voor tekst met kleine letters

Als gekleurde tekst een kleine tekengrootte heeft, gebruikt u kleuren die effen steunkleuren zijn of kleuren die kunnen worden samengesteld uit een combinatie van effen proceskleuren. Vermijd het gebruik van een tint van een kleur.

In Publisher worden tinten afgedrukt als een schermkleur of een percentage van een vaste inktkleur. Wanneer u het scherm van dichtbij bekijkt, ziet het eruit als een patroon van puntjes. Een groentint van 50 procent wordt bijvoorbeeld afgedrukt als een raster van 50 procent van effen groene inkt.

Wanneer de getinte tekst een kleine tekengrootte heeft, zijn de punten van het scherm mogelijk onvoldoende om de vorm van de tekens duidelijk te definiëren. De resulterende tekst is wazig of gespikkeld en moeilijk te lezen. Als de tint een proceskleur is (waarbij meerdere inkten worden gebruikt), is de registratie van de inkten mogelijk niet perfect uitgelijnd, waardoor de tekst vage randen kan krijgen.

Als u tekst wilt kleuren met een kleine tekengrootte, moet u kleuren gebruiken die worden afgedrukt als vaste inkt in plaats van als tinten. Hier zijn enkele mogelijke kleurkeuzes:

• Zwart
• Wit
• Cyaan
• Magenta
• Geel
• Rood (100 procent magenta, 100 procent geel)
• Groen (100 procent cyaan, 100 procent geel)
• Blauw (100 procent cyaan, 100 procent rood)
• 100 procent tint van elke steunkleur

Tip 7: Pas het formaat van digitale foto's en gescande afbeeldingen op de juiste manier aan

Afbeeldingen die worden gemaakt door een tekenprogramma, een scanprogramma of een digitale camera, bestaan uit een raster van verschillend gekleurde vierkantjes die pixels worden genoemd. Hoe meer pixels een afbeelding heeft, hoe meer details er worden weergegeven.

De resolutie van een afbeelding wordt uitgedrukt in pixels per inch (ppi). Elke afbeelding heeft een eindig aantal pixels. Als u de schaal van een afbeelding groter maakt, wordt de resolutie verlaagd (minder pixels per inch). Het verkleinen van de afbeelding verhoogt de resolutie (meer pixels per inch).

Als de resolutie van uw afbeelding te laag is, wordt de afbeelding blokkeriger afgedrukt. Als de resolutie van de afbeelding te hoog is, wordt het bestand van de publicatie onnodig groot, en duurt het langer om deze te openen, te bewerken en af te drukken. Afbeeldingen met meer dan duizend pixels per inch mogen helemaal niet worden afgedrukt.

Als de resolutie van de afbeelding groter is dan wat de printer kan afdrukken (bijvoorbeeld een afbeelding van 800 ppi op een printer van 300 ppi), heeft de printer meer tijd nodig om de afbeeldingsgegevens te verwerken zonder dat het afgedrukte stuk meer details laat zien. Probeer de beeldresolutie af te stemmen op de resolutie van de printer.

Kleurenafbeeldingen die u wilt laten afdrukken door een commerciële afdrukservice, moeten tussen de 200 en 300 ppi kosten. Uw afbeeldingen kunnen een hogere resolutie hebben (tot maximaal 800 ppi), maar ze mogen geen lagere resolutie hebben.

Effectieve oplossing

Een afbeelding bevat dezelfde hoeveelheid informatie, ongeacht of u deze groter of kleiner maakt in uw publicatie. Als u meer details wilt weergeven in de afbeelding bij het vergroten, moet u beginnen met een afbeelding met een hogere effectieve resolutie.

Elke afbeelding in de publicatie heeft een effectieve resolutie waarbij rekening wordt gehouden met de oorspronkelijke resolutie van de afbeelding en met het schaaleffect in Publisher. Een afbeelding met een oorspronkelijke resolutie van 300 ppi die is geschaald naar 200 procent, heeft een effectieve resolutie van 150 ppi.

Ga als volgt te werk als u de effectieve resolutie van een afbeelding in de publicatie wilt achterhalen:

1. Schakel op het tabblad Beeld het selectievakje naast Afbeeldingenbeheer in.
2. Klik in het taakvenster Afbeeldingenbeheer onder Afbeelding selecteren op de pijl naast de afbeelding en klik vervolgens op Details.
3. In het detailvenster wordt in het veld Effectieve resolutie de resolutie in dpi (dots per inch) weergegeven.

Afbeeldingen met een hoge resolutie reduceren

Als u slechts enkele afbeeldingen hebt met een te hoge resolutie, is het mogelijk geen probleem om deze af te drukken. Als u meerdere afbeeldingen met een hoge resolutie hebt, wordt uw publicatie efficiënter afgedrukt als u de resolutie verlaagt.

In Publisher kunt u de resolutie van één, meerdere of alle afbeeldingen verlagen door compressie.

1. Selecteer in Publisher een of meer afbeeldingen waarvan u de resolutie wilt verlagen, klik met de rechtermuisknop op een van deze afbeeldingen en klik op Afbeelding opmaken.
2. Klik in het dialoogvenster Afbeelding opmaken op het tabblad Afbeelding .
3. Klik op Comprimeren.
4. Klik in het dialoogvenster Afbeeldingen comprimeren onder Doeluitvoer op Commerciële afdrukservice.
5. Kies onder Compressie-instellingen nu toepassen voor compressie van alle afbeeldingen in de publicatie of alleen de geselecteerde afbeeldingen en klik op OK.
6. Wanneer u wordt gevraagd of u afbeeldingsoptimalisatie wilt toepassen, klikt u op Ja.
   Een versie van 300 ppi van dezelfde afbeelding(en) vervangt de oorspronkelijke afbeelding(en) met hoge resolutie.

Tip 8: Gekoppelde afbeeldingen gebruiken

Wanneer u afbeeldingen in uw publicatie invoegt, kunt u deze insluiten in de publicatie of een koppeling maken naar de afbeeldingsbestanden. Als u afbeeldingen als koppelingen in uw publicatie invoegt, wordt de publicatiegrootte kleiner en kan de drukker de afbeeldingen afzonderlijk bewerken of alle kleuren in één batch beheren.

Als u gekoppelde afbeeldingen invoegt, moet u ervoor zorgen dat u de afbeeldingsbestanden samen met de publicatie overhandigt aan uw commerciële afdrukservice. Als u de wizard Inpakken en wegwezen gebruikt om de publicatie voor te bereiden voor commerciële afdrukken, worden de gekoppelde afbeeldingen opgenomen in het ingepakte bestand.

Het leveren van een publicatie met gekoppelde afbeeldingen is met name belangrijk als u Encapsulated PostScript (EPS)-afbeeldingen gebruikt, omdat u een afbeelding uit Publisher niet in EPS-indeling kunt opslaan. De EPS-graphic is alleen beschikbaar voor uw commerciële afdrukservice als deze is geleverd als een afzonderlijk gekoppeld bestand.

Ga als volgt te werk om een afbeelding in te voegen als koppeling:

1. Wijs in het menu Invoegen de optie Afbeelding aan en klik op Uit bestand.
2. Blader in het dialoogvenster Afbeelding invoegen naar de gewenste afbeelding en klik erop.
3. Klik op de pijl naast Invoegen en kies Koppelen aan bestand.

Tip 9: Gebruik de wizard Inpakken en wegwezen om het publicatiebestand voor te bereiden

Met de wizard Inpakken en wegwezen worden een publicaties en de gekoppelde bestanden verpakt in één gecomprimeerd bestand dat u met een commerciële afdrukservice kunt gebruiken. Wanneer u de wizard Inpakken en wegwezen gebruikt, doet Publisher het volgende:

• Hiermee wordt een kopie van het bestand opgeslagen en de TrueType-lettertypen ingesloten die machtigingen verlenen om in te sluiten.

• Hiermee maakt u een gecomprimeerd archiefbestand, dat de publicatie en alle gekoppelde afbeeldingen bevat.

• Hiermee maakt u een PDF-bestand dat uw printer mogelijk het liefst gebruikt.

  Opmerking

  U kunt een PDF- of XPS-bestand alleen opslaan vanuit een programma van het 2007 Microsoft Office-systeem nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Zie Opslaan of converteren naar PDF of XPS voor meer informatie.

• Kopieert het ingepakte bestand naar het station van uw keuze.

Zie De wizard Inpakken en wegwezen gebruiken om een bestand voor commerciële afdrukken op te slaan als u de wizard Inpakken en wegwezen wilt uitvoeren.