Overzicht
Deze update introduceert het importeren van facturen van leveranciers uit elektronische (XML) "PEPPOL BIS 3"-indeling voor Microsoft Dynamics 365 voor financiën en bedrijfsactiviteiten vanaf de update van mei 19.
Hotfix-informatie
De updates verkrijgen
De functionaliteit is beschikbaar vanaf de volgende versie:
- update van Microsoft Dynamics 365 voor financiën en operaties van mei'19.
Vereisten
U moet een van de volgende producten hebben geïnstalleerd:
- update van Microsoft Dynamics 365 voor financiën en operaties van mei'19.
Meer informatie
In overeenstemming met het initiatief van de Europese Unie om over te stappen op elektronische (papierloze) facturering, wordt de import van leveranciersfacturen geïmplementeerd in Microsoft Dynamics 365 voor financiën en operaties vanaf de update van mei 19.
De volgende installatie moet bovendien worden uitgevoerd.
Elektronische rapportage instellen
De volgende of een hogere versie van de configuraties voor elektronische rapportage moeten vanuit LCS in het systeem worden geïmporteerd:
- Klantfactuurmodel.version.37
- Leverancierfactuurtoewijzing aan destination.version.37.29
- Leveranciersfactuur importeren.version.37.1
Zie DOWNLOAD-instructies voor ER-configuraties: Configuraties voor elektronische rapportage downloaden van Lifecycle Services
Hoewel het in eerste instantie is geïmplementeerd voor landen van de Europese Unie, is de functionaliteit beschikbaar voor elk ondersteund land zonder beperkingen voor landcontext. PEPPOL BIS3-standaard kan "as is" worden gebruikt als er geen landspecifieke wijzigingen worden verondersteld of een andere aangepaste indeling kan worden gebruikt.
Nadat deze configuraties zijn geïmporteerd in het systeem, definieert u de indeling die moet worden gebruikt voor het importeren van facturen van leveranciers in een nieuwe parameter Crediteuren:
Crediteuren>Setup>Parameters voor crediteuren>Elektronische documenten (tabblad Snel): raadpleeg de indeling 'Leveranciersfactuur importeren' of de aanpassing ervan:
Daarnaast kan het importeren in een batchmodus worden ingesteld.
Hiervoor definieert u een documenttype (Organisatiebeheer>Documenttypen>) met een gerelateerde Sharepoint-map, die moet worden gebruikt als bronlocatie van binnenkomende factuurbestanden van leveranciers.
Definieer vervolgens een elektronische rapportagebron voor de importindeling van de leverancierfactuur (organisatiebeheer>Elektronische rapportagebron>) en schakel in Instellingen het documenttype in dat in de vorige stap is gedefinieerd.
Zie configuratie-instructies voor HET importeren van ER-gegevens: gegevensimport configureren vanuit SharePoint
Met deze installatie worden alle importbestanden die in de bron worden geplaatst, consistent verwerkt in een batchmodus. Als er geen bron is gedefinieerd, vraagt het systeem om een afzonderlijk importbestand te definiëren tijdens het importproces.
U kunt desgewenst nog drie documenttypen instellen om verschillende 'post-process'-locaties te definiëren:
- Om bestanden te verplaatsen die zijn geïmporteerd;
- Om bestanden te verplaatsen die zijn geïmporteerd met waarschuwingen;
- Om bestanden te verplaatsen die zijn mislukt met fouten.
Hoofdgegevens instellen
Zorg ervoor dat leveranciers belastingvrijstellingsnummers hebben gedefinieerd in de hoofdgegevens. Deze id's worden gebruikt voor de identificatie tijdens het importproces.
Zorg ervoor dat voor Producten externe itemnummers zijn gedefinieerd in Externe beschrijving van producten. Deze nummers worden gebruikt voor de identificatie tijdens het importproces.
Definieer desgewenst waarden voor externe codes voor maateenheden. Als deze is gedefinieerd in regels voor binnenkomende facturen, wordt deze gebruikt voor de identificatie tijdens het importproces.
Import van leveranciersfactuur uitvoeren
De import van facturen van leveranciers kan worden uitgevoerd via een nieuw menu-item Crediteuren Periodieke>taken>Leveranciersfacturen importeren.
Als er geen bron voor batchimport is gedefinieerd, wordt een gebruiker gevraagd om één bestand te selecteren voor import.
Tijdens het importproces worden leveranciers geïdentificeerd via het btw-vrijstellingsnummer dat is gedefinieerd in de hoofdgegevens van de leverancier.
Als er geen leverancier met overeenkomende gegevens in het systeem wordt gevonden, mislukt het importproces met een gerelateerd foutbericht.
Producten die in factuurregels worden gebruikt, worden geïdentificeerd via extern itemnummer dat leverancierspecifiek kan zijn. Als er geen product met een overeenkomende externe beschrijving in het systeem wordt gevonden, mislukt het importproces met een gerelateerd foutbericht.
Maateenheden, indien gebruikt in factuurregels, worden geïdentificeerd via waarden voor externe codes . Als er geen eenheid met overeenkomende externe codewaarde wordt gevonden in het systeem, mislukt het importproces met een gerelateerd foutbericht.
Als een binnenkomend importbestand de informatie over inkooporder en de regels in de elementen OrderReference en OrderLineReference bevat, worden deze getallen gebruikt voor de factuur die overeenkomt met inkooporders en regels die in het systeem zijn ingevoerd.
Als er geen verwijzingen naar orders/regels zijn gedefinieerd in een binnenkomend bestand, probeert het systeem binnenkomende leveranciersfacturen automatisch te koppelen aan bestaande inkooporders.
Als er geen inkooporder wordt gevonden, geeft het systeem een waarschuwing, maar blijft het importeren van producten in factuurregels als 'Niet-op voorraad'-items en wordt verwacht dat dergelijke producten deel uitmaken van de groep Itemmodel met een niet-gemarkeerde voorraadproduct in voorraadbeleid.
Anders mislukt het importproces met een gerelateerd foutbericht.
Bestandsbijlagen worden ondersteund tijdens het importeren. Alle bijgevoegde bestanden moeten extensies hebben. Als een bijgevoegd bestand geen extensie heeft, geeft het systeem een waarschuwing en wordt deze bijlage overgeslagen tijdens het importeren.
Geïmporteerde leveranciersfacturen worden in het systeem weergegeven als facturen in behandeling - Crediteuren>>Facturenin behandeling leveranciersfacturen in behandeling.
Beperkingen
- Het importeren van kosten wordt niet ondersteund.
- Alleen kortingen op regelniveau worden ondersteund;
- Belastingen worden in het systeem berekend op basis van de geïmporteerde gegevens en belastinginstellingen, niet geïmporteerd als vaste bedragen uit het binnenkomende XML-bestand. De resultaten van de berekening kunnen vervolgens handmatig worden aangepast, indien nodig.